Создание вычисляемого поля осуществляется путем простого введения выражения для вычисления в пустом столбце бланка запроса. Так, например, общая стоимость товара на складе вычисляется при помощи следующего выражения: [ЦЕНА]*[НА СКЛАДЕ]. Вам необходимо составить соответствующий запрос с использованием имен полей. После того, как ввод будет завершен, выражение будет иметь следующий вид: ВЫРАЖЕНИЕ1: [ЦЕНА]*[НА СКЛАДЕ]. В результате запроса присутствует новое поле, в котором отображается новая цена. Выражение строится с помощью мастера (в контекстном меню опция "Построить").
Итоговые запросы
Итоговые запросы значительно отличаются от обычных. В них можно использовать два типа полей:
· поля, по которым осуществляется группировка данных, и
· поля, для которых проводятся вычисления;
· дополнительно можно включить поля для определений условий запроса.
Для того, чтобы составить итоговый запрос, находясь в режиме КОНСТРУКТОРА запроса, следует выбрать ГРУППОВЫЕ ОПЕРАЦИИ или воспользоваться соответствующей командой из меню ВИД.
В результате чего в бланке запроса появится строка "Групповая операция". Затем для соответствующего поля из списка следует выбрать функцию "Группировка".
Если требуется узнать количество товаров на складе, имеющих одинаковую категорию, например, "Молочные продукты", то в первый столбец бланка запроса следует поместить поле КАТЕГОРИЯ. Для этого столбца нужно задать функцию Группировка, в результате чего все записи будут сгруппированы по категориям товара.
Затем необходимо поместить поле КОЛИЧЕСТВО во второй столбец бланка запроса. Для этого столбца следует установить функцию Sum (Сумма) из списка Групповая операция. Результатом запроса будет таблица, содержащая информацию о количестве товаров на складе, имеющих одинаковую категорию.
Запросы удаления
Удаление большого количества записей вручную с помощью команды УДАЛИТЬ из меню ПРАВКА занимает очень много времени. Пользователь может составить запрос удаления, который автоматически удаляет все записи, удовлетворяющие некоторому критерию.
В режиме конструктора запроса выберите таблицу, в которой позднее будет производиться удаление. Затем определите поле, по которому будут удаляться записи. После этого выберите команду УДАЛЕНИЕ в меню ЗАПРОС. После появления строки УДАЛЕНИЕ, выберите в ней УСЛОВИЕ и в строке УСЛОВИЕ ОТБОРА запишите критерий для удаления. Окно закрыть и запустить запрос. Посмотрите результат выполнения запроса, отображаемый в режиме таблицы.
Запросы замены
Внесение одних и тех же изменений занимает много времени и может явиться причиной многих ошибок. Пользователь может задать запрос замены, который автоматически выполняет изменение данных.
Сначала создайте запрос выбора и введите критерии для выбора изменяемых записей. Затем выберите команду ОБНОВЛЕНИЕ из меню ЗАПРОС. В строку ОБНОВЛЕНИЕ следует ввести новые выражения для заменяемых записей. Обратите внимание, что тип данных выражения должен совпадать с типом данных поля исходной таблицы.
Например, можно задать запрос замены для цены товара. Выберите команду ОБНОВЛЕНИЕ в меню ЗАПРОС и затем поместите поле ЦЕНА в бланк запроса. В качестве критерия введите выражение <20. В строке ОБНОВЛЕНИЕ введите следующее выражение: [Цена]*0,5. При выполнении запроса отбираются товары, цены на которые составляют менее 20 рублей и увеличиваются в 0,5 раза. В диалоговом окне содержится информация о том, сколько записей будет заменено.
Выводы
Каждый запрос создается с помощью Конструктора, при этом после его вызова добавляется таблица и закрывается окно, в котором находится название таблицы (или таблиц). После этого в первую строку Конструктора запросов заносятся имена полей из таблицы. Далее в строку «Условие отбора» заносится критерий, по правилам, соответствующим типу запроса. Причем Условие ставится в том поле, по которому будет делаться выборка.
По окончании создания каждого запроса следует закрыть окно конструктора и задать имя новому запросу.
Связывание таблиц
База данных хорошо спроектирована в том случае, если каждая запись в любой таблице однозначно идентифицируется. Это означает, что значение некоторого поля (или нескольких полей) не повторяется ни в одной записи в таблице. Такой идентификатор называется первичным ключом (или просто ключом). Значения первичного ключа уникальны, т.е. не повторяются.
Понятие вторичного ключа связано с процессом установления связи между таблицами. Вторичный ключ принимает те же значения, что и первичный, но в отличие от него значения вторичного ключа могут повторяться в связываемой таблице.
Если база данных включает несколько таблиц, то необходимо связать их, используя первичные и вторичные ключи.