Справочно-информационные документы




Служебное письмо – это обобщенное название различных по содержанию документов, служащих средством общения между организациями в процессе осуществления из деятельности.

Письма оформляются на бланке для писем А4 или А5. Текст должен быть простым, т.е. охватывать 1 вопрос. Поэтому если надо решить несколько вопросов по каждому составляется отдельное письмо.

Текст письма состоит из:

- обращения (уважаемы Иван Иванович! Господин Иванов!)

- вступления, где излагаются мотивы, побудившие к составлению документа

- основная часть, где излагаются просьбы, предложения, замечания, выводы; в зависимости от содержания основной части письма делятся на большое количество разновидностей.

- Заключительная часть, может начинаться со слов:

§ мы будем признательны за быстрый ответ

§ надеемся, что наша просьба будет выполнена

§ мы рассчитываем на успешное продолжение сотрудничества

§ с уважением

 

 

 


АО «Луч» Директору АО «Свет»

150000 г. Ярославль С.П. Соколову

ул. Свободы 10, оф. 105 ул. Темная, д.47

т/ф 457895 г. Калуга, 457844

 

05.10.2002 № 95

на № _______от_______

 

О предоставлении чертежей

 

Уважаемы Сергей Петрович!

 

Нам очень понравились конструкторские разработки Вашего сотрудника

А.Б. Петрова, в связи с этим просим Вас выслать нам чертежи его разработок. Оплату гарантируем.

 

С уважением,

Директор АО Луч И.И. Иванов

 

Главный бухгалтер Ф.К. Федоров

 

 

Классификация служебных писем:

  1. Письма, отправляемые их учреждения делятся на 2 группы:
    1. инициативные
    2. ответные
  2. По характеру информации письма делятся на:
    1. Сопроводительные (составляются при отправке каких – либо документов или материальных ценностей), начинаются со слов посылаем, направлем, прилагаем, тексты таких писем короткие, составляются на А5, заголовка не имеют; в данном виде письма всего должен присутствовать реквизит «отметка о наличии приложения»
    2. Письма – приглашения – адресуются отдельным лицам, коллективам, организациям, приглашают принять участие в каком – либо мероприятии, указываются характеристика мероприятия, сроки проведения, условия участия и т.д.
    3. Информационное письмо – с помощью таких писем пропагандируется деятельность организации, продукция и т.д. разновидность – рекламное письмо
    4. Письмо – извещение – такие письма являются ответными на запрос и начинаются со слов сообщаем, извещаем, ставим в известность и т.д.
    5. Письмо – подтверждение – такие письма являются обязательной частью деловых отношений. Содержит сообщение о получении каких – либо отправлений
    6. Письмо – напоминание – содержит указания о приближении или окончании срока каких – либо обстоятельств
    7. Гарантийное письмо – такие письма имеют повышенную правовую функцию и удостоверяются подписью главного бухгалтера и печатью. Они обеспечивают исполнение каких – либо обязательств, может гарантироваться оплата за выполняемую работу.

Справка – это документ, содержащий описание ли подтверждение определенных фактов, событий.

Справки делятся на 2 группы:

- несут информацию служебного характера

- несут информацию личного характера, удостоверяют какой – либо юридический факт.

Ситуации для выдачи справок второй группы типовые, поэтому могут применяться типовые бланки.

Оформляются на общем бланке А4 или А5, подписывают справку лица, ее составляющие и несущие ответственность за предоставленную информацию или руководитель организации. Если справка несет информацию финансового характера, то ее подписывает так же бухгалтер и она может удостоверяться печатью.

Оформление справки служебного характера


АО «Луч» Главному инженеру

СПРАВКА И.И. Иванову

11.12.2003 № 45

г. Ярославль

 

О имеющихся на складе

стройматериалах

 

На 11.12.2003 на складе имеются…

 

Завскладом личная подпись В.П. Петрова



Поделиться:




Поиск по сайту

©2015-2024 poisk-ru.ru
Все права принадлежать их авторам. Данный сайт не претендует на авторства, а предоставляет бесплатное использование.
Дата создания страницы: 2019-04-14 Нарушение авторских прав и Нарушение персональных данных


Поиск по сайту: