Следует подчеркнуть, что аутсорсинг – это решение руководителя данного предприятия о передаче выполнения некоторых функций или отдельной операции необходимых для его предприятия фирме – подрядчику. Вся сущность аутсорсинга концентрируется в разумном разграничении функций бизнес‑системы в соответствии с принципом выполнения только того, что возможно сделать лучше других и с наименьшими затратами.
По каким‑то определенным основаниям глава компании принимает разумное решение относительно какого – либо вида ее деятельности: «Самому это делать или следует отдать на исполнение другому?» Можно утвердительно сказать, что какая‑то часть бизнес‑процесса исполняется не внутри территории этой фирмы. Ее выполнение отдается другой фирме, специализацией которой, является именно этот род деятельности.
Такое решение может возникнуть в расчете на то, что исполнение некоторых конкретных функций фирмой – подрядчиком является более качественным, эффективным и менее затратным, чем их исполнение в данной компании.
Известно, что бухгалтерия есть «узкое» место для ряда малых и средних российских компаний. Если рассмотреть одну сторону вопроса, то сложность действующего законодательства и постоянные перемены в правилах налогообложения предъявляют максимально высокие требования к уровню бухгалтеров фирм. Рассматривая другую сторону вопроса, видно, что постоянная недостача оборотных средств и ограниченность ресурсов не дают возможности для развития, предприятиям тратить на организацию бухгалтерского учета денежные средства, нужные для оплаты высококвалифицированного специалиста в области бухгалтерии. Можно сказать, что чаще всего компании наверняка когда‑нибудь все равно сталкиваются с определенными проблемами: налоговые проверки могут привести к значительным потерям, а, вследствие этого, неправильные решения принимаются менеджментом и главой компании и все это происходит из‑за предоставления им неверных учетных данных. Уже давно известно решение по выходу из данной ситуации – это решение и есть аутсорсинг функций по ведению бухгалтерского учета. Многие специализированные организации, которые появились сначала на Западе, а на данный момент работают и сейчас на территории России, все работы по ведению регистров учета, расчету налогов и составлению отчетности выполняют самостоятельно.
У данного ведения дела имеется ряд преимуществ:
1) сокращение управленческих издержек (экономия на оплате труда работников бухгалтерии);
2) повышение гибкости системы оплаты услуг;
3) гарантированная ответственность за получение конечного результата;
4) обеспечение высокого уровня качества услуг;
5) оптимизация налоговых платежей.
Можно подчеркнуть, что, несмотря на различия в законодательстве и деловой практике между Россией и западными странами, у группы фирм, которые занимаются бухгалтерским аутсорсингом, имеется огромное число объединяемых фактов.
Если не обращать внимание на некоторые отличия в самих подходах эккаунтинговые фирмы, на первое место всегда по важности ставят доверие клиента. Именно, известная компания Flexible Business Solutions, расположенная в Джорджии, США, поставила перед собой задачу завоевания полного и абсолютного доверия к себе своих клиентов, как к партнеру по бизнесу. Такие же планы и у крупной немецкой компании Datev, создавшей сообщество профессиональных фирм по ведению учета, на основе своего программного обеспечения.
Одной из основных проблем является проблема доверия, которая зачастую мешает клиенту обратиться к услугам аутсорсера, а, обратившись – заключить с ним контракт и передать ему свою бухгалтерскую отчетность. Главного бухгалтера предприниматели воспринимают как доверенное лицо (особенно в России, где бизнес ведется в рамках противоречащих друг другу законов, иногда совершенно невозможно). При переходе от бухгалтера, как конкретного специалиста к бухгалтеру, как организации – подрядчику, они чувствуют, что, приобретая профессионального исполнителя, они теряют доверенного советника не только по оптимизации налогов, но и по всему бизнесу в целом.
Для создания более дружеских и менее формализованных отношений со своими клиентами, фирмы, во‑первых, свою рекламу ориентируют на целевую аудиторию, а во‑вторых, стремятся к ее максимальной информативности, с тем, чтобы их потенциальный клиент имел ясное представление об их деятельности и благожелательно к ней относился. Чем охотнее клиенты представят механизмы будущего взаимодействия, тем охотнее он будет идти на контакт, соглашаясь на работу с ними.
Одним из способов успокоить клиента, является оказание для него некоторого ряда дополнительных услуг.
Современные технологии могут так же являться следующим важным моментом в работе эккаунтинговых фирм. Навряд ли без них был бы возможен тот неоспоримый рост аутсорсинговых услуг, который был во второй половине 90‑х годов и на сегодня не останавливается, несмотря на спад в экономике развитых стран мира.
Деятельность многих фирм сконцентрирована на использовании наиболее распространенных, широко известных и популярных программ для ведения бухгалтерии. На Западе это такие программы, как QuickBook, TurboTax, OracleSmallBusiness, Datev. В России монопольное положение на рынке информационных технологий занимает программа «1C: Бухгалтерия».
Однако самым главным шагом в этой области является активное использование возможностей Интернета для получения необходимых первичных документов от клиентов, для обработки информации на расстоянии и для отправки в нужные инстанции отчетности клиентов. Без преувеличения можно заявить, что использование Интернета позволяет главным образом экономить затраты эккаунтинговых фирм, исходя из расчета на одного клиента. Это видно, в частности, из создания новых пакетов услуг для своих клиентов на Западе, которые включают обязательное использование онлайновых технологий в их совместной работе. Например, компания Newtek предлагает комплексную услугу «Bookkeeper in a Digital Box», она совмещает в себе функции не только главного бухгалтера, но и финансового директора, а так же помощника по делопроизводству. В услугу включается как получение первичной документации от клиента по всем доступным каналам связи, так и оформление конкретно этих документов, а при необходимости – их отправку адресатам. В рамках этого решения клиент 24 часа в сутки и 7 дней в неделю имеет право прямого доступа через Интернет непосредственно к своей бухгалтерской базе.
Безусловно, в России Интернет еще практически не используется для аутсорсинга в бухгалтерии. Но, несмотря на то, что был запущен ряд экспериментальных проектов именно в данной области, несовершенство законодательства, и главное, отсутствие практики и опыта серьезно тормозят развитие этой сферы деятельности. Но напротив, именно в нашей стране, где достаточно остро сегодня стоит вопрос коммуникаций, а компании часто развертывают свой бизнес на огромные территории, Интернет должен сыграть непосредственно важную, решающую роль в области аутсорсинга.
Но, тем не менее, есть одно преимущество Интернета, это рекламное преимущество, которое уже в полной мере оценили некоторые из компаний, осуществляющих свою деятельность на российском рынке.
Если говорить о рекламе, то конечно, нельзя не сказать о третьей главенствующей особенности бизнеса по аутсорсингу бухгалтерии. И западные, и российские фирмы выделяют, что самая наилучшая реклама в данной сфере предлагаемых услуг – это реклама от клиента к клиенту, то есть передача информации из уст в уста. Здесь выявляются группа факторов, но важнейший момент заключается в том, что более высоко надежной рекомендации, чем рекомендация от человека, попробовавшего непосредственно данную услугу в своем личном бизнесе, нет и быть не может. Не случайно различные западные фирмы по ведению учета используют активно для своего роста давно известный и великолепно испытанный метод опубликования testimonies – восторгающихся и благодарных отзывов своих реальных клиентов об оказанных им йирмой услугах.
Делая вывод, можно сказать, что фирмы сами заинтересованы в поддержании хороших отношений не только с потенциальными или реальными клиентами, но также с теми, кто когда‑то хотя бы раз воспользовался их услугой, а потом (по различным причинам) вернулся к старой, привычной схеме работы. Также очень важно поддерживать связи с профессиональными консультантами и аудиторами, которые зачастую из самых объективных соображений рекомендуют своим подопечным перейти на аутсорсинг учета.
С точки зрения перспектив бизнеса по ведению учета, можно смело говорить о тенденции к расширению, росту ассортимента деловых услуг эккаунтинговых компаний, как на западе, так и российских учетных центров. Имеющаяся тенденция вызвана не только и не столько соображениями маркетинга и желанием диверсифицировать свой бизнес, сколько потребностями клиентов и прекрасной возможностью объемнее использовать получаемую от клиентов ценную информацию в совокупности с реальным, собственным опытом.
Рис. 1 Пирамида использование фирмой аутсорсинговых услуг.
Использование компанией аутсорсинговых услуг ведет к ее укреплению, процветанию и дает возможность занять крепкие позиции на рынке. Но прибегать к аутсорсингу, нужно начиная с реализации бизнес – идеи, так как именно это способствует достижению высокого уровня рентабельности фирмы. Внедрение аутсорсинга непосредственно на стадии управления функциями реально способствует обеспечению недостающих для положительной деятельности ресурсов. На стадиях управления процессами по снижению затрат (при условии гарантированного сохранения текущего качества продукции), созданными сетями, повышением качества продукции, ростом товарооборота, знаниями – аутсорсинг становится главным принципом управления. Динамичное внедрение аутсорсинга фирмой ведет к ее успешному развитию, как отображено на рисунке 2.
Рис. 2 Внедрение аутсорсинга на разных этапах развития фирмы.
Обобщая опыт и западных, и отечественных фирм, можно точно сказать, что совмещение предоставляемых услуг идет строго по трем направлениям:
1) учет и консультирование в сфере налогов и финансового анализа;
2) учет и системная интеграция компании, то есть постановка налогового и управленческого учета, опираясь, на самые современные программные технологии;
3) аутсорсинг учета и некоторых управленческих функций «в одном флаконе» такие, как, кадровый наем персонала и эффективное управление финансами предприятия.
Если говорить о перспективах бизнеса по аутсорсингу в России и за рубежом, то можно делать вывод о том, что именно этот бизнес имеет все необходимое для роста и дальнейшего развития – маркетинговую нишу, специалистов, технологическую перспективу и др. При этом сами собой выделяются следующие магистральные направления, на которых остановились профессиональные усилия менеджеров фирм, по предоставлению услуг в ближайшие несколько десятков лет:
1) выстраивание более тесных и доверительных взаимоотношений с клиентом, направленных на более долгосрочное сотрудничество;
2) использование возможностей Интернета в получении и обработке данных клиента;
3) диверсификация деятельности и оказание, каких либо дополнительных услуг на базе уже имеющейся бухгалтерской информации.
На данный момент представители различных сфер бизнеса (как в России, так и за рубежом) стоят перед необходимостью серьезного, глобального расширения своей маркетинговой активности. Вопрос о том, как ярко выделить и высоко выдвинуть свои продукты и торговые марки на общем фоне разнообразных маркетинговых ходов конкурентов, волнует почти всех. Возникают новые возможности, но для эффективного продвижения товаров и брэнда, необходимо идти в ногу со временем, даже немного опережать его и ни на шаг, ни на минуту не отставать от требований рынка. Однако вести полный контроль и принимать необходимые решения в современных, растущих количественно и усложняющихся качественно задачах маркетинга становится все тяжелее. Руководитель предприятия практически всегда на первых этапах работы оказывается в центре разработки всех маркетинговых преобразований, но позднее его пыл остужается и он остается на распутье, что же делать дальше? Не хватает ни ресурсов, ни знаний. Возникает выбор: потратить время и средства на создание собственного отдела маркетинга или задействовать сторонних профессиональных специалистов?
Значение слова «аутсорсинг» трактуется не иначе как использование внешних источников, то есть выполнение каких бы, то ни было функций другими компаниями, занимающимися конкретными видами деятельности.
Компании имеют возможность обращаться к сторонним организациям за выполнением отдельных функций (в данном случае за планированием маркетинговой деятельности, проведением исследований, PR – поддержкой или за осуществлением координации маркетинговой деятельности в целом: от разработки стратегии до привлечения к решению конкретных проблем специализированных организаций в случае острой необходимости).
Каждый из возможных вариантов, будь то создание собственного маркетингового отдела или привлечение специалистов другой фирмы, имеет положительные стороны и, соответственно, недостатки.
Принятие любого решения определяется целым рядом факторов. Если рассматривать преимущества собственного маркетингового отдела, то это дает возможность непосредственного, полного контроля со стороны руководителя, который всегда может спланировать и подкорректировать деятельность определенного отдела, и это будет полностью соответствовать его представлению о том, как должна строиться и вестись работа фирмы. Кадры тщательно будут подбираться собственной кадровой службой, они должны будут соответствовать требованиям именно этого руководителя и безоговорочно следовать корпоративной культуре организации. Для руководителя компании важную роль играет при решении задач маркетинга своими силами, то, что данная информация не выходит за пределы его компании, несмотря ни на какие изменения в кадрах. Но если предприятию придется прибегнуть к услугам фирмы аутсорсера, то эта информация не будет «закрытой», то есть ею будут обладать лица, не имеющие отношение к его компании. Но, и у данного подхода есть недостатки, которые связанны со значительными инвестициями. Конечно, организация маркетингового отдела внутри фирмы влечет за собой значительные расходы: привлечение специалистов, обеспечение их достойными рабочими местами, офисной техникой, зарплатой, еще необходимо учитывать расходы на обучение новых сотрудников и повышение квалификации уже работающих служащих. Руководству также придется уделять большую часть своего времени на координацию работы отдела маркетинга, прикладывать свои силы к разработке и реализации новой, спланированной маркетинговой программы. Беря во внимание тот факт, что фирма аутсорсер выставляет за свои услуги реальную фиксированную сумму, гарантируя качество реализации проекта за конкретный период времени. Чего мы не можем себе стопроцентно гарантировать, к тому же возникает сложность с точным определением расходов на это мероприятие, осуществляемое собственными силами.
Привлекая маркетинговый аутсорсинг, компания может сгруппировать свои усилия на основной деятельности, тем самым непосредственно повышая эффективность своего бизнеса.
Другие приобретения компании – это бесценный, значимый опыт работы аутсорсинговой структуры с различными компаниями, безусловное, постоянное самосовершенствование, использование новых и совершенных маркетинговых инструментов, огромные связи на соответствующем рынке. Именно тогда, когда маркетинговые специалисты внутренних структур не обладают достаточно важной информацией, постоянно инвестируя огромные деньги в их, не прекращающее обучение, что очень значимо, руководитель практически постоянно расширяет их теоретические знания. Аутсорсеры же, как правило, работают с проектами разносторонних компаний – клиентов и обладают опытом во всех сферах деятельности, что позволяет им находить оптимальные решения и нестандартные подходы.
Но аутсорсинг решает и такие проблемы, как потребность в высоко квалифицированных специалистах. А именно такие специалисты в области маркетинга на рынке труда высоко оцениваются. Эти кадры решают ряд наисложнейших задач маркетинга. А если объем работ велик, то рано или поздно все равно гораздо выгоднее становится платить непосредственно за выполненную работу, а не за потраченное на нее рабочее время, а уж, сколько специалистов аутсорсеру придется вовлечь для выполнения конкретно поставленных задач – это только его дело. Качество же выполняемых сторонней организацией работ обусловлено законами конкуренции, и в случае недовольства проделанной аутсорсером работы его очень легко заменят на другого.
Можно сказать, что достоинством стратегии аутсорсинга является видимое снижение себестоимости маркетинговых функций. Наверное, именно поэтому в России активно развиваться аутсорсинг начал в период экономического кризиса 1998 г., в то время когда компании, были вынужденные идти на значительное снижение затрат практически абсолютно по всем направлениям бизнеса, и тогда стали обращаться к услугам сторонних организаций. Но, как показал опыт, стратегия аутсорсинга экономически выгодна даже и в суровых нынешних рыночных условиях.
В результате можно сказать, что фирмы прибегая к аутсорсингу позволяют как сократить свои затраты, так и повысить качество выполняемых функций.