Деятельность архивных органов и учреждений Московской области с начала 90-х годов претерпела значительные изменения в связи с реформированием политической, экономической, культурной, общественной, социальной жизни государства. В связи с этим на первый план встали задачи совершенствования нормативно-правовой базы деятельности архивных органов и учреждений в целях наиболее эффективной организации управления архивным делом, комплектования, хранения, учета и использования архивных документов.
В 1991г. было принято 4 решения и 48 распоряжений исполкомов райгорсоветов по вопросам архивного дела и делопроизводства. Следует отметить принятие решения МОИК № 185/13 от 18.04.91 “ О дальнейшем развитии архивной службы Московской области”, в соответствии с которым в 1991 г. МОИК выделил 120,9 тыс. руб. на оборудование архивохранилища филиала ЦГАМО в г. Можайске, 150 тыс. руб. на приобретение множительной и компьютерной техники. Выполняя данное решение, 5 райисполкомов выделили новые помещения, в 10 архивах введена вторая штатная единица архивного работника. Однако решение МОИК в части выделения капвложений на проектирование и строительство здания ЦГАМО в 1992-1997 г.г. в целях создания надлежащих условий для хранения Архивного фонда области и освобождения занимаемого архивом культового помещения осталось невыполненным, так как сметная стоимость строительства здания возросла с 1991 г. в 100 раз, изменился порядок землеотвода под строительство государственных объектов.
Одной из первостепенных задач в условиях коренных преобразований, происходящих в стране, явилась задача удовлетворения социальных потребностей населения и защиты социально-правовых интересов граждан. Именно эта задача нашла отражение в нормативно-правовых актах представительной и исполнительной власти Московской области в целом, ее районов и городов. Большое значение в деятельности архивных органов и учреждений области имело распоряжение Главы Администрации Московской области от 07.04.92 № 294-р “ Об обеспечении сохранности архивных документов в интересах социально-правовой защиты граждан ”. Характерной особенностью деятельности архивных учреждений стало обеспечение возросших задач, определенных названным распоряжением. Данное распоряжение повлияло не только на усиление контроля за сохранностью архивных документов, прежде всего по личному составу, в организациях, учреждениях и на предприятиях области, но и в значительной степени создало благоприятные условия для укрепления и совершенствования организации архивной службы Московской области.
Одним из важных в прошедшее 10-летие было распоряжение Главы Администрации Московской области “ Об обеспечении сохранности документов на передачу жилых помещений в домах государственного и муниципального жилищного фонда в собственность граждан” от 27.09.94 № 718-р. В соответствии с распоряжением главы администраций городов и районов области установили порядок обеспечения сохранности документов на передачу жилых помещений в собственность граждан для их последующей передачи на государственное хранение в составе документов администраций городов и районов.
Большую роль в работе архивной службы Московской области сыграло принятое постановление Главы Администрации Московской области “Об обеспечении сохранности Архивного фонда Московской области и мерах по дальнейшему развитию материально-технической базы архивных учреждений” от 28.08.95 № 166-ПГ. В соответствии с постановлением осуществлен комплекс мероприятий по повышению ответственности работников Комитета и ЦГАМО за обеспечение сохранности документов, усилению контроля за состоянием работы горрайархивов, архивов учреждений, организаций и предприятий. Разработана программа развития архивной службы области на 1996-1997 г.г., совместно с администрациями городов и районов была продолжена работа по созданию центров хранения документов по личному составу. Комитетом по финансам и налоговой политике Администрации Московской области были приняты предложения Мособлкомархива по финансированию работ по техническому оснащению и созданию компьютерной сети Комитета и ЦГАМО. Была увеличена штатная численность Комитета для организации работ по созданию компьютерной системы “ Архивный фонд” и контролю за ее функционированием. Реализовывалась разработанная программа информатизации архивного дела в области. Данная программа была профинансирована, на эти цели в 1996 г. было выделено и полностью освоено 1 млрд.780 млн. руб. денежных средств. В большинстве городов и районов вышеназванное постановление от 28.08.95 № 166-ПГ было выполнено.
С 1991 года по 2000 год главами администраций городов и районов Московской области было принято 565 организационно-распорядительных документов по вопросам архивного дела и делопроизводства: о создании архивных отделов и центров хранения документации по личному составу, о приеме документов в архивы, о выделении новых и дополнительных помещений под архивы, о состоянии делопроизводства в учреждениях, организациях и на предприятиях, о принятии мер по соблюдению ГОСТов на ОРД и др. Принятие многих распорядительных документов явилось результатом деятельности специалистов Управления, которыми были осуществлены в течение 1991-2000 гг. 502 командировки в архивные отделы, райгорархивы и центры хранения документации по личному составу. Имели место личные контакты или телефонные переговоры и.о. начальника Управления с представителями органов местного самоуправления. Это помогало преодолевать наметившуюся в ряде городов и районов области тенденцию понижения статуса муниципальных архивных учреждений.
Внимание архивных учреждений Московской области было направлено и на выполнение “ Основных мероприятий целевой программы развития архивного дела в Московской области на 1997-1999гг. ” В целом программа была выполнена, за исключением отдельных пунктов 1 раздела “ Обеспечение сохранности, повышения уровня безопасности документов Архивного фонда Московской области. Строительство, реконструкция и ремонт архивохранилищ”. Планировалось выделение нового помещения под архивохранилище ЦГАМО (для перемещения документов из архивохранилища по Мало-Ивановскому переулку), новых помещений Дмитровскому, Талдомскому, Чеховскому, Шатурскому архивам, однако помещения не были выделены.
Архивные учреждения Московскойобласти в практике работ используют систему планово - отчетной документации, разработанной Федеральной архивной службой России. Однако Управление по делам архивов Московской области несколько расширило количество основных показателей по всем направлениям деятельности. Планы и отчеты состоят из текстовой части, таблиц цифровых показателей, статистических отчетов. На ряду с основной документацией архивы области разрабатывают графики утверждения описей дел на ЭПК Управления и комплектования архивов, утверждают их постановлениями Глав администраций.
Основой планирования является анализ состояния архивного дела в регионах Московской области. Предварительный анализ проводят отделы Управления. Исходя из рекомендаций Росархива и проведенного анализа, разрабатываются рекомендации по планированию и отчетности для архивов области.
До 1995 года при Управлении по делам архивов существовала комиссия, которая рассматривала индивидуальные планы работы архивов. В последующие годы каждый архив сам определяет приоритет тех или иных направлений деятельности, их объемы. Такое положение дел не сказалось на объемных показателях, они в основном стабильны. Наблюдается рост объемных показателей по переплету дел, приему дел по личному составу, созданию БД. Несколько снизились показатели по усовершенствованию и переработке описей дел с появлением новых видов работ.
В помощь зав. муниципальными архивами Управлением по делам архивов разработана “ Памятка по составлению планово - отчетной документации”. Вопросы по планированию и отчетности подробно рассматриваются на занятиях по повышению квалификации. По итогам года проводится коллегия или общеобластное совещание.
Вопросы финансового обеспечения деятельности архивных учреждений области были стабильны до 1998 года. Архивная служба финансировалась полностью в соответствии с утвержденной сметой на содержание архивных учреждений области. Финансовые средства выделялись на проведение ремонтных работ, создание компьютерной сети в Управлении по делам архивов и ЦГАМО, для приобретения техники. Так на нужды архивной службы по неполным данным в 1995 г. было выделено 1 миллиард 374 млн. рублей, в 1996 г.- 2 миллиард 380 млн. рублей., 1997г. - 1 миллиард 480 млн. рублей.
С марта 1998 года финансирование осуществлялось в основном по защищенным статьям расходов по фонду оплаты труда и начислению заработной платы. Выделение средств на покрытие материальных затрат было крайне незначительным. В 1998 году из плановых назначений по хозяйственному содержанию Управление профинансировано на 69%, ЦГАМО - 36%., в 1999 году Управление - на 97%, ЦГАМО - 72 %., в 2000 году Управление - на 99.8 %, ЦГАМО - 96 %., Не выделялись средства на оплату коммунальных услуг, задолженность по которым в 1998 г. составила 10,2 тыс. рублей, в 1999 г.- 134,4 тыс. руб., 2000 г. -181,4 тыс. руб. Задолженности по зарплате нет.
Источниками дополнительного финансирования архивных учреждений Московской области служат платные услуги, осуществляемые архивами области в соответствии с распоряжением СМ РСФСР от 15.01.90 №. 38-р и решения Мособлисполкома от 09.04.90 № 404 / 12. С 1 мая 1990 года приступил к платным услугам и ЦГАМО перешедший на новые условия хозяйствования. Были разработаны перечни платных услуг и положение о проведении договорных работ. В настоящее время Прейскурант платных услуг доработан и зарегистрирован Министерством экономики Московской области.
Платные услуги осуществляют ряд муниципальных архивов области, доход от которых полностью идет в местный бюджет. Номенклатура платных услуг согласовывается с Управлением по делам архивов. Расценки утверждаются постановлениями Глав местных администраций. В 2000 г. оказали платные услуги 24 муниципальных архива области, заработав при этом 400185 руб.
2.3 Эволюция системы архивных учреждений
2.3 1. В 1991-2000 гг. организацию комплектования, хранения, учета и использования архивных фондов и архивных документов, находящихся в собственности Московской области, осуществлял орган управления архивным делом Московской области.
1991 год - архивная служба Московской области была представлена Архивным управлением Мособлисполкома, ЦГАМО и его филиалом в г. Бронницы, 59 районными и городскими архивами с переменным составом документов.
В 1992 г. выходит в свет распоряжение Главы администрации Московской области “ Об обеспечении сохранности архивных документов в интересах социально-правовой защиты граждан” (от 07.04.92 № 294 - р), которое и положило начало преобразования архивных учреждений Московской области, сети государственных архивов. Выполняя данное распоряжение, администрации городов и районов области принимают постановления “ О совершенствовании структуры управления архивным делом” с своих регионах. Меняется статус райгоргосархивов - они преобразуются в архивные отделы, при них создаются центры хранения документации по личному составу.
В целях обеспечения возросших задач, стоящих перед Архивным управлением в связи с созданием центров, происходит его преобразование в Комитет по делам архивов Администрации Московской области (Постановление №119 от 05.05.92). Для организации работы в Мособлкомархиве создается отдел организации и регулирования работы центров. К концу 1992 года в области было создано 17 центров хранения документации по личному составу.
Согласно положению о Комитете на него возлагалось осуществление на территории области отраслевого и межотраслевого руководства архивным делом непосредственно или через ЦГАМО, районные и городские архивы (архивные отделы). Комитет имел штатную численность 14 человек и следующую структуру: руководство, отдел анализа и регулирования деятельности райгорархивов, отдел ведомственных архивов и делопроизводства, отдел организации и регулирования деятельности центров хранения документации по личному составу, отдел бухгалтерского учета, группа информационного обеспечения и информационных технологий.
В 1996 г. система архивных органов и учреждений области закрепляется Законом “ Об Архивном фонде Московской области и архивах”. В систему Комитета по делам архивов Администрации Московской области входят ЦГАМО, районные и городские архивы, центры хранения документации по личному составу.
В соответствии со ст. 60 Устава Московской области и решения Московской областной Думы от 10.06 98 № 5/20 “ О структуре Администрации Московской области “ на базе Комитета по делам архивов Администрации Московской области было образовано Управление по делам архивов Московской области. В положении был определен правовой статус Управления как центрального органа исполнительной власти для осуществления государственного регулирования в области архивного дела и контроля за сохранностью, комплектованием и использованием документов Архивного фонда Московской области, организационно-методического руководства и контроля за деятельностью ЦГАМО, филиала ЦГАМО в г. Можайске, районных, городских архивов и центров хранения документации по личному составу.
В Законе Московской области “ О схеме управления Московской областью”, утвержденного решением Московской областной Думы от 13.03.2000 № 13/2000 - ОЗ устанавливается, что для реализации отдельных функций государственного управления в Московской области формируется государственный орган - Управление по делам архивов Московской области, подотчетное Правительству Московской области. Постановлением Правительства Московской области от 25.05.2000 № 39/7 “ О формировании Управления по делам архивов Московской области” утверждено положение об Управлении, его структура и штатная численность. Штатная численность составляет 18 единиц.
На 1 января 2001 г. на территории Московской области функционирует Управление по делам архивов Московской области, ЦГАМО и его филиал в г. Можайске, 69 архивных отделов (муниципальных архивов) и 40 центров хранения документов по личному составу. Архивные отделы (муниципальные архивы) осуществляют организацию управления архивным делом, хранение и использование документов общего делопроизводства и по личному составу.
2.3 2. Архивные учреждения Московской области приняли участие в российско-швейцарско-голландском семинаре “ Муниципальные архивы: правовые, организационные и научно-методические вопросы деятельности”. На семинаре выступили: начальник архивного отдела Администрации г. Железнодорожного Ткаченко Л.И., по теме “ Проблемы формирования муниципального архива, экспертиза ценности и отбор документов на постоянное хранение”, заведующая архивным отделом Администрации Можайского района Дрючина Г.И. по теме “ О работе муниципального архива по обеспечению органов власти документной информацией, а также обслуживанию учреждений, организаций и граждан”, заведующая архивным отделом Администрации Ленинского района Поляруш О.В. по теме “ О работе Видновского городского муниципального архива по совершенствованию организации документов государственной части Архивного фонда Российской Федерации”.
2.3 3. Зональный научно - методический Совет Центрального района Российской Федерации, в состав которого входит Московская область, является совещательным органом. Его основная задача в совершенствовании научно-исследовательской и методической работы. ЗНМС играет важную роль в распространении передового опыта. Положительный результат приносит и живое общение архивистов.
Архивисты области готовят на каждое совещания ряд выступлений по разной тематике. Так для совещания- семинара “ Комплектование госархивов и организация работы с ведомствами в современных условиях”, проходившего в рамках ЗНМС архивных учреждений Центрального района в 2000 г. подготовлено выступление работников Управления по делам архивов Московской области “ Опыт работы по созданию и организации архивов документов по личному составу”, “ О взаимодействии Управления по делам архивов Московской области с органами местного самоуправления по вопросам развития архивного дела. Внедрение примерного положения о муниципальном архиве”, “ Система учетных документов и перспективы ее совершенствования в ходе внедрения “ Регламента государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации”.
2.3 4. В 1995 г., реализуя приказы Росархива, были разработаны положения о ЦГАМО, его отделах, архивохранилищах, положения о дирекции и экспертно- методической комиссии. С 1998 г. муници- пальные архивы области приступили к разработке индивидуальных положений на основе “Примерного положения о муниципальном архиве ”. Надо отметить, что каких - либо сложностей и проблем на начальном этапе с внедрением положения не возникало. На сегодняшний день к данному положению все больше возникает вопросов т.к. оно не увязано с законодательством о самоуправлении и требует доработки.
2.4. На заседаниях коллегии Управления по делам архивов Московской области рассматривала основные вопросы руководства архивным делом в области, организации и деятельности архивных учреждений, состояния ведомственных архивов, кадровой политики. Систематически рассматривались итоги деятельности архивных учреждений за календарный год и планы мероприятий на предстоящий период. О принимаемых решениях коллегии информировались главы администраций городов и районов.
Большую роль в формировании Архивного фонда Московской области играет экспертно-проверочная комиссия (ЭПК) Управления по делам архивов Московской области. За 1991-2000 гг. проведено 184 заседания ЭПК, на которых было рассмотрено 77 методических вопроса: о включении и исключении организаций из списков источников комплектования архивов, о фондировании документов, об уточнении принципов описания документов, о передаче фондов, о местах хранения документов и т.д. За вышеуказанный период были утверждены описи на 312421 дело управленческой документации и 179361- по личному составу.
2.5.Выводы и предложения, направленные на совершенствование государственного регулирования архивного дела
Период 1991-2000 годов - это период коренных изменений в общественно-политическом и государственном устройстве страны, социально-экономической жизни, науке и культуре.
Происходило реформирование деятельности архивных органов и учреждений, в особенности районных, что связано с принятием федеральных законов “ Об общих принципах организации местного самоуправления в Российской Федерации” от 28.08.95, “ Об основах муниципальной службы в Российской Федерации” от 08.01.98, законов Московской области “ О местном самоуправлении в Московской области” от13.06.96, “ О муниципальных должностях и муниципальной службе в Московской области” от 31.07.97. В связи с этим возникает вопрос о необходимости сохранения управленческого влияния на городское и районное звено архивных органов и учреждений, сохранения их нынешнего статуса и статуса их работников, недопущения разрушения существующей системы управления архивами.
Решение вышеизложенных проблем ставит на первое место вопрос о необходимости изменения современного архивного законодательства, а именно принятия Федерального Закона” О внесении изменений и дополнений в Основы законодательства РФ об Архивном фонде РФ и архивах”. Целью законопроектной деятельности должны быть не только редакционные изменения, вытекающие из Конституции РФ, Гражданского кодекса России, других недавно принятых нормативно-правовых актов. Главная задача - более глубокая правовая регламентация предмета архивного дела. Актуальными в вопросах усовершенствования главного архивного закона страны являются: понятийный аппарат закона и необходимость его дополнения, Архивный фонд России как предмет гражданского права, общие принципы организации управления архивным делом в муниципальных образованиях и их отражение в архивном законодательстве.
В целях совершенствования государственного регулирования архивного дела в Московской области представляется целесообразным создание органами государственной власти и местного самоуправления координационных межведомственных органов поддержки архивного дела, развитие межрегионального взаимодействия архивных органов и учреждений, создание договорной практики сотрудничества архивных учреждений, дальнейшее развитие взаимодействия архивных учреждений области с академическими и другими научными организациями, учреждениями культуры и образования, общественными организациями и творческими союзами. Управление по делам архивов Московской области намерено также провести работу по созданию областного отделения Российского общества историков-архивистов для содействия развитию архивного дела.
Несмотря на то, что в Московской области были созданы 40 центров хранения документации по личному составу, в связи с увеличением числа ликвидируемых по причине банкротства учреждений, организаций и предприятий как государственной, так и негосударственной форм собственности, остается актуальным вопрос о расширении сети центров хранения документации по личному составу. В целях обеспечения сохранности документов по личному составу, которые в настоящее время приобретают все большую практическую ценность в силу своей социальной значимости, представляется целесообразным создание в системе архивных учреждений Московской области Областного архива социальной защиты граждан, который бы осуществлял централизованное хранение, комплектование, учет и использование документов по личному составу ликвидированных областных организаций и учреждений, действующих областных учреждений и организаций, не имеющих условий для обеспечения сохранности документов по личному составу, а также негосударственных организаций на договорной основе. Актуальными являются также проблемы укрепления маетериально-технической базы ЦГАМО для обеспечения планомерного качественного комплектования архивных фондов, а также создание областного архива дипозитарного хранения документов на хозрасчетной основе.