Формуляр и реквизиты документа
Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые называются реквизитами. Совокупность реквизитов для конкретного документа с определением из взаимного расположения составляет его формуляр. Все формы управленческой деятельности выражаются посредством различных документов, которые имеют свой набор реквизитов и формуляр. При создании унифицированной системы документации создается формуляр – образец. Это графическая модель построения документов. Он устанавливает формат бумаги, размеры полей, расположение реквизитов.
Формат бумаги:
А3 – 297*420
А4 – 210*297
А5 – 148*210
А6 – 148*105
Размеры полей:
Левое – не менее 20
Правое – не менее 10мм
Верхнее – не менее 15мм
Нижнее – не менее 20 мм
Ниже приведены формуляр – образец углового и продольного бланков документов.
01 02 16 19
08 09 10 15
04 05 06 07
11 12 17
21 22 25
23 24 26
28 30 29
Состав реквизитов в соответствии с ГОСТ Р 6.30 - 2003
1. Государственный герб РФ
2. Герб субъекта РФ
3. Эмблема или товарный знак организации (знак обслуживания)
4. Код организации
5. Основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица
6. Идентификационный номер налогоплательщика/ код причины постановки на учет (ИНН/КПП)
7. Код формы документа
8. Наименование организации
9. Справочные данные об организации
10. Наименование вида документа
11. Дата документа
12. Регистрационный номер документа
13. Ссылка на регистрационный номер и дату документа
14. Место составления или издания документа
15. Адресат
16. Гриф утверждения документа
17. Резолюция
18. Заголовок к тексту документа
19. Отметка о контроле
20. Текст документа
21. Отметка о наличии приложения
22. Подпись
23. Гриф согласования документа
24. Визы согласования документа
25. Оттиск печати
26. Отметка о заверении копии
27. Отметка об исполнителе
28. Отметка об исполнении документа и направлении его в дело
29. Отметка о поступлении документа в организацию
30. Идентификатор электронной копии документа.
Требования к оформлению реквизитов
1. Располагается на верхнем поле документа, отступая от края 3мм. ГГ РФ помещается на бланках документов государственных органов и учреждений, определенных Указом Президента РФ от 30.11.93 №2050 в соответствии с Положением о ГГ РФ.
2. Помещается на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов РФ. В этом случае целесообразно указывать на бланке также и наименование государства – РФ.
3. Эмблема может представлять собой рисунок, символ, буквенные символы. Эмблему помещают на бланках в соответствии с уставом организации, но эмблемой не разрешено заменять наименование организации. Эмблема не может воспроизводится на бланке если там уже есть 1 или 2. Товарный знак – это обозначение, способное отличить товары и услуги одних юридических или физических лиц от однородных товаров и услуг других производителей. В товарный знак нельзя включать: государственные гербы, флаги и эмблемы, официальные названия государств, сокращенные или полные названия международных межправительственных организаций, официальные печати, награды.
4. Каждая организация должна быть зарегистрирована и иметь свой код по «Общероссийскому классификатору предприятий и организаций». Код организации является подтверждением правомочности организации - автора документа.
5. ОГРН проставляется в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами.
6. ИНН/КПП проставляют в соответствии с документами, выдаваемыми налоговыми органами
7. Код формы документа определяется по «Общероссийскому классификатору управленческих документов», данный код может быть заранее нанесен на бланк документа, справа от кода организации.
8. Данный реквизит может включать в себя не только наименование организации, но и наименование вышестоящего органа. Если у организации есть официальное сокращенное название, то оно тоже должно быть указано. На документах указывается название закрепленное в учредительных документах.
Правительство Москвы
Комитет социальной защиты населения Москвы
(Комсоцзащиты Москвы)
Если проектируется бланк структурного подразделения или филиала, то его наименование указывается ниже наименования организации.
Министерство труда и социального развития РФ
(Минтруд РФ)
Правовой департамент
Если субъект РФ, издающий документ имеет наряду с русским другой официальный язык, то название, справочные данные, место составления указывается на 2 языках на одном уровне. Автором документа может быть должностное лицо, тогда на месте названия указывается полное наименование должности. Этот реквизит является обязательным и должен указываться на всех документах. Отсутствие реквизита может автоматически сделать документ незаконным.
9. Данный реквизит включает в себя: почтовый адрес, номера телефонов, факсов, счетов в банке, электронной почты. Счет в банке указывается только если применяется продольное расположение. При составлении документа на бланке без указания счета сведения необходимо указать в конце текста документа. №6546874321346576 в КБ «Мост-Банк» к/с 354789843613200004 БИК 35464646 ИНН 7898465320.
10. Реквизит употребляется на бланках конкретного вида документа. В письме наименование документа не указывается. В бланке конкретного вида документа данный реквизит проставляется после наименования организации. Наименование вида документа проставляется большими буквами ПРИКАЗ, АКТ, ПОСТАНОВЛЕНИЕ и т.д.
11. Дата документа является датой подписания документа, а в некоторых случаях датой заседания (протокол), датой события (акт). Документы, изданные двумя или более организациями должны иметь единую дату. Существуют два способа оформления даты:
a. Цифровой способ оформления либо день, месяц, год либо год, месяц, день (международные правила). Год обозначается четырьмя цифрами.
b. Словесно – цифровой – чаще всего применяется в оформлении финансовых или нормативных документов 15 сентября 2000г.
Так же допускается оформление даты в такой последовательности 2003.06.05.
12. Регистрационный номер документа представляет собой порядковый номер документа, присваиваемый ему после подписания. Если номер сложный, то он называется индексом. В индекс может включаться различная информации, например номер структурного подразделения, в котором будет храниться документ. Пример 118/01-43. 118 – данный документ является 118 по счету в определенной группе документов, и его заверенная копия будет подшита в канцелярии (индекс 01) в дело 43. Регистрационный номер документа, составляемого двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров обеих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе.
13. Данный реквизит на бланке письма обозначается следующим образом
На №_________________от______________» и заполняется только в том случае, если составляется ответ на поступившее письмо. Реквизит содержит сведения на регистрационный номер и дату поступившего документа и переписывается из его бланка.
14. Реквизит употребляется только на общем бланке и бланке конкретного вида документа. Указывают только в том случае, если определение затруднительно по 8 реквизиту. В реквизите указывают общепринятые сокращения г. – город, пос. – поселок, дер. – деревня и т.д.
15. Данный реквизит состоит из нескольких частей, отделяемых друг от друга 1,5 – 2 интервалом. Первая строка печатается в правом углу первого лист на уровне первой строки реквизита 08. Максимальное число составных частей реквизита:
a. Наименование организации
b. Наименование структурного подразделения
c. Должность, инициалы и фамилию (для физического лица только ФИО)
d. Почтовый адрес.
Наименование организации или структурного подразделения в им. падеже, должность и фамилию – в дательном. Части адресата печатаются либо от правой границы листа, либо центруются относительно самой длинной строки.
Комитет социальной защиты
Населения Москвы
Управление профессиональной
реабилитации инвалидов
Начальнику управления
В.А. Коняевой
Иногда наименование структурного подразделения включают в наименование должности
Комитет социальной защиты
Населения Москвы
Начальнику Управления
профессиональной реабилитацией
инвалидов
В.А. Коняевой
Элементы почтового адреса указываются в последовательности установленной «Правилами оказания услуг почтовой связи» и имеют следующий порядок:
- наименование адресата (наименование организации или ФИО)
- название улицы, №дома, квартиры
- название области, края, республики
- страна (для международной переписки)
- почтовый индекс
Комитет социальной защиты
Населения Москвы
Начальнику Управления
профессиональной реабилитацией
инвалидов
В.А. Коняевой
Ул. Новая Басманная, д.10
Москва, РФ, 110523
При посылке письма по факту вместо почтового адреса может указывать номер факса:
Комитет социальной защиты
Населения Москвы
Начальнику Управления
профессиональной реабилитацией
инвалидов
В.А. Коняевой
ф. (095) 261 – 12 – 65
При адресовании документа физическому лицу адресат оформляется так:
Петрову А.П.
Ул. Чертановская, 10, кв. 154
Москва, 113654
Документ не должен содержать более 4 адресатов. При большем числе адресатов составляется список на рассылку, а в адресате, если это возможно указывают обобщенный адресат:
Директорам средних
профессиональных учебных
заведений
Если невозможно указать общий адресат, то готовят необходимое количество копий и впечатывают в каждый экземпляр конкретный адрес. При этом каждый экземпляр должен иметь подлинную подпись или отметку о заверении копии.
В ГОСТе не предусмотрено употребление обращений типа «г-ну», «г-же», однако в практике это встречается и выглядит обоснованно:
Генеральному директору ОАО
«Пермские моторы»
г-ну А.А. Капину
16. Некоторые виды документов приобретают юридическую силу только после утверждения (устав, инструкция, акт и др.) Утверждение может проводиться двумя способами:
Утверждение должностным лицом
УТВЕРЖДАЮ
Директор политехникума
лп Л. А. Румынина
«___»___________2003г.
Допускается каждую строку реквизита центровать относительно самой длинной строки.
Утверждение специально издаваемым документом.
УТВЕРЖДЕН
Приказ директора политехникума
«___»_________2003г. №39
Реквизит включает слово УТВЕРЖДЕН, НА, НО и т.д. в зависимости от того, что утверждают, наименование вида утверждающего документа в творительном падеже, его номер и дату.
17. Резолюция наноситься на документ рукописным способом должностным лицом в компетенцию которого входит рассмотрение данного документа и принятие решений по его исполнению. Резолюция помещается всегда на первом листе на любом свободном месте кроме полей, если свободного места нет, то на отдельном листе формата А6. Резолюция включает в себя: ФИО исполнителей (кому?), содержание поручения (что сделать?), срок исполнения (когда?)Личную подпись должностного лица без расшифровки ФИО, дату резолюции.
Чадаевой А.П.
Петровой Е.Н.
Прошу подготовить проект
учебного плана по данной специальности
к 01.08.2003
личная подпись
дата
Если в резолюции указано несколько исполнителей, то ответственный тот, кто указан первый.
18. Реквизит должен быть проставлен на всех документах формата А4. Заголовок к тексту включает в себя краткое содержание документа. Заголовок печатают от левого поля примерно до середины листа. Если заголовок превышает 5 строк с одинарным интервалом, то разрешается продлить его до правого поля, но он не должен превышать 5 строк. Заголовок должен согласовываться с наименованием документа и отвечать на вопрос «о чем?» (о ком?) либо «чего?» (кого?).
Например:
Служебное письмо (о чем?) – О предоставлении заявки на оборудование
Приказ (о чем?) – О приеме на работу Сидорова Н.К.
Акт (чего?) – Ревизии финансово – хозяйственной деятельности и т.д.
19. Данный реквизит проставляется либо должностным лицом, осуществляющим рассмотрение документов, либо работником службы ДОУ, осуществляющим контроль исполнения документов. Проставляется в виде буквы К в любом свободном месте кроме полей.
20. Текст документа составляется на русском или национальном языке в соответствии с законодательством РФ и субъектов федерации.
Текст документа оформляют в виде анкеты, таблицы, связного текста или соединения этих структур. При составлении текста в виде анкеты вопросы должны выглядеть так: имеете, владеете, были, находились. Графы и строки таблицы должны быть выражены именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф должны согласоваться с заголовками. Если таблица печатается на нескольких листах, то все графы нумеруются и на втором листе проставляются только цифры. Связный текст состоит из двух частей. В первой указываются причины, основания, цели составления документа, во второй – решения, выводы, просьбы, предложения и т.д. но текст может состоять и из одной части. В тексте подготовленном на основании других документов указываются их реквизиты. Если текст содержит несколько решений, выводов, то его следует разбивать на разделы и т.д. В распорядительных документах изложение идет от первого лица ед. числа, в распорядительных документах коллегиальных органов изложение идет от 3 лица ед. числа, в совместных распорядительных документах – от первого лица мн. числа, текст протокола оформляется от третьего лица мн. числа. В письмах используют следующие формы изложения:
От 1л. мн.ч. – просим направить, направляем на рассмотрение
От 1л.ед.ч. – считаю необходимым, прошу выделить
От 3л.ед.ч. – министерство не возражает ВНИИДАД считает.
21. Отметка о наличии приложения оформляется так:
если в документе подробно указано то, что содержится в приложении, то можно использовать краткую форму: Приложение: на 20л. в 1 экз.
Если в тексте документа нет расшифровки содержания приложения то оно оформляется по полной форме:
Приложение: 1. Проект учебного плана по специальности 0201 «Правоведение» на 1л в
1экз.
2. Проект примерной программы «Делопроизводство» на 20л. в 1 экз.
Если приложения сброшюрованы, то количество листов указывать не обязательно.
Если документ, являющийся приложением тоже имеет приложение оформляется так:
Приложение: Приказ Минобразования от 20.11.2000 г. №155 и приложение к нему, всего на 25 л. в 1экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку оформляют так:
Приложение: на 10л. в 1 экз. в первый адрес.
В нормативных актах и распорядительных документах приложение оформляется иначе. Как правило приложение в данном случае это документ, который вводиться в действие, поэтому в соответствующем пункте утверждающего документа отмечается:
1. Утвердить положение о постоянно действующей экспертной комиссии колледжа.
На самом приложении в правом верхнем углу:
Приложение 1
к приказу директора колледжа
от 25.05.2003 № 135
22. В состав этого реквизита входят: наименование должностного лица, подписавшего документ, личная подпись, расшифровка подписи.
Директор Московского политехникума лп Л.А. Румынина
На бухгалтерских документах проставляется подпись руководителя и главбуха.
Если на документе должны стоять подписи двух равных по рангу лиц, то их подписи проставляются рядом
Директор ООО Директор ОАО
лп Ю.Г.Демидов лп М.П.Смирнов
Документы, составляемые комиссией подписываются так:
Председатель комиссии: лп ИОФ
Члены комиссии: лп ИОФ
лп ИОФ
Указываются не должности, а выполняемые обязанности.
Документ может быть подписан только тем должностным лицом, чья расшифровка подписи поставлена, т.е. так нельзя
Директор / К.С. Петров
В случае если руководитель отсутствует должен быть издан приказ о назначении исполняющего обязанности директора, и подпись оформляется так:
И.о. директора лп А.П. Коверкин
В связи с применением современных средств передачи информации может применяться электронная цифровая подпись.
Электронная цифровая подпись - реквизит электронного документа, предназначенный для защиты данного электронного документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной цифровой подписи и позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа подписи, а также установить отсутствие искажения информации в электронном документе.
23. Согласование – это предварительное рассмотрение проекта подготовленного документа. Согласование проводиться с целью:
- проверки содержания документа действующему законодательству;
- проверки правильности оформления документа;
- оценки качества решения поставленных в нем вопросов.
1. С конкретным должностным лицом
2. С помощью другого документа.
В первом случае гриф содержит:
Слово СОГЛАСОВАНО, должностное лицо, с которым согласовывают документ (включая наименование организации), личная подпись, расшифровка подписи, дата согласования
СОГЛАСОВАНО
Начальник Главного планово –
экономического управления
Комсоцзащиты Москвы
лп Л.К. Орехова
25.10.2000
Если согласование осуществляется документом, то:
СОГЛАСОВАНО
Протокол заседания
коллегии Минтруда РФ
от 28.12.2000 г. №58
Если нужно проставить 2 грифа, то 2-й оформляется справа от первого. Если нужно оформить более 2-х грифов, то целесообразно составить отдельный лист согласования.
24. С его помощью оформляется внутреннее согласование
Виза включает в себя: наименование должности визирующего, личную подпись, расшифровку подписи, дату визирования.
Юрисконсульт
лп Л.В. Рыгалова
30.11.2000
Должностные лица не имеют права отказываться от визирования документа на основании несогласия с его содержанием. В таком случае визу нужно оформить так:
Замечания прилагаются
Главный бухгалтер
лп О.Е. Федосеева
25.10.2002
Визы проставляются:
- в нижней части оборотной стороны последнего листа подлинника документа, если документ остается в организации;
- в нижней части лицевой стороны копии отправляемого документа.
Всегда должен соблюдаться принцип – визы проставляются на том экземпляре документа, который остается в организации и подшивается в дело. Для отдельных документов по усмотрению организации предусматривается полистное визирование.
25. Оттиск печати проставляется при необходимости заверения подписи должностного лица на определенных видах документов.
Печати бывают 2- видов:
Гербовая печать (или приравненная к ней в коммерческой организации) – имеет в центре изображения государственный герб (или эмблему организации).
Простые печати бывают различной формы (круглые, квадратные, треугольные и др.). Чаще всего в них указывают направление использования (для телерам и т.д.). Организация может иметь несколько простых печатей. Печать должна быть хорошо читаема и на организационно – распорядительных документах должна захватывать часть наименования должности. Печать не ставиться на личную подпись. В отдельных документах, не входящих в УСОРД, печать ставиться в строго определенном месте.
26. Копии документа части используются в управленческой деятельности. Все они должны иметь отметку о заверении копии. Она проставляется ниже реквизита подпись таким образом:
Верно
Начальник канцелярии лп А.А. Архарова
18.12.2002
Допускается копии заверять печатью, печать выбирается на усмотрение организации. Но нужно помнить, что есть ряд документов, копии которых заверить может только натариус.
27. Иногда при работе с документом возникает необходимость уточнить некоторые вопросы поднятые в документе. Для этого и используется отметка об исполнителе. Для оперативной связи с исполнителем на лицевой или оборотной стороне последнего листа документа в левом нижнем углу проставляют ФИО и номер телефона исполнителя.
Чаадаева Анна Петровна
45 75 89
Под реквизитом отметка об исполнителе (если это необходимо) проставляется такая информация:
Экз. 1 – в такой – то адрес
Экз. 2 – в дело №
28. Этот реквизит проставляют только на исполненных документах, которые нужно подшивать в дело для дальнейшего хранения. Реквизит включает в себя ссылку на дату и ному документа, свидетельствующего о его исполнении, или при отсутствии такового только слова В дело, номер дела, в котором будет храниться документ, личную подпись исполнителя и дату.
Исполнено письмом
от 15.12.2000 745/01-13
В дело 01-03
лп 16.12.2000
29. Данный реквизит должен содержать следующие данные: порядковый номер и дату поступления, иногда включают наименование организации или отдела. Допускается отметку о поступлении проставлять в виде штампа.
РЦдИ
общий отдел
Вх. № 431
17.12.2001
30. Этот реквизит используется при компьютерной обработке документов, для того, чтобы быстро найти его в предстоящей работе. Проставляется в виде колонтитула. Включает следующие данные: имя каталога, имя файла, код оператор и т.д.
Например:
Департамент/приказ/Иванов.doc
Реквизит проставляется на каждом листе документа.
Бланки документов
Бланк документа – это набор реквизитов, идентифицирующий автора официального письменного документа.
Бланки документа должны быть изготовлены на белой бумаге или бумаге светлых тонов соответствующего качества. На бланк в соответствии с установленными размерами и правилами оформления реквизитов наносят постоянные реквизиты, отмечают в виде линий или уголков место расположения некоторых переменных реквизитов. Бланки могут изготовляться на форматах А4 или А5. В зависимости от расположения реквизитов устанавливают два варианта бланков – угловой и продольный.
Реквизиты 01 (02 или 03) располагают над серединой реквизита 08. Реквизит 03 допускается располагать на уровне реквизита 08.
Реквизиты 08,09,10,14, ограничительные отметки для реквизитов 11,12,13 в пределах границ зон расположения реквизитов размещают одним из способов:
- центрированным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов)
- флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов)
Существует несколько видов бланков.
1. Общий бланк используется для подготовки любых видов документов, кроме письма. На этом бланке не указывают справочные данные об организации и ссылку на регистрационный номер и дату.
2. Бланк письма употребляется только при оформлении служебного письма. В этом бланке есть реквизиты 9 и 13.
3. Бланк должностного лица. Такие бланки составляются только в том случае, если человек, чья должность указана на бланке имеет права подписи.
4. Гербовые бланки – бланки с воспроизведением государственного герба РФ. Эти бланки являются полиграфической продукцией и подлежат учету.
Для организаций имеющих наряду с русским языком государственный язык субъекта федерации целесообразно использование продольного бланка. При этом реквизиты 08,09,14 печатают на двух языках: русском слева и национальном справа на одном уровне.
При изготовлении документов на двух или более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера проставляются посередине верхнего поля листа.
Унифицированная система