Учет материалов в бухгалтерии начинается с проверки и обработки документов, поступающих со складов и из подразделений. Проверяется правильность оформления. Неправильно оформленные документы возвращаются исполнителям для переоформления и исправления ошибок.
На основании накопительных ведомостей по приходу и расходу материалов в денежной оценке по каждой учетной группе материалов в принятых в организации учетных ценах (вариант учетной политики) в конце отчетного периода заполняют ведомость движения материальных ценностей. Эту же ведомость используют и для расчета сумм и процентов транспортно-заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости материалов от их учетных цен.
Ведомость состоит из трех разделов.
В первом разделе отражаются остаток на начало месяца и движение материалов (приход, расход и остаток на конец месяца) по местам хранения в оценке, принятой организацией. Остаток на начало месяца переносят из ведомости прошлого месяца. Данные этого раздела ведомости используют с целью увязки синтетического учета с аналитическим (сортовым) учетом на складе.
Второй раздел ведомости предназначен для отражения поступивших материалов в разрезе балансовых счетов и учетных групп. В этом же разделе приводят фактическую себестоимость поступивших материалов и рассчитывают средний процент транспортно-заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости материалов от их стоимости по учетным ценам.
Третий раздел ведомости предназначен для учета расхода материалов и определения остатка на конец отчетного периода по учетным ценам и фактической себестоимости. Фактическая себестоимость отпущенных в производство или отгруженных материалов (при продаже излишних материалов) со склада определяют исходя из среднего процента транспортно-заготовительных расходов или отклонений фактической себестоимости от плановой (рассчитанных во втором разделе ведомости) и суммы расхода материалов по учетным ценам.
Учет отклонений фактической себестоимости материалов от плановой или транспортно-заготовительных расходов ведут по группам материалов, что необходимо для правильного исчисления себестоимости материалов, израсходованных на производство продукции (выполнение работ, оказание услуг).
Учет приобретения материалов в организации зависит от источников их поступления: от поставщиков, подотчетных лиц, из отходов Производства, собственного производства, при безвозмездной передаче в случае излишков, выявленных в результате инвентаризации, и др.
Для учета поступления от поставщиков материалов и их оплаты используют специальный учетный регистр, предусматривающий позиционные записи по каждому расчетному документу и группировку по кредиту счета 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Этот регистр позволяет отражать в единстве данные расчетных документов, приходных ордеров, актов приемки материалов, акцепт счетов и их оплату, а также выявлять суммы материалов, не поступивших к концу отчетного периода и находящихся в пути, поступивших грузов без документов (неотфактурованных) и не оплаченных в установленные сроки. Данный учетный регистр открывают на месяц.
На суммы поступивших материалов от поставщиков по учетным ценам на основании приходных документов делают запись по счетам: Д-т сч. 10 «Материалы» - К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
Формирование фактической себестоимости материалов, приобретенных организацией, в бухгалтерском учете может осуществляться следующим образом:
1)непосредственно на счете 10 «Материалы»;
2)с использованием дополнительных счетов к счету 10 «Материалы» - 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» и 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».
При первом варианте учета материалов все расходы, связанные с их приобретением и доставкой в организацию, учитываются на счете 10 «Материалы». На договорную стоимость материалов, поступивших от поставщиков, делается запись на основании приходных документов: Д-т сч. 10 «Материалы» - К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Транспортно-заготовительные расходы, оплачиваемые сверх договорной цены или другим организациям, отражаются отдельно на субсчете «Транспортно-заготовительные расходы», открываемом к счету 10 «Материалы»:
Д-т сч. 10 «Материалы», субсч. «Транспортно-заготовительные расходы» К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками», 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - на сумму расходов по транспортировке материалов и их погрузке в транспортные средства, подлежащих оплате покупателем сверх продажной цены согласно договору купли-продажи; железнодорожных, водных, авиационных и других видов перевозок; комиссионное вознаграждение посреднику и др.
При отпуске материалов в производство списывают также и соответствующий процент транспортно-заготовительных расходов, относящийся к израсходованным материалам:
Д-т сч. 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы», 28 «Брак в производстве» - К-т сч. 10 «Материалы» - на покупную стоимость материалов (соответственно дебет этих же счетов, а кредит счета 10 «Материалы», субсчет «Транспортно-заготовительные расходы» - на долю транспортно-заготовительных материалов, приходящуюся на списываемые материалы).
На практике при учете материалов возникают трудности следующего характера.
Счета транспортных организаций могут отставать по времени от даты оприходования материалов, т.е. такие расходы не могут быть включены в фактическую себестоимость материалов в момент их поступления в организацию. Аналогичная ситуация может возникнуть и со счетами посреднических организаций, через которые приобретались материалы, и т.д.
Таким образом, формирование фактической себестоимости заготовления материалов происходит не единовременно, и материал может быть списан на расходы, связанные с производством еще до того, как будет окончательно сформирована его фактическая себестоимость. В этом случае необходимо использовать учетные цены. Организациям предоставлено право самостоятельно устанавливать принципы формирования учетной цены, закрепив выбранный вариант в учетной политике.
Суть данного способа состоит в том, что информация о фактической себестоимости заготовленных (приобретенных) материалов выявляется путем суммирования данных, учтенных по дебету счета 10 «Материалы» и дебету счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».
Стоимость материалов по учетным ценам отражается по дебету счета 10 «Материалы». Фактические расходы, связанные с заготовлением и приобретением материалов, собираются на дебете счета 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» при поступлении в организацию расчетных документов поставщика независимо от момента поступления самих материалов, а разница между учетной ценой и фактической себестоимостью заготовления материалов отражается на счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей».
Порядок списания отклонений, учтенных на счете 16, определяется организацией самостоятельно при принятии учетной политики. Типовые записи на счетах бухгалтерского учета будут следующими. Покупная стоимость материалов на основании расчетных документов поставщика отражается бухгалтерской записью:
Д-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» - К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
На сумму транспортных расходов по приобретенным материалам:
Д-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» - К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками».
На сумму комиссионного вознаграждения посреднику:
Д-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» - К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На сумму НДС:
Д-т сч. 19 «Налог на добавленную стоимость по приобретенным ценностям» - К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». Положительные суммовые разницы, возникающие при расчетах с поставщиками:
Д-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» - К-т сч. 60 «Расчеты с поставщиками и подрядчиками». На сумму командировочных расходов, связанных с приобретением материалов:
Д-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» - К-т сч. 71 «Расчеты с подотчетными лицами». На сумму начисленных процентов по займам и кредитам использованных на закупку материалов до момента их принятия к учету осуществляется запись:
Д-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами» - К-т сч. 66, субсч. «Проценты по кредитам и займам»; Д-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей» - К-т сч. 76 «Расчеты с разными дебиторами и кредиторами». Поступившие материалы в организацию приходуются по учетным ценам:
Д-т сч. 10 «Материалы» - К-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей». Списание материалов на производство продукции по учетным Ценам отражается записью на счетах:
Д-т сч. 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» - К-т сч. 10 «Материалы».
Порядок списания выявленных отклонений фактических расходов по приобретению материалов от их учетной цены устанавливается организацией самостоятельно при принятии учетной политики.
Для оперативного учета важно, чтобы каждый вид расходов мог быть четко отнесен к конкретному виду и партии материалов. Поэтому аналитический учет к счету 15 целесообразно организовать аналогично аналитическому учету к счету 10, т.е. по отдельным наименованиям материалов и местам их хранения.
Как видно из записей на счетах бухгалтерского учета, на дебете счета 15 формируется информация о фактической себестоимости материалов, а на кредите счета 15 - учетная цена этих же материалов.
В конце отчетного периода (месяца) разница между суммами дебета и кредита счета 15 списывается в дебет счета 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» (превышение фактической себестоимости материалов над их учетной ценой), что отражается записью:
Д-т сч. 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» - К-т сч. 15 «Заготовление и приобретение материальных ценностей».
В случае превышения учетной цены над фактической себестоимостью делают сторнировочную запись на сумму разницы.
Сумму отклонений, учтенную на счете 16, списывают в конце отчетного месяца пропорционально стоимости материалов, израсходованных при производстве продукции:
Д-т сч. 20 «Основное производство», 23 «Вспомогательные производства», 25 «Общепроизводственные расходы», 26 «Общехозяйственные расходы» - К-т сч. 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» (перерасход) или методом «красное сторно» (экономия).
Соответствующие записи на счетах бухгалтерского учета приведены в табл. 4.
Таблица 4
| Содержание операции | Дебет счета | Кредит счета |
| Приобретены материалы: на сумму фактических затрат на сумму НДС | 15 19 | 60, 76, 71 и т.д. 60,76,71 и т.д. |
| Оприходованы материалы по учетным ценам | ||
| Списано отклонение фактической себестоимости приобретенных материалов от учетной цены | ||
| Оплачены приобретенные материалы, принятые к учету | ||
| Зачтен НДС, подлежащий к уменьшению платежа в бюджет | ||
| Отпущены материалы в производство | ||
| Списана сумма отклонения, приходящаяся на списанные в производство материалы |
При составлении баланса сальдо на счете 16 «Отклонение в стоимости материальных ценностей» присоединяется (вычитается) к стоимости (из стоимости) остатка на счете 10 «Материалы».
Если договором поставки материалов предусмотрен переход права собственности на материалы от поставщика к покупателю в момент их оплаты, то поступившие материалы учитываются у покупателя до их оплаты на забалансовом счете 002 «Товарно-материальные ценности, принятые на ответственное хранение». При этом покупатель не имеет права их использовать до момента перехода права собственности на них. Если при поступлении материальных ценностей от поставщика установлена недостача, то составляется акт о приемке материалов (форма № М-7) и определяется фактическая себестоимость недостачи. Сумма недостачи складывается из стоимости недостающих материалов по ценам поставщика и части транспортных тарифов по доставке материалов.