В общем случае аппарат информационного издания – библиографического, реферативного, обзорного – может включать: предисловие; руководство по пользованию изданием; вступительную статью; схему классификации; систему ссылок; список использованных источников информации; список сокращений; вспомогательные указатели; содержание (оглавление); выходные сведения и дополнительные сведения.
Обязательными для каждого информационного издания являются выходные сведения, другие элементы применяются в зависимости от конкретного издания, его целевого и читательского назначения, содержания, объема и т.д.
Работая над предисловием, редактор исходит из того, что в нем должны быть изложены основные справочные сведения об информационном издании:
1) Характеристика данного издания (что оно собой представляет, его место в системе НТИ, связь с другими информационными изданиями и т.д.); задачи, целевое и читательское назначение издания; принципы отбора; полноту охвата использованных источников информации (при этом могут быть названы тематические, хронологические, географические, языковые и другие границы отбора; указаны виды документов - опубликованные или неопубликованные; книги, статьи, отчеты о НИР и т.п.); способ группировки (систематизации) материала в основной части издания; технологию подготовки и выпуска (использование средств автоматизации, особенности программного обеспечения и т.п.); деление на серии, нумерация, периодичность или другой порядок выхода; справочно-поисковый аппарат (виды указателей, их оформление, расположение); порядок подписки на издание (особенности его распространения); порядок обращения за копиями первоисточников и почтовый адрес. Как и во всяком другом предисловии, здесь может быть также просьба к потребителям информации высказать свои замечания и предложения.
2) В предисловиях к ретроспективному и рекомендательному библиографическим указателям – показать, чем обусловлен выбор темы, подчеркнуть важность или даже необходимость отбора и освоения описанных источников, исходя из задач, стоящих перед потребителем информации; можно сказать также, чем вызвана потребность дополнения библиографических описаний аннотациями или отдельными уточняющими словами.
3) Объяснить принцип группировки материала в библиографических и реферативных изданиях. Оно способствует эффективному поиску и методически правильному освоению информация. На это направлена также расшифровка принятой системы нумерации библиографических записей, рефератов и первичных источников.
Вступительная статья, цель которой - сориентировать потребителя информации, прежде чем он приступит к чтению основной части, содержит характеристику издания, историю развития и состояние научных исследований по его теме.
Список использованных источников информации как элемент аппарата представляет собой перечень (указатель) произведений, на материале которых создано информационное издание. В списках, которые помещают в библиографических указателях, реферативных журналах и сборниках, приводят, как правило, названия только периодических и продолжающихся изданий, в которых опубликованы источники информации (используются при этом стандартные сокращения). Сам источник - статья, доклад и т.п. - не указывается. Списки формируют в алфавитном порядке, помещая сначала источники на русском, а затем на иностранных языках. За каждым из источников требуется проставлять номера соответствующих рефератов или библиографических записей. Списки помещают в конце информационных изданий. В списке источников, использованных при составлении обзорных изданий, дается описание с применением обязательных библиографических элементов и в соответствии с правилами, установленными ГОСТ 7.1-2003 Библиографическая запись.
Списки сокращений – целесообразность их составления обусловлена тем, что сокращения могут затрагивать, как правило, определенные и достаточно часто употребляемые в текстах слова и словосочетания. В списках указываются те сокращения, которые не установлены стандартами. Принятое сокращение должно применяться на протяжении всего издания только по отношению к одному слову или словосочетанию.
Вспомогательные указатели отражают отдельные сведения, относящиеся к библиографированным документам, с отсылкой к соответствующим библиографическим записям и рефератам. Указатели: авторские, предметные, нумерационные, патентные, пермутационные, формульные, латинские названия растений и др. Вопрос о необходимости того или иного указателя должен решаться в зависимости от вида, конкретного содержания, целевого и потребительского назначения, а также объема информационного издания.
Схема классификации – элемент аппарата, на основе которого систематизируют материал в информационном издании. Систематизация – это и процесс, в ходе которого проводится анализ библиографических записей и рефератов с целью выявления их классификационных признаков, и результат этого процесса, состоящий в упорядоченном расположении материала в соответствии с принятой классификационной схемой. Рубрикатор – это словарь рубрик в виде иерархической классификации, предназначенный для формирования справочно-информационного фонда, информационных изданий и информационного поиска.
Содержание (оглавление) как элемент аппарата должно соответствовать композиции информационного издания и включать указания на все рубрики и тексты в той последовательности, в какой они размещены в издании. Содержание употребляют во всех информационных изданиях, кроме обзорного моноиздания, в котором используется оглавление. В содержании библиографических и реферативных изданий вместо или кроме страниц могут быть указаны номера разделов, их классификационные индексы и порядковые номера библиографических записей или рефератов.
Редактирование содержания (оглавления) заключается в том, чтобы проверить, нет ли в нем отступлений от названий тематических рубрик и текстов, имеющихся в основной части, проставлены ли необходимые номера и индексы, отражающие порядок систематизации материалов в информационном издании, нет ли других ошибок. Содержание (оглавление) может быть расположено в начале или в конце издания. Однако, как показывает опыт, лучше, если оно располагается в начале – вслед за титульным листом, а в реферативных и библиографических изданиях – на оборотной или даже на лицевой стороне обложки.
!Иногда в информационных изданиях могут публиковаться и рекламные сведения: чаще всего они носят характер объявлений и касаются изменений порядка издания материалов, выпуска новых информационных изданий, проведения каких-либо мероприятий и т.п.
Заключительным этапом работы над аппаратом является оформление выходных сведений. Нужно учитывать, что многотомные непериодические, периодические или продолжающиеся информационные издания выпускаются под общим для всего издания заглавием (названием), отражающим содержание и целевое назначение с указанием вида издания в подзаголовочных данных. Контртитул – на нем обычно помещаются сведения о серии в целом, а на титульном листе – о данном выпуске. В изданиях, рассчитанных на распространение не только в нашей стране, но и за рубежом, контртитул может содержать перевод титульного листа на один или несколько иностранных языков. Колонтитул указывает на рубрику или подрубрику издания, к которым относится содержание данной страницы. Выходные сведения обзорного издания должны, включать все элементы, которые обязательны для книги.