Макросы - это объекты Access 97/2000, состоящие из одной или нескольких макрокоманд. В Access макросы можно использовать с любым объектом базы данных.
Любая команда, которая выполняется в Access, называется макрокомандой. Microsoft предлагает макросы Access в качестве упрощенного языка программирования для пользователей, не имеющих опыта программирования. Набор 49 макрокоманд, которые можно использовать в макросах, достаточно при автоматизации относительно простых приложений Access.
Макросы создаются для рутинных задач или серий повторяющихся макрокоманд, с целью повышения эффективности работы с базой данных. Макросы можно разбить на 4 основные группы:
§ Макросы форм;
§ Макросы отчетов;
§ Макросы импорта/экспорта;
§ Макросы горячих клавиш.
Чаще всего используются макросы форм и отчетов.
Макросы можно использовать для выполнения следующих задач.
§ Связывание и совместный запуск запросов и отчетов;
§ Одновременное открытие нескольких форм и отчетов;
§ Контроль ввода данных при заполнении форм;
§ Перемещение данных между таблицами;
§ Выполнение действий при нажатии кнопки макрокоманды.
Например, в форму можно встроить командную кнопку для поиска нужных данных.
Группы макросов
Access позволяет создать группу макросов - объединение несколько взаимосвязанных макросов в один большой макрос. Например, можно создать группу макросов для открытия всех форм базы данных. При создании группы макросов добавляется столбец Имя макроса командой Вид, Имена макросов.
Внутри группы макросов каждый отдельный макрос имеет свое имя. Для запуска какого-то макроса из группы следует ввести имя группы, точку, а затем имя макроса.
Связывание макроса с событием
Для выполнения макроса в Access применяется техника обработки событий. Access может распознавать события с помощью различных свойств форм, элементов управления и отчетов. Что касается таблиц и запросов, они не обладают свойствами событий.
Макросы можно запускать в ответ на событие, происходящее на уровне отдельных элементов управления, например, кнопок. После того, когда созданы все кнопки главной кнопочной формы приложения Коммунальные платежи все макросы для обработки событий, следует связать все макросы с кнопками формы в соответствии с назначением событий кнопкам. Для этого макрос указывают для соответствующего свойства кнопки. Для работы со свойствами событий любого объекта следует открыть окно его свойств в режиме Конструктор и выбрать вкладку События.
Макрос AutoExec
В Access существует специальный макрос AutoExec, который выполняется автоматически при открытии базы данных.
СУБД Access. Формы. Типы форм. Структура формы. Основные типы элементов управления.
Формы ввода данных
Формы Access 97/2000 позволяют создавать пользовательский интерфейс для таблиц базы данных. Хотя для выполнения тех же самых функций можно использовать режим таблицы, формы предоставляют преимущества для представления данных в упорядоченном и привлекательном виде.
Форма представляет собой некий электронный бланк, в котором имеются поля для ввода данных.
В Форме каждое поле можно разместить в точно заданном месте, выбрать для него цвет и заливку. В Форму можно помещать вычисляемые поля. OLE-объекты можно увидеть только в форме или отчете. В Форме намного проще работать с большими текстами поля типа MEMO в текстовом окне с полосами прокрутки.
Формы могут быть выведены на экран в 3 видах:
§ режим конструктора
§ режим формы
§ режим таблицы
Форма строится на основе Access-таблицы или запроса. При каждом открытии сохраненной формы обновляются данные запроса, на основе которого создается форма. Благодаря этому содержимое Формы всегда соответствует информации в таблицах и запросах.
Форму можно создать тремя способами:
Вручную - с помощью Конструктора форм;
Полуавтоматически - с помощью Мастера форм;
Автоматически - используя Автоформу.
Типы форм Access
Содержание и вид формы зависит от того, в каком приложении для работы с базами данных она используется. Приложение для работы с базами данных можно разделить на три основных категории:
1. Управление транзакциями. Такие приложения выполняют функции добавления новых записей в таблицы или изменения существующих записей. Приложения для управления транзакциями требуют наличия доступа "Для записи" (Write Access) к таблицам базы данных, которые присоединены к форме.
2. Доступ к данным. Приложения, входящие в эту категорию, предназначены для представления такой информации, как диаграммы, отчеты, статистические сведения, таблицы или отдельные элементы данных, но не позволяют пользователю добавлять или редактировать данные. Приложения для доступа к данным требуют наличия доступа "Для чтения" (Read Only) к таблицам базы данных, которые присоединены к форме. Такие формы обеспечивают, например, доступ к временным данным, которые менеджеры и администраторы фирм используют для определения дальнейших действий. Формы, предназначенные для доступа к данным, можно разрабатывать как с целью перспективного планирования действий, так и для принятия экстренного решения.
3. Администрирование баз данных. Приложения этой категории выполняют административные функции такие, как создание баз данных или таблиц, разграничение прав доступа пользователей к объектам баз данных, обеспечение безопасности с помощью шифрования, периодическое уплотнение базы данных, а также операции резервного копирования. Приложения для администрирования баз данных требуют наличия полного доступа ко всем объектам, содержащимся в базе данных.
Формы являются ключевыми элементами в приложениях для управления транзакциями и для доступа к данным. Для выполнения более общих операций с базами данных нет необходимости использовать формы, но они могут оказаться полезными и для некоторых операций поддержки баз данных.