Теоретические основы организации рабочих мест в организации
В системе «человек–техника–среда» рабочее место является одним из центральных направлений исследования и проектирования при организации трудовой деятельности человека [1, с.5].
Рабочее место представляет собой наименьшую целостную единицу производства, где взаимодействуют три основных элемента труда – предмет, средства и субъект труда. Определяют рабочее место и как систему функционально и пространственно организованных средств труда, обеспечивающую работающему условия для успешного и безопасного протекания трудовой деятельности.
Эргономический анализ рабочего места предполагает вначале изучение его организации и оснащенности, а затем оценку условий труда оператора, эффективность реализации трудовой деятельности.
Организация рабочего места – это результат проведения системы мероприятий по функционированию и пространственному размещению основных и вспомогательных средств труда для обеспечения оптимальных условий трудового процесса. Оснащение рабочего места включает все элементы, необходимые для решения работающим поставленных перед ними производственных задач. К ним относятся основные и вспомогательные средства труда и техническая документация [1, с.5].
Основные средства труда – это основное оборудование, с помощью которого человек выполняет трудовые операции (пульты управления, табло, мнемосхемы, манипуляторы, станки, стенды, промышленные роботы и т. п.).
Вспомогательные средства труда делятся по назначению на технологические и организационные средства. Технологические средства обеспечивают эффективную эксплуатацию основного производственного оборудования на рабочих местах (средства обслуживания пультов управления, ремонта, наладки, контроля технических устройств и т. д.). Организационные средства обеспечивают эффективную организацию труда человека путем создания удобств и безопасности в эксплуатации и обслуживании основного производственного оборудования. В состав организационных средств входят: рабочая мебель (столы, средства отображения информации, стенды, печатающие устройства, компьютерная техника, инструментальные тумбочки, сиденья и т. д.); устройства и приспособления для транспортировки и хранения предметов труда (лифты, поддоны, пневмопочта и т. д.); средства сигнализации, связи, освещения, тара, предметы для уборки рабочего места и т. п.
Рациональная организация рабочего места имеет первостепенное значение для любого вида деятельности. От уровня его оснащения и системы обслуживания во многом зависит экономия физической и умственной энергии, эффективность труда [5, с.15].
Рабочее место менеджера представляет собой место приложения его труда, оснащенное техническими средствами и системой обслуживания, предназначенными для наиболее эффективного выполнения возложенных на него обязанностей.
Организация рабочего места – это совокупность мероприятий по оснащению рабочего места средствами и предметами труда и их размещению в определенном порядке.
При организации оснащения процесса управленческого труда техническими средствами целесообразно обеспечить комплексное использование средств оргтехники по видам работ:
– составление текстовой документации;
– обработка входящих и исходящих документов;
– копирование и размножение документов;
– хранение, поиск и передача документов;
– вычислительные операции;
– обеспечение оперативной связи и сигнальной информацией;
– оснащение оборудованием и мебелью служебных помещений.
Кроме того, санитарно–гигиенические условия труда менеджеров и служащих должны соответствовать общегосударственным требованиям и нормам. Созданию творческой обстановки способствует рациональное цветочное оформление. Цветочный климат рабочего помещения основывается на установленной наукой закономерности влияния цвета окружающей среды на нервную систему человека.
Благоприятные климатические условия на рабочем месте менеджера могут обеспечить вентиляционные установки, системы кондиционирования воздуха. Для ослабления шумовых воздействий, рекомендуется использовать звукопоглощающие плиты, ковры и т.п.
Современная организация рабочих мест управленческого аппарата вызывает необходимость учета эстетических требований к архитектурно–планировочным решениям интерьеров, декоративному оформлению рабочих мест: шторы, светильники, цветочное оформление, правильная расстановка мебели и т.д.
Под рабочее место руководителя отводят, как правило, отдельное помещение 20–50 кв.м. На рисунке 1.1 и рисунке 1.2 приведены схемы возможной планировки рабочих мест руководителей предприятий и их заместителей.
Рисунок 1.1 – Планировка рабочего места руководителя предприятия
При организации рабочих мест руководителей предусматривают помещение для рабочей зоны и зоны совещаний, а также зоны для неофициальных переговоров. Рекомендуемое расположение оргтехники и материалов на рабочем столе директора и внутри стола приведено на рисунке 1.3. При кабинетах руководителей предприятий может быть предусмотрена комната личной работы и отдыха, оснащенная рабочим столом, журнальным столиком, креслом, шкафом и т.д.
Некоторые отличительные особенности имеет рабочее место среднего менеджера – начальника цеха, отдела и т.д. (рисунке 1.4). Для таких руководителей рабочее место отводится в наиболее освещенной части кабинета и, оснащается рабочим столом и возможно столом–приставкой, креслом, столом и креслом для посетителей. Зона совещаний организуется специальным сто лом, стульями и креслами, а в зоне неофициальных переговоров располагается журнальный столик с двумя–тремя креслами.
Система обслуживания рабочих мест менеджеров, как правило, включает средства связи и автоматизированную систему информации (АСИ).
Система связи комплектуется телефоном, телетайпом, факсом, переговорными устройствами, диспетчерскими и прикладными телевизионными установками, электронной почтой.
Рисунок 1.2 – Примеры организации рабочих мест руководителей высшего уровня
Рисунок 1.3 – Рекомендуемое расположение материалов и оргтехники на рабочем месте руководителя:
1 – ящик для руководящих материалов; 2 – ящик для фонотеки; 3 –ящик для диктофона; 4 – ящик для справочной литературы в папки подвесного хранения; 5 – ящик для канцелярских принадлежностей; 6 – ящик для писчей бумаги; 7 – ящик для оргблокнота; 8 – ящик для материалов творческой работы в папках подвесного хранения.
Рисунок 1.4 – Примеры организации рабочих мест руководителей среднего уровня:
1 – рабочий стол; 2 – стол–приставка; 3 – стол для совещаний; 4 –кресло; 5 – стулья; 6 – тумбочка для книг; 7 – корзина для бумаг; 8 –вычислительная машина; 9 – телефонный концентратор; 10 – настольная лампа; 11 – лоток для бумаг; 12 – письменный прибор; 13 – перекидной календарь; 14 – шкаф для образцов продукции; 15 – раковина; 16 – вешалка; 17 – шкаф для документов; 18 – тумбочка для книг; 19 – книжный шкаф; 20 – шкаф для одежды; 21 – стол для посетителей; 22 – доска для чертежей, схем, расчетов.
АСИ комплектуется техническими средствами АСУ, такими как, регистраторы производства, входные и выходные устройства ЭВМ, которые передают, накапливают, хранят и перерабатывают варианты управленческих решений. Этот комплекс может дополняться телевизионными диалоговыми устройствами, промышленными телевизионными установками, магнитофонами.
Из всех средств связи наиболее часто используется телефон, с помощью которого можно подсоединиться к глобальной электронной сети. Конечной целью пользователя Internet является получение доступа к соответствующим серверам для удовлетворения своих потребностей [5, с.18].
Особую роль в этом процессе играет электронная почта, которая предназначена для обмена различного рода посланиями между отдельными пользователями Internet. Эти послания могут содержать текст, звук, видеоизображения, а также целые файлы с документами, компьютерными программами.
Важно при организации рабочего места руководителя предусмотреть его гибкость, т.е. оперативность реагирования на изменение внешней или внутренней среды предприятия. Такая гибкость подразумевает высокую скорость и качество обработки информации, проведения ее анализа до подчиненных, организацию необходимого контроля за исполнением.
Развитие информационных технологий позволило руководству вводить в практику так называемый дистанционный менеджмент, основанный на принципе дистанционного управления посредством создания крупных высокоэффективных систем обработки данных и связанный с объединением верхнего уровня иерархии организации и непосредственными исполнителями с помощью коммуникационных каналов и разного рода экспертных систем, принимающих на себя те функции управления, которые в обычных оргструктурах реализуются менеджерами среднего уровня.
Широкое распространение получили в менеджменте так называемые автоматизированные места руководителя (АРМ). Состав АРМ комплектуется персональной ЭВМ, имеет календарь, часы, алфавитную записную книжку для адресов и телефонов, электронный дневник, средства для сохранения и хранения корреспонденции, систему контроля за ходом выполнения принимаемых решений.
Таким образом, решение задач менеджмента предусматривает широкое использование автоматизированных технологий, т.е. работу в электронном офисе.
Под электронным офисом предусматривают программно–аппаратный комплекс, который ведет обработку документов и автоматизирует работу пользователей в системах управления.
В его состав входят следующие аппаратные средства:
– один или несколько персональных компьютеров, возможно, объединенных в сеть;
– передающие устройства;
– средства копирования документов;
– сканеры для ввода текстовой и графической информации непосредственно с первичных документов;
– проекционное оборудование для проведения презентаций.