Основными компонентами (объектами) базы данных являются таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули.
Таблица — фундаментальная структура системы управления реляционными базами данных. В Microsoft Access таблица — это объект, предназначенный для хранения данных в виде записей (строк) и полей (столбцов). При этом каждое поле содержит отдельную часть записи (например, фамилию, должность или инвентарный номер). Обычно каждая таблица используется для хранения сведений по одному конкретному вопросу (например, о сотрудниках или заказах).
Запрос — вопрос о данных, хранящихся в таблицах, или инструкция на отбор записей, подлежащих изменению.
Перечислим типы запросов, которые могут быть созданы с помощью Microsoft Access:
• запрос-выборка, задающий вопрос о данных, хранящихся в таблицах, и представляющий полученный динамический набор в режиме формы или таблицы без изменения данных. Изменения, внесенные в динамический набор, отражаются в базовых таблицах;
• запрос-изменение, изменяющий или перемещающий данные. К этому типу относятся запрос на добавление записей, запрос на удаление записей, запрос на создание таблицы или запрос на ее обновление;
• перекрестные запросы, предназначенные для группирования данных и представления их в компактном виде;
• запрос с параметрами, позволяющий определить одно или несколько условий отбора во время выполнения запроса;
• запросы SQL, которые могут быть созданы только с помощью инструкций SQL в режиме SQL: запрос-объединение, запрос к серверу и управляющий запрос. Язык SQL (Structured Query Language) — это язык запросов, который часто используется при анализе, обновлении и обработке реляционных баз данных (например, Microsoft Access).
Форма — это объект Microsoft Access, в котором можно разместить элементы управления, предназначенные для ввода, изображения и изменения данных в полях таблиц.
Отчет — это объект Microsoft Access, который позволяет представлять определенную пользователем информацию в определенном виде, просматривать и распечатывать ее.
Макрос — одна или несколько макрокоманд, которые можно использовать для автоматизации конкретной задачи.
Макрокоманда — основной строительный блок макроса; самостоятельная инструкция, которая может быть объединена с другими макрокомандами для автоматизации выполнения задачи.
Модуль — набор описаний, инструкций и процедур, сохраненных под одним именем. В Microsoft Access имеется три типа модулей: формы, отчета и общий. Модули форм и отчетов содержат локальную программу для форм или отчетов. Если процедуры общего модуля явным образом не объявлены личными для модуля, в котором они появляются, значит, они распознаются и могут вызываться процедурами из других модулей этой базы данных.
База данных может содержать несколько модулей, в том числе общие модули, модули форм и модули отчетов.
Виды запросов в Access, их назначение. Назначение и структура отчетов в Access. Виды макросов и их назначение. Группы макросов. Автоматически выполняемый макрос.
Общие сведения о запросах
Запросы предназначены для отбора данных, удовлетворяющих заданным критериям (например, данные о торговых операциях за последний квартал).
В Access запросы делятся на QBE - запросы (Query By Example — запрос по образцу), параметры которых устанавливаются в окне конструктора запросов, и SQL - запросы (Structured Query Language— структурированный язык запросов), при создании которых применяются операторы и функции языка SQL. В Access 97/2000 легко преобразовать QBE запрос в SQL запрос.
Запрос можно адресовать одной таблице, однако многие запросы к базам данных извлекают информацию из нескольких таблиц. Запросы достаточно гибки и позволяют просматривать данные так, как удобно пользователю.
Типы запросов
Запрос на выборку - самый распространенный тип запроса. Извлекает данные из одной или нескольких таблиц и результаты отображает в объекте в режиме таблицы. Результатом выполнения запроса является набор записей, собранных в таблице, который называется Recordset (динамический, временный набор данных или виртуальный) и не хранится в базе данных. Базовые таблицы при этом не изменяются.
Запрос с параметрами - это запрос, при каждом запуске которого свойства запросов изменяются пользователем. Эти запросы удобно использовать как базовый источник данных для форм и отчетов. Например, на основе отчета с параметрами можно создать отчет о представлении ежемесячных расходов. Во время вывода отчета на печать Ms Access будет открывать диалоговое окно с приглашением указать месяц, для которого создается отчет.
Перекрестный запрос - отображает результаты статистических расчетов (такие, как суммы, количество записей и средние значения), выполненных по данным из одного поля. Эти результаты группируются по двум наборам данных в компактном формате перекрестной таблицы, подобной формату данных в электронных таблицах. Первый набор выводится в столбце слева и образует заголовки строк, а второй выводится в верхней строке и образует заголовки столбцов.
Запрос на изменения - это запрос, который позволяет, выполнив одну операцию, внести изменения во многие записи. Существует 4 типа запросов на изменение:
§ на создание таблицы,
§ на удаление записей,
§ на добавление
§ на обновление записей.
Перечисленные типы запросов на изменение позволяют автоматически воздавать новые таблицы или изменять базовые таблицы в соответствии с данными результирующих таблиц.
SQL - это запрос, создаваемый с помощью инструкции SQL. Примерами запросов SQL являются запрос на объединение, запрос к серверу, управляющий запрос и подчиненный запрос.
Все типы запросов доступны в режиме Конструктора по команде главного меню Access Запрос.
В Access составить несложный запрос можно автоматически с помощью Мастера простых запросов. Для этого во вкладке Запросы окна БД следует щелкнуть на кнопке Создать, затем в диалоговом окне Новый запрос выбрать значение Простой запрос и нажать кнопку ОК.
Более универсальное средство для создания запросов в Access предоставляет режим Конструктор, которое называется бланком запроса по образцу.
Структура отчета
Конечным продуктом большинства приложений баз данных является отчет. Отчеты во многом похожи на формы и тоже позволяют получить результаты работы запросов в наглядной форме. В отличие от форм отчеты не предназначены для вывода в окне и предназначены только для печати, т.е. создают не экранные, а печатные документы. Содержание отчета размерами в лист формата А4 можно увидеть в окне предварительного просмотра, но нельзя разобрать его содержание. При просмотре документа с увеличением в окне предварительного просмотра помещается только часть отчета. Возможен просмотр макета отчета в режиме конструктора.
Структура отчетов, как и форм, состоит из разделов и элементов управления.
Заголовок отчета - печатается только в начале отчета, используется на титульной странице.
Верхний колонтитул - печатается вверху каждой страницы.
Заголовок группы - печатается перед обработкой первой записи группы.
Область данных - печатается каждая запись таблицы или динамического набора данных запроса.
Примечание группы - печатается после обработки последней записи группы.
Нижний колонтитул - печатается внизу каждой страницы.
Примечание отчета - печатается в конце отчета после обработки всех записей.
Проектирование отчета состоит в создании структуры его разделов и в размещении элементов управления внутри этих разделов, а также в задании связей между этими элементами и полями таблиц или запросов базы данных.
Отчеты предназначены для вывода информации на принтер, поэтому для расчета расположения данных на печатной странице программа Access должна "знать" все необходимое об особенностях принтера. Эти данные Access получает от операционной системы. Соответственно, принтер в системе должен быть установлен.
При отсутствии принтера отчеты создавать все-таки можно. Достаточно выполнить программную установку с помощью команды операционной системы Пуск, Настройка, Принтеры, Установка принтера, после чего зарегистрировать драйвер принтера, либо выбрав один из драйверов, прилагающихся к самой операционной системе.