Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления из деятельности.
Письма оформляются на бланке для писем А4 или А5. Текст должен быть простым, т.е. охватывать 1 вопрос. Поэтому если надо решить несколько вопросов по каждому составляется отдельное письмо.
Текст письма состоит из:
- обращения (уважаемы Иван Иванович! Господин Иванов!)
- вступления, где излагаются мотивы, побудившие к составлению документа
- основная часть, где излагаются просьбы, предложения, замечания, выводы; в зависимости от содержания основной части письма делятся на большое количество разновидностей.
- Заключительная часть, может начинаться со слов:
§ мы будем признательны за быстрый ответ
§ надеемся, что наша просьба будет выполнена
§ мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества
§ с уважением
АО «Луч» Директору АО «Свет»
150000 г. Ярославль С.П. Соколову
ул. Свободы 10, оф. 105 ул. Темная, д.47
т/ф 457895 г. Калуга, 457844
05.10.2002 № 95
на № _______от_______
О предоставлении чертежей
Уважаемы Сергей Петрович!
Нам очень понравились конструкторские разработки Вашего сотрудника
А.Б. Петрова, в связи с этим просим Вас выслать нам чертежи его разработок. Оплату гарантируем.
С уважением,
Директор АО Луч И.И. Иванов
Главный бухгалтер Ф.К. Федоров
Классификация служебных писем:
- Письма, отправляемые их учреждения делятся на 2 группы:
- инициативные
- ответные
- По характеру информации письма делятся на:
- Сопроводительные (составляются при отправке каких – либо документов или материальных ценностей), начинаются со слов посылаем, направлем, прилагаем, тексты таких писем короткие, составляются на А5, заголовка не имеют; в данном виде письма всего должен присутствовать реквизит «отметка о наличии приложения»
- Письма – приглашения – адресуются отдельным лицам, коллективам, организациям, приглашают принять участие в каком – либо мероприятии, указываются характеристика мероприятия, сроки проведения, условия участия и т.д.
- Информационное письмо – с помощью таких писем пропагандируется деятельность организации, продукция и т.д. разновидность – рекламное письмо
- Письмо – извещение – такие письма являются ответными на запрос и начинаются со слов сообщаем, извещаем, ставим в известность и т.д.
- Письмо – подтверждение – такие письма являются обязательной частью деловых отношений. Содержит сообщение о получении каких – либо отправлений
- Письмо – напоминание – содержит указания о приближении или окончании срока каких – либо обстоятельств
- Гарантийное письмо – такие письма имеют повышенную правовую функцию и удостоверяются подписью главного бухгалтера и печатью. Они обеспечивают исполнение каких – либо обязательств, может гарантироваться оплата за выполняемую работу.
Справка – это документ, содержащий описание ли подтверждение определенных фактов, событий.
|
|
Справки делятся на 2 группы:
- несут информацию служебного характера
- несут информацию личного характера, удостоверяют какой – либо юридический факт.
Ситуации для выдачи справок второй группы типовые, поэтому могут применяться типовые бланки.
Оформляются на общем бланке А4 или А5, подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за предоставленную информацию или руководитель организации. Если справка несет информацию финансового характера, то ее подписывает так же бухгалтер и она может удостоверяться печатью.
|
|
Оформление справки служебного характера
АО «Луч» Главному инженеру
СПРАВКА И.И. Иванову
11.12.2003 № 45
г. Ярославль
О имеющихся на складе
стройматериалах
На 11.12.2003 на складе имеются…
Завскладом личная подпись В.П. Петрова