Бюджетные учреждения учитывают движение денежных средств на текущих счетах в банке, по бюджетным и внебюджетным средствам в лицевых счетах территориальных органах казначейства, в кассе, а также прочих денежных средств, таких как аккредитивы, чековые книжки, финансовые вложения на счетах 5 раздела плана счетов:
- текущие счета по бюджету;
- текущие счета по внебюджетным средствам;
- кассы;
- прочие денежные средства.
Для открытия текущих счетов бюджетные учреждения предоставляют в банк документы, предусмотренные положением о порядке открытия банками счетов клиентов. В банке производят выдачу средств с текущих счетов учреждений в общеустановленном порядке в пределах остатка средств, имеющихся на этих текущих счетах как наличными денежными средствами, так и путем безналичных перечислений на основании расчетно-кассовых документов.
Остатки средств по счетам 10 и 11 должны соответствовать остаткам на текущих счетах учреждений банков. Для сверки записей по этим счетам банк выдает выписки из лицевых счетов с приложением к ним расчетно-платежных документов. Органами территориального казначейства так же выдаются выписки из лицевых счетов казначейства с приложенными к ним копиями исполненных платежных поручений.
Счет 10 - активный, учитываются денежные средства, получаемые из бюджета.
Субсчета:
- текущий счет по бюджету. По дебету(Д) отражается сумма полученного финансирования из бюджета или вышестоящего распорядителя на содержание распорядителя или для перечисления подведомственным учреждениям и другие поступления. По кредиту (К) отражаются суммы перечисления в оплату расходов, предусмотренных по смете, суммы отозванного финансирования и перечисление финансирования нижестоящим распорядителям;
- текущий валютный счет по бюджету. Учитывается движение денежных средств в иностранной валюте. Отражается в белорусских рублях по курсу Национального Банка Республики Беларусь на дату совершения операции. При изменении курса иностранной валюты отрицательная или положительная курсовая разница относится на увеличение или уменьшение бюджетного финансирования.
Операции по 100 и 101 счетам в бухгалтерии финансового органа отражаются на основании выписки из лицевого счета, предоставленной учреждением банка или территориальным органом казначейства в мемориальном ордере №2 ф.381 - накопительная ведомость. Аналитический учет будет вестись по кассовым расходам в разрезе бюджетной классификации в карточке аналитического учета расходов ф.294. В конце месяца к мемориальному ордеру делается расшифровка, т.е. выписываются итоговые суммы по Д и К счетов, которые будут записаны в книгу «Журнал-главная»;
- текущий счет по капитальным вложениям за счет средств бюджета;
- текущий счет по взысканным платежам в бюджет;
- текущий валютный счет по взысканным платежам в бюджет;
- текущий счет на выплату пенсий и пособий за счет ФСЗН;
- текущий счет на выплату пособий и компенсаций из бюджета.
Счет 11 включает следующие субсчета:
- текущий счет по внебюджетным средствам. По Д учитывается сумма внебюджетных средств, поступивших на счет в оплату работ, услуг в соответствии с действующим законодательством. По К отражается сумма, отнесенная на расходы, предусмотренная по смете доходов и расходов. Учет ведется в мемориальном ордере №3 - накопительной ведомости ф.381;
- текущий счет по депозитам. На этом субсчете учитываются суммы, поступившие во время распределения бюджетных учреждений и подлежат возврату при наступлении определенных условий. Поступившие суммы будут отражены по Д 112 и К174, при возврате средств будет сделана обратная проводка: Д174 К112;
- открывается на балансах местных органов власти и корреспондирует с 272 счетом;
текущий валютный счет по внебюджетным средствам. Учитывается движение внебюджетных средств в иностранной валюте на валютных счетах в учреждениях банка. При зачислении на счет иностранной валюты за выполненные работы, оказанные услуги, дебетуется счет 118, а кредитуется - 237 или 178. Учет операций ведется в иностранной валюте и в белорусских рублях в мемориальном ордере №3а - накопительной ведомости ф.381 по соответствующим видам валюты.
Финансирование в бюджетных учреждениях отражается на счетах 23 - финансирование и займы; 14 - внутриведомственные расчеты по финансированию.
Субсчета счета 23:
- финансирование из бюджета;
- финансирование из бюджета капитальных вложений;
- финансирование из других бюджетов;
- финансирование из бюджета на выплату пособий и компенсаций;
- финансирование из ФСЗН;
- средства родителей на содержание детей в ДДУ;
- прочие источники;
- заемные средства.
Субсчет 230 открывается только на балансах главных распорядителей бюджетных средств как по республиканскому, так и по местному бюджету и является пассивным. На нем отражаются отозванные бюджетные средства в соответствии с изменением бюджетного назначения (перечисления на восстановление средств бюджета). Суммы фактических расходов по бюджету списываются в конце года за счет получения финансирования.
Субсчета счета 14:
- расчеты по финансированию из бюджета;
- расчеты по финансированию из других бюджетов;
- расчеты по финансированию капитальных вложений;
- расчеты по финансированию на выплаты пенсий и пособий за счет средств бюджета.
Субсчет 140 открывается на балансах различных распорядителей бюджетных средств, имеющих и не имеющих подведомственные учреждения. На балансе главного распорядителя этот субсчет всегда активный. По Д140 отражаются перечисления финансирования нижестоящим распорядителям, по К140 - суммы отозванных средств нижестоящих распорядителей, а так же сумма произведенных за год фактических расходов нижестоящими распорядителями, списываемая в конце года на основании годовых отчетов этих распорядителей. Дебетовое сальдо в течении года отражает сумму финансирования, перечисленную нижестоящим распорядителям.
У распорядителей, не имеющих подведомственных учреждений субсчет 140 - пассивный. По Д140 отражается сумма отозванного бюджетного финансирования и списание фактических расходов за счет полученного финансирования. По К140 отражается получение финансирования от вышестоящего распорядителя и излишки товарно-материальных ценностей, а так же безвозмездное получение товарно-материальных ценностей. Кредитовое сальдо в течении года отражает сумму полученного финансирования из бюджета распорядителям бюджетных средств, не имеющих подведомственных учреждений.
У распорядителей, имеющих подведомственные учреждения субсчет 140 активно-пассивный. Когда он пассивный, на нем отражается поступление финансирования от главного распорядителя. Когда он активный, отражается сумма, перечисленная нижестоящим распорядителям в счет финансирования из бюджета.
Расходы в бюджетном учреждении делятся на кассовые, фактические и прямые.
Кассовыми расходами являются все виды выплат, произведенные бюджетными учреждениями с текущих счетов, открытых в учреждениях банка как наличными, так и безналичными средствами.
Синтетический учет кассовых расходов ведется на счете 120. По Д120 отражаются кассовые расходы, по К140 - восстановление кассовых расходов.
Бухгалтерские записи по отражению кассовых расходов производятся на основании выписок с текущих счетов бюджетных учреждений и приложенных к ним первичных документов в мемориальном ордере №2 - накопительной ведомости ф.381.
Аналитический учет кассовых расходов ведется на карточках аналитического учета кассовых расходов ф.294 по подразделениям бюджетной классификации выделением расходов по каждому элементу расходов, предусмотренных в смете расходов.
Фактическими расходами являются действительные затраты бюджетного учреждения, оформленные соответствующими первичными документами, включая расходы по неоплаченным счетам кредиторов, а так же начисление заработной платы, стипендии и др.
При совпадении кассовых и фактических расходов получаются прямые расходы, т.е. средства бюджетного учреждения расходуются по прямому назначению.
Синтетический учет фактических расходов ведется на активных счетах 20 и 21.
Счет 200 - расходы по бюджету предназначен для учета фактических расходов, осуществляемых за счет бюджетных средств. По Д200 в течении года учитываются произведенные фактические расходы за счет бюджетных средств. По К200 отражается восстановление фактических расходов, производимых за счет средств бюджета; списание всех произведенных расходов за год за счет бюджетного финансирования.
Наряду с денежными средствами на текущих счетах бюджетных учреждений, существуют прочие денежные средства, к которым относятся аккредитивы, чековые книжки, денежные документы, финансовые вложения. Для их учета предназначен активный счет 13, который включает следующие субсчета:
- аккредитивы;
- чековые книжки;
- денежные документы;
- финансовые вложения.
Насубсчету 130 учитываются суммы аккредитивов по договорам с иногородними поставщиками за поставку материальных ценностей и оказание услуг. Аккредитивы выставляются как за счет бюджетных средств, так и за счет внебюджетных.
При выставлении аккредитива дебетуется субсчет 130, а кредитуется соответствующий текущий счет. На сумму исполненных аккредитивов кредитуется субсчет 130, а дебетуется соответствующий счет материальных ценностей. Неисполненные суммы аккредитива зачисляются на соответствующие текущие счета.
На субсчете 131 учитываются депонированные суммы по чековым книжкам для расчетов за полученные товары и оказанные услуги на территории РБ.
При депонировании суммы дебетуется 131 счет, а кредитуется 100/111. При оплате материальных ценностей чеком из чековой книжки дебетуются счета материальных ценностей, а кредитуется 131 счет. При возврате депонированных сумм дебетуются соответствующие текущие счета 100/111, а кредитуется 131 счет. Депонированные суммы по чековым книжкам учитываются как кассовые расходы.
Аналитический учет по субсчету131 ведется в мемориальном ордере №4 - накопительной ведомости ф.381.
На субсчете 132 учитываются следующие денежные документы: оплаченные талоны на проезд; талоны на питание; оплаченные путевки в санатории, дома отдыха; почтовые марки; бланки трудовых книжек; бланки дипломов; грамоты и др.
Эти документы должны храниться в кассе бюджетного учреждения, прием и выдача из кассы таких документов оформляется кассовыми ордерами, на которых ставится штамп «фондовый». Регистрируются эти приходные и расходные ордера отдельно от бухгалтерских документов, которыми оформляется движение наличных денежных средств.
Субсчет 134 учитывает вложения бюджетного учреждения только за счет внебюджетных средств, депозиты банков государственных ценных бумаг, ценные бумаги организаций и предприятий, при этом дебетуется 134 счет, а кредитуется 111. Регистрация и погашение ценных бумаг отражается по Д111 и К134 в стоимости приобретения. Сумма, превышающая учетную стоимость, отражается по Д111 и К410. Все наличные денежные средства, имеющиеся в бюджетном учреждении, должны храниться в кассе.
Синтетический учет кассовых операций ведется на активном счете 12 и его субсчетах: 120 - касса, 121 - валютные средства в кассе.
По Д120 отражаются наличные денежные поступления в кассу, по К120 - их расходование по целевому назначению или возврат неполученных денежных средств на соответствующий текущий счет.