Используя формулу AIDA, напишите план делового письма (тематика по выбору), по аналогии с приведенным ниже примером.
Внимание.
1. Немного статистики о производительности.
2. Немного статистики о снижении производительности из-за потерь
времени.
Интерес.
1. Роль работников в успехах компании.
2. Ссылки на политику компании относительно рационального использования рабочего времени.
Желание.
1. Последствия соблюдения политики компании относительно рационального использования рабочего времени.
2. Последствия несоблюдения политики компании относительно рационального использования рабочего времени.
Действие.
1. Краткий призыв к пониманию.
2. Благодарность за понимание.
Четыре высказанные идеи предполагают наличие в письме четырех абзацев. Это логическое планирование нашей памятки для будущего письма, понятного адресату.
Ясность. Как правило, она предполагает подбор точных слов, четкую структуру предложений и абзаца, а также общую организацию того, что пишется, независимо от жанра текста — письмо, докладная записка или отчет. Ясность предполагает также введение тематических предложений в каждый абзац, составление плана перед тем, как начать писать.
Для ясности написанного текста следует соблюдать следующие
правила:
- избегать технического жаргона, кроме случаев беседы с коллегами-специалистами («Флора и фауна данного района продемонстрировала реакцию со 100%-ным летальным исходом» — вместо того чтобы сказать: «Вся рыба сдохла»);
- избегать канцеляризмов;
- избегать незнакомых слов и терминов;
- тематические предложения ставить либо в начало, либо в конец абзаца. При деловых коммуникациях они обычно располагаются в начале письма, но могут быть использованы в случае необходимости и в конце, например если вы пытаетесь в чем-то убедить клиента и уверены, что реакция может быть неблагоприятной. В таком случае подробное пояснение в самом начале письма поможет вам в отстаивании вашей позиции, высказанной затем в тематическом предложении.
|
|
Приведем примеры того, какие часто встречающиеся слова и выражения следует употреблять, а какие — нет.
| Не следует употреблять | Следует употреблять |
| Прежде Следом за... Осуществить Ассигновать Детерминировать Переместить Дающий преимущество Расположение Способствовать Столкнуться с трудностями в... В ответ на ваш запрос | До После Сделать Заплатить Выяснить Послать Полезный Место Помочь Оказаться трудным Как вы просили |
Краткость. Ее можно достичь за счет избегания многословных выражений, ненужных повторений и абстрактных слов. Многие предложения, начинающиеся со слов «существует», «это представляет собой», являются многословными. Для того чтобы сделать текст более кратким, можно, например, внести в него следующие изменения.
| Многословно | Кратко |
| Долгий период времени В настоящее время Консенсус мнений Благодаря тому факту, что В течение марта месяца Для целей По причине того, что Во многих случаях В некоторых случаях В ближайшем будущем В случае, если В городе Томске В виду того, что Относительно того Исходя из вышеизложенного Банка голубого цвета В приложении вы найдете Многочисленные и разнообразные Позвольте мне сказать Мое внимание привлекла В отдельном конверте Позвольте сообщить До момента написания настоящего В соответствии с вашим запросом Будьте любезны | Долгое время (или две недели) Сейчас (или сегодня) Консенсус Поскольку В течение марта Для Поскольку Часто Иногда Вскоре Если В Томске Поскольку О Поэтому Голубая банка В приложении Многие (Ничего) Я узнал Отдельно (Ничего) До сих пор Как вы просили Пожалуйста |
|
|
Следует избегать также ненужных повторений, например: «Его гонорар был мал по размеру», или «Что необходимо нашей организации, так это некоторые новые изменения», или «Зайдите ко мне в 16 часов во второй половине дня». Слова, выделенные курсивом, легко убираются из текста, не нанося ущерба его содержанию и пониманию.
Свой негативный вклад в запутанность письменной информации вносят также абстрактные слова (как правило, из-за своей неопределенности). Целесообразно заменять абстрактные слова конкретными, имеющими ясные и точные значения, чтобы сформировать у читателя необходимый вам образ. Например, вместо «средство передвижения» (что может означать автобус, самокат и т.п.) — «машина "Нива"» или вместо «населенный пункт» (это может быть район, деревня, город и пр.) — «поселок Токсово». В то же время иногда при замене абстрактных слов приходится для создания более живого образа поступаться краткостью. Например, вместо «собака» (так как она может быть маленькая, большая, охотничья или охранная) следует указать породу собаки, ее пол и возраст, породистая или нет, и т.д.
|
|
Удобочитаемость. Удобочитаемым обычно называют текст, который легко понимается читателем, поскольку написан ясным стилем. В то же время практически любую мысль можно изложить так, что читателю будет сложно ее понять, хотя тот, кто написал текст, продемонстрировал в нем свое знание множества слов.
Например, мы читаем текст подобного рода: «Основной задачей этого параграфа является облегчить и иным способом расширить профессионализм индивидуума в трансляции познавательной способности и соответствующим образом представленный письменный материал, который эффективно удовлетворяет как минимум десяти бросающимся в глаза перечисленным критериям». Попытаюсь понять, что в нем сказано, мы теряем из вида сам смысл данного сообщения. Слова здесь не проясняют, а затемняют его. Лучшим стилем делового письма является тот, который не привлекает к себе внимания, а позволяет сосредоточиться на смысле сообщения.
В современной литературе описан так называемый индекс туманности, предложенный Робертом Ганнингом, — это своего рода формула, позволяющая оценить сложность написанного текста.
Р.Ганнинг дает 10 советов, как писать ясно:
1. Пишите короткими предложениями. Старайтесь, чтобы предложение содержало не более 20 слов.
2. Отдавайте предпочтение простому, а не сложному; это относится и к предложениям, и к словам, и к мыслям.
3. Лучше использовать знакомые слова.
4. Избегайте ненужных слов.
5. Употребляйте глаголы, обозначающие действие, избегайте страдательного залога.
6. Пишите так, как вы говорите. Лучше, если вы будете писать в разговорном тоне, а не в высокопарном или излишне эмоциональном.
7. Используйте такие термины, которые читающий хорошо понимает. Избегайте абстрактных слов.
8. Старайтесь соотносить написанный текст с опытом читающего.
9. Пользуйтесь разнообразными словами, предложениями разной длины и такими конструкциями, которые способны поддерживать интерес у читающего.
10. Пишите так, чтобы выразить мысли, а не произвести впечатление на читающего.
Элементы унификации (на основе применения единых правил, стандартов, речевых клише). Унифицированное письмо, как отмечают Дж. М. Лэйхифф и Дж. М. Пенроуз, свободно от двух недостатков — грамматических ошибок и проблем с форматом. Известно, что фраза, содержащая висящие конструкции, ошибочные ссылки и несогласованные друг с другом подлежащее и сказуемое, может раздражать читателя и способствовать непониманию смысла письма. Грамматика — это упаковка, которая помогает «продать» мысли автора письма. При этом практически не имеет значения, насколько они хороши, если они грамматически неверно представлены на бумаге. Многие читатели могут эти значительные мысли не оценить, поскольку им нанесла ущерб грамматика.
Для любых деловых писем существуют определенные форматы. Формат — это:
- размер бумажного листа, на котором размещается документ;
- формуляр-образец или просто образец — модель документа, на которой показаны поля для размещения каждого реквизита или группы реквизитов, что обеспечивает быстрый поиск нужных элементов информации;
- реквизит — неотъемлемая часть документа, обеспечивающая его понимание и легитимность, т. е. законную силу и способность привести к нужным действиям.
Например, деловые письма часто имеют заголовок, внутренний адрес, приветствие, основную часть и заключение. Предполагается, что автор делового письма будет придерживаться этого формата для переписки.