ПРИБЛИЗИТЕЛЬНЫЕ СВЕДЕНИЯ (ПЕРИОД ВРЕМЕНИ, ПРИМЕРНОЕ НАЗВАНИЕ, О ЧЕМ ГОВОРИТСЯ В ДОКУМЕНТЕ)
Ситуация 2
Как найти «...Положение об осуществлении безналичных расчетов физическими лицами...», принятое 1 апреля 2003 г.?
Итак, о документе известны:
• точная дата принятия;
• приблизительное название.
Для того чтобы найти документ, укажите в поле Дата известную дату, а в поле Название документа – некоторые слова из названия.
Шаг 1
Приготовьте Карточку поиска, как было описано в предыдущей ситуации
Очистите Карточку поиска. Не забудьте проверить, что поиск вновь пойдет по всем разделам.
Шаг 2
Укажите в Карточке поиска дату принятия документа – 1 апреля 2000 г.
Установите курсор на поле Дата и наберите: 01.04.2003 (рис. 2.3).
Набрав дату, нажмите кнопку Выбрать или клавишу Enter.
Вернувшись при этом в Карточку поиска, обратите внимание на количество уже найденных документов, которые соответствуют заданному условию — 01.2003.
Шаг 3
Рис. 2.3
Укажите в поле Название документа некоторые слова из названия документа
Очень часто бывает, что названия документов, воспроизводимые по памяти, в точности не совпадают с реальными. Система ищет документы на основе данных, указанных в Карточке поиска. Тогда какие слова из названия указать?
Вот простые рекомендации:
• Указывайте те слова из названия, по которым можно судить, о чем говорится в документе (которые отражают его суть).
• Указывайте по возможности два или три слова, этого чаще всего бывает достаточно.
Слова положение и в данном случае суть документа не передают. Скорее всего, есть много «...положений об осуществлении...». Поиск по таким общим словам (если не указывать дату) иногда дает сотни документов из разных разделов.
С другой стороны, в документе говорится о безналичных расчетах, осуществляемых физическими лицами. Недостаточно указать только одно из этих слов – можно получить слишком много документов. Следовательно, лучше использовать два или три слова из названия.
В поле Название документа, как и в других, имеется Словарь. Он содержит все слова, встречающиеся в названиях всех доступных документов. С помощью словаря значительно облегчается выбор слов, так как их не нужно полностью набирать с клавиатуры.
Чтобы система нашла все документы, в названиях которых встречаются отмеченные вами слова с любыми окончаниями (в разных грамматических формах), вместо окончания указывается звездочка *.
В поле Название документа наберите: безнсутчн* (Рис. 2.4). Отметьте слово безналичн*, нажав клавишу Ins. Оно появится ниже, в списке отмеченных слов.
Рис. 2.4
Если требуется указать только одно слово, не нужно отмечать его. Достаточно нажать клавишу Enter или кнопку Выбрать.
По мере того как вы набираете слово буква за буквой, курсор перемещается по словарю к словам, соответствующим уже набранной части.
С какого-то момента можно не набирать слово дальше, а перейти к нему с помощью клавиш или.
1) Найдите и отметьте таким же образом два других слова: физическ* и расч.*.
Порядок выбора слов не имеет значения для поиска документов.
Если вы случайно отметили не то слово, которое нужно, удалите его из списка отмеченных слов. Для этого поставьте на него курсор и нажмите клавишу Dеl.
Наконец, укажите условие, с учетом которого эти слова должны встречаться в названии: непременно все три (условие И), хотя бы одно из них (условие ИЛИ), либо ни одного (КРОМЕ). Условие И установлено по умолчанию.
Нажмите кнопку Выбрать, чтобы вернуться в Карточку поиска.
Найден 1 документ!
Результат поиска получен!
Постройте список документов, нажав клавиш, и взгляните на полное название найденного документа. Хотя это название не было известно точно, вы нашли документ и убедились, что поиск и в этом случае остается легким и понятным.
Чтобы разобрать еще один пример, вернитесь в Карточку поиска.
Ситуация 3
Поискдокумента,когдаизвестноегосодержаниеипримерноевремяегопринятия.