Деловая беседа включает обмен мнениями и информацией и не предполагает заключения договоров или выработку обязательных для исполнения решений. Она может иметь самостоятельный характер, предварять переговоры или быть их составной частью.
Переговоры имеют более официальный, конкретный характер и, как правило, предусматривают подписание документов, определяющих взаимные обязательства сторон (договоров, контрактов и т.д.).
Основные элементы подготовки к переговорам: определение предмета (проблем) переговоров, поиск партнеров для их решения, уяснение своих интересов и интересов партнеров, разработка плана и программы переговоров, подбор специалистов в состав делегации, решение организационных вопросов и оформление необходимых материалов – документов, чертежей, таблиц, диаграмм, образцов предлагаемых изделий и т.д.
Ход переговоров укладывается в следующую схему: начало беседы – обмен информацией – аргументация и контраргументация – выработка и принятие решений – завершение переговоров.
Первым этапом переговорного процесса может быть ознакомительная встреча (беседа), в процессе которой уточняется предмет переговоров, решаются организационные вопросы, или встреча экспертов, предваряющая переговоры с участием руководителей и членов делегаций. Успех переговоров в целом во многом зависит от результатов таких предварительных контактов. Заслуживают внимания шесть основных правил налаживания отношений между партнерами на предварительных переговорах и рекомендации по их реализации, предлагаемые американскими специалистами. Эти правила, кстати, сохраняют свое значение и в ходе ведения переговоров.
1. Рациональность. Необходимо вести себя сдержанно. Неконтролируемые эмоции отрицательно сказываются на переговорном процессе и способности принятия разумных решений.
2. Понимание. Невнимание к точке зрения партнера ограничивает возможности выработки взаимоприемлемых решений.
3. Общение. Если ваши партнеры не проявляют большой заинтересованности, все же постарайтесь провести с ними консультации. Это позволит сохранить и улучшить отношения.
4. Достоверность. Ложная информация ослабляет силу аргументации, а также неблагоприятно влияет на репутацию.
5. Избегайте менторского тона. Недопустимо поучать партнера. Основной метод – убеждение.
6. Принятие. Постарайтесь принять другую сторону и будьте открыты для того, чтобы узнать нечто новое от партнера.
Наиболее оптимальными днями для переговоров являются вторник, среда, четверг. Самое благоприятное время дня – через полчаса – час после обеда, когда мысли о еде не отвлекают от решения деловых вопросов. Благоприятная среда для переговоров может быть создана, в зависимости от обстоятельств, в вашем офисе, представительстве партнера или на нейтральной территории (конференц-зал, приспособленные для переговоров номер гостиницы, зал ресторана и т.д.).
1. Умение задавать вопросы как путь к успеху
Успех переговоров во многом определяется умением задавать вопросы и получать исчерпывающие ответы на них. Вопросы служат для управления ходом переговоров и выяснения точки зрения оппонента. Правильная постановка вопросов способствует принятию нужного вам решения. Существуют следующие виды вопросов:
Информационные вопросы предназначены для сбора сведений, которые необходимы для составления представления о чем-либо.
Контрольные вопросы важно использовать во время любого разговора, чтобы выяснить, понимает ли вас партнер. Примеры контрольных вопросов: «Что вы об этом думаете?», «Считаете ли вы так же, как и я?».
Направляющие вопросы необходимы тогда, когда вы не хотите позволить собеседнику навязать вам нежелательное направление беседы. С помощью таких вопросов вы можете взять в свои руки управление ходом переговоров и направить их в необходимое вам русло.
Провокационные вопросы позволяют установить, чего в действительности хочет ваш партнер и верно ли он понимает положение дел. Провоцировать – значит бросать вызов, подстрекать. Эти вопросы можно начинать так: «Вы уверены, что сможете...?», «Вы действительно считаете, что...?».
Альтернативные вопросы предоставляют собеседнику возможность выбора. Число вариантов, однако, не должно превышать трех. Такие вопросы предполагают быстрый ответ. При этом слово «или» чаще всего является основным компонентом вопроса: «Какой срок обсуждения подходит вам больше всего – понедельник, среда или четверг?».
Подтверждающие вопросы задают, чтобы выйти на взаимопонимание. Если ваш партнер пять раз согласился с вами, то на решающий шестой вопрос он также даст положительный ответ. Примеры: «Вы придерживаетесь того же мнения, что...?», «Наверняка вы рады тому, что...?».
Встречные вопросы направлены на постепенное сужение разговора и подводят партнера по переговорам к окончательному решению. Считается невежливым отвечать вопросом на вопрос, однако встречный вопрос является искусным психологическим приемом, правильное использование которого может дать значительные преимущества.
Ознакомительные вопросы предназначены для выявления мнения собеседника по рассматриваемому вопросу. Это открытые вопросы, требующие развернутого ответа. Например: «На какой эффект вы рассчитываете при принятии этого решения?».
Вопросы для ориентации задаются, чтобы установить, продолжает ли ваш партнер придерживаться высказанного ранее мнения. Например: «Каково ваше мнение по этому пункту?», «К каким выводам вы при этом пришли?».
Однополюсные вопросы – подразумевают повторение собеседником вашего вопроса в знак того, что он понял, о чем идет речь. При этом вы убеждаетесь, что вопрос понят правильно, а отвечающий получает время для обдумывания ответа.
Вопросы, открывающие переговоры, весьма важны для эффективного и заинтересованного обсуждения. У партнеров по переговорам сразу же возникает состояние положительного ожидания. Например: «Если я предложу вам способ, с помощью которого можно быстро решить проблему, ничем при этом не рискуя, заинтересует ли вас это?».
Заключающие вопросы направлены на скорейшее положительное завершение переговоров. При этом лучше всего сначала задать один-два подтверждающих вопроса, сопроводив их непременно дружеской улыбкой: «Смог ли я убедить вас в выгоде этого предложения?», «Убедились ли вы, насколько просто все решается?». А затем без дополнительного перехода можно задать вопрос, заключающий переговоры: «Какое время реализации этого предложения вас больше устраивает – май или июнь?».
Успешное ведение деловых бесед и переговоров во многом зависит от соблюдения партнерами таких этических норм и принципов, как точность, честность, корректность и такт, умение выслушать (внимание к чужому мнению), конкретность.
Точность. Одна из важнейших этических норм, присущих деловому человеку. Срок договоренности необходимо соблюдать с точностью до минуты. Любое опоздание свидетельствует о вашей ненадежности в делах.
Честность. Включает не только верность принятым обязательствам, но и открытость в общении с партнером, прямые деловые ответы на его вопросы.
Корректность и такт. Не исключает настойчивости и энергичности в ведении переговоров при соблюдении корректности. Следует избегать факторов, мешающих ходу беседы: раздражения, взаимных выпадов, некорректных высказываний и т.д.
Умение выслушать. Внимательно и сосредоточенно слушайте. Не перебивайте говорящего.
Конкретность. Беседа должна быть конкретной, а не отвлеченной, и включать факты, цифровые данные и необходимые подробности. Понятия и категории должны быть согласованы и понятны партнерам. Речь должна подкрепляться схемами и документами.
И последнее, негативный исход деловой беседы или переговоров не является основанием для резкости или холодности при завершении переговорного процесса. Прощание должно быть таким, чтобы в расчете на будущее позволило сохранить контакт и деловые связи.
Этика делового общения
Фундаментальной составляющей культуры межличностных отношений в деловой сфере является бизнес-этикет (культура делового общения).
Бизнес-этикет – совокупность правил вербального и невербального делового общения, которые регламентируют порядок встречи делегаций, ведения деловых бесед, переговоров, официальных и неофициальных мероприятий (приемов, фуршетов и т.д.).
Разновидностями культуры вербального общения в сфере деловых отношений является культура деловой беседы и переговоров, невербального – dress-code (деловой костюм), культура подарка, обмена визитками.
Деловая беседа – разновидность делового общения, при которой происходит только обмен мнениями или предложениями относительно вероятного подписания договоров или выработка обязательных для исполнения решений.
Деловая беседа может иметь самостоятельный характер, а может предшествовать переговорам или быть их составной.
Переговоры (коммерческие) – процесс поэтапного достижения согласия между партнерами при наличии противоречивых интересов.
Переговоры должны иметь официальный характер, что предполагает подписание определенных документов (договоров, контрактов и т.п.), в которых определяют взаимные обязательства сторон.
Бизнес-этикет как неотъемлемый атрибут бизнес-культуры конкретной страны имеет достаточно выраженную национальную специфику. Вместе с тем существует международный кодекс делового общения, нормативная база которого охватывает почти все структуры, в частности культуру встречи партнерских делегаций, представления, ведения деловой беседы, переговоров и т.д.
Деловое общение начинается со встречи партнерских делегаций. Как правило, в вестибюле фирмы (организации) прибывших ждет секретарь или другое должностное лицо и сопровождает их к руководству. Особо почетных гостей встречает руководитель, при его отсутствии – заместитель. Принимать гостя (делегацию) желательно в специально отведенном для визитов помещении. Если гость прибыл с дамой, ее сажают справа от хозяина (на почетном месте). При необходимости нужно доставить автомобилем гостей с вокзала к месту переговоров: сзади, за водителем, приглашают сесть почетное лицо; около него – следующего по рангу, а спереди у водителя садится работник фирмы, которому поручено встретить делегацию. Автомобиль должен быть припаркован с левой стороны вдоль тротуара. Первым в него садится почетный гость, затем следующий по рангу и т.д. Подъезжая к месту назначения, автомобиль должен остановиться так, чтобы гости могли выйти через правую дверцу.
Представители фирм, общественных организаций, встретив делегацию, должны отвезти ее в гостиницу, где заранее должны быть заказаны номера. При этом необходимо дождаться, пока участники делегации устроятся в отеле, так как могут возникнуть различные организационные проблемы. Однако сопровождать представителей делегации в комнаты не нужно, потому что это обязывает воспитанного человека пригласить вас к себе (на чай, кофе). А навязывание утомленному с дороги человеку свое общество является проявлением невоспитанности. Поэтому достаточно попрощаться в вестибюле, договорившись о времени и конкретном месте деловой встречи.
Рекомендации:
• отрекомендовывают человека, только что прибывшего и менее известного, собравшимся;
• мужчину отрекомендовывают женщине;
• менее известного человека – более достойному;
• во время представления человека старшего возраста называют его титулы и звания.
Первым представляется глава принимающей делегации, и если с ним приехала жена встречать жену гостя, то он отрекомендовывает и ее.
Вторым представляется гость – глава иностранной делегации и отрекомендовывает свою жену.
Далее глава принимающей делегации отрекомендовывает своих сотрудников – членов делегации, которые приехали встречать гостей, в соответствии с рангом. Если среди встречающих есть женщины, то их отрекомендовывает в первую очередь, если их несколько, то согласно рангов, а затем мужчин – также в соответствии с рангами.
После этого глава прибывшей делегации таким же образом отрекомендовывает членов своей делегации. При этом глава принимающей стороны должен вручить цветы всем присутствующим на встрече дамам. Уместно вручить цветы, завернутые в целлофан.
Мужчинам цветы не дарят, за исключением юбилеев.
Главными структурными элементами культуры деловых переговоров является культура в представлении, стратегия переговорного процесса, этический кодекс деловой беседы.
Важная роль в структуре бизнес-этикета принадлежит культуре проведения деловых приемов, в частности угощению приглашенных персон. В деловой сфере выделяют официальные приемы, на которые приглашают должностных лиц (сотрудников фирм, организаций, учреждений, часто с женами, мужьями), и неофициальные приемы, участники которых связаны с их организаторами деловыми, личными (дружескими, семейными) отношениями.
Культура делового диалогического общения пользуется общими принципами деловой культуры и морально-этическими правилами бизнес-этикета. При любых условиях главными принципами делового общения являются: эмоциональная сдержанность, внимание к собеседнику, визуальный контакт, сосредоточенность на разговоре, избежание споров, конфиденциальность разговора, положительная реакция на партнера, избежание поспешных выводов, лишних советов, моделирование и соблюдение линии поведения, прогнозирование возможного конфликта, анализ личных и профессиональных качеств партнера.
Общие правила делового этикета:
1. Пунктуальность. Опаздывающий человек – человек, на которого нельзя положиться. Обязательно нужно уметь высчитывать необходимое количество времени для осуществления задач. Всегда нужно брать время с запасом так, как могут возникнуть непредвиденные обстоятельства.
2. Не рассказывать ничего лишнего. Необходимо держать секреты и тайны фирмы при себе и не распространять их ненужным людям.
3. Думать о других. Необходимо прислушиваться мнений и предложений, поступающих от партнеров или клиентов.
4. Соблюдать деловой стиль одежды. Ваша одежда говорит о вашем вкусе. Мужчины должны носить до 20.00 деловой костюм темного цвета с галстуком, после 20.00 костюм должен быть черного цвета. Женщина носит костюм или платье.
5. Грамотность. От вашего умения красиво и грамотно выражать мысли зависит успешность переговоров и развитие бизнеса в целом. В деловой речи запрещается употребление жаргонов и сленга.
6. Тактичность – это этическая норма, требующая от говорящего понимать собеседника, избегать неуместных вопросов, обсуждения тем, которые могут оказаться неприятными для него.
7. Предупредительность заключается в умении предвидеть возможные вопросы и пожелания собеседника, готовность подробно проинформировать его по всем существенным для разговора темам.
8. Терпимость состоит в том, чтобы спокойно относиться к возможным расхождениям во мнениях, избегать резкой критики взглядов собеседника.
9. Доброжелательность необходима как в отношении к собеседнику, так и во всем построении разговора: в его содержании и форме, в интонации и подборе слов.
9.1. Международный кодекс делового общения
В деловом общении важно соблюдать этический кодекс делового общения, который предусматривает:
ü Своевременное прибытие на деловые переговоры, недопустимость опозданий. Иногда опоздание на переговоры исключает любые дальнейшие партнерские отношения.
ü При неизбежном опоздании на деловую встречу (если она должна состояться в офисе лица, которое опаздывает) необходимо предупредить об этом секретаря (сотрудников), дать распоряжение, чтобы они извинились перед гостями, позаботились об определенном комфорте для них (предложили стакан чая, кофе, свежую прессу). Лицо, не успевшее своевременно прибыть на деловую встречу, должно извиниться за это лично.
ü Проводить переговоры надо за специальным столом. Недопустимо принимать посетителей, сидя за своим столом. Здороваясь, нужно выйти из-за стола или встретить гостей при входе в помещение для переговоров.
ü Во время деловой беседы спиртные напитки необходимо исключить. Можно поставить на стол минеральную или фруктовую воду, а через некоторое время предложить кофе, чай.
ü Не надо снимать пиджак, если участники деловой беседы не договорились сделать это одновременно.
ü Инициатива в деловой беседе принадлежит принимающей стороне. Однако первым начинает ее участник стороны, прибывшей на переговоры.
ü С собеседником – деловым партнером оправданно начинать разговор с обмена мнениями о совместных деловых проблемах. Тема беседы должна быть близкой к основному вопросу встречи, чтобы можно было легко перейти к непосредственному его рассмотрению.
ü В разговоре с деловым партнером необходимо дать ему возможность высказаться по данному вопросу (проблеме).
ü Если позиция собеседника вам не нравится, не стоит высказывать свое недовольство, негативные суждения относительно его точки зрения, раздражение.
ü Собеседник должен чувствовать внимание партнера к себе, поскольку невнимательность может быть истолкована как высокомерие или бестактность.
ü Для успеха важно внимательно слушать и выдерживать паузы в разговоре.
ü В деловой беседе недопустимы обсуждение личностей, ироничный, уничижительный тон, сквернословие.
ü Нужно сдерживать свои эмоции, тактично избегать тем, способных раздражить собеседника.
ü Участники делового разговора не должны давать обещаний, которые не смогут выполнить.
ü Не зная ответа на какой-либо вопрос, нужно сообщить, кто и когда ответит на него. Если с этим лицом можно связаться, лучше это сделать сразу.
Очень важным является соблюдение этики делового общения для руководителей всех рангов, ведь от них зачастую зависит как профессиональная деятельность подчиненных, так и атмосфера в коллективе.
• Суть руководства состоит в том, чтобы выполнять работу не своими, а чужими руками, заставить работать не только чужие руки, но и чужие головы. Поэтому глупо надеяться только на себя, считая себя всезнающим и умеющим. Никогда не делайте то, что могут и должны подчиненные, за исключением тех случаев, когда нужно показать образцовый пример.
• Выполнение каждого задания контролируйте, отсутствие контроля может привести к появлению мнения о ненужности труда: следите за тем, чтобы контроль не превращался в мелкую опеку.
• Когда предложенное собеседником самостоятельное решение проблемы не противоречит в принципе вашим взглядам, позвольте ему действовать свободно: нет необходимости вести споры по мелочам и сковывать инициативу подчиненных.
• Каждое достижение работника и его инициативу нужно немедленно отметить. Не забудьте поблагодарить за хорошую работу, желательно в присутствии других подчиненных.
• Каждый раз с удовольствием отмечайте положительные сдвиги в поведении подданных негативному настроению подчиненных.
• Не бойтесь, если ваш подчиненный окажется более опытным, чем вы, по любому вопросу. Вам не повредит, если в чем-то он талантливее и добивается лучших результатов, чем вы. Хорошая репутация подчиненных относится руководителю в заслугу.
• Не давайте обещаний, если не уверены, что они обязательно будут выполнены.
• Не позволяйте никому наказывать ваших подчиненных за любые совершенные осечки «через вашу голову».
• Оправдываясь, не сваливайте вину на подчиненных, ни на руководство, ни на других сотрудников. Признавайте всегда свою вину, даже если в этом виноват подчиненный. Примите ее на себя и укажите, как вы будете исправлять ошибку.
• Не пытайтесь приобрести репутацию «доброго» руководителя. Не обращайтесь фамильярно с подчиненными и никогда не допускайте такого поведения с их стороны.
• В конфликтных ситуациях избегайте резких и тем более оскорбительных слов. Грубость и требовательность – совсем не одно и то же.
• Чем острее конфликтная ситуация и чем более вызывающе ведет себя оппонент, тем больше усилий для своего стимулирования. Говорите как можно тише, дайте возможность ему выкричаться и самому убедиться в слабости своей позиции.
• Помните: искра уважения и еще большей симпатии, заложенная руководителем в душу подчиненного, способна зарядить его на творческую самоотверженную работу.
• Не делайте подчиненному, который совершил незначительные ошибки, замечания в присутствии других лиц. Унижение человека – не лучший способ воспитания.
• Никогда не критикуйте людей, критикуйте их ошибки, при этом выясняйте, от чего могут произойти эти ошибки, но не ищите этих недостатков в подчиненных – пусть они это делают сами.
• Признавайте за подчиненными право на ошибку.
• Никогда не отзывайтесь ни о ком в недоброжелательном тоне. Помните совет философов: «Никогда, ни о ком не высказывайтесь».
• Если же ваше мнение о ком-либо спрашивают в официальном порядке, начинайте всегда с положительных качеств.
• Умейте трезво оценить результаты своей деятельности.
• Скромность – это не только украшение: можно быть скромным, не будучи умным, но нельзя быть мудрым, не имея скромности. Однако, надо различать скромность в демонстрации своих достижений от скромности в замыслах. Ставьте перед собой более жизненные цели, направляйтесь к их достижению.
• Учитесь слушать и при этом слышать.
• Научитесь правильно делать замечания подчиненным.
• Цените свое время и время своих подчиненных.
• Научитесь отстаивать мнение своего коллектива.
• Сочетайте высокую требовательность к людям с безграничным уважением к ним.
• Стремление показать себя с лучшей стороны, выставить напоказ свои достижения не всегда благоприятно воспринимается окружающими и часто вызывает протест, оценивается временами как постыдность.
• Доверчивость и недоверчивость – это важнейшие качества личности, от которых зависит социально-психологический климат в коллективе. Недоверчивость руководителя почти всегда порождает недоверчивость подчиненных. Проявляя недоверчивость к людям, вы всегда ограничиваете возможность взаимопонимания, а значит и эффективность коллективной деятельности.
9.2. Формы деловых приемов
Главными формами официальных и неофициальных деловых приемов являются: завтрак, обед, обед-фуршет, ужин, фуршет, коктейль, бокал вина, бокал шампанского, а также небольшие приемы – кофейный, чайный столы. Их разделяют на: дневные и вечерние, с рассадкой и без нее. Дневными приемами являются бокал вина и завтрак. Все остальные считаются вечерними. Особенно торжественными приемами с рассадкой являются завтрак, обед, ужин. Международный бизнес-этикет требует соблюдения устоявшихся правил их проведения.
Завтрак (ланч) – разновидность особенно торжественного приема, который чаще всего начинается в 12.00 или 13.00 и продолжается до 15.00. К завтраку предлагают аперитив – слабоалкогольный напиток, который утоляет жажду и вызывает аппетит. Для его приготовления могут быть использованы водка, джин, виски, сухое вино, соки, как ингредиенты – минеральная или обычная вода со льдом, соки, вермут или шампанское. Напиток может стоять на специальном столике в рюмках или бокалах. Иногда к аперитиву подаются блюда, которые не должны перебивать аппетит (орешки, лимоны, маслины, бутерброды). Аперитивы бывают одинарными (только с одного напитка), комбинированными (из нескольких напитков), смешанными (только из кисло-сладких коктейлей).
Меню завтрака состоит из одного-двух холодных блюд, одного горячего блюда из рыбы или мяса (часто – жареный цыпленок с салатом) и десерта (обычно фруктовых салатов). Обязательные для него горячие пирожные, чай или кофе. Под холодные блюда предлагают водку; под мясные, рыбные – сухое красное или белое вино комнатной температуры; под десерт – охлажденное шампанское; под кофе и чай – коньяк или ликер. Для официального завтрака блюда наполняют на кухне, а на стол подают только блюда с фруктами, сладостями и орехами.
Хозяин приема после трапезы первым встает из-за стола и приглашает гостей в помещение, где сервированы столы для кофе и чая.
Форма одежды – повседневный костюм или платье, если форма одежды специально не указывается в приглашении.
Завтрак может быть устроен и в режиме фуршета (шведского стола). Это название происходит от французского «а ля фуршет», что буквально означает «на вилку», то есть предполагается, что блюда едят только вилкой или руками (маленькие бутерброды, канапе, очищенные фрукты, холодные закуски, кондитерские изделия и т.п.).
Фуршет проводят между 17.00 и 20.00. Он может быть устроен как собственно фуршет (стоя) и полуфуршет (за небольшим столиком). Продолжительность его – примерно два часа. Участники фуршета приходят в повседневных костюмах и платьях. Меню предусматривает 12-16 наименований холодных блюд, кондитерские изделия, фрукты. Из напитков – красное или белое вино, пунш, крюшон, сок, минеральная вода, пиво в бутылках или стаканах. На стол ставят стопкой тарелки, кладут вилки, салфетки. Стаканы и бокалы должны быть на отдельном столике у главного стола. В конце фуршета предлагают мороженое, шампанское или кофе.
Приходя на такого рода прием, надо, прежде всего, разыскать хозяина и хозяйку, поздороваться с ними. Уходить разрешается не прощаясь.
Обед – это наиболее почетный вид приема. В деловых кругах начинается между 19.00 и 21.00 и длится 2-2,5 часа. Все это время гости проводят за столом. Во время обеда предлагают: холодные блюда, суп, по одному горячему рыбному и мясному блюду, десерт. После обеда подают коктейли и разнообразные аперитивы.
Торжественный прием требует и парадной формы одежды. Если форма одежды указывается, выполнение этого требования является обязательным. Дамы в таких случаях должны бать в вечерних туалетах, хотя в приглашении об этом не упоминается.
Ужин начинается в 21.00 или позже. Ему могут предшествовать посещение театра, просмотр концертной программы. Форму одежды указывают в приглашении: для мужчин – темный костюм, смокинг или фрак; для женщин – вечернее платье. От обеда ужин отличается отсутствием в меню супа. Угощают холодными блюдами, одним горячим рыбным и одним горячим мясным блюдом, десертом. Затем предлагают аперитив.
Обед-фуршет (шведский стол) устраивают, как и собственно обед, между 19.00 и 21.00. Мужчины должны одевать темный костюм, смокинг или фрак; женщины – вечернее платье. Стол сервируют разнообразными блюдами. Приглашенные набирают еду в свои тарелки, располагаются за столиками, которые могут быть размещены в отдельной комнате.
Коктейль (англ. – петушиный хвост) является одной из самых распространенных форм приема в современном деловом мире. К несомненным его преимуществам засчитывают демократичность, возможность принять много гостей в сравнительно малом помещении. Проводят коктейль аналогично фуршету – между 17.00 и 20.00. Приглашенные приходят в повседневных костюмах и платьях, и их обслуживают официанты. Коктейли могут быть и деловыми, их устраивают в перерывах между заседаниями и симпозиумами с продолжительностью 40-50 мин. Банкеты-коктейли могут продолжаться до двух часов, часто их проводят на свежем воздухе.
На коктейлях подают закуски, главное, чтобы их можно было есть с помощью специальных шпажек. На столах, где изложены закуски, желательно поставить стопкой небольшие тарелочки, чтобы каждый мог положить себе выбранное блюдо. Меню коктейлей разнообразное: оливки, бутерброды, паштет, салат, франкфуртские колбаски, люля-кебаб, кусочки рыбы в тесте, куриные крылышки и др. На десерт предлагают мороженое, желе, свежие фрукты, пирожные, орешки. Фрукты должны быть очищены от шкурки (яблоки порезаны на кусочки, апельсины – на дольки). На коктейлях предлагают разнообразные напитки.
Хозяин и хозяйка на этих приемах в течение всего времени стоят у входа, встречают и провожают гостей. Кроме того, хозяйка представляет вновь прибывших тем из гостей, с которыми они не знакомы. Если хозяйки нет на месте, то вновь прибывший должен найти ее, поздороваться с ней, прежде чем вступить в контакт с гостями.
Если прием устраивается для ограниченного круга гостей, хозяйка и хозяин менее связаны. Они не только встречают и провожают гостей, но могут большую часть времени провести, беседуя с ними.
Бокал шампанского или бокал вина начинается в полдень и продолжается до 13.00. Этот прием происходит стоя. Приглашенные приходят в повседневных костюмах и платьях. Им предлагают шампанское, вино, соки, иногда водку или виски; из закусок – бутерброды, жареные орешки, маленькие пирожные, фрукты.
Чай в деловом мире устраивают между 17.00 и 20.00. Длится он час-полтора. Участники такого приема одевают повседневные костюмы и платья. Кроме чая, им подают десертные и сухие вина, соки, воду, сладости, кондитерские изделия, бутерброды, фрукты.
«Жур фикс» устраивает жена министра иностранных дел или другого члена правительства, или же супруга посла один раз в неделю и в тот же день и час в течение всего осенне-зимнего сезона (с осени до лета). Приглашение на такие приемы («среды», «четверги», «пятницы») рассылаются однажды в начале сезона и действуют до конца сезона, если не поступит специального уведомления о перерыве. Иногда такие приемы носят форму музыкальных или литературных вечеров. На приемы «жур фикс» могут быть приглашены также мужчины.
Кофе, как разновидность приема, почти не отличается от чая. Начинается она не позднее 19.00. На этом приеме угощают горячими закусками, салатом. Подают салаты в бокалах или креманках (стеклянной посуде на ножках). Также предлагают соки, минеральную воду.