Информатизация архивного дела




7.1. Информатизация и переход к широкомасштабному применению современных информационных технологий и систем во всех сферах деятельности общества для обеспечения потребителей наиболее полной, достоверной и своевременной информацией приобретает в настоящее время особую актуальность.

Вся работа по информатизации архивного дела Московской области велась в соответствии с Федеральным Законом Российской Федерации «Об информации, информатизации и защите информации», Законом Московской области «Об информации, информатизации в Московской области» и областными целевыми программами «Развитие архивных учреждений Московской области на 1997-1999 гг.» и «Информатизация Московской области на 1997-2000 гг.».

Главной целью информатизации архивного дела является развитие и поддержка систем автоматизации государственного учета и научно-справочного аппарата, контроль за обеспечением сохранности, учет использования документов и защита информационных ресурсов.

 

7.2. Внедрение и активное использование автоматизированных архивных технологий должны сделать труд архивистов более продуктивным и содержательным, избавив его от выполнения многих рутинных операций. Разумеется, не автоматически и не сразу, а по мере овладения программами и с приобретением опыта.

Процесс автоматизации неизбежно связан с изменением трудовых отношений, с постановкой новых задач перед органом управления архивными учреждениями, возникновением у него новых функций. Новые функции требуют и совершенствования структуры органа управления архивными учреждениями области.

Поэтому в 1995 году перед Администрацией Московской области был поставлен вопрос об увеличении штатной численности Мособлкомархива для организации работ по внедрению автоматизированных архивных технологий. В 1996 году в Комитете по делам архивов Московской области была создана группа информационного обеспечения и информационных технологий с штатом в 2 единицы и была начата работа по внедрению современных средств вычислительной техники для обеспечения деятельности Мособлкомархива и Центрального государственного архива Московской области.

В связи с дальнейшим развитием автоматизации всех направлений деятельности организаций Московской области и в частности архивов, актуальность проблемы внедрения в архивную практику информационно-поисковых систем предполагает дальнейшее увеличение нагрузки на этом направлении. Поэтому неоднократно ставился вопрос о расширении штата сотрудников и создании отдела, занимающегося вопросами информатизации. К сожалению, вместо развития направления информационных архивных технологий и создания отдела на базе группы информационного обеспечения и информационных технологий, в соответствии с постановлением Правительства Московской области №174/40 от 29.12.00 «О внесении изменений в Постановление Правительства Московской области №39/7 от 25.05.00» была утверждена новая структура Управления по делам архивов Московской области, где такое подразделение, как группа информатизации не предусмотрено. Штатные единицы группы переданы в другие отделы Управления.

Муниципальные архивы не имеют квалифицированных специалистов по вычислительной технике, поэтому для решения технических вопросов архивисты обращаются в отделы информатизации своих Администраций городов и районов Московской области. Координацией вопросов внедрения и использования новых информационных архивных технологий ранее занималась непосредственно группа информационного обеспечения и информационных технологий Управление по делам архивов Московской области.

Вопросы общесистемного программного обеспечения решаются архивами на местах самостоятельно, через свои районные и городские Администрации. Своих сил и средств на разработку новых архивных технологий Управления по делам архивов Московской области не имеет. К сожалению, наметившаяся три года назад тенденция по обеспечению Росархивом архивных учреждений Российской Федерации общеотраслевыми программными продуктами дальнейшего развития не получила. До сих пор отсутствуют стандарты и методики на разработку специального программного обеспечения по архивному делу.

Автоматизация архивных технологий невозможна без приобретения вычислительной техники. Это длительный процесс, причинами которого служит постоянное совершенствование самих технических средств, быстрое их устаревание, а также постепенность охвата процессом автоматизации все новых видов деятельности архивов. Уровень оснащенности компьютерной техникой в муниципальных архивах и центрах хранения документов по личному составу очень разнородный. Ряд архивов имеют IBM PC-486 и Pentium, но ведь есть архивы, которые в своем распоряжении имеют только устаревшие модели IBM PC-286 или вообще не имеют никаких компьютеров.

В 1995 году девятнадцать архивов области были оснащены компьютерами: РС-286 (15 шт.), РС-386 (3 шт.), РС-486 (1 шт.) и ксероксами. В 1996 году 20 райгорархивов области имели компьютерную технику, а в Мособлкомархиве и ЦГАМО было принято решение об объединении персональных компьютеров в локальную вычислительную сеть. В 1997 году проводилось дальнейшее оснащение архивов компьютерной и множительной техникой, в 23 райгорархивах области было 26 компьютеров. В течение 1998 года в трех архивах была проведена замена компьютеров на более современные. Таким образом, 32 архивных учреждения Московской области были компьютеризированы. В 1999 году в 33 муниципальных архивах области насчитывалось 40 компьютеров, из них современные модели Pentium имели 10 архивов, IBM РС-486 - 11 архивов, IBM РС-386 - 8 архивов и еще оставались устаревшие модели IBM РС-286 в 11 архивах, но в ряде архивов было более одного компьютера.

В 2000 году продолжалась работа по оснащению архивных учреждений области компьютерной техникой. Пятнадцать архивов приобрели или заменили на более современные свои компьютеры. Ксероксами и принтерами оснащены в течение года 8 архивов. На сегодняшний день в Московской области Управление по делам архивов имеет 13 компьютеров, ЦГАМО – 12 компьютеров, а в 45 муниципальных архивах и центрах хранения документов по личному составу насчитывается 60 компьютеров. Парк техники по-прежнему разнообразен: от устаревших РС-286 до современных моделей Pentium, принтеры – матричные, струйные и лазерные, но только в 27 архивах области имеется современная вычислительная техника.

Современные потребности оснащения компьютерной и коммуникационной техникой в Московской области остаются большими. Более половины муниципальных архивов области оснащены устаревшими моделями компьютеров, а часть архивов не имеет никакой техники.

Отсутствуют финансовые средства на закупку лицензионного программного обеспечения и на разработку новых информационно-поисковых систем и систем управления базами данных. По нашим подсчетам, из 69 архивных учреждений Московской области в ближайшее время необходимо оснастить 24 муниципальных архива новыми компьютерами класса не ниже Pentium, а в 21 архиве следует модернизировать имеющуюся технику.

 

7.3. С 1997 по 2000 годы продолжался ввод и накапливание массива информации в общеотраслевую базу данных «Архивный фонд».

 

7.4. В крупных международных проектах с применением информационных технологий архивные учреждения Московской области не участвовали.

 

7.5. Информационные технологии в основных направлениях деятельности архивов.

7.5.1. Замена традиционных способов и средств специальной обработки на способы современного копирования (воспроизведения) с переводом бумажных документов в электронную форму (с последующим хранением в виде ЭД) или с переводом бумажных документов (разрушенных, с плохим состоянием бумаги и текста) на новый бумажный носитель (по схеме сканирование – принтерная распечатка) не проводилась. На данном этапе из-за отсутствия финансовых средств, специальной вычислительной техники и высоко квалифицированных специалистов в сфере информатизации, архивные учреждения Московской области не имеют возможности заниматься исследованиями в данном направлении.

7.5.2. С 1997 года в муниципальных архивах и центрах хранения документов по личному составу Московской области началась апробация нового программного комплекса «Архивный фонд», который обеспечивает создание информационного массива данных о составе и содержании документов, состоянии их сохранности и научно-справочного аппарата на уровне фонда и описи. С целью совместимости средств вычислительной техники и программного обеспечения для работы этой программы необходим IBM – совместимый компьютер АТ/386 или выше. Из-за отсутствия соответствующей техники в 1998 году только 10 архивов области начали внедрение программы «Архивный фонд».

Используя сведения этой базы данных и являясь информационной основой для автоматизированного фондового каталога, в Управлении по делам архивов Московской области началась апробация нового программного продукта «Фондовый каталог». Темпы роста информационного массива базы данных «Фондовый каталог» сдерживаются отсутствием соответствующей техники в архивах, но Управление по делам архивов Московской области оказывает помощь по вводу данных в программу «Архивный фонд» тем архивам, которые не имеют возможности самостоятельно выполнить эту работу в ближайшее время.

В 1999 году проводилось заполнение базы данных «Архивный фонд» по 29, а в 2000 году по 35 архивам области. Заполняются разделы: «Фонд», «Опись», «Движение документов», «Топография» и «Рубрикатор» и в течение года корректируются имеющиеся сведения. Информационные объемы введенных данных по «Архивному фонду» таковы: на 1998 г. – 1,03 Мбайт, на 1999 г. – 5,14 Мбайт, на 2000 г. – 8,17 Мбайт.

 

7.5.3. В 1992 году проводилось анкетирование 2001 учреждения - источников комплектования по вопросам обеспечения сохранности, учета, и состава машиночитаемых документов и баз данных. В итоге 26 организаций указали на наличие 42 баз данных в сфере управления.

В 1995 году из 1645 учреждений - источников комплектования были получены сведения от 931 организации о функционировании 185 баз данных, таких как «Постановления Главы администрации города (района)», «Данные по статистике труда и зарплаты», «Данные по статистике капитального строительства», «Бюджет города», «Регистрация предприятий разных форм собственности», «Решения собрания представителей».

Автоматизированной базы данных по учету учреждений - источников комплектования Управление по делам архивов Московской области не имеет.

 

7.5.4. Важным аспектом в ежедневной работе справочного отдела ЦГАМО является база данных «Учет и регистрация запросов населения по социальным вопросам», созданная в Управлении по делам архивов Московской области. Благодаря автоматизации этого процесса, быстро отслеживаются сроки исполнения и результаты запросов, сокращается время, требующееся на выполнение повторных запросов.

Многолетний труд по вводу информации в базу данных «Картотека решений исполкома областного Совета народных депутатов с 1929 года» систематически используется для исполнения тематических запросов. На сегодняшний день объем этой базы данных составляет 17,3 Мбайт.

Районные и городские архивы Московской области продолжают работу по созданию баз данных на документы, хранящиеся в архивах. В 17 архивах создано 35 баз данных общим объемом 41,8 Мбайт. В основном это базы данных, которые имеют сведения о решениях городских и районных Советов депутатов трудящихся, распорядительные документы Администраций городов и районов, нотариальные действия и решения судов, сведения по личному составу отдельных учреждений, а также списки жителей области, награжденных медалями «За оборону Москвы», «За доблестный труд в Великой Отечественной войне 1941-1945 гг.», «850-летие Москвы». Информация, получаемая из этих баз данных, эффективно используется для исполнения социально-правовых и тематических запросов, а также для информационного обеспечения органов государственной власти.

 

7.5.5. С помощью программы «Архивный фонд» ряд архивов и центров хранения документов по личному составу Московской области начали создавать рубрикаторы для автоматического формирования исходного текста путеводителя своего архива.

При составлении, усовершенствовании и переработке описей, при создании кратких справочников, каталогов и указателей информационные технологии не используются.

7.6. Организация обучения и повышение квалификации архивистов в области информационных технологий.

Управление по делам архивов Московской области уделяет большое внимание повышению квалификации сотрудников. В 1997 году в Московском областном учебном центре «Нахабино» и на рабочих местах были организованы курсы начального обучения компьютерной грамотности для работников Мособлкомархива и ЦГАМО. Обучение закончили все сотрудники Комитета по делам архивов и 19 сотрудников ЦГАМО. Это дало возможность начать реальную работу по автоматизации архивных технологий.

В соответствии с планом повышения квалификации заведующих районными и городскими архивами, центрами хранения документов по личному составу в 1999 году в здании Управления проведено 3 практических занятия по внедрению в практику работы архивов общеотраслевой программы «Архивный фонд», в 2000 году – 1 занятие в помещении Видновского архива.

 

7.7 Для развития Интернет технологий в архивном деле необходимо дополнительное финансовое и кадровое обеспечение этого участка работы. На данном этапе развития информационных архивных технологий, с учетом изложенного, в Московской области вопрос о внедрении Интернет технологий не стоит.

 

7.8. Выводы и предложения, направленные на совершенствование и развитие применения информационных технологий в архивном деле.

Только достаточное и регулярное финансирование, а также обеспечение квалифицированными кадрами позволит продолжить внедрение новых архивных технологий в Московской области.

Для обеспечения единой политики в области информатизации в архивном деле требуется разработка и распространение по всем архивам одного и того же программного обеспечения. Использование типовых технологий обеспечит оперативный и надежный обмен информацией между архивами и органами управления архивным делом.

 

Работа с кадрами

 

8.1. За истекшее десятилетие в архивных учреждений области произошли серьезные кадровые изменения. Из-за низкой заработной платы резко сократился штат архивных сотрудников в ЦГАМО. Если на 1 января 1991 г. в штате архива и филиала числилось 81 человек (8 вакансий), то в 2000 г. штатная численность составила 73 человека (25 вакансий). Фактически численность работающих сократилась с 72 человек до 47 человек. Пик увольнения пришелся на 1997 г., когда уволилось сразу 10 сотрудников. Это были молодые, наиболее квалифицированные кадры, имеющие в основном высшее историко - архивное образование. С высшим образованием в отделах ЦГАМО остались только начальники отделов.

Иная картина наблюдается в архивных учреждениях районного звена. В 1991 г. в районных и городских архивах с переменным составом документов работало 59 человек, по 1 человеку в архиве, к 2001 году их штатная численность возросла до 127 человек. В архивных отделах городов и районов области трудится от 2 до 4 человек и только в 9 архивах работает по одному человеку. Изменился качественно состав кадров. Кандидатуры заведующих архивными отделами, райгорархивами и центрами согласовываются с руководством Управления по делам архивов, приоритетом пользуются лица, имеющие историко-архивное образование и высшее. 58 % работающих в архивах муниципальных образований имеют высшее образование, 16 человек (12,9 %) историки - архивисты.

В последние годы более, чем когда-либо обострилась проблема пополнения архивных учреждений специалистами и молодыми специалистами. Всего за последние 10 лет принято 9 человек с историко-архивным образованием и последний молодой специалист пришел в 1991 г. Молодежи в возрасте до 30 лет в настоящее время работает всего 13 человек, свыше 50 лет - 100 человек (45% личного состава).

 

8.2.. От общего уровня компетентности и профессионализма сотрудников зависит состояние архивного дела в области в целом, поэтому Управление по делам архивов Московской области всегда уделяло особое внимание вопросам подготовки, переподготовки и повышению квалификации архивных работников.

Ведущим центром по подготовке историков-архивистов и документоведов является Историко-архивный институт Российского государственного гуманитарного университета. Восемь заведующих архивными отделами области учатся в институтах, в том числе и в РГГУ.

На территории Московской области много лет вопросами профессиональной подготовки и переподготовки кадров занимается Московский областной учебный центр “ Нахабино “. В соответствии с постановлением Губернатора Московской области “ О профессиональной переподготовке и повышении квалификации государственных служащих органов государственной власти Московской области и муниципальных служащих Московской области “ на учебу направляются работники, занимающие главные и ведущие должности. К ним относятся сотрудники Управления по делам архивов Московской области, сотрудники ЦГАМО и заведующие муниципальными архивами. Центр осуществляет подготовку долгосрочных (4 года) с получением высшего образования, среднесрочных (1- 2 года) и краткосрочных (2 недели) курсов.

В связи с проходящей в области с 1995-1997 годах аттестацией государственных и муниципальных служащих, на курсы в учебный центр “ Нахабино “ направлялись 2 сотрудника Управления не имеющие историко-архивного образования и 52 заведующих архивными отделами.

 

Наиболее интересными и разнообразными были семинары, проводимые раз в год Управлением по делам архивов Московской области в учебном центре “ Нахабино “. С 1993 года по 1996 год всего было проведено 4 занятия (11-15.01.93; 17-21.01.94; 16-20.01.95; 01-05.07.96). Разрабатывалась специальная программа рассчитанная на неделю. С лекциями выступали сотрудники Росархива, ВНИИДАД, Администрации Московской области, специалисты разных отраслей народного хозяйства. В 1997 году семинары были увеличены до двух недель и проводились по темам: “ Документационное обеспечение управления “, “ Компьютерная грамотность “, “ Нормативно-правовая база по использованию рассекреченных документов “,

“ Подготовка управленческих документов ”, “ Проблема борьбы с фальсификацией исторических документов “, “ Делопроизводство и современные технологии”, “ Подготовка документов для сдачи на государственное хранение “ и другие. По окончании учебы слушатели готовили рефераты по вопросам законодательства, архивного дела и делопроизводства. Каждая работа рецензировалась начальниками отделов Управления и дирекцией ЦГАМО. Данные семинары не проводятся последние 3 года, т.к. это связано с финансовыми затратами.

Заведующие муниципальными архивами области повышают свою квалификацию так же в учебно-методическом центре документоведения и управления “ Межрегионсервис” мэрии г. Москвы(ОАНО “ЦДУ”) и в институте повышения квалификации информационных работников (ИПКИР) при Правительстве России. В 1995-1996 гг. прочитано 5 лекций заведующим райгорархивами в ИПКИР по вопросам исполнения запросов социально-правового характера, платных услуг, ведения НСА.

Особое место в повышении квалификации архивистов занимают ВНИИДАД и Архивная школа, в тематике которых все большее место занимают вопросы правового обеспечения и экономики архивного дела, автоматизированных архивных технологий. В настоящее время, из-за отсутствия финансовых средств Администрации городов и районов области не направляют архивных работников на курсы, организованные ВНИИДАД и Архивной школой. За последние 3 года слушателями данных курсов были только 4 человека.

Основной, постоянно действующей и бесплатной формой повышения квалификации сотрудников архивных учреждений области являются проводимые Управлением по делам архивов совещания - семинары. Тематика семинаров разнообразна и затрагивает все сферы деятельности архивов: законодательство, комплектование, обеспечение сохранности, учет, использование документов, проведение паспортизации и многие другие виды работ. Занятия проводят руководство, начальники отделов, наиболее квалифицированные специалисты Управления, а также дирекция и начальники отделов ЦГАМО.

Хорошо зарекомендовали себя практические занятия, проходившие на базе архивных отделов муниципальных образований. Первоначально были выбраны 3 базовых архива, но постепенно от этой практики отказались, т. к. в каждом архиве можно найти виды работ, которые делаются там лучше, чем в других.

Занятия проводятся в виде круглого стола и в обсуждении темы принимают участие все присутствующие. Идет активный обмен опытом и мнениями. Тематика занятий тесно связана с конкретными задачами стоящими перед архивами в тот период. Таких занятий за 1994 - 2000 гг. было проведено 9.

Очень продуктивным методом работы по обучению архивных работников является проведение стажировок. Все вновь принятые на работу заведующие архивными отделами, не имеющие высшего историко-архивного образования проходят стажировку в ЦГАМО или ближайшем архивном отделе. Стажировка, как правило, проводится в течение месяца по специально разработанному плану. Это дает начинающему работнику представление о предстоящей работе.

С 2000 года в Управлении организованы практические занятия для начинающих архивных работников центров по личному составу не имеющих историко-архивного образования. Слушатели снабжаются необходимой методической литературой.

Перечисленные выше формы работы по подготовке и повышению квалификации работников архивных учреждений Московской области, позволяют поддерживать квалификацию как кадровых архивистов Подмосковья, так и начинающих на должном уровне.

Бесспорную роль в стимулировании труда сотрудников архивных учреждений области играет моральное и материальное поощрение. Минувшее десятилетие явилось знаменательным в истории архивной службы области: 1994 - год 70-летия архивной службы Московской области, 1997 г. - 60- летие ЦГАМО, 1999 год - 75-летия образования архивной службы Московской области. В эти юбилейные дни наиболее отличившиеся работники были представлены к званию “ Заслуженный работник культуры Российской Федерации”, к ордену “Почета” и медалями “ За заслуги перед Отечеством 2-ой степени”. Грамотами Правительства Московской области и Росархива было награждено 31 человек, 38 человек - грамотами Управления по делам архивов Московской области, 2 сотрудника награждены знаком “ Почетный архивист”.

 

8.3. Социальная защищенность архивистов государственного архива была в этом десятилетии наиболее острой проблемой. Постановлением правительства Российской Федерации от 14.10.92 № 785 “ О дифференциации в уровнях оплаты труда работников бюджетной сферы на основе единой тарифной сетки” введена Единая тарифная сетка. В ЦГАМО наметилась текучесть кадров. Руководство Управления по делам архивов и ЦГАМО изыскивают возможности повышения зарплаты.

В 1995 г. выходит постановление Главы Администрации Московской области, в котором говорится “ В месячный срок представить предложения об отнесении работы на штатных должностях в ЦГАМО к государственной службе“. Комитет совместно с Управлением по труду и социальным вопросам готовит предложения отнести ЦГАМО к структурному подразделению Управления или привести систему оплаты труда работников архива к существующей у сотрудников госслужбы и 3 октября 1995 г. направляет их в Администрацию Московской области. Решение вопроса затянулось до 1998 г.

30 апреля 1998 г. выходит постановление Губернатора Московской области “ Об оплате труда работников ЦГАМО и его филиала в г. Можайске ”. С 1 мая заработная плата увеличивается в 2 раза и приравнивается к работникам обслуживающим госслужбу. Это было определенным достижением, но не дало желаемого результата - пополнения архива специалистами. Начинается новый этап поиска. По инициативе руководства Управления по делам архивов был подготовлен проект постановления и 14 сентября 1999 г. выходит постановление Губернатора Московской области “ Об изменении порядка оплате труда работников ЦГАМО “. Теперь расчет заработной платы осуществляется из средней зарплаты по области и коэффициента к должностному окладу. Таким образом найдено оптимальное решение данного вопроса. Средняя зарплата в ЦГАМО составляет 3522 рубля. В 2000 г. на работу было принято 3 человека с высшим историко - архивным образованием. Таким образом, наметилась перспектива оснащения архива кадрами.

Согласно Закона Московской области от 16.07.97 № 8/ 142 “ О муниципальных должностях и муниципальной службе Московской области” заведующие (начальники) архивных отделов районных и городских администраций отнесены к муниципальным служащим и они имеют среднюю заработную плату в 2000 г. - 4629 руб. плюс надбавки за выслугу лет и премии. Сотрудникам ежемесячно выплачиваются премии.

 

Международные связи

Международное сотрудничество чрезвычайно сложная и многосторонняя область. Архивисты Подмосковья практически не имеют опыта этой работы. За 1991-2000 гг. руководством Управления и ЦГАМО принимались иностранные делегации Югославии, Германии, стран Южной Африки.

Начальник Управления по делам архивов Кривенко М.В. принимала участие в составе делегации российских архивистов в работе Международного конгресса архивистов в Пекине, 1993 г. посетила Югославию.

В 1994 г. старший научный сотрудник ЦГАМО Тугова Т.С. приняла участие в международном семинаре по обмену опытом создания архивных учреждений в странах Восточной Европы в условиях распада социалистического содружества в проходившем во Франции. К семинару было подготовлено сообщение о структуре архивных учреждений Московской области.

Архивные учреждения области приняли участие в российско- швейцарско - голандском семинаре “ Муниципальные архивы: правовые, организационные и научно-методические вопросы деятельности”. На семинаре выступили: начальник архивного отдела Администрации г. Железнодорожного Ткаченко Л.И. по теме “ Проблемы формирования муниципальных архивов, экспертиза ценности и отбор документов на постоянное хранение”, заведующая архивным отделом Администрации Можайского района Дрючина Г.И. “ О работе муниципального архива по обеспечению органов власти документной информацией, а также обслуживанию учреждений, организаций и граждан” и заведующая архивным отделом Администрации Видновского района Поляруш О. В. по теме “ О работе Видновского городского муниципального архива по совершенствованию организации документов негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации”. Особый интерес у архивистов области вызвали выступления зарубежных коллег, организация их работы по всем направлениям деятельности архивов.



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2019-12-28 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: