Оформляется на общем бланке. Заголовок к тексту отсутствует, текст начинается с фамилии. Имени, отчества того, кому выдается справка. Такие слова как справка дана, настоящая, действительно учиться не указываются.
Московский политехникум АО «Луч»
СПРАВКА Бухгалтерия
4.12.2003 № 1
Иванова Анна Владимировна учится в техникуме по специальности 0601 Экономика и бухгалтерский учет. Форма обучения дневная. Срок окончания 30.07.2004.
Директор личная подпись Е.С. Петрова
Докладная записка – документ адресованный руководителю данной или вышестоящей организации, сообщающий о сложившейся ситуации, о выполнении работ, содержащая выводы и предложения составителя, оформляется на общем бланке, имеет заголовок к тексту. Если докладная адресована руководителю организации ее подписывает, если записка адресована в вышестоящую организацию, то ее подписывает руководитель данной организации.
Во вводной части текста излагаются факты, послужившие поводом для составления записки, в основной части содержатся выводы, предложения о конкретных действиях. По результатам ее рассмотрения на ней проставляется резолюция.
ООО «Ромашка» Директору фирмы
Отдел рекламы Н.А. Корякину
ДОКЛАДНАЯ ЗАПИСКА
07.04.2003 № 5
о дополнительном финансировании
заказа №113/7
В связи с ростом цен на полиграфические услуги во 2 квартале 2002г. и изменением сметы затрат, прошу выделить дополнительную 1,5 (полтора) млн. руб. для завершения работ по заказу №113/7.
Начальник отдела личная подпись Р.О. Логинов
Объяснительная записка. Оформляются аналогично докладным. Делятся на 2 группы:
- Служебного характера
- Личного характера
Пишутся объяснительные записки от руки, подписываются составителем
Московский политехникум Директору колледжа
ОБЪЯСНИТЕЛЬНАЯ ЗАПИСКА В.И. Шумову
04.04.2002
о срыве занятий в группе №12
04.04.2002 в 09.00 на занятие по гражданской обороне пришли только трое учащихся их состава группы в 20 человек.
В результате этого занятие пришлось отменить.
Преподаватель ГО личная подпись А.Ю. Климов
Протокол – это документ, фиксирующий ход обсуждения вопросов и принятия решений на собраниях, совещаниях, конференциях и заседаниях коллегиальных органов.
Проведению заседаний предшествует большая работа в ходе которой составляется группа документов, сопровождающих протокол: повестка дня, списки участников, списки приглашенных, тезисы выступлений, справки по обсуждаемым вопросам, проекты решений по каждому вопросу.
Документирование хода совещания возлагается на секретаря. Протокол оформляется на общем бланке и содержит реквизиты: наименование организации, наименование вида документа, дата заседания, № протокола, место составления, гриф утверждения (если подлежит утверждению), заголовок к тексту, текст, подписи. Заголовок к тексту – это название мероприятия.
Текст состоит из 2- частей: вводная часть содержит постоянную информацию: ПРЕДСЕДАТЕЛЬ, СЕКРЕТАРЬ, ПРИСУТСТВОВАЛИ и временную – ФИО присутствующих. Списки присутствующих составляются по алфавиту, при необходимости указываются должности присутствующих. Если присутствующих много, то составляется отдельный список, который прилагается к протоколу.
Текст основной части состоит из разделов, соответствующих повестке дня. Текст каждого раздела состоит из 3-х частей (СЛУШАЛИ, ВЫСТУПИЛИ, РЕШИЛИ). В протоколах используется форма изложения текста от 3-го лица множественного числа. Содержание выступления излагается от 3-го лица единственного числа. Подписывает протокол председатель и секретарь.
ОАО «Мотор – класс»
ПРОТОКОЛ
09.09.2002 №18
Москва
заседания совета директоров
ПРЕДСЕДАТЕЛЬ: А.Р. Серов
СЕКРЕТАРЬ: О.С. Чернова
ПРИСУТСТВОВАЛИ: О.О. Караваев, А.З. Керн, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров
Повестка дня:
- Об организации филиала в г. Тверь – Докладчик М.А. Яров
- ………………
1. СЛУШАЛИ:
Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления (текст прилагается)
ВЫСТУПИЛИ:
Керн А.З. – изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)
Серов А.Р. - изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)
РЕШИЛИ:
Подготовить необходимые документы для организации филиала придприятия до 15.09.2002 (отв. Караваев О.О.)
Доработать бизнес – план предприятия с учетом дополнений М.А. Ярова (отв. Керн А.З.)
2. СЛУШАЛИ:
Председатель личная подпись А.Р. Серов
Секретарь личная подпись О.С. Чернова
В сокращенном протоколе после списка присутствующих указывают номер вопроса по повестке дня и печатается заголовок к тексту доклада. Последняя строка подчеркивается и под ней печатают фамилии докладчиков и выступающих в порядке их выступления в именительном падеже. Название каждого доклада заканчивается протокольным решением или постановлением.
ОАО «Мотор – класс»
ПРОТОКОЛ
09.09.2003 №18
Москва
заседания совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: О.С. Чернова
Присутствовали: О.О. Караваев, А.З. Керн, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров
Повестка дня:
- Об организации филиала в г. Тверь
Доклад М.А. Ярова
(Керн А.З., Серов А.Р.)
ПОСТАНОВИЛИ:
1.2. Подготовить необходимые документы для организации филиала придприятия до 15.09.2002 (отв. Караваев О.О.)
1.3. Доработать бизнес – план предприятия с учетом дополнений М.А. Ярова (отв. Керн А.З.)
Председатель личная подпись А.Р. Серов
Секретарь личная подпись О.С. Чернова
В протоколе краткой формы указывают только список присутствующих, рассмотренные вопросы, принятые решения.
ОАО «Мотор – класс»
ПРОТОКОЛ
09.09.2004 №18
Москва
заседания совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: О.С. Чернова
Присутствовали: О.О. Караваев, А.З. Керн, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров
Рассмотренные вопросы:
- …..
- ….
Принятые решения:
- ….
- …..
Председатель А.Р. Серов
Секретарь О.С. Чернова
В протоколе заседания совета директоров требуется подписи не только председателя и секретаря, но и подписи всех участников.
В протоколе может утверждаться какой – то документ, в этом случае он должен прилагаться к протоколу, и имеет ссылку на номер и дату протокола.
Выписка из протокола. Оформляется так же как полный протокол, только сведения даются по конкретному вопросу. Выписка требует заверения.
ОАО «Мотор – класс»
ВЫПИСКА ИЗ ПРОТОКОЛА
09.09.2005 №18
Москва
заседания совета директоров
Председатель: А.Р. Серов
Секретарь: О.С. Чернова
Присутствовали: О.О. Караваев, А.З. Керн, А.Р. Серов, О.С. Чернова, М.А. Яров
Повестка дня:
- Об организации филиала в г. Тверь – Докладчик М.А. Яров
1. СЛУШАЛИ:
Ярова М.А. – краткое изложение содержания выступления (текст прилагается)
ВЫСТУПИЛИ:
Керн А.З. – изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)
Серов А.Р. - изложение содержания выступления или вопроса (текст прилагается)
РЕШИЛИ:
Подготовить необходимые документы для организации филиала придприятия до 15.09.2002 (отв. Караваев О.О.)
Доработать бизнес – план предприятия с учетом дополнений М.А. Ярова (отв. Керн А.З.)
Председатель А.Р. Серов
Секретарь О.С. Чернова
Верно
Секретарь лп О.С. Чернова
15.09.2002
Акт – это документ, составленный несколькими лицами для подтверждения определенных фактов или событий связанных с деятельностью организации или конкретного лица.
Акты составляются при приеме – передаче дел, при смене работника, по результатам деятельности ревизионных или экспертных комиссий и т.д.
Цель составленья акта – юридическое подтверждение совершившихся фактов. Акт подписывается лицами, принимавшими участие в его составлении, при этом указываются не должности, а распределение обязанностей между членами комиссий: председатель, члены комиссий.
Текст акта состоит из 2-х частей:
Во вводной части указывается наименование документа, на основании которого проводится ревизия, проверка или событие, факт, послуживший основанием для составления акта. Далее во вводной части перечисляется состав комиссии (председатель и члены комиссии – в алфавитном порядке. Фамилии нумеруются арабскими цифрами и печатаются через полтора интервала. Так же указываются лица не являющиеся членами комиссии, но присутствующие.
В констатирующей части излагаются цели и задачи сущность и характер проведенной комиссией работы, указываются документы на основании которых комиссия проводила работу, фиксируются установленные факты, делаются выводы о полученных результатах и при необходимости даются предложения по устранению выявленных недостатков. Текст акта излагается от 3- го лица единственного числа (комиссия установила).
Акт составляется в том количестве экземпляров, которое требуется заинтересованным лицам. Сведения о количестве экземпляров и их месте нахождения помещают в конце текста перед отметкой о наличии приложений.
ООО «Люкс» УТВЕРЖДАЮ
АКТ Директор ООО «Люкс»
21.06.2002 №89 лп В.Н. Панов
Москва 22.06.2002
приема – передачи ПЭВМ
Основание: докладная записка начальника отдела 12 Леонтьева Д.К. от 20.05.2002
Составлен комиссией:
Председатель: Леонтьев Д.К.
Члены комиссии: 1. Орлова И.М.
2. Славин О.В.
Комиссия составила акт приема – передачи ПЭВМ инв. № 456 из отдела рекламы в отдел № 12.
ПЭВМ признана пригодной для эксплуатации и полностью укомплектованной (процессор, клавиатура, дисплей, принтер).
ПЭВМ передается отделу 12 на срок выполнения работ по контракту № 16/098.
Составлен в 2 экземплярах
1 экз. - отдел 12 Леонтьеву Д.К.
2 экз. – отдел рекламы – Славину О.В.
Председатель: Леонтьев Д.К.
Члены комиссии: Орлова И.М.
Славин О.В.
Заявление – это документ, адресованный должностному лицу, содержащий просьбу работника. Личное заявление работника о приеме на работу, переводе или увольнении пишется от руки, в произвольной форме или не специально разработанном в организации бланке. В дальнейшем на заявлении проставляется резолюция руководителя и отметка об исполнении документа и направлении его в дело. Заявление может иметь приложения (копии личных документов, справки).
Бухгалтерия Директору фирмы «Эталон»
ЗАЯВЛЕНИЕ И.Н. Акимову
17.03.2003 Бухгалтера П.И. Громовой
Прошу освободить меня от должности бухгалтера по собственному желанию с 1 апреля 2003 г.
лп П.И. Громова
Сводка. Это документ, содержащий обобщенные сведения по одному вопросу (сводка предложений, сводка замечаний и т.д.). Как правило, в сводке концентрируются данные из различных источников по определенным параметрам, но связанным с одной темой. Сводка может содержать данные только из одного источника в случае их систематизации, логической переработки.
В сводке допускается приводить сведения об источниках информации, перечислять и давать характеристику фактическому материалу по одному или нескольким показателям.
В целом сводка оформляется по тем же правилам что и справка.
Обязательными реквизитами являются: наименование структурного подразделения, наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер, адресат, заголовок к тексту, текст, подписи.
Текст сводки как правило оформляется в вид таблицы.
Сводка подписывается руководителем подразделения или составителем, при ее направлении в другую организацию – руководителем организации.
«Компания по проектному финансированию»
Канцелярия
СВОДКА
01.12.2003 №5
данных о результатах исполнения
документов в 4 квартале 2003 г.
по подразделениям банка
| Наименование подразделения | Всего | Октябрь | Ноябрь | Декабрь | ||||||
| Исп. | Прос-роч. | На исп-ии | Исп. | Прос-роч. | На исп-ии | Исп. | Прос-роч. | На исп-ии | ||
| Операционное управление | ||||||||||
| Финансовое управление | … | |||||||||
| Бухгалтерия | ||||||||||
| ……… | ||||||||||
| Итого | … |
Зав. канцелярией личная подпись А.Ю. Туманова
Заключение – документ, содержащий мнение, выводы организации, комиссии или специалиста по какому – либо документу или вопросу.
Заключения составляются на проекты положений, постановлений, инструкций, на научные работы, по результатам анализа представленных данных и т.д.
Заключение может быть оформлено на общем бланке организации (если подписывается руководителем организации) или на обычном листе (если подписывается специалистом). Если заключение составлено на бланке, подпись составителя заверяется печатью организации. Обязательными реквизитами заключения являются: наименование вида документа, дата документа, регистрационный номер документа, заголовок к тексту, текст, подпись.
Текст заключения состоит из двух частей: в первой дается краткое изложение существа вопроса, анализ основных положений или предложений, общая оценка. Во второй части излагаются конкретные замечания по существу рассматриваемого вопроса или документа, выводы и предложения. Эта часть текста заключения может состоять из отдельных пунктов, нумеруемых арабскими цифрами.
Если заключение составляется на проект документа, то при отсутствии замечаний и предложений в заключении указывается: «С проектом …согласны» или «По проекту… замечаний нет». При направлении заключения, составленного не на бланке организации в другое учреждение составляется сопроводительное письмо за подписью руководителя.
Федеральное управления по делам
о несостоятельности
ЗАКЛЮЧЕНИЕ
_________№_________
О результатах анализа неплатежеспособности
и структуры баланса Тульского цементного
завода
Руководитель П.А. Самойлов.
Отзыв – документ, содержащий мнение организации или специалиста по поводу какой – либо работы, поступившей на рассмотрение. В целом, порядок составления и оформления отзыва соответствует порядку подготовки и оформления заключения.
Министерство имущественных отношений
Российской Федерации
ОТЗЫВ
О прохождении производственной практики
студентки 3-го курса государственного университета
управления О.А. Самойловой.
Начальник управления делами С.Е. Енаева
Телефонограмма – обобщенное название различных по содержанию документов, выделяемых в связи со способом устной передачи текста по каналам телефонной связи.
Бланк приема телефонограммы
| Наименование организации – автора | Адресат | |||||||
| Передал (должность, ФИО) | Принял (должность, ФИО) | |||||||
| № телефона | № телефона | |||||||
ТЕЛЕФОНОГРАММА
|
Текст
Должность и фамилия лица, от имени которого передается телефонограмма