Информационно-поисковая технология представлена системой поиска и воспроизведения документов. В системе предусмотрены развитые возможности индексирования, хранения и поиска документов, включая полнотекстовое индексирование.
Поиск может быть составным и включать несколько поисковых атрибутов из перечисленных в таблице типов. Результатом поиска служат образ найденных документов и содержание аннотаций, построенных в процессе индексирования или его ручного атрибутирования. Найденные образы могут быть распечатаны или переданы по корпоративной сети для просмотра с другого рабочего места.
 |
Рисунок 7.2. Информационно-поисковые технологии для электронного делопроизводства
Запрос строится путем заполнения шаблона ключевыми словами, содержание которых пользователь может задавать произвольно. Поиск документов по запросу осуществляется на двух уровнях: сначала происходит поиск в справочнике данных, а по ссылкам ищется (при задании пользователем соответствующих атрибутов) сам документ. Как правило, хранение документа осуществляется автономно из-за больших объемов архива и необходимости использования оптических накопителей информации. Такая архитектура, кроме всего, позволяет минимизировать время, затрачиваемое на физический доступ к документам в режиме множественных запросов, а также обеспечивает
доступ данных из неоднородных (гетерогенных) сетей. Следует отметить, что образ документа может храниться как в текстовом, так и графическом формате. В последнем случае он, как правило, является результатом использования OCR-технологий.
Таблица 7.1. Виды работы с документами
| Индексирование означает: | Хранение включает: | Поиск предусматривает: |
| 1. Реквизитную индексацию 2. Ручное управление структурами хранения документов 3. Настройку состава полей, типа и длины контрольных карточек в архиве 4. Автоматическую полнотекстовую индексацию документов 5. Автоматическое распознавание фо-рмата файла электронного документа 6. Индексацию текста документа сразу при его вводе 7. Морфологический анализ индекси-руемых текстов для приведения по-мещаемых в индекс слов к канони-ческой форме (нормализация текста в индексе) 8. Наличие стоп-словарей при полно-текстовой индексации и обеспечение их настройки 9. Выделение из текста сложных (со-ставных) терминов и понятий 10. Поддержку и настройку словарей и тезауруса 11. Технологию реквизитной разметки документов 12. Настройку набора реквизитов 13. Возможность различных режимов реквизитной разметки документов (ручной, автоматической, полуавто-матический) 14. Интеграцию с произвольными программами создания, просмотра и изменения электронных документов | 1. Работу с библиотеками магнитоопти-ческих дисков, магнитных лент, компакт-дисков для хранения больших объемов информации 2. Управление внешними носителями 3. Хранение электронных документов произвольного формата, аннотирован-ных текстов, по которым ведется поиск 4.Хранение в системе для каждой стра-ницы как ис-ходного изо-бражения, так и распознанного текста | 1. Наличие стан-дартного языка запросов к БД 2. Реквизитный поиск документов 3. Полнотексто-вый поиск, точ-ность поиска 4. Поиск по име-нам документов и аннотациям 5. Формирование сложных запро-сов с использова-нием логических операций 6. Контекстный поиск и меру близости слов при поиске 7. Адекватность результата поиска запросу 8. Морфологичес-кий анализ при построении зап-роса 9. Возможность работы с систе-мой удаленных пользователей |
Глава 8. ТИПОВЫЕ ИПС
8.1. Справочно-правовая система "Гарант"
Основное меню.
Предназначено для выбора одного из основных действий с информационной базой и имеет различные выбираемые пользователем виды: для Юриста, Эксперта, Руководителя, Менеджера, Бухгалтера, различающиеся набором разделов в информационном блоке. Содержит 4 блока:
1) Блок правовой информации содержит полный набор правовой информации. В разделе "Документы" этого блока хранятся все имеющиеся в базе документы.
2) Блок экономической информации содержит информация, адресованную экономисту и бухгалтеру: "Налоговый календарь", информирующий о сроках платежей, информацию о количестве рабочих дней в отчетном периоде и пр.
3) Блок поиска содержит различные средства поиска документов в базе.
4) Блок обновления, из которого пользователь может получить статистическую информацию об используемой базе и при необходимости обновить базу.
Поиск документов.
Пользователь имеет возможность выбрать из 4-х видов поиска, представленных в системе, в зависимости от информации об искомом документе.
1) Поиск по реквизитам обычно используется, если заранее известны такие реквизиты документа, как вид, номер, дата принятия, принявший документ орган, фрагмент текста документа и т.п. Условия для поиска можно объединять логическими операторами, сложный запрос может быть сохранен для последующего использования.
2) Поиск по ситуации использует словарь, составленный из ключевых слов, содержащихся в документах базы. Для последовательной конкретизации запроса словарь разделен на 2 уровня – основной и подробный, представленных в виде дерева. Процесс формирования запроса заключается в выборе ключевого слова или слов, соединенных в запросе логическим оператором ИЛИ.
3) Поиск по источнику опубликования позволяет искать документы с известным источником опубликования и является аналогом электронной каталога содержания печатных изданий, публиковавших документы, содержащиеся в информационной базе.
4) Поиск по классификаторам позволяет создавать подборки документов по определенной тематике. Имеются 5 классификаторов: специализированные и общий, в котором представлены все документы базы.
¨ судебная и арбитражная практика,
¨ международные договоры,
¨ разъяснения и комментарии,
¨ проекты законов,
¨ общий.
Для поиска документов по определенной тематике можно использовать поиск по реквизитам.
Списки документов и использование папок. В результате поиска формируется список соответствующих запросу документов, содержащий основные реквизиты документов, по которым может быть отсортирован. Списки можно сохранить в папке для последующего обращения к ним. В "Гаранте" реализована многоуровневая система папок, к которым можно применять операции объединения и пересечения. Сформированные пользователем папки сохраняются после закрытия программы.
8.2. Справочно-правовая система "Консультант+"