Бланк документа - стандартный лист бумаги с воспроизведенными на нем реквизитами, содержащими постоянную информацию, и местом, отведенным для переменной.
Согласно п.19 Инструкции по делопроизводству в государственных организациях, утверждённой постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 №4 (с последующими изменениями и дополнениями) (далее-Инструкция по делопроизводству), документы должны оформляться на бланках и иметь установленный комплекс обязательных реквизитов и стабильный порядок их расположения. На бланках изготавливается только первая страница документа, для изготовления последующих страниц используются стандартные чистые листы бумаги. При разработке бланков документов используются стандартные листы бумаги форматов А4 (210 х 297мм) и А5(148 х 210мм).
Выбор формата бланка при изготовлении документа зависит от характера и объема текста. Бланк формата А5 используется для документов, имеющих не более 5-7 строк текста.
Допускается некоторые виды документов (такие как внутренние, совместные документы и др.) оформлять на бланках, но с обязательным воспроизведением соответствующих реквизитов.
При оформлении писем, справок и других справочно-информационных документов допускается использовать угловой штамп организации.
При рукописном оформлении документов состав и расположение реквизитов должны соответствовать составу и расположению реквизитов документов, оформляемых с помощью технических средств.
В соответствии с Государственным стандартом Республики Беларусь СТБ 6.38-2004 «Унифицированные системы документации Республики Беларусь. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов», утвержденным постановлением Комитета по стандартизации, метрологии и сертификации при Совете Министров Республики Беларусь от 21.12.2004 №69 (далее-СТБ 6.38-2004),устанавливаются и разрабатываются:
-бланк для письма;
-общий бланк других видов организационно-распорядительных документов.
Бланк для письма используется для исходящей документации (письма, справки и пр.), а на основании общего бланка изготавливаются бланки для конкретных видов документов (приказов, распоряжений, указаний, протоколов и др.) Изготовление бланков для конкретных видов документов целесообразно, если их объем превышает 200 документов в год.
При создании бланка на нескольких языках реквизиты бланка должны быть продублированы на этих языках.
Бланки для писем
Согласно п.133 Инструкции по делопроизводству письмо-обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемое в связи с особым способом передачи текста (пересылка по почте и другим каналам связи).
В зависимости от содержания различаются следующие разновидности служебных писем:
-письма запросы;
-письма-ответы;
-письма сопроводительные;
-письма рекламационные;
-письма гарантийные;
-письма-напоминания;
-письма-извещения;
-письма-приглашения и иные виды писем.
Письма составляются в структурных подразделениях, в комплектацию которых входит решение соответствующих вопросов.
Письма подписываются руководителями организации и ее структурных подразделений согласно их компетенции и распределению обязанностей, закрепленных в локальных правовых актах организации.
На бланках для письма наносятся следующие реквизиты:
- Государственный герб Республики Беларусь.
Государственный герб Республики Беларусь является одним из символов Республики Беларусь как суверенного государства. Государственный герб Республики Беларусь представляет собой размещенный в серебряном поле зеленый контур Государственной границы Республики Беларусь, наложенный на золотые лучи восходящего над земным шарам солнца. Вверху поля находится пятиконечная красная звезда. Герб обрамлен венком из золотых колосьев, переплетенных справа цветками клевера, слева-цветками льна. Венок трижды перевит с каждой стороны красно-зеленой лентой, в средней части которой в основании Государственного герба Республики Беларусь в две строки начертаны золотым слова «Рэспубліка Беларусь».
Государственный герб Республики Беларусь может воспроизводиться в многоцветном, двухцветном и одноцветном (в том числе золотом) изображении в графическом или объемном варианте. Случаи помещения многоцветного, двухцветного и одноцветного (в том числе золотого) изображения Государственного герба Республики Беларусь в графическом или объемном варианте определяются законодательством Республики Беларусь.
Изображение Государственного герба Республики Беларусь помещается на бланках документов и угловых штампах государственных органов и иных государственных организаций Республики Беларусь. Негосударственные организации помещают изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документах и угловых штампах, если такое право предоставлено им в соответствии с законодательством Республики Беларусь.
Изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках располагается в центре верхнего поля. Диаметр изображения - не более 17 мм;
-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания).
Эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированные в установленном законом порядке, по усмотрению организации помещается на бланках на левом поле, если в центре верхнего поля помещено изображение Государственного герба Республики Беларусь.
На бланках документов без изображения Государственного герба Республики Беларусь эмблема или товарный знак (знак обслуживания) помещается на верхнем поле бланка. При продольном расположении реквизитов эмблема или товарный знак (знак обслуживания) организации помещается в центре верхнего поля бланка, при угловом-над серединой строки реквизита «Наименование организации» («Наименование вышестоящей организации»);
-код организации: код по ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели».
Код организации проставляется на верхнем поле справа на первом листе документа.
Органы государственной власти и управления проставляют код организации по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 004-2001 «Органы государственной власти и управления». Для других организаций код проставляется по Общегосударственному классификатору Республики Беларусь 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;
-наименование вышестоящей организации.
При наличии вышестоящей организации указывается ее полное официальное название;
-наименование организации.
Наименование организации обозначает автор документа, которым является юридическое лицо, создавшее документ.
Наименование организации указывается в точном соответствии с Уставом, положением о ней. Сокращенное наименование организации может оказаться в тех случаях, когда оно закреплено в учредительных документах организации. Сокращенное наименование помещается ниже полного и заключается в скобки;
-наименование структурного подразделения.
Наименование структурного подразделения указывается на документе в том случае, если документ издается (составляется) от имени этого подразделения;
-почтовый адрес отправителя.
Почтовый адрес отправителя оформляется в соответствии с действующими правилами оказания услуг почтовой связи;
-коммуникационные и коммерческие данные.
Коммуникационные данные (телеграфный адрес, номер телефона, телефакса, включая код автоматической междугородней (международной) телефонной связи) помещается ниже почтового адреса отправителя. Группы цифр в номерах телефонов дефисов или другими знаками препинания не разделяются. Адрес электронной почты и другие сведения указываются по усмотрению организации.
Коммерческие данные включают номер расчетного счета, наименование банка и так далее и располагаются ниже коммуникационных данных.
На бланк для письма наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов:
-дата.
Датой письма является дата его подписания;
-регистрационный индекс.
Регистрационный индекс создаваемых и получаемых документов состоит из порядкового регистрационного номера, которые может быть дополнен индексом по номенклатуре дел, индексом применяемого классификатора (корреспондентов, вопросов деятельности и т.д.) и другими условными обозначениями;
-ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа.
Ссылка на регистрационный индекс и дату входящего документа располагается на бланке для писем и включает в себя регистрационный индекс и дату документа, на который дается ответ.
Общие бланки
На общий бланк наносятся реквизиты:
-Государственный герб Республики Беларусь;
-эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания);
-код организации: код ОКРБ 004-2001 «Органы государственной власти и управления (для органов государственной власти и управления)» или код по ОКРБ 018-2003 «Юридические лица и индивидуальные предприниматели»;
-наименование вышестоящей организации;
-наименование организации;
-наименование структурного подразделения;
-место составления или издания.
Реквизит «Место составления или издания документа» располагается под реквизитами «Дата» и «Регистрационный индекс».
На общий бланк наносятся ограничительные отметки и линии для реквизитов: дата, регистрационный индекс.
Для оформления реквизита «Название вида документа» на общем бланке отводится свободное место между реквизитами «Наименование организации» («Наименование структурного подразделения») и ограничительными линиями для реквизитов «Дата» и «Регистрационный индекс».
Способы расположения реквизитов бланка.
Реквизиты бланка располагаются следующими способами:
1)центрованный
При центрованном способе начало и конец каждой строки реквизита центрируются, то есть равноудалены от границ зоны расположения реквизитов.
В п.28 Инструкции по делопроизводству установлено, что во всех организациях независимо от формы собственности бланк для письма изготавливается с продольным расположением реквизитов на двух языках;
2) флаговый
При флаговом способе каждая строка реквизита начинается от левой границы зоны расположения реквизитов.
При необходимости на бланк могут наноситься ограничительные отметки для полей и отдельных реквизитов в виде уголков и линий. Допускается наносить на бланк отметки для фальцовки и пробивки отверстий дыроколом.
Бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь
Особенности изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь регулируются актами законодательства нашего государства.
Так, Указом Президента Республики Беларусь от 28.06.2000 №357 (с последующими изменениями и дополнениями) (далее-Указ №357) упорядочены изготовление и использование бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
Указом №357 установлено, что право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов предоставляется только государственным органам и иным государственным организациям.
Руководителям, другим должностным лицам государственных органов и иных государственных организаций запрещено изготовление и использование должностных бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь. В то же время право помещать изображение Государственного герба Республики Беларусь на бланках документов иных организаций, а так же на должностных бланках документов руководителей, других должностных лиц государственных органов и иных организаций может быть предоставлено Президентом Республики Беларусь или в установленном им порядке.
Контроль за изготовлением и использованием бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь возложены Указом №357 на Министерство юстиции Республики Беларусь.
Указом №357 утверждены образцы бланков документов Президента Республики Беларусь, государственных органов и иных государственных организаций с изображением Государственного герба Республики Беларусь.
Во исполнение Указа №357 постановлением Совета Министров Республики Беларусь от 31.07.2000 №1172(с последующими изменениями и дополнениями) утверждено Положение о порядке изготовления и использования бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (далее-Положение).
Установлено, что бланки документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь (далее-гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, при этом изготовление гербовых бланков осуществляется по заказам государственных органов и иных государственных организаций, определенных Законом Республики Беларусь от 05.07.2004 №301-3 «О государственных символах Республики Беларусь».
Гербовые бланки государственных органов и иных государственных организаций подлежат обязательному учету.
На гербовых бланках типографическим способом или нумератором проставляются порядковые номера, а при необходимости-серии этих номеров.
Учет гербовых бланков ведется раздельно по видам гербовых бланков в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале) с использованием следующих реквизитов:
-наименование вида гербового бланка;
-дата поступления;
-номер сопроводительного документа;
-организация-поставщик гербовых бланков;
-количество экземпляров;
-серия и номер гербовых бланков;
-наименование структурного подразделения государственного органа и иной государственной организации, фамилия и инициалы должностного лица-получателя гербовых бланков;
-расписка в получении;
-примечание (отметка об уничтожении и т.д.).
Гербовые бланки хранятся в шкафах (сейфах). Места хранения гербовых бланков должны надежно закрываться и опечатываться.
Уничтожение гербовых бланков производится по акту с отметкой в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале).
Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагается на структурное подразделение, ответственное за делопроизводство государственных органов и иных государственных организаций.
Приказами (распоряжениями) руководителей государственных органов и иных государственных организаций назначаются лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение гербовых бланков.
| Во исполнение п.6 Положения о порядке изготовления и использование бланков документов с изображением Государственного герба Республики Беларусь, утвержденного постановлением Совета министров Республики Беларусь от 31.07.2000 №1172 (с последующими дополнениями и изменениями). ПРИКАЗЫВАЮ: 1. Назначить Иванову И.И., заведующую канцелярией персонально ответственной за учет, использование и хранение гербовых бланков. |
Учетно-регистрационная форма (карточка, журнал) включает в номенклатуру дел государственного органа и иной государственной организации.
Проверка наличия использования и хранения гербовых бланков производится не реже одного раза в год комиссией, назначенной приказом (распоряжением) руководителя государственного органа и иной государственной организации. О проводимой проверке делается отметка в учетно-регистрационной форме (карточке, журнале) после последней записи. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, использовании и хранении гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляются актом и доводятся до сведения руководителей государственных органов и иных государственных организаций.
Допускается тиражирование средствами оперативной полиграфии государственного органа и иной государственной организации документов на гербовом бланке, предназначенных для рассылки, при условии заверения каждой копии документа печатью. Указатель рассылки с количеством отправляемых экземпляров хранится в деле вместе с подлинником документа или его копией.
| Государственный герб Республики Беларусь Найменне Наименование вышэйстаячай арганізацыі вышестоящей организации Найменне арганізацыі Наименование организации Паштовы адрас Почтовый адрес Камунікацыйныя даныя Коммуникационные данные _______№___ На №__ад___ |
2. Форма бланка для письма государственных органов и иных государственных организаций с государственным гербом и эмблемой на левом поле:
| Государственный герб Республики Беларусь Найменне вышэйстаячай Наименование вышестоящей арганізацыі организации (эмблема) Найменне арганізацыі Наименование организации Найменне структурнага Наименование структурного падраздзялення подразделения Паштовы адрас Почтовый адрес Камунікацыйныя даныя Коммуникационные данные Камерцыйныя даныя Коммерческие данные _________№______ На №_____ад______ |
3.Форма бланка для письма коммерческой организации с эмблемой (товарным знаком, знаком обслуживания) и коммерческими реквизитами (при наличии вышестоящей организациями):
| Эмблема организации Найменне вышэйстаячай арганізацыі Наименование вышестоящей организации Найменне арганізацыі Наименование организации Паштовы адрас Почтовый адрес Камунікацыйныя даныя Коммуникационные данные Камерцыйныя даныя Коммерческие данные _________№__________ На №____ад___________ |
4.Форма бланка для письма коммерческой организации с эмблемой (товарным знаком, знаком обслуживания) без коммерческих реквизитов(при отсутствии вышестоящей организации):
| Эмблема организации Найменне арганізацыі Наименование организации Паштовы адрас Почтовый адрес Камунікацыйныя даныя Коммуникационные данные Камерцыйныя даныя Коммерческие данные __________№__________ На №_____ад___________ |
5. Форма бланка для письма коммерческой организации без эмблемы с коммерческими реквизитами (при отсутствии вышестоящей организации и без использования эмблемы (товарного знака, знака обслуживания)):
| Найменне арганізацыі Наименование организации Паштовы адрас Почтовый адрес Камунікацыйныя даныя Коммуникационные данные Камерцыйныя даныя Коммерческие данные ___________№___________ На №____ад______________ |