В современной системе управления предприятием, организацией, ведущую роль играет бухгалтерская информационная система (БУИС), в которой формируется достоверная и полная информация об имуществе, обязательствах и хозяйственных операциях объекта управления.
Главная цель функционирования БУИС на предприятии – обеспечить руководство предприятия финансовой информацией для принятия обоснованных решений при выборе альтернативных вариантов использования ограниченных ресурсов.
Свойства бухгалтерской информации: сравнение, постоянство, существенность, достоверность, значимость, консервативность и наличие обратной связи.
Кобщим принципам построения и функционирования БУИС относят принципы первого лица, системного подхода, надежности, непрерывного развития, экономичности, совместимости.
Сервис БУИС состоит из целого набора услуг: различные виды учета, банк, касса, производство, ведение счетов, журнала операций и различной отчетности.
В БУИС управленческий учетоперирует показателями себе- стоимости, затратами подразделений, выявляет результаты проведенных операций по ответственным лицам, секторам деятельности, по другим подразделениям.
В БУИСфинансовый учет направлен на обобщение, синтез информации. Он позволяет оперативно определять прибыль предприятия за некоторый период, обобщать активы и пассивы предприятия в форме отчетного баланса, характеризовать имущественное и финансовое состояние предприятия.
БУИС крупного предприятия должна обеспечивать следующий набор услуг:автоматизированное решение всего комплекса задач бухгалтерского учета, планирования, анализа финансово-хозяйственной деятельности предприятия, а также внутреннего аудита; получение оперативной, постоянно меняющейся информации о текущем состоянии дел на предприятии и возможность консолидированного управления и получения консолидированных финансовых отчетов.
На крупном предприятии обработка учетной информации с помощью БУИС ведется на трех уровнях, соответствующих первичному, управленческому и финансовому учету. На каждом уровне в соответствии с методологией сбора, регистрации и обработки учетной информации создаются АРМ экономистов, бухгалтеров, финансистов и аналитиков, взаимодействующие между собой.
Существует три подхода к автоматизации бухгалтерского учета на малых и средних предприятиях: автоматизация только финансового учета, автоматизация финансового учета и частично управленческого и автоматизация финансового и управленческого учета.
Современные системы бухучета имеют 4 поколения развития:
1. до 1986/87 – системы представляют собой автоматизированное рабочее место (АРМ) учета бухгалтерских операций и разворачиваются на базе MS DOS;
2. до 1989/90 - появились комплексы систем бухучета и первые варианты АБС на базе MS DOS, Novell для локальных сетей;
3. 1990-2000 Современные бухгалтерские системы работают в корпоративных сетях и поддерживают архитектуру клиент-сервер, все виды ОС и работают с распределенными БД («Анжелика», «Галактика»; программные комплексы «Best» - гостиничный бизнес; «1С торговля», «1С предприятие»);
4. настоящего времени – имеют в своем составе ситуационный центр, осуществляющий поддержку принятия решений (Парус, Галактика).
Функции типовой бухгалтерской системы:
• учет любых финансово-хозяйственных операций, включая валютные, с автоматическим пересчетом курсовой разницы;
• полноценный учет по счетам, субсчетам и аналитическим кодам для контрагентов;
• возможность настройки системы на учетную политику различных предприятий, включая настройку формы баланса, создание и редактирование отчетных форм (шаблонов);
• автоматический подсчет развернутого и свернутого сальдо, оборотов, составление журналов-ордеров, Главной книги, баланса и других произвольных отчетных форм;
• создание, печать и хранение электронных копий первичных банковских и кассовых документов;
• различные типы печати для получения твердой (бумажной) копии отчетов;
• возможность формирования отчетных форм для проведения финансового анализа предприятия по данным бухгалтерского учета и др.
При работе с автоматизированной бухгалтерской системой появляется возможность:
• быстро подготовить все квартальные и годовые отчеты в налоговую инспекцию, в различные фонды и органы Госкомстата;
• рассчитывать зарплату;
• вести учет основных средств;
• анализировать финансовую деятельность.
Возможности бухгалтерских систем: журнал проводок, банковская касса, валютные операции, расчеты с дебиторами и кредиторами, типовые сводные документы, баланс и отчетные формы, налоговый календарь, быстрый ввод информации, тщательный контроль, учетная политика, показатели финансово-хозяйственной деятельности, работа с данными прошлых лет, контекстная помощь, калькулятор.