Укрепление государства, развитие хозяйственно-экономической жизни в ВКЛ требовали совершенствования и специализации учетной документации. Она развивалась по двум основным направлениям: бухгалтерский и статистико-экономический учет. Бухгалтерский учет показывает состояние денежных и материальных ценностей, статистический – количественные показатели массовых явлений. Обе подсистемы учетной документации находились еще в стадии формирования, тесно переплетались друг с другом, поэтому говорить о реальном выделении бухгалтерской и статистической документации можно лишь ближе к XVIII в., хотя определенные тенденции в этой области наметились уже в XVI в.
В XV – первой половине XVI вв. финансовая жизнь страны находилась в руках господаря и панов-рады. Кроме них не существовало еще никакого постоянного органа для управления финансовыми делами. Руководитель государственной казны ("скарба") – подскарбий земский – являлся лишь главным казначеем при ней. Его функции состояли в приеме сумм, выдаче их по приказанию господаря и ведении кассовой отчетности скарба, в чем ему помогал писарь скарбный. Основная же часть письменного делопроизводства по приходу и расходу государственных сумм до середины XVI в. велась писарями великокняжеской канцелярии, к числу которых с 1509 г. принадлежал и сам подскарбий земский.
На характер бухгалтерской документации значительное влияние оказала особая система поступления финансовых ресурсов в центральную государственную казну, при которой сюда попадали только остатки государственных доходов, не израсходованные на местах. Подскарбий принимал в скарб деньги или вещи, выдавая лицу, доставившему их, "вызнанье" (расписку), служившую для него оправдательным документом. Что касается большей части государственных расходов (выплата жалования, государственных долгов и пр.), то они приходились главным образом на местные "кассы". По личному приказу господаря или по его совету с панами-радой писари государственной канцелярии изготавливали и выдавали заинтересованным лицам "квиты" (ассигнации), по которым они могли получить причитающиеся им суммы из местных касс, исходя из соображений удобства жалуемого лица или кредитора и средств, которыми располагали местные кассы. Квиты выдавались на старост, державцев, тивунов, казначеев (в Смоленске и Брянске), ключников, городничих, арендаторов разных мыт и корчем и т.д. В этих квитах содержались приказы названным урядникам и арендаторам о выдаче известному лицу жалования или о выплате ему казенного долга из тех средств, которые были в их распоряжении. Ассигнации выдавались не только на деньги, но и на натуральные статьи доходов: хлеб, овес, сено, меха, воск и пр. Из скарба подскарбий земский выдавал деньги и вещи чаще всего на листы и квиты, взятые получателем у великокняжеских писарей, в редких случаях "на устное росказанье" господаря и панов-рады.
Каждый писарь вел реестр квитам, выданным при его посредстве, с кратким обозначением их содержания. Реестры эти по сути являлись расходными книгами и получили названия реестров "отправ". В них указывалось, как правило, кому и что пожаловано господарем и из какого источника должна быть произведена выплата; в редких случаях в записях указывалась мотивировка выдачи ассигнации. Эти реестры иногда группировались в книги наряду с другими документами. Однако надобности в их длительном хранении не было, поэтому они часто хранились в тетрадях, отдельными единицами и, возможно, уничтожались по истечении срока надобности.
Квиты, оплаченные местными урядниками и арендаторами господарских доходов, и расписки, выданные подскарбием при сдаче остатков доходов в скарб, предъявлялись ими во время ежегодного финансового отчета. Ввиду отсутствия в ВКЛ специальных финансовых органов, он, получивший название "брать личбу", принимался господарем единолично или совместно с панами-радой. Очень часто, однако, государь поручал сведение счетов с местными финансовыми агентами разным лицам, в том числе и подскарбию земскому. Иногда личбу принимал и один писарь, отмечая это в соответствующей книге, например: "Ключник Киевский Сенько Полозович, делал личбу мне, Ивашку Владыце". Писарь в любом случае был непременным членом комиссии, принимавшей отчет.
После отчета писарь от имени господаря выдавал отчитавшемуся "квитацию", скрепленную господарской печатью, и заносил в книгу результаты "личбы" (приход, расход и остаток) или копию той "квитации", которую он выдал лицу, представившему отчет.
Аналогичным образом отчитывался перед господарем и сам подскарбий земский, предъявляя в качестве оправдательных документов господарские листы и квиты и реестры сделанных расходов. Результаты личбы подскарбия господарю также регистрировались в книгах.
Книги, в которые заносились отчеты местных финансовых агентов, назывались книгами аренд. Первоначально в эти книги записывались документы относительно "продажи", т.е. передачи в аренду мыт, корчем и других доходных мест, а также соответствующие акты о принятии личбы у этих арендаторов. При великом князе Александре (1492-1506) в книгу начали вписывать документы, касавшиеся компетенции скарба, но не имевшие отношения к арендам: личбы ключников, войтов и т.д. Со времен Жигимонта Старого книги аренд становятся основными учетными книгами скарба, в них вписывались документы об арендах, финансовые отчеты должностных лиц, "листы вызнаные" (долговые обязательства) кредиторам великого князя, общие отчеты по скарбу подскарбия земского и др.
На местах основные учетные функции возлагались на господарских урядников – старост, наместников-державцев, тивунов, которые должны были вести точную финансовую отчетность и предъявлять ее великокняжеским писарям. Согласно Уставе 1529 г. писари для контроля должны были два раза в год – весной и осенью – объезжать господарские дворы. Бухгалтерский учет велся на мытах, арендуемых у государства либо переданных в управление надежным людям – "к верной руце". Здесь велись особые мытные книги, в которые заносились сведения про купцов и их товары, провезенные через мытные коморы или подкоморки: фиксировались фамилии и местожительства купцов, указывалось какие, откуда и куда они везли товары, их цены, суммы таможенной пошлины. Бухгалтерский учет был организован и в других доходных местах, а также во владениях крупных феодалов.
В середине XVI в. в организацию учета были внесены некоторые изменения и усовершенствования, сохранившие, однако, основные принципы ведения учетной документации. Прежде всего были расширены функции подскарбия земского. Он был наделен полномочиями министра финансов, и ему было отдано высшее управление господарским хозяйством и ведение центральной отчетности. Введенная в 1557 г. "Устава на волоки" подчинила подскарбию земскому в отношении отчетности старост, державцев, тивунов, городничих и других держателей господарских доходных мест, которые должны были сдавать деньги и отчеты только подскарбию земскому или одному из его ближайших помощников – писарю скарбному – и получать от них "квитацеи", уплачивая за них по два гроша. В подчинение подскарбию земскому передавались все сборщики налогов, которых подскарбий судил, давал им "науку" и приказания. Господарь обязывался не отдавать доходных мест в аренду без согласования с ним, но доверял подскарбию отдавать господарские имения урядникам "на пожиток скарбу". Решением Городенского сейма 1568 г. мытникам было запрещено выдавать кому-либо деньги по квитам господаря и панов-рады без листов подскарбия земского, подписанных им собственноручно. Подскарбий получил право не принимать в отчет выданные без его разрешения суммы. Помощники подскарбия – скарбник и писари скарбные – не имели права производить какие-либо операции в скарбе без его разрешения и ведома, выдавать и принимать деньги, отчеты, выдавать квитанции и т.д.
Были регламентированы порядок сдачи государственных доходов в скарб и отчетность местных финансовых агентов. "Устава на волоки" предписывала урядникам все собранные доходы свозить в Вильно в скарб своевременно, до Рождества, и сдавать подскарбию или писарю скарбному, получая взамен квит. Для них устанавливались точные сроки – между 1 января и 5 мая – для сдачи "личбы" писарям скарбным. Устава требовала строгой и неукоснительной отчетности и предписывала забирать в казну имение урядника, не собравшего без уважительных причин всех господарских доходов и не представившего своевременно приходно-расходный отчет.
Для контроля подскарбия земского за финансовой деятельностью на местах волочной уставой ему в помощь вводился штат должностных лиц (ревизоров, "померчих", "меярников"). Ревизоры со своими докладами должны были регулярно съезжаться в Вильно к подскарбию. Ревизоры также посылались на места в случае смерти какого-либо державцы или старосты для переписи оставшегося в господарском дворе имущества и для управления державою до назначения нового урядника. В своей деятельности ревизоры руководствовались "науками", или инструкциями, получаемыми от господаря и подскарбия земского (ил. 26).
Таким образом, в центральном аппарате и на местах велся постоянный тщательный учет "пожитков господарских". Бухгалтерская документация в это время состояла из двух групп документов: приходно-расходных книг (книги аренд, реестры отправ, мытные книги и др.) и оправдательных документов ("квиты", "квитации", "вызнанья").
Первоначально в учетных книгах не было графления и выделения подлежащих подсчету цифр в столбец; часто для различных хозяйственных операций велась одна учетная книга. Постепенно для разных видов хозяйственной деятельности стали заводиться отдельные книги, в них для удобства подсчета цифры начали выписывать столбцом, появилось графление, левые страницы книг стали отводить под приходные операции, а правые – под расходные.
В отличие от бухгалтерского учета, статистический учет связан с фиксацией однородных, типичных явлений общественной жизни. Основные функции, которые выполняли документы статистического учета в ВКЛ, – определение предполагаемых доходов государства и частных лиц, контроль хозяйственной деятельности, определение военных возможностей государства.
Зарождение статистического учета в ВКЛ относится к XVI в. В это время видами статистических документов были всевозможные "пописы", "реестры", "инвентари" и т.д. Еще в 1507 г. на Виленском сейме было постановлено, чтобы "паны, княжата, земяне, вдовы и вся шляхта" под присягой переписали своих людей и списки подали господарю.
В XVI в. было проведено несколько переписей военнослужилой шляхты ("пописы войсковые") с указанием количества выставляемых конников. Введение Уставы на волоки 1557 г. сопровождалось составлением ревизорами книг с подробной и точной регистрацией тяглового населения. Основная масса статистических документов создавалась в сфере хозяйственной деятельности. Согласно Уставе 1529 г., старосты, наместники-державцы, тивуны должны были вести точный учет господарского гумна, приплода скота, особенно лошадей, на которых велись особые реестры, и пр. В случае смерти какого-либо господарского врядника, на место посылались ревизоры для составления реестра оставшегося в держании имущества. Реестры имущества составлялись при "увязании" нового владельца в господарское имение и при передаче господарских имений "в заставу" (в этом случае составлялось три реестра: один оставался у господарского дворянина, осуществлявшего передачу имения на месте, другой передавался в замковый или земский суд, третий – в господарскую казну).
Постоянно растущая потребность в сведениях о состоянии хозяйственных дел привела к тому, что переписи имущества господарских имений стали регулярными и не были связаны только с передачей их в заставу, увязанием новых врядников и т.п.
В XVI-XVIII вв. проводились регулярные ревизии и составлялись подробные описания состояния имений, дворов, замков, получившие название "инвентарей", а также состояния волостей и земель, которые отражались в "люстрациях" (в то же время люстрациями назывались иногда и документы, составленные при увязании). Инвентари и люстрации проводились обычно каждые 5 лет и имели целью увеличение доходности государственных владений. Особой подробностью отличаются люстрации второй половины XVI-XVII вв.
Статистический учет получил значительное распространение также в частных владениях феодалов. Перепись имущества всегда проводилась при оформлении опеки, когда опекун должен был составлять реестр имущества с печатью возного и свидетелей, в который вписывались все имения, люди и доходы, стада, кони, челядь невольная, ценности и другое движимое имущество. Этот реестр составлялся в двух экземплярах, один из которых сохранялся у опекуна, а другой передавался сперва воеводе или старосте, а с 1566 г. – в земский судебный архив, где вписывался в книги земские. Документ, учитывавший хозяйственное имущество, должен был составляться также и при увязании во владение за долги. В этот реестр вносилось все домашнее имущество и другие вещи, находившиеся в имении или на хуторах, обязательно учитывались размеры повинностей феодально зависимого населения: "то именье, люди, статок их рабочий, и вшелякую повинность звыклую тых бояр, людей и пожиток списати мають"[20].
В некоторых крупных частновладельческих и церковных имениях проводились регулярные переписи имущества наподобие господарских (люстрации), однако наиболее распространенной формой описи владений феодалов явились "инвентари" (ил. 27). Инвентари составлялись обычно по инициативе феодалов путем осмотра имущества и опроса населения. Выделялись полные и краткие инвентари.
Полные инвентари состояли из трех частей. Первая содержала сведения о жилых и хозяйственных постройках феодального двора, их архитектуре и планировке, имуществе, хозяйстве (размерах пашни, посевах по культурам, количестве скота, мельницах, винокурнях и др. объектах по переработке сырья, корчмах и др.), источниках и размерах доходов. Вторая часть включала описание волостей (по деревням), местечек и городов (по улицам), которые входили в феодальное владение. Учитывались все дворы с указанием количества земли, сенокосов, приусадебных участков. В XVI – первой половине XVII вв. перепись волостей проводилась по волокам или по службам (где не было измерения земли по волокам). При каждой волоке назывались все крестьяне, которые пользовались ее долей. Со второй половины XVII в. по 1770-е годы проводилась преимущественно поволочно-подворная перепись, когда рядом с волоками выделялись дымы. В инвентари последней четверти XVIII в. включались сведения о каждом хозяине и трудоспособных мужчинах, членах его семьи, о рабочем и продуктивном скоте, пасеке. В третьей части инвентарей описывали разные виды, размеры и способы исчисления феодальных повинностей, государственного налога, взносов духовенству, сроки их выплат, условия пользования лесными угодьями, водоемами, пастбищами.
К некоторым инвентарям делались приложения-реестры с указанием задолженности крестьян, инструкции по ведению хозяйства.
Краткие инвентари содержали сведения о панском хозяйстве или волости. Их разновидностью были так называемые "берчаки" – перечни крестьянских хозяйств с указанием наделов, натурального и денежного чинша (побора).
Инвентари, люстрации и другие учетные документы являются важным источником при изучении аграрных, социальных и экономических отношений на территории Беларуси в XVI-XVIII вв.