Табличный процессор MS Excel, его назначение и возможности. Основные понятия электронных таблиц.Формулы и функции в табличном процессоре MS Excel
Табличные редакторы (или процессоры) предназначены для обработки и хранения информации в табличном виде, который широко используется в деятельности многих пользователей.
Создавая электронные таблицы с помощью табличных процессоров, можно выполнять различные экономические, бухгалтерские и инженерные расчеты, а также строить разного рода диаграммы, проводить сложный экономический анализ, моделировать и оптимизировать решения разных управленческих и хозяйственных проблем и др. Наиболее широкое применение табличные процессоры нашли в экономических и бухгалтерских расчетах, но и в научно-технических задачах их можно эффективно использовать, например, для:
– проведения однотипных расчетов над большими наборами данных
– автоматизации итоговых вычислений
– решения задач путем подбора значений параметров, табулирования формул
– обработки результатов экспериментов
– проведения поиска оптимальных значений параметров
– подготовки табличных документов
– построения диаграмм и графиков по имеющимся данным.
Основное отличие электронной таблицы от обычной заключается в том, что над информацией (данными и расчетными формулами), расположенной в ячейках электронной таблицы, можно осуществлять самые различные операции и вычисления.
В настоящее время наибольшей популярностью пользуется табличный процессор MS Excel. Объясняется это тем, что Excel имеет интерфейс, схожий с интерфейсами других программ, входящих в состав Microsoft Office (текстовый процессор Word, программа подготовки презентаций PowerPoint и др.), а также с общим стандартом интерфейса, принятым в операционной среде MS Windows 95, 98, 2000, ME, XP.
Основные возможности программы MS Excel (97, 2000, XP, 2003):
1. присвоение имен таблицам, областям и ячейкам и введенным в них формулам, а также вставка примечаний к ячейкам;
2. общие средства проверки орфографии, поиска и замены при редактировании, совместимые с Word;
3. создание пользовательских списков для автозаполнения, импорта дополнительных данных в ранее построенные диаграммы;
4. расширенный набор средств форматирования ячеек, выравнивания информации (текста и чисел) в ячейках, обрамления и заливки, подгонка высоты строк и ширины колонок, скрытие и отображение строк и столбцов, условное форматирование чисел;
5. широкий выбор функций для различных вычислений;
6. разнообразный выбор типов диаграмм и автоматизация их построения;
7. поиск, сортировка и фильтрация при работе со списками;
8. средства быстрого автоформатирования таблиц, применение шаблонов для создания типовых документов;
9. широкий выбор способов представления данных на диаграммах и графиках, вплоть до нанесения диаграмм, отображающих соотношения между данными, на географических картах;
10. раскрывающиеся списки, флажки-переключатели на рабочих листах, которые упрощают работу пользователя с таблицей;
11. вставка в рабочий лист множества различных объектов, созданных другими приложениями, и работа с ними (текстовые документы Word, фигурный текст WordArt);
12. широкие возможности по защите информации на уровне листа и книги.
Кроме того, Excel 97, 2000, XP, 2003 располагает средствами для анализа данных, которые помогают выполнять обычные, часто повторяющиеся процедуры по обработке данных.
Структура электронных таблиц: ячейка, строка, столбец
Электронные таблицы — это двумерные массивы, которые обычно называют рабочими листами, состоящие из столбцов и строк.
Рабочие листы электронной таблицы состоят из столбцов и строк. Столбцы идентифицированы буквами латинского алфавита (А, В, С, D,..., АА,). Строки пронумерованы арабскими цифрами (1, 2, 3,...). На рабочем листе может быть помещено 256 столбцов и 65 536 строк.
Адреса ячеек
Место пересечения столбца и строки называется ячейкой. Каждая ячейка имеет свой уникальный адрес (ссылку), состоящий из имени столбца и номера строки.
Например, А1, С45
Также можно использовать стиль ссылок, в котором нумеруются как строки, так и столбцы.
Например, R[2]C[3] — относительная ссылка или R2C3 — абсолютная ссылка.
Ссылка — однозначно определяет ячейку или группу ячеек рабочего листа. Ссылки указывают, в каких ячейках находятся значения, которые нужно использовать в качестве аргументов формулы. С помощью ссылок можно использовать в формуле данные, находящиеся в различных местах рабочего листа, а также использовать значение одной и той же ячейки в нескольких формулах.
Для того чтобы создаваемая таблица правильно выполняла необходимые вычисления, необходимо знать правила создания ссылок и записи в формуле ссылки на адреса ячеек, которые используются в формуле или функции.
В электронных таблицах различают относительные и абсолютные адреса (ссылки) ячеек.
Относительный адрес указывает на относительное положение ячейки, на которую делается ссылка в записываемой формуле.
Форма записи относительного адреса обычная, например, если в ячейку С2 вводится формула, вычисляющая произведение чисел, записанных в ячейках А2 и В2, то она записывается в виде =А2*В2. Для программы Excel это будет интерпретировано следующим образом: «взять число из ячейки, расположенной на 2 ячейки левее, и умножить его на число в ячейке, расположенной на 1 ячейку левее».
Если теперь скопировать содержимое ячейки С2 в ячейки СЗ, С4... (выделить ячейку С2, выбрать команду Копировать, выделить ячейки СЗ, С4 и дать команду Вставить), то в ячейках СЗ, С4 будут записаны формулы:
= АЗ*ВЗ, = А4*В4...
Относительные адреса позволяют быстро заполнять формулами содержимое ячеек, используя копирование, в случае, если в столбце таблицы делаются вычисления по одной формуле и аргументами в ней являются значения, содержащиеся в других столбцах этой таблицы.
Абсолютный адрес позволяет сделать ссылку на ячейку, указав ее местоположение на рабочем листе независимо от того, в какой ячейке записана формула.
При копировании содержимого этой формулы в другую ячейку ссылка будет указывать на ячейку с тем же номером столбца и номером строки. Для того чтобы зафиксировать идентификатор столбца и/или строки при указании их адреса в формуле, необходимо поставить перед идентификатором столбца и/или строки знак доллара ($).
В MS Excel существует понятие текущей (активной) ячейки.
Текущая ячейка — это ячейка, которая в данный момент способна воспринимать ввод с клавиатуры. Она отображается двумя способами:
– выделена жирной линией, которая называется табличным курсором
– номер ячейки отображается в строке формул.
Строка формул — строка над рабочей областью, разбита на три части. Первая содержит адрес текущей ячейки. При вводе данных в текущую ячейку, эти данные автоматически отображаются в третьей части строки формул. В средней части находятся кнопки, появляющиеся при вводе и редактировании данных.
Электронные таблицы могут содержать несколько листов с общими данными и вычислениями. В этом случае в адрес ячейки может входить имя листа, которое ставится в начале и отделяется от адреса ячейки восклицательным знаком, например Лист2!В2.
Можно также ссылаться на ячейки, находящиеся в другой рабочей книге, или даже на данные другого приложения. Ссылки на ячейки других рабочих книг называются внешними. Ссылки на данные в других приложениях называются удаленными.
В электронных таблицах можно работать как с отдельными ячейками, так и с блоками. Имена ячеек в блоках разделяются двоеточием (:), например блок А1:В4 включает в себя ячейки (А1, А2, A3, А4, В1, В2, ВЗ, В4). С блоками ячеек можно выполнять операции копирования, вставки, перемещения. Кроме того, блоки ячеек могут служить исходными данными для задания диапазонов при построении диаграмм, графиков и сводных таблиц.
Имя — это легко запоминающийся идентификатор, который можно использовать для ссылки на ячейку, группу ячеек, значение или формулу. Создать имя для ячейки можно через меню Вставка — Имя — Присвоить…
Использование имени дает след. преимущества:
– формулы, использующие имена, легче воспринимаются и запоминаются
– при изменении структуры рабочего листа достаточно обновить ссылки лишь в определении имен, и все формулы, использующие эти имена, будут использовать корректные ссылки
– После того как имя определено, оно может использоваться в любом месте рабочей книги. Доступ ко всем именам из любого рабочего листа можно получить с помощью окна имени в левой части строки формул.
– Вы можете также определить специальные имена, диапазон действия которых ограничивается текущим рабочим листом. Это означает, что эти имена можно использовать лишь на том рабочем листе, на котором они определены. Такие имена не отображаются в окне имени строки формул или окне диалога "Присвоить имя", если активен другой рабочий лист книги.
– Excel автоматически создает имена на основе заголовков строк и столбцов рабочего листа
– После того, как имя определено, вы можете: Заменить все соответствующие ссылки этим именем во всех местах рабочего листа.
Например, определив имя "Прибыль" как "=$F$12", можно заменить все ссылки на ячейку $F$12 именем "Прибыль". Быстро перейти на поименованную ссылку, заменить ссылки, вставить ссылку в формулу с помощью окна имени в строке формул.
В ячейках может размещаться различная информация. То, что помещено в ячейку, называют ее содержимым.
В ячейки могут быть помещены данные различных типов.
1. Текст — любая последовательность символов. Данные текстового типа используются для заголовков таблиц, заголовков строк и столбцов, комментариев.
2. Число — числовая константа. С числовыми константами можно производить вычисления.
3. Дата — числовая характеристика, обозначающая некоторый момент времени, которая может быть представлена в различных форматах. С датами можно выполнять различные арифметические и логические операции.
4. Формула — последовательность символов, начинающаяся со знака равенства, в которую могут входить постоянные значения, ссылки на ячейки, имена, функции или операторы. Результатом работы формулы является новое значение, которое выводится как результат вычисления формулы по уже имеющимся данным.
Пример формулы: =А5/Н8*12. Саму формулу можно увидеть, если сделать ячейку активной.
Операторы в формулах применяются для обозначения действия.
| Операторы | |||
| Арифметические | Сравнения | Связи | Соединения |
| + сложение | = равно | : диапазон | & амперсант |
| - вычитание | < меньше | ; объединение | соединение текстов |
| * умножение | > больше | (оператор текста) | |
| / деление | <= меньше или равно | ||
| % процент | >= больше или равно | ||
| ^ возведение в степень | <> не равно |
Выполнение операторов подчиняется следующей последовательности:
1.,; операторы связи;
2. - оператор отрицания;
3. % оператор процентов;
4. ^ оператор возведения в степень;
5. *,/ оператор точечных вычислений
6. +,- оператор линейных вычислений;
7. & оператор текста;
8. <,>,<=,=>,<> операторы сравнения.
Для изменения последовательности выполнения операторов следует применять скобки.
Excel выводит в ячейку значение ошибок, когда формула для этой ячейки не может быть правильно вычислена. Если формула содержит ссылку на ячейку, которая содержит значение ошибки, то эта формула также будет выводить значение ошибки.
| Код ошибки | Возможные причины |
| ##### | Данная ошибка возникает, если столбец недостаточно широк или дата и время являются отрицательными числами. |
| #Дел/0! | В формуле делается попытка деления на ноль |
| #Н/Д | Нет допустимого значения. Обычно такое значение непосредственно вводится в те ячейки рабочего листа, которые впоследствии будут содержать данные, отсутствующие в настоящий момент. Формулы, ссылающиеся на такие ячейки, также возвращают #Н/Д в место вычисленного значения |
| #ИМЯ? | Excel не может распознать имя, использованное в формуле |
| #ПУСТО! | Было задано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек |
| #ЧИСЛО! | Возникли проблемы с числом |
| #ССЫЛКА! | Формула неправильно ссылается на ячейку |
| #ЗНАЧ! | Аргумент или операнд имеет недопустимый тип |
5. Функции — в Excel используются для выполнения стандартных вычислений в рабочих книгах. Значения, которые используются для вычисления функций, называются аргументами. Значения, возвращаемые функциями в качестве ответа, называются результатами. Помимо встроенных функций вы можете использовать в вычислениях пользовательские функции, которые создаются при помощи средств Excel.
Чтобы использовать функцию, нужно ввести ее как часть формулы в ячейку рабочего листа. Последовательность, в которой должны располагаться используемые в формуле символы, называется синтаксисом функции. Все функции используют одинаковые основные правила синтаксиса. Если вы нарушите правила синтаксиса, Excel выдаст сообщение о том, что в формуле имеется ошибка.
Если функция появляется в самом начале формулы, ей должен предшествовать знак равенства, как и во всякой другой формуле.
Аргументы функции записываются в круглых скобках сразу за названием функции и отделяются друг от друга символом точка с запятой ";". Скобки позволяют Excel определить, где начинается и где заканчивается список аргументов. Внутри скобок должны располагаться аргументы. Помните о том, что при записи функции должны присутствовать открывающая и закрывающая скобки, при этом не следует вставлять пробелы между названием функции и скобками.
В качестве аргументовможно использовать числа, текст, логические значения, массивы, значения ошибок или ссылки. Аргументы могут быть как константами, так и формулами. В свою очередь эти формулы могут содержать другие функции. Функции, являющиеся аргументом другой функции, называются вложенными. В формулах Excel можно использовать до семи уровней вложенности функций.
Задаваемые входные параметры должны иметь допустимые для данного аргумента значения. Некоторые функции могут иметь необязательные аргументы, которые могут отсутствовать при вычислении значения функции.
Типы функций
Для удобства работы функции в Excel разбиты по категориям: функции управления базами данных и списками, функции даты и времени, DDE/Внешние функции, инженерные функции, финансовые, информационные, логические, функции просмотра и ссылок. Кроме того, присутствуют следующие категории функций: статистические, текстовые и математические.
При помощи текстовых функций имеется возможность обрабатывать текст: извлекать символы, находить нужные, записывать символы в строго определенное место текста и многое другое.
С помощью функций даты и времени можно решить практически любые задачи, связанные с учетом даты или времени (например, определить возраст, вычислить стаж работы, определить число рабочих дней на любом промежутке времени).
Логические функции помогают создавать сложные формулы, которые в зависимости от выполнения тех или иных условий будут совершать различные виды обработки данных.
Возможность построения в электронных таблицах формульных выражений, в которых в качестве аргументов формул используются адреса ячеек, и богатый набор различных готовых функций позволяют разрабатывать расчетные таблицы практически любого уровня сложности. Это объясняет их широкое использование в экономической, технической и других сферах деятельности.
Пакеты прикладных программ.
Интегрированный пакет Microsoft Office 97
Пакеты прикладных программ (ППП) — это специальным образом организованные программные комплексы, рассчитанные на общее применение в определенной проблемной области и дополненные соответствующей технической документацией.
Чтобы пользователь мог применить ППП для решения конкретной задачи, пакет должен обладать средствами настройки (иногда путём введения некоторых дополнений).
Каждый ППП обладает обычно рядом возможностей по методам обработки данных и формам их представления, полноте диагностики, что дает возможность пользователю выбрать подходящий для конкретных условий вариант.
ППП обеспечивают значительное снижение требований к уровню профессиональной подготовки пользователей в области программирования, вплоть до возможности эксплуатации пакета без программиста.
Часто пакеты прикладных программ располагают базами данных для хранения данных и передачи их прикладным программам.