Распорядительные документы играют важную роль в управлении учреждениями, предприятиями, организациями. Эти документы носят властный административный характер и обращены к нижестоящим подчиненным должностным лицам, трудовым коллективам и организациям.
С точки зрения принятия решений распорядительные документы делятся на две группы.
К первой группе относятся документы, создаваемые в условиях коллегиальности (коллегией, собранием, советом, правлением и другими коллегиальными органами управления). К ним относятся постановления и решения.
Ко второй группе относятся документы, создаваемые в условиях единоличного принятия решений (на основе единоначалия) должностным лицом, как правило, руководителем организации, а в отдельных случаях руководителями других уровней. К таким документам относятся приказ, распоряжение, указание.
Постановление – это документ, принимаемый высшими и некоторыми центральными органами федеральной исполнительной власти, действующими на основе коллегиальности, а так же представительными и коллегиальными исполнительными органами субъектов РФ в целях разрешения наиболее важных и принципиальных задач, стоящих перед данными органами, и установления стабильных норм и правил.
Руководящие органы (президиум, советы директоров) так же могут принимать постановления.
Структура текста постановления включает 2 части.
Вводная часть текста может содержать ссылки на законы и ранее изданные постановления или другие нормативные правовые акты. Однако иногда постановление не нуждается в вводной части и его текст начинается непосредственно с указания органа, издающего постановление, и ключевого слова (глагола), отделяющего вводную часть от распорядительной. Ключевым словом может быть «ПОСТАВНОВЛЯЕТ» или «ПОСТАНОВЛЯЮ».
Распорядительная часть текста строится по пунктам, в каждом из которых содержится определенное поручение, назван исполнитель и сроки.
Постановления могут утверждать другие документы, как правило организационные (инструкции, положения и т.д.). Отметка о наличии таких приложений должна приводится в том пункте постановления, в котором говорится об утверждении данного документа, сразу же после окончания текста данного пункта. На самом документе, который утвержден постановлением, на первом листе в правом верхнем углу делается отметка, например:
Приложение 1
к Постановлению правительства
Российской Федерации
от 28 декабря 1998 г. № 1562
Постановление оформляется на общем бланке, с указанием вида документа - ПОСТАНОВЛЕНИЕ.
Постановление издаваемое высшими органами федеральной исполнительной власти имеет только одну подпись – руководителя данного органа. Постановление коллегии, министерства, руководящего органа общественной организации, как правило, две подписи – руководителя коллегиального органа и ответственного секретаря.
Правительство Москвы
ПОСТАНОВЛЕНИЕ
16.03.2000 № 188
О проекте закона г. Москвы «Об обеспечении
беспрепятственного доступа инвалидов
к объектам социальной, транспортной
и инженерно инфраструктуры»
В целях решения проблем адаптации инвалидов в городской среде, обеспечения их беспрепятственного доступа и пользования пешеходно – транспортной сетью города и объектами социальной, транспортной и инженерной инфраструктуры, а так же во исполнение пункта 5 постановления Правительства Москвы от 17.03.1998г. №183 «О комплексной целевой программе реабилитации инвалидов на 1998 - 2000 года» Правительство Москвы
ПОСТАНОВЛЯЕТ:
- Одобрить проект закона города Москвы «Об обеспечении беспрепятственного доступа инвалидов к объектам социальной, транспортной и инженерно инфраструктуры».
- Вынести указанный проект закона г.Москвы на рассмотрение Московской городской Думы в установленном порядке
- Контроль за выполнением настоящего постановления возложен на первого заместителя Премьера Правительства Москвы Шанцева В.П.
Премьер правительства
Москвы личная подпись Ю.М. Лужко
Решение представляет собой документ коллегиального органа (совета директоров, общего собрания акционеров) составленного по производственным вопросам.
Решение издают муниципальные органы управления, советы директоров, правления кооперативов, общие собрания акционеров, ученые, методические, педагогические советы.
Решениями также называются совместные распорядительные документы, принимаемые двумя и более органами, имеющими право издавать различные по форме распорядительные документы.
Решения, принимаемые одним органом, оформляются аналогично другим распорядительным документам с использованием слов «РЕШИЛ» или «РЕШИЛИ». Подписывается решение председателем и всеми членами коллегиального органа или председателем и секретарем.
Совместные решения оформляются на чистом листе бумаги. В заголовочной части этих документов указывается полное наименование всех организаций, издающих данный документ. Регистрационный номер включает в себя номера, присвоенные всеми организациями, которые разделяются косой чертой. В таких документах используется форма приложения текста от первого лица множественного числа: «ПРИКАЗЫВАЕМ», «РЕШИЛИ». Подписи в совместных документах располагаются на одном уровне.
ЗАО «Российская пушнина»
Совет директоров
РЕШЕНИЕ
07.04.2004 № 05
Москва
О подготовке к пушному
аукциону
На основании координационного плана от 01.03.2003 Совет директоров ассоциации «Российская пушнина»
РЕШИЛ:
- Назначить ответственного представителя ЗАО на аукционе в Санкт – Петербурге Васильева А.Д.
- Васильеву А.Д. подготовить предложения по составу делегации и представить на рассмотрение совету до 15.04.2004.
- Смирнову Л.В. подготовить уточненный ассортимент пушных изделий, пользующихся спросом, и представить на рассмотрение Совету до 15.04.2004
Председатель совета личная подпись А.А. Шитов
Секретарь совета личная подпись А.А. Горбунов
Приказ – правовой акт, издаваемый руководителем организации, действующим на основе едино начального принятия решений, в целях разрешения основных оперативных задач, стоящих перед организацией.
Приказы по содержанию и способам оформления бывают двух видов:
- по личному составу
- по основной деятельности
Приказы по личному составу будут рассмотрены позже в теме «Система документации по личному составу».
В данной теме рассмотрим приказы по основной деятельности. Приказы по основной деятельности регулируют:
- деятельность самой организации по вопросам ее создания, реорганизации, ликвидации, ее структурных подразделений, коллегиальных органов и порядок их работы
- организационно – правовое положение сотрудников
- порядок финансирования, материально – технического обеспечения, научно – техническую политику, информационную и документационную деятельность, социальные вопросы, а так же порядок осуществления специальных для каждой организации видов деятельности
Приказы по основной деятельности оформляются на общем бланке. Проект приказа согласовывается с главным или ведущим специалистом, юристом, бухгалтером и подписывается руководителем.
Приказ содержит следующие реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата, номер, место составления, заголовок к тексту, отметка о контроле, текст, подпись, визы согласования, отметка об исполнении документа и направлении его в дело, отметка об исполнителе, идентификатор электронной копии.
Текст приказа, как правило, состоит из двух разделов:
- констатирующая часть – отражает цели и задачи предписываемых действий, причины издания приказов, дается ссылка на документы, послужившие основанием для составления приказа
- распорядительная часть – как правило делится на пункты, каждый пункт начинается с указания конкретного действия, выраженного глаголом в неопределенной форме, далее указывается фамилия исполнителя или названием структурного подразделения – исполнителя; затем указывается срок исполнения; последним пунктом приказа может быть пункт о должностном лице, ответственном за выполнение приказа в целом.
Распорядительная часть отделяется от констатирующей словом ПРИКАЗЫВАЮ, которое проставляется посередине или от края.
Приказ подписывается руководителем организации, и он вступает в силу с момента его подписания и регистрации, если в тексте не оговорены другие сроки.
ООО «Строитель»
ПРИКАЗ
30.12.2002 №6
г. Ярославль
О введении инструкции
по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Утвердить инструкцию по ведению делопроизводства в аппарате ООО «Строитель».
- Ввести в действие инструкцию по делопроизводству с 15.01.2003
- Всем структурным подразделениям и сотрудникам ООО с 15.01.2003 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в инструкции по делопроизводству.
- Секретарю Ивановой А.И. обеспечить тиражирование инструкции и передачу ее структурные подразделения до 15.01.2003.
- Контроль за выполнением настоящего приказа возложить на заместителя директора предприятия Егорова П.А.
Директор личная подпись С.Т. Борисов
Распоряжение – правовой акт, издаваемый единолично руководителем коллегиального органа государственного управления в целях разрешения оперативных вопросов. Как правило, оно имеет ограниченный срок действия и касается узкого круга организаций и должностных лиц.
Распоряжения издают: Президент РФ, Председатель Правительства РФ, председатели правительств субъектов РФ, другие руководители органов управления по оперативным вопросам, не требующим коллегиального обсуждения. Так же по сложившейся практике распоряжения издают руководители предприятий.
Особенностью оформления данного вида распорядительных документов является наличие реквизита адресат. Данный реквизит как правило приводится в обобщенном виде:
Начальникам структурных
подразделений завода
Текст распоряжения так же состоит из двух частей, причем вторая часть отделяется словами «ПРЕДЛАГАЮ» или «ОБЯЗЫВАЮ».
Распоряжение имеет одну подпись – руководителя.
Комитет социальной защиты
населения Москвы
Московский политехникум
РАСПОРЯЖЕНИЕ
09.10.2003 № 45
О нарушении учебной
дисциплины
За нарушение учебной дисциплины (пропуска занятий без уважительных причин) в сентябре 2003 года
ОБЯЗЫВАЮ:
- Объявить выговор следующим студентам:
Группа 9ДА – 21 - Ушеренко А.Ю. 36 ч.
Группа 9ДА – 31 - Шадриной А.А. 32 ч.
- Классным руководителям усилить воспитательную работу в группах и предупредить всех вышеперечисленных студентов, что в случае повторного нарушения учебной дисциплины к ним будут приниматься меры административного воздействия.
- Классным руководителя групп довести настоящее распоряжение до всех студентов.
Директор политехникума личная подпись Л.А. Румынина
Указание – правовой акт, издаваемый органом государственного управления преимущественно по вопросам информационно – методического характера, а так же по вопросам, связанным с организацией использования приказов, инструкций и других актов данного органа и вышестоящих органов управления.
Указание как вид документа был введен в практику в 1970 году вместо применявшегося ранее циркулярного письма, которое издавалось по тем же вопросам.
Выписка из распорядительных документов – это копия определенной части подлинного документа. В выписке из приказа содержаться все реквизиты приказа до распорядительной части. Из распорядительной части берется только та информация, которая необходима в конкретном случае. Выписка заверяется проставлением отметки о заверении копии.
ООО «Строитель»
ВЫПИСКА ИЗ ПРИКАЗА
30.12.2002 №6
г. Ярославль
О введении инструкции
по делопроизводству
В целях совершенствования работы с документами на предприятии и обеспечения их сохранности
ПРИКАЗЫВАЮ:
- Всем структурным подразделениям и сотрудникам ООО с 15.01.2003 руководствоваться правилами работы с документами, закрепленными в инструкции по делопроизводству.
Директор личная подпись С.Т. Борисов
Верно
Секретарь личная подпись А.И. Иванова
«__»________200__г.