Источниками формирования достоверной информации в БУ и НУ служат первичные учетные документы. Они являются едиными для БУ и НУ и оформляются для документирования фактов хозяйственной жизни (фактов хозяйственной деятельности).
До 1 января 2013 г. все первичные документы должны были оформляться в соответствии с унифицированными формами, утвержденными Госкомстатом России и прочими ведомствами. С 1 января 2013 г. формы первичных учетных документов, содержащиеся в альбомах унифицированных форм первичной учетной документации, не являются обязательными к применению. Теперь каждый хозяйствующий субъект составляет и утверждает в составе учетной политики формы первичных учетных документов, необходимых для документирования фактов его хозяйственной деятельности[1].
Теперь появилась возможность применять наравне с унифицированными формами первичных документов их модифицированные формы. На практике организации утверждают в составе учетной политики для бухгалтерского учета следующие группы первичных документов:
— формы унифицированных учетных документов;
— модифицированные формы унифицированных учетных документов;
— оригинальные формы первичных учетных документов, используемые в конкретной организации.
При утверждении форм первичных учетных документов необходимо учитывать требования законодательства, установленные к их оформлению (ст. 9 Закона о бухучете).
Первичные учетные документы должны содержать следующие обязательные реквизиты:
— наименование документа;
— дату составления документа;
— наименование экономического субъекта, составившего документ;
— содержание факта хозяйственной жизни;
— величину натурального и (или) денежного измерения факта хозяйственной жизни с указанием единиц измерения;
— наименование должности лица (лиц), совершившего (совершивших) хозяйственную операцию и ответственного (ответственных) за ее оформление;
— подписи лиц с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.
Первичный учетный документ должен быть составлен при совершении факта хозяйственной жизни, а если это не представляется возможным — непосредственно после его окончания.
Формы первичных учетных документов определяет руководитель экономического субъекта по представлению должностного лица, на которое возложено ведение бухгалтерского учета.
Первичные учетные документы можно разделить на две группы:
• исходящие — документы, созданные в пределах организации и отправляемые из нее контрагентам (покупателям, заказчикам или частным лицам);
• входящие — документы, созданные за пределами организации и получаемые ею от контрагентов (поставщиков, исполнителей или частных лиц).
Первичные учетные документы, используемые для ведения БУ и НУ, можно подразделить на следующие основные виды в зависимости от вида хозяйственной операции:
• товарная накладная — применяется для оформления продажи товарно-материальных ценностей (исходящая накладная) или приобретения товарно-материальных ценностей (входящая накладная). Соответственно в НУ исходящая накладная подтверждает сумму выручки у продавца, а входящая накладная — покупную стоимость;
• акт приемки-передачи услуг — подтверждает оказание услуг. Соответственно у исполнителя акт подтверждает выручку, а у заказчика — сумму расхода на приобретение услуг;
• акт приемки-передачи работ — подтверждает выполнение работ. Соответственно у исполнителя акт подтверждает выручку, а у заказчика (если выполняются строительно-монтажные работы) первоначальную стоимость основных средств для расчета налоговой базы по налогу на имущество и амортизируемую стоимость при расчете налоговых расходов на амортизацию;
• счет-фактура является одновременно первичным документом и налоговым документом. На основании счета-фактуры в БУ отражается НДС при реализации товаров (работ, услуг) у продавца, НДС при приобретении товаров (работ, услуг) у покупателя, также НДС по операциям, признаваемым объектами налогообложения по НДС;
• грузовая таможенная декларация (ГТД) и инвойс поставщика — подтверждение покупной стоимости товарно-материальных ценностей и суммы налогового вычета по НДС при импорте.
В связи с тем, что с 2013 г. налогоплательщики вправе утвердить в составе учетной политики для БУ собственные формы документов, надо уделять особое внимание контролю над входящими первичными учетными документам. При некорректном оформлении первичных документов в НУ могут быть не признаны контролирующими органами расходы в виде покупной стоимости товарно-материальных ценностей при их реализации, сумма начисленной амортизации основных средств, сумма налога на прибыль, вычет по НДС и прочее.