Учет документов Архивного фонда
Российской Федерации.
3.1 Обеспечение сохранности документов Архивного фонда Московской области.
3.1.1. В текущем десятилетии вопросы обеспечения сохранности документального наследия Московской области были одной из первостепенных задач архивных учреждений. Особенно тяжелым для архивной службы стал 1990 г., когда возникла необходимость перемещения почти 500 тыс. дел из 2-х культовых зданий, переданных Православной церкви - филиала ЦГАМО, находящегося в церкви Михаила Архангела в г. Бронницы и архивохранилища № 3 ЦГАМО, расположенного в г. Москве храме Ивановского монастыря по Мало-Ивановскому переулку.
23 февраля 1990 года принимается распоряжение № 83-р от 23. 02. 90 ” О перемещении документов из филиала ЦГАМО в г. Бронницы ”. 80 тыс. дел были перевезены в арендованное у Всесоюзной книжной палаты Госкомиздата СССР в г. Можайске хранилище.
18 апреля 1991 г. выходит в свет решение исполкома Мособлсовета
“ О дальнейшем развитии архивной службы Московской области”, в котором предусматривалось выделение лимитов на проектирование и строительство нового здания для ЦГАМО, реконструкцию архивохранилища в г. Можайске. Однако, в связи с экономическими преобразованиями в стране стоимость здания к 1993 году возросла в 100 раз и Мособлисполком отказывается от его строительства.
В 1992 году принимается постановление Правительства г. Москвы о выделении помещения площадью 3 тыс. кв. м. для перемещения документов из архивохранилища № 3 по Мало-Ивановскому переулку (№ 452 от 07.07.92). Помещение было выделено в 1997 году площадью 1250 кв. м. по адресу ул. Кантемировская, 57, работы по переоборудованию начаты с 2001 г.
Позитивному решению вопросов по укреплению и развитию материально-технической базы архивов значительно способствовали решения и постановления органов исполнительной власти Московской области.
Распоряжение Главы Администрации Московской области от 7 апреля 1992 г. № 294 - р “ Об обеспечении сохранности архивных документов в интересах социально-правовой защиты граждан” способствовало созданию сети центров по личному составу при органах исполнительной власти на местах. Начинается активная работа по выделению помещений и их оснащению. Только в первые 2 года было выделено помещений общей площадью 1816 кв. м. Центры оснащались охранно-пожарной сигнализацией, металлическими стеллажами и коробками.
Серьезные изменения произошли в вопросах обеспечения сохранности документов и материально-технического оснащения архивов районного звена с выходом в свет решения исполкома Мособлсовета “ Об обеспечении сохранности Архивного фонда Московской области и мерах по дальнейшему развитию материально-технической базы архивных учреждений “. Данное решение и принятые в 1996 г. “ Основные мероприятия целевой программы развития архивной службы Московской области на 1997-1999 гг.”, обязывали Глав Администраций районов и городов области принять необходимые меры, обеспечивающие полную сохранность архивных документов. И как результат, 32 райгорархивам выделили новые или дополнительные помещения под архивохранилища, в 30 - проведены ремонтные работы, 18 архивов оснащены компьютерной и множительной техникой.
В постановлении 1995 г. отмечалось неудовлетворительное состояние материально-технической базы Балашихинского районного и Коломенского городского архивов. Лишь в 1999-2000 гг. удалось решить эти проблемы. Балашихинский архивный отдел в апреле 1999 г. переведен в новое помещение в пос. Салтыковка (бывшее здание территориальной администрации пос. Салтыковка и Николо-Архангельского сельского округа), занимает помещение площадью 298,7 квадратных метров на втором этаже 3-х этажного здания, оснащен компьютерной и множительной техникой и техникой для создания страховых копий архивных документов. В 2000 г. завершен ремонт помещения
(400 квадратных метров), выделенного Коломенскому городскому архиву и центру хранения документов по личному составу, начато его оборудование и оснащение.
Всего за период с 1991 г. по 2000 г. администрациями городов и районов были выделены новые и дополнительные помещения в общей сложности 92 архивным учреждениям. Переехали в новые помещения Волоколамский, Домодедовский, Клинский, Ступинский, Подольский районный, Реутовский, Троицкий, Щербинский архивы.
Если говорить о современном состоянии материально - технического оснащения и обеспечения сохранности документов в государственных и муниципальных архивах области, то картина выглядит следующим образом.
Центральный Государственный архив Московской области располагается в пятиэтажном здании по ул. Азовская, 17 и в храме Ивановского монастыря по Мало-Ивановскому переулку. Здание по ул. Азовской построено по типовому проекту в 1960 г., площадью 3600 кв.м., в основном отвечает требованиям сохранности документов: оснащено охранно-пожарной сигнализацией с выходом на пульт управления вневедомственной охраны, металлическими стеллажами 9699 п. м., все документы закартонированы, соблюдается температурно-влажностный режим. Однако загруженность помещения составляет 100 %.
Архивохранилище № 3, расположенное в Храме, занимает площадь 1457 кв.м., сохранность документов не обеспечена: архивохранилище оснащено деревянными стеллажами, наблюдаются перепады температуры и влажности воздуха, Храм еще в 1990 году был передан церковной общине. Решается вопрос о перемещении документов в 2001 году.
Филиал ЦГАМО в г. Можайске арендует хранилище Книжной палаты РФ. Аренда заключена на 20 лет. Помещение оборудовано металлическими стеллажами 794 п. м., охранно-пожарной сигнализацией. Загруженность архивохранилища 75 %.
На территории области расположено 69 муниципальных архивов, общая площадь занимаемых помещений составляет 7043 кв. м., средняя загруженностьархивохранилищ 63 %. 100 % загруженность наблюдается в 5 архивах: Дмитровском, Лотошинском, Луховицком, Солнечногорском, Шатурском.
Охранно-пожарной сигнализацией оснащено 88 % архивов. Отсутствует охранная сигнализациявЗвенигородском,Куровском, Протвинском, Рошальском, Серебряно-Прудском, Талдомском, Щелковском, Химкинском архивах. Пожарная сигнализация установлена во всех архивах области.
Металлические стеллажи установлены в 92 % архивов, протяженность стеллажных полок составляет 20726 п.м.
40 центров хранения документов по личному составу занимают площадью 3272 кв. м. Протяженность архивных полок - 6229 п. м., степень загруженности 55,5 %. (100 % загруженность имеют Реутовский и Серпуховской центры). Оснащены охранно-пожарной сигнализацией 23 центра.
Последние годы определенное внимание уделяется оснащению государственных и муниципальных архивов копировально-множительной техникой. На 1 января 2001 г. компьютерами оснащено Управление по делам архивов Московской области, ЦГАМО, 44 муниципальных архива и 17 центров.
3.1.2. Размещение документов в ЦГАМО организовано в хранилищах по отраслевому принципу и определено схемой размещения документов. Так хранилище № 1 содержит фонды учреждений власти; хранилище №2 - органов управления народным хозяйством, народного образования, здравоохранения и культуры; хранилище № 3 - фонды промышленных предприятий, колхозов, совхозов, кооперации; хранилище №4 - фонды военных учреждений, органов охраны общественного порядка, судов и профессиональных союзов; хранилище №5 - фонды промышленных предприятий и финансовых учреждений; хранилище № 6 - фонды, содержащие секретные документы.
Все хранилища, кроме одного, находятся в специально оборудованном здании. В настоящее время это хранилище закрыто для работы. Несмотря на различные условия в техническом обеспечении хранилищ, порядок хранения дел везде одинаков.
Дела размещены в коробках и связках (в ЦГАМО 10% дел не закартонированы) и установлены на стеллажах сверху вниз. Нумерация стеллажей производится слева направо, нумерация постеллажных шкафов начинается от окон. Во всех хранилищах имеются пофондовые топографические картотеки и постеллажные топографические указатели. Схемы размещения документов на каждое здание составлены отдельно.
Загруженность по хранилищам в настоящее время составляет 98,5%. Для увеличения свободных площадей в 1991 - 1992 гг. по всем хранилищам была проведена целевая экспертиза дел по личному составу с истекшими сроками хранения. В целях рационального размещения дел проводятся перемещения фондов как внутри одного хранилища, так и между различными хранилищами.
В хранилище, расположенном в бывшем церковном здании, все коробки и связки в пределах фондов пронумерованы (документы подготовлены к перемещению). Нумерация коробок внутри фондов в других хранилищах не производится. Небольшая часть коробок с мало используемыми документами опечатана.
Помещений для обособленного хранения дел в архиве не имеется, однако часть документов выделена из общего массива. Так обособленно хранятся дела секретного характера. Для этого одно из хранилищ разделено металлической сеткой с закрывающейся на замок дверью. Дела с особо ценными документами выделены на отдельное хранение и размещены на первых стеллажах хранилищ или на шкафах близких к проходу в хранилище (с целью эвакуации в первую очередь в экстремальных случаях). Во всех хранилищах коробки с особо ценными делами имеют наклеенные красные ярлычки. Номера дел на таких коробках указываются не через тире, а через запятую.
Обеспечение сохранности уникальных и особо ценных дел в ЦГАМО включает микрофильмирование, реставрацию, переплет, ограничение выдачи дел из хранилищ. В архиве выявлено 30606 особо ценных дел. На 16736 дел из них имеются страховые копии и фонд пользования на микрофильмах, т.е. на 60 % дел. Выдача особо ценных дел из хранилищ ограничена, а при наличии копий фонда пользования не производится. Реставрация и переплет особо ценных дел проводится в первую очередь. Для экспонирования на выставках изготавливаются ксерокопии таких документов. Хранение особо ценных дел, как уже говорилось, обособленное.
3.1.3. Для предотвращения аварийных ситуаций архивные учреждения области периодически проводят мероприятия, направленные на обеспечение сохранности документов. Так, в целях усиления противопожарной безопасности архивов области в 1993 году было проведено совместное обследование всех архивов области сотрудниками пожарного надзора и Комитета по делам архивов. По результатом обследования проведен анализ состояния пожарной безопасности в архивах области с предложениями по улучшению системы противопожарной охраны по каждому конкретному архиву, который в дальнейшем использовался в работе.
В 1999 году в целях обеспечения безопасности архивных учреждений, в связи с террактами произошедшими в г. Москве, и.о. начальника Управления по делам архивов издал приказ № 9 от 14. 09. 99 “ О мерах по усилению безопасности”. Согласно данному приказу в соответствии с графиком были организованы дежурства сотрудников Управления и ЦГАМО в здании архива и на его территории. Введены специальные пропуска для всех посетителей архива, ведутся регистрационные журналы. Назначено ответственное лицо, дежурившее на воротах. Был запрещен въезд во двор постороннего автотранспорта. Сотрудниками управления и ЦГАМО проводятся ежедневные проверки всех помещений, неиспользуемые подвальные помещения опечатываются.
Во исполнении письма Росархива от 22.09. 99 № 5/818-К “ О неотложных мерах по усилению безопасности архивных учреждений” издан приказ директора ЦГАМО № 9 от 11.10.99 “ О неотложных мерах по усилению безопасности архива и филиала” и разрабатан план мероприятий с назначением ответственных лиц. В соответствии с планом мероприятий ужесточается пропускная система, особенно в читальный зал, проводится досмотр сумок и дипломатов посетителей. Совместно с сотрудниками вневедомственной охраны и государственной противопожарной службой МВД России проведены проверки подвальных и чердачных помещений, запасных выходов. Помещения были освобождены от ненужных материалов и макулатуры. Все предписания, не требующие финансовых затрат, выполнены. В архивах области уточнены планы эвакуации документов, наиболее ценные документы размещены ближе к выходам.
3.1.4.В вопросах обеспечения сохранности документов Архивного фонда Московской области Управление по делам архивов налаживает тесные взаимоотношения с органами исполнительной власти Московской области и местного самоуправления. Личные контакты, командировки, переписка, принятие постановлений и различных программ - все используется для улучшения состояния архивов области. Однако, отсутствие в последние годы финансовых средств сказывается на данном вопросе. Имеют место факты отключения охранной сигнализации, задержка оплаты коммунальных платежей, отсутствие средств на проведение необходимых ремонтных работ. И все же, повседневная работа и связи с органами исполнительной власти дают желаемые результаты.
В целях усиления борьбы с хищениями документов в мае 2000 г. была проведена проверка ЦГАМО по соблюдению нормативных требований в части контроля за сохранностью документов. Проверка осуществлялась в соответствии с приказом и.о. начальника Управления по делам архивов Московской области (№ 4 от 05. 05. 2000) комиссией в составе 5 человек по “Примерному плану проверки соблюдения нормативных требований в части контроля за сохранностью документов ”. Был вскрыт ряд недостатков в охранном режиме здания ЦГАМО, порядке выдачи дел и описей дел из хранилища для сотрудников архива, в работе читального зала и работе с кадрами в ЦГАМО по вопросам повышения ответственности за сохранность документов. По результатам проверки были даны предложения, которые обсуждались на дирекции и издан приказ директора ЦГАМО.
3.1.5. В ЦГАМО около 30 % хранящихся дел, изготовлены на дешевой бумаге низкого качества с текстом из неустойчивых химических красителей. В основном это документы 20-30-х гг. Достаточно много встречается документов - вторых, третьих и т.д. машинописных копий со слабоконтрастным текстом. Имеются некачественные экземпляры изготовленные на ротаторе и ротопринте. Физические качества документов были определены изначально.
Часть документов (не более 10%) имеют повреждения приобретенные в процессе формирования дел и их дальнейшего хранения до поступления в госархив. Так, встречаются документы с высохшими следами плесени (бурыми и черными пятнами), намоканий, склеивания, скрепленные металлическими скрепками из ржавеющего металла или дела на металлических скоросшивателях подшитые прямо по тексту, неформатные документы в несколько сложений с бумагой разрушенной на сгибах. Все эти документы требуют постоянного контроля за их физическим состоянием и принятие определенных мер по их сохранности.
Выявление таких документов и оценка их состояния проводится в процессе различных работ. Целевой и постоянный контроль осуществляется при проверке наличия и состояния дел. В данном случае дается количественная оценка физического состояния бумаги, на которой изготовлены документы. В листах и актах проверки указывается количество и перечисляются номера дел, нуждающихся в реставрации и переплете. В картотеке физического состояния, которая имеется в каждом архивохранилище, также дается количество дел, требующих специальной обработки. Характер и степень повреждения документов при этом не оговариваются.
При подготовке дел к выдаче из хранилища определяются конкретные имеющиеся повреждения документов, что оговаривается в листе - заверителе, при необходимости дело срочно отправляется на реставрацию.
С конца 80-х гг. по 1994 г. проводилось целевое выявление затухающего текста по часто используемым фондам I категории, это также была количественная оценка повреждений текста. В книге учета затухающего текста указывались номера листов, имеющих такой текст, без указания способов нанесения текста и степени его затухания.
Качественная оценка состояния дел, включающая одновременно оценку состояния и бумаги и текста методом “малой выборки” была начата в 1994г. и продолжалась 6 лет. В процессе этой работы просмотрено 1,5% хранящихся в ЦГАМО дел (17000). Методика работы изложена в методических пособиях ВНИИДАД “ Выявление документов с повреждениями носителя и текста в государственных архивах”, М., 1989г., “Рекомендации по оценке физического состояния дел методом “малой выборки”, М., 1996г.
Согласно данным рекомендациям в ЦГАМО применена цифровая и буквенная индексация повреждений бумаги и текста. В результате экспертизы физического состояния документов создана картотека дел, требующих реставрации бумаги (простой или сложной) и дел, имеющих слабоконтрастный, угасающий текст нанесенный определенными красителями.
В картотеке определена очередность консервационной обработки документов в зависимости от степени их разрушения и категории фонда.
Экспертиза физического состояния дел методом “малой выборки” позволила сделать выводы о примерных объемах дел, требующих специальной обработки. Так 16 % дел нуждаются в реставрации и 9 % дел имеют слабоконтрастный и угасающий текст. Документов, требующих сложной реставрации почти не имеется, незначительное количество документов с угасшим текстом.
Выявлено для специальной обработки 6296 дел с разрушениями бумаги и 477824 страницы по 3111 делам слабоконтрастного и угасающего текста.
Однако материальное обеспечение этой работы слабое, а уровень квалификации реставраторов (в штате архива 2 реставратора) невысокий.
Реставрация заключается в восстановлении целостности бумаги и укреплении краев документов, обработка текстов не производится. В среднем в год таким образом восстанавливается по 205 дел. Всего с 1991 г. по 2000 г. отреставрировано 81363 листа.
Возможностей восстановления текста с нестойкими красителями кроме как методом перепечатки на пишущей машинке в госархиве не имеется. До 1990г. таким образом было восстановлено всего лишь 45 листов текста. С 1991 по 1996 год восстановлено еще 48 листов. Из-за низкой эффективности работы от нее решено было отказаться.
3.1.6. Планомерная работа по созданию страхового фонда копий архивных документов началась в ЦГАМО в 1980 г., когда была создана лаборатория обеспечения сохранности документов. До 1995 г. это было самостоятельное структурное подразделение архива, с 1995 г. лаборатория вошла в состав отдела обеспечения сохранности. В настоящее время в лаборатории работают 2 реставратора и 2 переплетчика. Объем дел, подлежащих реставрации и переплету определяется с учетом потребностей в этих работах, исходя из штатной численности работников.
К 1991 г. был создан страховой фонд копий особо ценных документов на рулонной пленке и на микрофишах в следующих объемах:
- 321 ед.хр. на рулонной пленке;
- 8643 микрофиши;
- 2253240 кадров негатива (в целом на рулонной пленке и на микрофишах), что составило 60,6 % от выявленных особо ценных дел.
В 1996 г. работа по созданию страхового фонда архивных документов в ЦГАМО была прекращена вследствие износа микрофильмирующего оборудования. За 6 лет с 1991 г. по 1996 г. создан страховой фонд на 1263 ед.хр. архивных документов в объеме 5980 микрофиш, 196301 кадров негатива страхового фонда.
Темпы микрофильмирования в 1991 - 1996 гг. значительно снижены в соответствии с техническими возможностями оборудования ” Пентакта”, производительность которого составляет не более 200-300 дел (250 листов) в год. До 1991 г. использовалось бельгийское микрофильмирующее оборудование “ Копекс”, производительность которого была значительно выше, таким образом по состоянию на 01.01.2000 г. в ЦГАМО создан страховой фонд копий архивных документов в объеме 321 ед.хр. на рулонной пленке, 14623 микрофиш. 2449541 кадра негатива на 20036 особо ценных дел, что составляет 64 % от всего объема выявленных особо ценных дел. Фонд пользования имеют 18518 ед.хр.
В состав документов, имеющих страховой фонд, входят особо ценные дела 72 -х фондов 1 и 2 категории. Это фонды:
- органов государственной власти: Моссовет, Мособлсовет, Московский губернский Совет, Московский окружной Совет, Московский уездный Совет, Московский губернский и уездные революционные комитеты;
- органов государственного контроля: Московская КК - РКИ, Московская губернская КК - РКИ, Московская уездная КК - РКИ;
- органов планирования и статистики: Московская губернская плановая комиссия, Плановая комиссия Мособлисполкома, Статистический отдел Моссовета, Статистическое управление Московской области;
- органов управления, учреждений и предприятий народного хозяйства;
- комиссий при органах власти;
- профсоюзных организаций;
- фондов личного происхождения.
Состав документов фондов, имеющих страховой фонд разнообразен, большую их часть составляют документы возникшие при осуществлении фондообразователями основных функций, а также содержащие наиболее полную информацию о событиях, явлениях, фактах в жизни Московской губернии и области. Это приказы, распоряжения, решения. инструкции, положения, протоколы заседаний, совещаний, конференций, съездов, планы, отчеты, доклады, справки, обзоры и т.д. Представляют интерес также документы, относящиеся к деятельности вождей большевистской партии: В.И. Ленина, В.Д. Бонч - Бруевича, А. В. Луначарского, В.Н. Подбельского, В.П. Ногина, М.И. Ульяновой, Н.К. Крупской, З.А. Аванесова и др. В частности, имеются телеграммы председателя СТО В.И. Ленина, содержащие различные распоряжения, указания по вопросам землеустройства, заготовки топлива, восстановления железных дорог и мостов и др. К этой же категории документов относятся протоколы общих собраний рабочих и служащих заводов и фабрик с текстами выступлений Н.К. Крупской, А. В. Луначарского, Е.М. Ярославского, В.П. Ногина, М.И. Калинина, В.Д. Бонч - Бруевича.
Целый комплекс документов отражает международную рабочую солидарность: это протоколы собраний, решения, постановления исполкомов, общих собраний рабочих и служащих об оказании материальной помощи английским бастующим рабочим, посылке продовольственного поезда тульскими рабочими в 1918 г. рабочим Германии, о проведении субботников в фонд помощи венгерским рабочим, стенограммы встреч профактива г. Москвы с зарубежными делегациями.
Ценную информацию содержат документы о ходе ликвидации последствий голода в Поволжье, помощи голодающим жителям Подмосковья, о восстановлении разрушенного голодом народного хозяйства Чувашии и Крыма.
О трудовом подвиге жителей Подмосковья, проявлении патриотизма советских людей в период временной оккупации немецкими войсками части территории Московской области свидетельствуют документы Мособлисполкома, Московской областной чрезвычайной комиссии по установлению и расследованию злодеяний немецко-фашистских захватчиков. Документы комиссии полностью отнесены к числу особо ценных дел и полностью смикрофильмированы. Они представлены актами и сводными ведомостями учета ущерба, причиненного немецкими войсками предприятиям, учреждениям, сельским советам и гражданам. В фонде имеется уникальный документ - акт, составленный о казни партизанки Зои Космодемьянской в д. Петрищево, Верейского района.
Документы фондов личного происхождения видных советских и общественных деятелей, ученых, писателей, краеведов являются ценным дополнением ко всему комплексу особо ценных дел, имеющих страховой фонд. Они представлены материалами творческой деятельности, воспоминаниями, перепиской, отдельными документами служебной деятельности. Полностью отнесены к особо ценным документы личного фонда А.В. Белякова, участника беспосадочного перелета Москва - Северный полюс - США, совершенного в 1937 г. вместе с В. Чкаловым. Большой интерес представляют подлинные документы о перелете, среди которых - штурманский бортовой журнал самолета АН-25, на котором был совершен перелет.
Страховой фонд копий архивных документов хранится в специальных металлических шкафах в отдельном, изолированном помещении.
Работа по переводу фотодокументов на негорючую основу в ЦГАМО не проводилась.
3.2. Учет документов как необходимое условие их сохранности
3.2.1. В 1991 году во исполнение постановления Совета Министров РСФСР от 28. 02. 91 № 123 ” О мерах по выполнению постановления Верховного Совета РСФСР ” О неотложных мерах по хранению национального культурного и природного наследия народов РСФСР ” государственные архивы области приступили к инвентаризации и учету состояния документов Архивного фонда РСФСР. В итоговых сведениях об инвентаризации и учету говорилось, что на 1 января 1991 года в ЦГАМО, его филиале и 59 районных и городских архивах области на государственном хранении находилось 10730 фондов, 2.524 107 ед.хр., из них 2 517922 документов на бумажной основе и 6185 фотодокументов. 30781 ед.хр. были отнесены к особо ценным документам, из них 18772 - имели страховые копии.
За истекший десятилетний период Архивный фонд Московской области значительно возрос. На 1 января 2001 года в государственных и муниципальных архивах области на хранении числится 13983 фонда, 2854398 ед.хр., из них 2848212 ед.хр. документов на бумажной основе и 6185 фотодокументов. 30955 ед.хр. отнесены к особо ценным документам, из них 20236 - имеют страховые копии. С 1993 года в муниципальных образованиях области активно проводится работа по комплектованию документами по личному составу от ликвидированных и реорганизованных предприятий и организаций. Сейчас в архивах и центрах хранения документов по личному составу находится 316858 дел по личному составу.
В государственных и муниципальных архивах области в основном сложилась система научно-справочного аппарата, обеспечивающая учет документов Архивного фонда Московской области.
В ЦГАМО имеется полный комплектосновных учетных документов на все хранящиеся фонды, рекомендуемый “Основными правилами работы государственных архивов”. Формы учетных документов, а также порядок их ведения соответствуют действующим нормативным документам, правилам и инструкциям. Помимо основного комплекса учетных документов ведутся вспомогательные, призванные зафиксировать определенные сведения, образующиеся при проведении архивных работ, имеющие локальное значение и не входящие в основные учетные документы: книга учета движения фондов, описей, дел; реестр описей; номерник фондов; тематический указатель к листам фондов; книги выдачи дел и описей из архивохранилищ; картотека учета физического состояния фондов; картотека учета выбывших фондов; книга учета экземплярности описей.
В муниципальных архивах области заведен полный комплект основных учетных документов, предусмотренный “ Правилами работы районных и городских архивов “ М, 1989г. Не описанных и не учтенных дел в архивах не значиться. Формы учетных документов соблюдаются. В практику работ архивов внедряются формы предусмотренные “Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации”.
В 90-х годах на учет документов в районных и городских архивах было обращено особое внимание, вызванное прежде всего тем, что вопрос о состоянии работы по учету документов в райгоргосархивах Московской области слушался на заседании коллегии Главархива РСФСР. В адрес архивных учреждений области было высказано немало замечаний по вопросам учета.
С целью улучшения состояния учета и развития научно-справочного аппарата к документам, Архивным управлением Мособлисполкома был разработан план мероприятий по выполнению решения коллегии Главархива РСФСР ” О состоянии работы по учету документов в райгоргосархивах Московской области ” и по данному вопросу проведен смотр районных и городских архивов. Смотр помог не только выявить, но и устранить имеющиеся недостатки, наметить пути дальнейшей работы. Были определены 3 базовых архива, где организованы практические занятия по учету. ЦГАМО стал больше уделять внимания методической помощи райгоргосархивам, разработал ряд методических пособий: “ Памятка по категорированию фондов в райгоргосархивах”, “ Методические рекомендации по учету и созданию НСА к описям в райгоргосархивах”, “Методические рекомендации по созданию объединенных фондов”, “ Каталогизация решений исполкомов горсоветов” и др. Все это способствовало значительному улучшению состояния учета в районных и городских архивах.
Вместе с тем, несмотря на принятые меры следует отметить, что в учете документов, хранящихся в государственных и муниципальных архивах области имеются неточности и ошибки. Отдельные учетные формы (описи дел, листы фондов), составленные в основном в период 30 х - 50 х годов, содержат ошибки в заполнении. Так, итоговые записи к описям составлены не всегда правильно, в листах фондов указаны неточные названия фондов и их переименования, даты существования фондообразователей, некачественно проаннотированы документы, не указаны итоговые цифры наличия дел по описям (в графе “ наличие (остаток)”, дата первого поступления документов в архив, имеют место случаи двойного учета фондов, несоответствие количества дел, внесенных в опись и числящихся по листу фондов.
3.2.2. С целью расширения информационной базы общественных наук и более широкого доступа исследователей к архивным документам в Центральном государственном архиве Московской области в 1987 г., создается специальная комиссия по рассекречиванию документов. Среди рассекреченных в первую очередь особый интерес представляли документы фондов Московского Совета рабочих, крестьянских и солдатских депутатов, Московского губернского революционного трибунала, Московского областного бюро Совета рабочих, крестьянских и солдатских депутатов, Уполномоченного Совета по делам русской православной церкви и многие другие. На 01.01.2000 г. рассекречено и передано на открытое хранение 651 фонд, 104134 дела.
Работа по учету и оформлению рассекреченных дел в ЦГАМО проводится с соблюдением требований “ Временной инструкции по учету и оформлению рассекреченных дел и документов”. В архиве разработано собственное “Положение о комиссии по рассекречиванию архивных документов.” В соответствии с Положением заседания комиссии протоколируются. На основе решений о рассекречивании документов, зафиксированных в протоколе заседания, составляются акты о рассекречивании документов по каждому конкретному фонду. Акты утверждаются начальником Управления по делам архивов. На основании этих актов, а также актов передачи дел на открытое хранение. главный хранитель фондов вносит изменения в список фондов, листы фондов, сведения об изменениях в составе и объеме фондов. Описям рассекреченных фондов при необходимости присваиваются новые номера.
3.2.3. Работа по выявлению особо ценных документов началась в ЦГАМО в 80 - е годы. Работа проводилась в соответствии с требованиями “ Инструкции о выявлении, учете, описании и хранении особо ценных документов” (М, 1980 г.), в основном по фондам 1 и 2 категории. На 1 января 2001 г. выявлено и учтено 30780 особо ценных дел по 263 фондам. Это фонды органов власти и управления на территории Московской области, профсоюзных органов, наиболее значимых предприятий, фондов личного происхождения и др. Все особо ценные документы включены в описи особо ценных дел. Имеется список фондов содержащих особо ценные дела, реестр описей особо ценных дел. В 90 - е годы работа по выявлению ОЦД не проводилась.
3.2.4. Документы из бывших партийных архивов в архивы области не поступали. Документы партийных организаций Московской области хранятся в Центральном архиве общественных движений Москвы.
3.2.5. Внедряя в практику работы архивных учреждений области “Регламент государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации”, Управление по делам архивов осуществило ряд мероприятий. На областном семинаре заведующие муниципальными архивами были ознакомлены с Регламентом и им были даны подробные разъяснения по заполнению предлагаемых Регламентом учетных документов.
Внедрение новых форм учетных документов не вызвали особых трудностей, кроме карточки фонда. Это связано прежде всего с финансовыми трудностями, а для муниципальных архивов и необходимостью внедрять в практику работы и листы фондов, желательно по образцу новых “Правил работы государственных архивов”. Поэтому данный вопрос пока решается слабо и далеко не все архивы внедрили новые образцы фондовых карточек.
Основным справочником по учету документов в Управлении по делам архивов является фондовый каталог. Ответственность за ведение фондового каталога возложена приказом начальника управления на ведущего специалиста отдела анализа и регулирования деятельности райгорархивов.
В фондовом каталоге учитываются все фонды хранящиеся в ЦГАМО, его филиале в городе Можайске, 69 муниципальных архивах, 40 центрах хранения документов по личному составу и 6 музеях области. Документы бывших партийных архивов в систему Архивного фонда Московской области не вошли и не учтены в каталоге.
Фондовый каталог состоит из карточек фондов 2-х образцов, рекомендованными “ Основными правилами работы государственных архивов СССР ” (1984 г.) и “ Правилами работы государственных районных и городских архивов” (1989 г.). С внедрением Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации появилась новая форма карточки.
При поступлении “Сведений......” в карточку фондов вносятся данные о количестве дел, годы принятых дел, состав документов. В процессе работы с фондовым каталогом может выявиться несоответствие учетных данных о количестве хранящихся фондов и дел в архиве с данными фондового каталога. В этом случае куратор архива совместно с главным хранителем (зав. архивом) проводит сверку учетных данных. При необходимости в карточки фондов вносятся соответствующие исправления. Карточка может быть пересоставлена, если она составлена небрежно или допущено много ошибок.
В Московской области проводится работа по автоматизации фондового каталога. ЦГАМО и 35 райгорархивов приступили к внедрению программы “ Архивный фонд “. Однако, только 39 % архивов имеют необходимую компьютерную технику, поэтому по приказу начальника Управления сотрудники отдела анализа и регулирования деятельности райгорархивов создают программу “ Архивный фонд” для архивов, где компьютеры отсутствуют.
3.2.7. Выводы и предложения, направленные на совершенствование организации обеспечения сохранности и государственного учета документов необходимо:
1. Выделить дополнительные помещения для ЦГАМО, Дмитровскому, Лотошинскому, Луховицкому, Солнечногорскому, Шатурскому райархивам, провести их оснащение в соответствии с архивными правилами.
2. Переместить документы из архивохранилища по Мало - Ивановскому переулку.
3. Установить охранную сигнализациювЗвенигородском,Куровском, Протвинском, Рошальском, Серебряно-Прудском, Талдомском, Щелковском, Химкинском архивах.
4. Оснастить все архивные учреждения области компьютерной техникой и осуществить внедрение в практику работы программы “ Архивный фонд”.
5. Использовать результаты анализа состояния государственного учета с целью устранения недостатков вскрытых в процессе проведенных работ.