Н.В. Коршунова
Практическое (производственное) обучение
«Делопроизводство и документоведение»
Программа курса
I семестр - 10 лаб. зан., зачет; II семестр – 12 лаб. зан., экзамен.
III семестр - 10 лаб. зан., зачет; IV семестр – 12 лаб. зан., экзамен.
Пояснительная записка
Программа бакалавриата по направлению «профессиональное обучение» и профилю «правоведение и правоохранительная деятельность» носит бинарный характер. Т.е. обучающиеся должны сформировать профессиональные компетенции и как педагоги профессионального обучения и как юристы, специалисты по правоохранительной деятельности. Практическое (производственное) обучение предполагает ознакомление с основами документоведения и делопроизводства. Курс состоит из практических (лабораторных) занятий, на которых студенты знакомятся с основными делопроизводственными документами, правилами их составления, хранения, изучают вопросы документооборота.
Студент должен быть ознакомлен с историей развития документа, способов и средств документирования; с законодательными и нормативными актами, касающимися организации работы с информацией и документацией, совершенствования документационного обеспечения управления; с основной научной литературой и новейшими методическими разработками по курсу, с практикой работы учреждений, предприятий и организаций по документированию управленческой деятельности. Должен знать законы и терминологию документоведения, закономерности документообразования; законодательные и нормативно-методические материалы по документационному обеспечению управления; историю документоведения; методы классификации, типизации, унификации и стандартизации документов, состав унифицированных систем документации; правила составления и оформления документов с использованием как традиционных, так и современных компьютерных информационных технологий; организацию документооборота, контроля исполнения документов и информационно-справочной работы с использованием современных компьютерных информационных технологий; формирование документов в комплексы; организацию оперативного хранения документов в делопроизводстве и основы архивного хранения документов; критерии и принципы определения научно-исторической и практической ценности документов. Изучить деятельность отдела кадров по оформлению и работе с кадровой документацией.
Содержание курса
Назначение курса, источники и литература
Документ – основной объект документоведческих исследований. Роль документа в жизни человека и общества. Документы в сфере права и управления. Влияние научно-технической революции на развитие документа. Становление и развитие документоведения как научной дисциплины. Связь документоведения с другими научными дисциплинами. Методы исследования документоведческих проблем. Общенаучные и специальные методы.
Конституция Российской Федерации. Гражданский кодекс РФ. Законодательные акты и нормативные документы. Государственные стандарты и унифицированные системы документации. Государственная система документационного обеспечения управления. Периодические издания. Литература. Справочные издания.
Документ, его функции и способы документирования
Понятия «информация» и «документ». Связь информации и документа. Роль информации в социальных и экономических процессах. Информация как основа принятия управленческого решения.
Возникновение документа, его назначение. Трансформация понятия «документ». Документ – объект исследования теоретических и прикладных дисциплин. Правовой, управленческий, исторический аспекты в определении документа. Расширение понятия «документ» с развитием науки и техники. Понятие «электронный документ». Определение документа в государственных стандартах.
Законодательные акты об обязательности документирования информации. Назначение документной информации. Оперативная и историческая (ретроспективная) документная информация как единая информационная система.
Понятие «функция документа». Зависимость понятия «документ» от его функции. Социальная природа документа. Информационная, культурная, коммуникативная функция. Функция защиты информации.
Управленческая функция и ее значение в организации управления. Правовая функция. Функция учета. Функция документа как исторического источника. Функции постоянно действующие и функции оперативные. Полифункциональность документа.
Предметный и знаковый способы передачи сообщений. Понятие «способ документирования». Этапы развития способов документирования.
Начертательный способ закрепления и передачи информации. Текстовое документирование. Пиктографическое письмо и его особенности. Логографическое письмо (идеографическое письмо), его достоинства и недостатки. Применение пиктографического и логографического письма в настоящее время.
Слоговое письмо. Возникновение фонетического (буквенного) письма. Развитие графики русского письма. Стенография. Применение текстового документирования.
Техническое документирование. Основные группы технической документации. Виды технических документов. Области применения технического документирования.
Носители информации. Древнейшие материалы для письма. Изобретение бумаги, ее достоинства, обусловившие повсеместность ее распространения. Водяные знаки (филиграни). Средства и орудия письма и их влияние на развитие графики письма. Материалы для технического документирования. Компьютерные носители информации. Влияние носителя информации на долговечность и стоимость документа.
Признаки документа
Понятие оригинала, признаки оригинала. Умноженные оригиналы. Черновики и беловики текстовых документов. Автографы. Редакции. Оригиналы кино- и фотодокументов. Оригиналы фонодокументов. Оригиналы технических документов.
Понятие «подлинник». Подлинные и подложные документы. Виды фальсификации документов. Фальсификация содержания. Интерполяция. Фальсификация состава удостоверения, бланка.
Понятие «копия». Историческое развитие копий. Виды копий, определяемые способом их воспроизведения. Копии, различаемые по способу их удостоверения. Порядок оформления копий. Юридическая сила копий.
Структура документа
Понятие «реквизит». Постоянные и переменные реквизиты. Понятие «формуляр документа». Особенности формуляра документов, полученные различными способами документирования (текстовыми, машинными, кино-, фото-, фоно-, техническими). Индивидуальный и типовой формуляр документа. Формуляр-образец, его задачи в унификации требований к реквизитам документа и их расположению.
Вопросы документирования, составления и оформления документов в законодательных и нормативных актах. Развитие унификации и стандартизации документов. Современные государственные стандарты на документы. Особенности организационно-распорядительных документов. ГОСТ Р 6.30-2003. Требования к оформлению документов» и изменения к нему. Реквизиты, регламентируемые государственным стандартом.
Бланк документа. Виды бланков. Состав бланка, порядок расположения реквизитов в бланке. Бланки с угловым и центрованным расположением реквизитов. Правила конструирования бланка. Бланки с изображением государственного герба и герба субъекта федерации.
Автор документа. Порядок обозначения наименования организации автора документа. Справочные данные об авторе, их состав, размещение на бланке. Авторы личных документов. Подпись, печать как признаки автора.
Виды документов, определяемые законодательными и нормативными актами. Связь видов документов и функции управления. Указание вида документа, его место и назначение в формуляре документа. Зависимость формы документа от его вида.
Обозначение адресата. Правила написания адресата и место указания адресата в формуляре документа. Отражение сферы действия документа в его адресате. Порядок оформления документа с несколькими адресатами. Порядок оформления почтового адреса.
Дата документа. Значение датирования документа. Авторские даты (составление, подписание), даты, относящиеся к содержанию. Даты, характеризующие элементы формуляра. Даты обработки документов. Порядок оформления дат.
Состав удостоверения документов. Назначение подписания документов. Правила подписи документов различных категорий. Место подписи в формуляре документа. Электронная подпись.
Печати и их назначение. Виды печатей. Государственная гербовая печать. Законодательство об изготовлении и пользовании печатями. Порядок проставления печати на документах.
Утверждение документов. Способы утверждения. Состав грифа утверждения, порядок его оформления, место в формуляре документа. Согласование документа. Порядок и виды согласования. Визы и грифы согласования, их оформление, место в формуляре документа.
Отметки на документах. Их роль в прохождении и исполнении документов, место в формуляре документа. Особое назначение резолюции, требование к оформлению. Отметки о взятии документа на контроль об исполнении документа и др.
Понятие «текст документа» при различных способах документирования. Сценарий подготовки документа. Содержание простых и сложных документов. Порядок изложения текста документа. Требования четкости и ясности текста документа. Логическая структура текста. Взаимосвязь содержания формы документы. Формализация текста документа. Элементы текста. Понятие «заголовок документа». Назначение заголовка, его место в формуляре документа. Приложения к тексту и порядок оформления.
Унификация документа как одно из направлений его совершенствования. Предпосылки унификации. Унификация структуры текста. Элементы формализации. Формализованный характер текстов учетной документации. Унификация языковых средств. Формы унификации: типовой, трафаретный тексты, таблица, анкета, графики, диаграммы.
Системы документации
Понятие «система документации». Признаки системы документации. Основания классификации систем документации.
Историческая обусловленность формирования систем документации. Развитие систем документации на современном этапе. Качественные изменения состава и содержания систем документации.
Государственная система документации. Функциональные системы документации. Отраслевые и ведомственные системы и их взаимосвязь.
Понятие «унифицированная система документации». Новый этап в унификации и стандартизации документов. Характеристика УСД. Государственные стандарты на УСД. Требования к построению формуляра образца. Опыт международной стандартизации документов.
Проектирование унифицированных форм документов. Типовые специализированные формы документов. Метод содержательной и формальной унификации.
Регламентация состава видов и разновидностей документов определенного комплекса по задачам управления. Табель форм документов.
Общероссийские и отраслевые унифицированные формы документов; унифицированные формы документов предприятия. Порядок введения в действие унифицированных форм документов. Альбомы форм унифицированных документов.
Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Особенности системы, ее состав. Организационно-правовые документы – уставы, положения, штатные расписания, структура и штатная численность, регламенты. Требования к их составлению и оформлению.
Распорядительные документы – постановления, решения, приказы, распоряжения и др. Порядок их составления и оформления. Оформление унифицированной документации по личному составу.
Информационно-справочные документы – справки, акты, протоколы, докладные и объяснительные записки, доверенности, служебные письма, телефонограммы, телеграммы, факсограммы. Разновидности информационно-справочных документов, их составление и оформление.
Место кадровой службы в структуре управления организацией.
Подразделения кадровой службы, их типовые задачи и функции Документ и системы документирования. Классификация документов организации. Виды, назначение и состав кадровой документации.
Основные определения ДОУ. Основные классификационные признаки и классификация видов документации организации. Назначение и состав организационно-распорядительной документации. Существующие системы документации. Стандартизация и унификация документов. Основные группы стандартов. Виды, назначение и состав кадровой документации. Документы, регламентирующие деятельность кадровой службы и процессы управления персоналом. Документы, создаваемые при оформлении (документировании) функций, выполняемых кадровой службой.
Требования к разработке и оформлению нормативных документов кадровой службы организации.
Основы разработки и оформления нормативных документов: положение о подразделении, инструкция по кадровому делопроизводству, правила внутреннего трудового распорядка, штатное расписание и др.
Структура нормативных документов. Методические основы разработки нормативных документов организации (стандартов предприятия, положений о подразделениях, должностных инструкций).
Составление и оформление штатного расписания, структуры и штатной численности, правил внутреннего трудового распорядка, положения о персонале. Разработка инструкции по кадровому делопроизводству
Требования к оформлению кадровых документов.
Составление и оформление организационно-распорядительных документов. Формуляр – образец. Подготовка бланков документов. Типы бланков. Состав и расположение реквизитов документов. Оформление организационных документов: Устав, Положение об организации, Положение о защите персональных данных работников, Договор. Распорядительные документы: приказ, распоряжение, постановление, указание, решение.
Справочно-информационные документы: докладная записка, объяснительная записка, справка, акт, протокол, телефонограмма, письмо, телеграмма, факс, доверенность.
Документирование кадровой деятельности: установление трудовых отношений, движение кадров, наложение взысканий, награждение, аттестация персонала.
Порядок оформления документов при приеме на работу. Порядок оформления документов при переводе. Порядок оформления документов при увольнении. Порядок оформления документов при командировании сотрудников. Порядок оформления документов при наложении взысканий. Порядок оформления документов при награждении сотрудников. Порядок оформления документов при аттестации персонала. Порядок оформления документов при предоставлении отпуска.
Требования к оформлению личных карточек формы Т-2, Т-2ГС, Т-4. Оформление личного листка по учету кадров и дополнений к личному листку; оформление анкет. Ведение учетных журналов в кадровой службе.
Управление документацией. Основы документооборота кадровой службы.
тапы жизненного цикла внешних и внутренних документов в организации. Потоки документов кадровой службы. Системы регистрации кадровых документов. Основные регистрационные формы. Классификация кадровых документов с точки зрения их обработки. Системы слежения документов. Организация контроля исполнения документов.
Систематизация документов кадровой службы. Разработка номенклатуры дел. Оформление дел и организация их хранения. Систематизация документов кадровой службы. Номенклатура дел. Сроки хранения документов. Оформление дел. Оформление и ведение личных дел.
3. Тематический план
| Тема | Всего часов | Лаборат. раб |
| Модуль 1. Организационные и правовые основы делопроизводства. | ||
| 1. Документированное обеспечение управления: понятие и сущность | ||
| 2. Нормативная база обеспечения делопроизводства на предприятии | ||
| 3. Требования, предъявляемые к оформлению документов на основании ГОСТ Р 6.30-2003 | ||
| 4. Порядок работы с входящими и исходящими документами | ||
| 5. Порядок работы с внутренними документами | ||
| Модуль 2. Нормативные документы организации. | ||
| 1. Понятие и виды организационно-правовых документов | ||
| 2. Организационно-распорядительные документы | ||
| 3. Информационно-справочные документы | ||
| 4. Деловое письмо | ||
| Модуль 3. Кадровое делопроизводство. | ||
| 1. Документирование кадровой деятельности | ||
| 2. Нормативно-правовое регулирование кадрового делопроизводства | ||
| 3. Организация кадрового документооборота | ||
| 4. Общие требования, предъявляемые к оформлению кадровых документов | ||
| 5. Организационно-правовая кадровая документация | ||
| 6. Плановая и договорная кадровая документация | ||
| 7. Распорядительная кадровая документация | ||
| 8. Справочно-информационная, учетная и иная кадровая документация | ||
| 9. Организация деятельности службы управления персоналом | ||
| 10. Деловая игра |
Всего: 44 ч.
Список источников и литературы
Источники
1. «Трудовой кодекс Российской Федерации» от 30.12.2001 № 197-ФЗ (ред. от 30.11.2011, с изм. от 15.12.2011) // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».
2. «Гражданский кодекс Российской Федерации» (часть первая) от 30.11.1994 № 51-ФЗ (ред. от 06.12.2011); «Гражданский кодекс Российской Федерации» (часть вторая) от 26.01.1996 № 14-ФЗ (ред. от 30.11.2011; с изм. и доп., вступающими в силу с 01.01.2012); «Гражданский кодекс Российской Федерации» (часть третья) от 26.11.2001 № 146-ФЗ (ред. от 30.06.2008); «Гражданский кодекс Российской Федерации» (часть четвертая) от 18.12.2006 № 230-ФЗ (ред. от 08.12.2011) // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».
3. Федеральный закон от 27.07.2006 № 149-ФЗ (ред. от 06.04.2011) «Об информации, информационных технологиях и о защите информации» // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».
4. Федеральный закон от 27.07.2006 № 152-ФЗ (ред. от 25.07.2011) «О персональных данных» // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».
5. Федеральный закон от 07.12.2011 № 414-ФЗ «О центральном депозитарии» // Собрание законодательства РФ. 2011. № 50. Ст. 7356.
6. Федеральный закон от 22.10.2004 № 125-ФЗ (ред. от 27.07.2010) «Об архивном деле в Российской Федерации» // Собрание законодательства РФ. 2004. № 43. Ст. 4169.
7. Закон РФ от 21.07.1993 № 5485-1 (ред. от 08.11.2011) «О государственной тайне» // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».
8. Постановление Правительства РФ от 16.04.2003 № 225 (ред. от 19.05.2008) «О трудовых книжках» (вместе с «Правилами ведения и хранения трудовых книжек, изготовления бланков трудовой книжки и обеспечения ими работодателей») // Справочно-правовая система «Консультант Плюс».
9. Постановление Правительства РФ от 22.09.2009 № 754 (ред. от 01.08.2011) «Об утверждении Положения о системе межведомственного электронного документооборота» // Собрание законодательства РФ. 2009. № 39. Ст. 4614.
10. Постановление Правительства РФ от 15.06.2009 № 477 (ред. от 07.09.2011) «Об утверждении Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти» // Собрание законодательства РФ. 2009. № 25. Ст. 3060.
11. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 26.08.2010 № 761н (ред. от 31.05.2011) «Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел "Квалификационные характеристики должностей работников образования"» // Российская газета. № 237. 20.10.2010.
12. Постановление Госстандарта РФ от 03.03.2003 № 65-ст «О принятии и введении в действие государственного стандарта Российской Федерации» (вместе с «ГОСТ Р 6.30-2003. Государственный стандарт Российской Федерации. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов»)
13. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительных документов. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Изд-во стандартов, 2003.
14. Приказ Минздравсоцразвития РФ от 11.01.2011 № 1н Об утверждении Единого квалификационного справочника должностей руководителей, специалистов и служащих, раздел «Квалификационные характеристики должностей руководителей и специалистов высшего профессионального и дополнительного профессионального образования» // Российская газета. № 101. 13.05.2011.
15. Инструкция по делопроизводству в Верховном Суде Российской Федерации (утв. Приказом Верховного Суда РФ от 29.12.2010 № 17-П) (ред. от 30.12.2011). Документ опубликован не был.
Литература
1. Автушко И.А. Положение о работе с персональными данными работников: каким ему быть? // Справочник кадровика. 2007. № 1. С. 112-116.
2. Басаков М.И. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учебное пособие.– 3-е изд., перераб. и доп. М.: Издательско-торговая корпорация «Дашков и К°», 2004. 336 с.
3. Бриллиантова Н.А., Архипов В.В. Организация электронного документооборота кадровых служб (бюджетных учреждений) // Отдел кадров государственного (муниципального) учреждения. 2012. № 1. С. 33-43.
4. Быкова Т.А. Делопроизводство: Учебник / Т. А. Быкова, Л. М. Вялова, Л. В. Санкина. Под общ. ред. проф. Т. В. Кузнецовой. – 2-е изд., перераб. и доп. М.: МЦФЭР, 2006.
5. Бугров Л.Ю. Содержание трудового договора // Справочник кадровика. 2007. № 2. С. 6-8.
6. Бурлуцкая Т.П. Бизнес в законе: от регистрации до ликвидации. М.: Деловой двор, 2011. 536 с.
7. Васильев М.В. Кадровое делопроизводство: как избежать ошибок. М: Налоговый вестник, 2010. 304 с.
8. Демин, Ю. М. Современное деловое письмо. М.: Бератор, 2004. 224 с.
9. Демин Ю.М. Делопроизводство. Подготовка служебных документов. СПб.: Изд. «Питер», 2004. 220 с.
10. Документооборот отдела кадров // Управление персоналом. 2005. № 1. С. 40-41.
11. Корнеев И.К. Управление документами: учебник / И.К. Корнеев, А.В. Пшенко, В.А. Машурцев. М.: ИНФРА, 2009. 300 с.
12. Коршунова Т.Ю. Прекращение трудового договора – новые основания // Справочник кадровика. 2007. № 2. С. 36-38.
13. Кошелева Е. Опись дел по личному составу: составление научно-справочного аппарата // Справочник кадровика. 2005. № 9. С. 45-51.
14. Кузнецова Т.В. Документоведение и документационное обеспечение управления: Введение в специальность: Учебное пособие для вузов.– 2-е изд., испр. и доп. М.: РГГУ, 2006.
15. Кушнаренко Н.Н. Документоведение: Учебник. К.: Т-во «Знания», 2007.
16. Красивин А.С. Документирование учета рабочего времени // Справочник кадровика. 2003. № 10. С.41-48.
17. Ларин М.В. Оформление служебных документов: Рекомендации на основе ГОСТ Р 6.30-2003 / М.В. Ларин, А.Н. Сокова. 2-е. изд. М.: МЦФЭР, 2006.
18. Петрыкина Н.И. Правовое регулирование оборота персональных данных. Теория и практика. М.: Статут, 2011. 134 с.
19. Погодина Г. Квалифицированный персонал, или Разрабатываем Положение о подборе // Кадровая служба и управление персоналом предприятия. 2010. № 11. С. 74 - 76.
20. Пшенко А.В. Документационное обеспечение управления: учеб. Пособие. М.: Академия, 2006. 176 с.
21. Рогожин М.Ю. Делопроизводство в примерах и образцах. М.: ПрессЮрЛит, 2004. 159 с.
22. Рогожин М.Ю. Кадровая проверка состояния делопроизводства организации // Налоговый вестник. 2011. № 2. С. 106 - 109.
23. Рубайло Э.А. Современные стандарты и приемы локального документооборота // Журнал российского права. 2011. № 5. С. 98-105.
24. Труханович Л.В., Щур Д.Л. Справочник по кадровому делопроизводству.-5-е изд., перераб.-М.: Издательство «Дело и сервис», 2007. 608 с.
25. Стенюков М.В. Секретарское дело. М.: «Книга сервис», 2003. 224 с.
26. Сутягин А.В., Ершов В.А., Толмачев И.А. Справочник практикующего юриста по трудовому праву. М.: ГроссМедиа, РОСБУХ, 2008. 304 с.
27. Чуковенков А.Ю. Деловая переписка: практич. пособие / А.Ю. Чуковенков, В. Ф. Янковая. М.: Дело, 2004.
28. Шадрина Т.В. Номенклатура дел отдела кадров // Оплата труда: бухгалтерский учет и налогообложение. 2011. № 8. С. 55 - 63.
29. https://www.pravo.gov.ru/ – Официальный интернет-портал правовой информации.
30. https://www.bibliotekar.ru/deloproizvodstvo-1/index.htm – библиотека по делопроизводству.
31. https://alianskadrovic.ru/ – кадровое делопроизводство.
5. Тематика и планы лабораторных занятий