Внутренняя среда – это внутренние переменные организации, основные характеристики внутреннего устройства организации.
Анализ внутренней среды организации проводится по следующим переменным: цели и задачи, структура, технология и персонал. В процессе анализа необходимо качественную характеристику переменных в описательной форме.
Цели – это конкретные конечные состояния или желаемый результат, которого стремится добиться группа, работая вместе.
Для характеристики целей организации рекомендуется воспользоваться методом построения «дерева целей». При формировании «дерева целей» организации рекомендуется изучить Устав, Положение об органе управления, для государственных и муниципальных органов управления – также документы стратегического планирования развития территорий, государственные программы, нормы федерального и регионального законодательства, регулирующего сферу деятельности организации.
У организации могут быть разнообразные цели, особенно это касается организаций различных типов. Некоммерческие организации ориентированы на предоставление услуг обществу в условиях определенных бюджетных ограничений, государственные органы управления – обеспечение реализации государственной политики в определенной сфере жизнедеятельности общества.
Результат необходимо представить в виде схемы (рис.1).
Рис. 1. Модель «дерева целей» организации
При анализе сформированности целей организации следует оценить наличие и качество разработки стратегии организации, программ развития по отдельным направлениям деятельности.
Цели определяют задачи организации как по определенным направлениям деятельности, т.к. и по подразделениям и исполнителям. Задачи представляют описание серии работ или части работы, которые должны быть выполнены заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.
В данном разделе необходимо охарактеризовать наличие и качество текущего планирования (для государственных органов управление – наличие плана действия органа государственного управления на текущий год, «дорожных карт» по отдельным направлениям деятельности; для некоммерческих организаций – текущего плана развития, сметы доходов и расходов и др. документов, составляемых на краткосрочный период).
Структура организации отражает сложившееся в организации выделение отдельных подразделений, связи между этими подразделениями и объединение подразделений в единое целое.
В данном разделе необходимо на основании схемы организационной структуры, приведенной во 2 разделе, выделить количество уровней управления. Показать закрепление функций управления за соответствующими подразделениями. Дать оценку соответствия структуры организации стратегии ее развития.
Итогом должна стать матрица закрепления функций управления (см. пример таблица 8). В матрице указывают конкретные функции и виды работ, осуществляемые в подразделении.
Таблица 8
Фрагмент матрицы закрепления функцийНОУ СПО «Псковский кооперативный техникум"
| Подразделения | Содержание функции управления | ||||
| планирование | организация | мотивация | контроль | регулирование | |
| Деканат очного отделения | разработка плана работы на учебный год, планирование работы преподавателей | организация учебного процесса, составление расписания | стимулирование учебной, методической и учебно-методической работы преподавательского состава | выполнения всеми участниками образовательного процесса (студентами, преподавателями и сотрудниками) Правил внутреннего распорядка и нормативно – методических документов, определяющих учебный процесс | графика учебного процесса, снесение изменений в расписание |
| Специалист по кадрам | составление штатного расписания, планирование аттестации, повышения квалификации, планирование отпусков | кадровое делопроизводство | разработка положения о заработной плате, премировании, организация конкурсов и проектов приказов на поощрение | текущий контроль за соблюдением трудового законодательства, выполнения поручений | ротация персонала, разработка программы развития кадрового потенциала |
| … |
Технологии – средство преобразования ресурсов на входе (предметов труда, трудового потенциала, финансов, технических средств, информации, методов организации управления и производства, оказания услуг) в конечный продукт (продукцию, услуги, управленческие решения).
Необходимо дать качественную характеристику (описание) каждого из элементов технологии по приведенным ниже параметрам.
Предметы труда характеризуются объемом и номенклатурой материальных ресурсов, размером запасов, уровнем организации снабжения, системой закупок, эффективностью использования материальных ресурсов.
Трудовой потенциал характеризуется уровнем квалификации персонала (качеством персонала).
Финансы организации оцениваются с позиции их достаточности и устойчивости финансирования (общее состояние текущего баланса, бюджета, сметы), способности к наращиванию финансового потенциала, качество финансового менеджмента.
Технические средства характеризуются количеством и видами технических средств, собственными помещениями, средним возрастом технических средств, уровнем автоматизации процессов управления, уровнем организации рабочих мест, оснащенностью рабочих мест мебелью, соблюдением норм площади на одного сотрудника.
Информация характеризуется следующими показателями:
объем и виды информации, соотношение входящей и исходящей информации,
качество информации,
уровень информационного обеспечения, количество документов приходящихся на 1 сотрудника,
затраты на создание, передачу и обработку информации,
использование электронных систем документооборота,
схема информационных потоков.
Методы организации управления характеризуются:
· уровнем обеспеченности регламентирующей и методической документацией, уровнем учета и контроля исполнения,
· соотношением и формами применяемых методов управления,
· наличием распорядка рабочего дня, уровнем правового обеспечения управления,
· соотношением рутинных и творческих операций, сложностью, инновационностью процессов,
· качеством маркетинга,
· системой мотивации труда,
· уровнем социально-психологической обстановки в коллективе,
· организационной культурой и др.
Организационная культура – специфические для данной организации ценности, символы и убеждения, формальные и неформальные поведенческие нормы членов организации, их взаимодействия друг с другом и окружением.
Для анализа организационной культуры рекомендуется использовать анкету (см. табл. 9). В качестве респондентов желательно привлекать руководителей организации. После обработки анкеты сделать выводы об уровне организационной культуры и наличии «узких мест».
Обработка анкеты
1. Подсчитайте общий балл. Для этого надо сложить показатели всех ответов.
2. Посчитайте средний балл по секциям:
Работа - 1, 5, 9, 13, 17, 21, 25.
Коммуникации - 2, 6, 10, 14, 18, 22.
Управление - 3, 7, 11, 15, 19, 23, 26, 28.
Мотивация и мораль – 4, 8, 12, 16, 20, 24, 27, 29.
Интерпретация
Индекс «ОК» определяется по общей сумме по общей сумме полученных баллов. Наибольшее количество баллов – 290, наименьшее - 0. Показатели свидетельствуют о следующем уровне «ОК».
261 – 290 - очень высокий
175 – 260 - высокий
115 – 174 - средний
ниже 115 – имеющий тенденцию к деградации
Узкие места «ОК» определяются по средним величинам секций. Показатели в баллах по секциям свидетельствуют о следующем состоянии в коллективе:
9-10 - великолепное
6-8 - мажорное
4-5 - заметное уныние
1-3 - упадочное
Таблица 9