Организационные документы

Комплекс взаимосвязанных документов, регламентирующих структуру, задачи, функции предприятия, организацию его работы, права, обязанности, ответственность руководства и специалистов предприятия называется организационными документами.

Устав – правовой акт, определяющий порядок образования, компетенцию, структуру, функции, задачи, права предприятия, организации, учреждения.

Устав разрабатывается и утверждается учредителями хозяйственных обществ. Производственных кооперативов и других юридических лиц. Если предприятие создается одним лицом, то это лицо и утверждает устав. Устав организации, созданной нескольким учредителями утверждается их общих собранием. Устав государственного или муниципального предприятия утверждается уполномоченным на то государственным органом или органом местного самоуправления.

Структура текста устава и его содержание определяется разработчиками устава. В число обязательных разделов включаются:

1. Общие положения (определяются цели и задачи создаваемой организации)

2. Организационная структура (состав структурных подразделений, их функции и взаимосвязи)

3. Регламент организации (формы и методы управления, права и обязанности должностных лиц)

4. Финансово – материальная база (определение размеров основных и оборотных средств, источники, порядок распоряжения средствами и ценностями)

5. Отчетная и ревизионная деятельность

6. Порядок ликвидации организации

Устав каждой организации может содержать дополнительные сведения в зависимости от специфики деятельности организации. Особенностью оформления устава является отметка о регистрации устава, проставляемая на титульном листе. Она включает: наименование органа, осуществляющего государственную регистрацию, дату регистрации, государственный регистрационный номер. Отметка заверяется печатью регистрирующего органа.

Положение – правовой акт, определяющий порядок образования, правовое положение, права, обязанности, организацию деятельности государственных органов, организаций, учреждений, структурных подразделений.

Положение об организации - это правовой акт, на основании которого действуют государственные организации. Структура текста положения регламентирована УСОРД:

1. Общие положения
2. Основные задачи
3. Функции
4. Права и обязанности
5. Руководство
6. Взаимоотношения. Связи
7. Контроль, проверка и ревизия деятельности
8. Реорганизация и ликвидация

Положение об организации оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем организации с проставлением гербовой печати, утверждается распорядительным документом вышестоящей организации. Изменения в положение об организации могут вносится только приказом руководителя вышестоящей организации.

Положение о структурных подразделениях можно квалифицировать следующим образом:

1. положение о структурном подразделении

2. положение о коллегиальном органе (совете директоров, правлении, ученом совете, педсовете и т.д.)

3. положение о временных органах (совещания, комиссии и т.д.0

Отличие положения о структурном подразделении от положения об организации заключается в структуре текста. В данном виде положения отсутствуют разделы «контроль, проверка и ревизия деятельности» и «реорганизация и ликвидация», и добавляется раздел «ответственность». Положение о структурном подразделении оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, подписывается руководителем структурного подразделения, утверждается руководителем организации. Изменения в положение о структурном подразделении вносятся приказом руководителя организации.

Положение о коллегиальных и совещательных органах также отличаются структурой и содержанием текста. В качестве примера приводится структура текста положения о совете директоров.

1. Общие положения
2. Компетенция совета директоров
3. Состав Совета Директоров
4. Выдвижение кандидатов в совет директоров
5. Избрание членов совета директоров
6. Регламент заседаний совета директоров
7. Взаимоотношения с другими подразделениями общества
8. Ответственность членов совета директоров
9. Порядок утверждения положения о Совете директоров и порядок внесения в него изменений.

Особенностью данных положений является порядок из утверждения и внесения изменений. Если это коллегиальный орган госпредприятия то порядок утверждения и внесения изменений такой же как для положений о структурном подразделении, а если это частное предприятие, то изменения в положения вносятся решением общего собрания акционеров.

Положение о временных органах. Данный документ создается в случае необходимости на период действия такого органа. Структура текста нормативно не закреплена. Утверждается органом, в компетенцию которого входит создание временного органа.

Регламент работы – правовой акт, устанавливающий порядок деятельности руководства организации, коллегиального органа. Регламент работы определяет порядок планирования работ, порядок подготовки и внесения документов на рассмотрение, порядок принятия и оформления решений заседаний коллегиального органа, доведения их до исполнителей. Оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, утверждается руководителем организации или коллегиального органа.

Правила внутреннего трудового распорядка – правовой акт, регламентирующий организацию работы организации, взаимные обязанности работников и администрации, предоставление отпусков, командирование сотрудников, внутри объектный режим и другие вопросы. Оформляются на общем бланке с указанием вида документа, подписываются руководителем кадровой службы, согласовываются на собрании трудового коллектива и утверждаются руководителем организации.

Правила имеют унифицированную форму, а текст правил составляется в соответствии с «Типовыми правилами внутреннего трудового распорядка для рабочих и служащих учреждений, организаций, предприятий».

Структура текста типовых правил внутреннего трудового распорядка:

1. общие положения

2. порядок приема, перевода и увольнения рабочих и служащих

3. основные обязанности рабочих и служащих

4. основные обязанности администрации

5. рабочее время и его использование

6. поощрения за успехи в работе

7. ответственность за нарушение трудовой дисциплины

В негосударственных организациях наряду с правилами внутреннего трудового распорядка разрабатывается Положение о персонале, в котором отражаются вопросы профессионального и социального развития трудового коллектива, взаимоотношения с администрацией, права и ответственность администрации и персональные правила делового поведения (этики).

Инструкция – правовой акт, содержащий правила, регулирующие организационные, научно – технические, технологические, финансовые и иные специальные стороны деятельности учреждений, их подразделений, должностных лиц и граждан. Оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа. Заголовок должен четко определять вопросы на которые распространяется инструкция. Подписывается тем руководителем подразделения, в основные задачи которого входят вопросы указанные в заголовке инструкции. Визируется руководителями всех заинтересованных подразделений, юристом. Утверждается приказом руководителя, в котором разъясняется порядок и сроки ее введения в действие и называются ответственные исполнители.

Должностная инструкция – правовой акт, издаваемый организацией в целях регламентации организационно – правового положения работника, его обязанностей, прав, ответственности. Оформляется на общем бланке с указание вида документа. Утверждает должностную инструкцию заместитель руководителя, курирующий данное подразделение или сам руководитель. Подписывает руководитель структурного подразделения. Визы – начальника отдела кадров и юриста. Заголовок к тексту отвечает на вопрос кого? – секретаря (например).

Ниже приводится формуляр и структура текста должностной инструкции.

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

ДОЛЖНОСТНАЯ ИНСТРУКЦИЯ Руководитель организации

_________№__________ __________И.О. Фамилия

Место издания «___»____________ _____г.

___________________

наименование должности

___________________

работника

ТЕКСТ

1. Общие положения
2. Функции
3. Должностные обязанности
4. Права
5. Ответственность
6. Взаимоотношения (связи по должности)
7. Квалификационные требования
8. Оценка работы

Руководитель подразделения (подпись) И.О. Фамилия

Визы согласования

Инструкцию получил (подпись) И.О. Фамилия

00.00.0000

Структура и штатная численность – правовой акт, устанавливающий структуру организации, наименование структурных подразделений и должностей, штатную численность по каждой должности. Оформляется на общем бланке с указанием вида документа, подписывается руководителем кадровой службы, визируется главным бухгалтером, заместителем руководителя и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати.

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

Руководитель организации

СТРУКТУРА И ____________И.О. Фамилия

ШТАТНАЯ ЧИСЛЕННОСТЬ «____»____________20__г.

_________№____________ Гербовая

место издания печать

аппарата управления

колледжа

Зав. отделом кадров (подпись) И.О. Фамилия

Визы согласования

Штатное расписание – правовой акт, закрепляющий должностной состав работников организаций с указанием должностных окладов, регулирующий соотношение разных категорий специалистов, устанавливающий фонд заработной платы организации в целом за месяц. Оформляется на общем бланке организации с указанием вида документа, в заголовке к тексту указывается год, на который составляется штатное расписание, визируется главным бухгалтером, юристом, руководителями структурных подразделений, заместителем руководителя организации, подписывается руководителем отдела кадров и утверждается руководителем с проставлением гербовой печати. В негосударственных учреждениях документ может утверждаться советом директоров. В связи с тем, что штатное расписание документ долгосрочный в него разрешается вносить изменения. Изменения вносятся приказом по организации.

Наименование организации УТВЕРЖДАЮ

ШТАТНОЕ РАСПИСАНИЕ штат в количестве____ единиц

_________№___________ с месячным фондом заработной

платы

________________________руб. Должность руководителя

_____________________Ф.И.О. «____»________________20__г.

на ______ год

Начальник отдела кадров И.О.Ф.

Визы согласования