Пути повышения эффективности использования рабочего времени

Планирование времени служит делу повышения эффективности использования рабочего дня.

Это обеспечивает хороший тонус и позволяет на деле реализовывать принцип «человек — хозяин работы, а не работа — хозяйка человека».

Предпочтительно, чтобы руководитель начинал свой день раньше подчиненных, тогда до их прихода на работу у него была бы возможность уточнить задания и принять все необходимые меры для успешного преодоления трудностей.

После этого выполняются наиболее трудные и неприятные дела, а во второй половине дня — легкие.

Такая последовательность обусловлена не только нарастанием усталости, но и тем, что после обеда подчиненные, контакты с которыми в первой половине дня ограничены, обычно приходят с просьбами о помощи и разъяснении тех или иных вопросов. Поэтому во второй половине лучше заниматься делами, не требующими большой сосредоточенности.

Для экономии времени и улучшения использования рабочего дня необходимо избегать импульсивных поступков и не отвлекаться по возможности на вновь возникающие проблемы, ибо они могут потребовать дополнительных действий. Эти проблемы целесообразно зафиксировать, с тем чтобы вернуться к ним позже. Это позволит завершить начатое, а им «отлежаться» и принять более зримые очертания. Фиксация материала необходима также при внезапных перерывах работы, поскольку позволяет быстрее вновь сосредоточиться.

Вернер Зигерт, Лючия Ланг

Руководить без конфликтов

Распорядок дня

Рекомендуется планировать не работы, а цели.

Хорошо зарекомендовал себя следующий метод: планировать время следует таким образом, чтобы в каждый час 15 минут оставались свободными, которые можно было бы использовать для подготовки к тем или иным делам, телефонных звонков, визирования доку­ментов, непредусмотренных работ и — а почему бы и нет? — отдыха. Благодаря этому распорядок дня станет гибким, можно будет многое делать сверх плана.

План работы на день, согласованный накануне с секретарем, является прекрасным стимулом для тех, кто медленно раскачивается. Он позволяет также работникам секретариата вовремя подготовить нужные документы.

ПОЧАСОВОЙ ПЛАН РАБОТЫ

Дефицит времени — удел шефа, время — привиле­гия хорошего менеджера.

Недостаток времени в большинстве случаев можно приравнять к неспособности организовать самого себя и свою работу. Это, впрочем, не означает, что дисци­плинированный руководитель, рабочий день которого хорошо организован, может принять каждого, посту­чавшего в дверь кабинета, что он может найти время для любого дела. Наоборот, руководитель, умеющий управлять своим временем, попросит кого-либо из сот­рудников «перехватить» неожиданного посетителя, вы­яснить цель визита, чтобы потом назначить время для встречи, если, конечно, волнующие посетителя вопросы находятся в его компетенции.

Иметь время для ру­ководителя означает:

· толково выполнять все важные дела в течение 4—6 часов;

· ежедневно выделять хотя бы один «творческий» час для собственной плановой работы;

· твердо знать, что в данный момент не «горит» ника­кой более важный проект;

· сознавать, что за счет имеющегося резерва всегда можно найти возможность выполнить какие-либо чрез­вычайно важные, непредвиденные дела;

· делать все с организационной точки зрения для того, чтобы избежать стрессов.

Как этого достичь?

Неопровержимым фактом является то, что «день» имеет максимум 18, а ночь — минимум 6 часов. Но и остающиеся 18 часов не должны принадлежать только службе. В шестичасовом режиме есть, конечно, определенный смысл:

· 6 часов для интенсивной рабо­ты,

· 6 часов для личной гигиены, принятия пищи, занятий спортом, поездок в транспорте,

· 6 часов для семьи и различных хобби и

· 6 часов для сна.

Если данные рекомендации воспринимать не как застывшую догму, а как инструкцию в самых общих чертах, это поможет вам испытать радость от жизни.

«Интенсивно работать» отнюдь не означает, что нужно постоянно сидеть на стуле в кабинете или в конференц-зале. Если вы поднаторели в планировании своего рабочего времени, можно также пройтись по лесу или полю, чтобы собраться с мыслями и обдумать ту или иную проблему.

Чтобы планы были реалистичными, попросите сотрудника, являющегося вашей «правой рукой», подготовить перечень всех намечаемых на год меро­приятий.

Конечно, все мероприятия года заранее запла­нировать нельзя. Но ведь многие повторяются из года в год или заранее известны. Не надо назначать кон­кретных дней. Достаточно выбрать неделю или декаду в том или ином месяце.

Ваш помощник представит приблизительно следующий список:

· общественные мероприятия, годовое общее собрание, заседания совета, заседания наблюдательного совета;

· обычная декада важных обсуждений, балансов, совещания по планированию, различные мероприятия по контролю;

· регулярно проводимые на предприятии мероприя­тия, а также общие собрания и собрания отдельных коллективов;

· важные ярмарки и выставки;

· отпуск, а также праздничные дни;

· заседания или годовые общие собрания важных союзов и т. п.

Обычно получается внушительный список и оказы­вается, что немалое количество дней в году уже занято. Поэтому вы решительно хватаетесь за красный карандаш: на каких из мероприятий вы обязательно должны присутствовать лично и какие из них «всего лишь» важны?

Теперь вы приступаете к следующей задаче. Со­ставьте для себя перечень проектов и работ, выполнить которые, с вашей точки зрения, крайне необходимо. Постарайтесь расположить их в порядке значимости и обсудите подготовленный список с консультантом пред­приятия или руководством. Здесь надо серьезно подумать, действительно ли вам следует брать на себя те или иные дела.

От плана на месяц — к плану на день

Если годовой план вчерне готов (изменения и дополнения неизбежны, особенно на начальной фазе) ваша группа может приступить к составлению плана на ближайшие два месяца. Уже намечены сроки меро­приятий с указанием даты и времени.

Почему сразу на два месяца? Это позволяет создать хороший обзор. Так же обстоят дела и с двухнедельным планом. В последний, кстати, включаются еще и различ­ные внутрипроизводственные дела, например обсужде­ние с начальником отдела кадров вопросов производ­ственного обучения. Фиксируются день, час, тема и участники.

Если вы все еще испытываете нехватку времени, необходимо проверить:

· как обстоит дело с самодисциплиной?

· не выдерживаете ли вы сроки по той простой причине, что они заранее были нереальными, или вы срываете их из-за плохой подготовки?

· не следует ли вам дополнительно делегировать свои обязанности?

· достаточно ли времени вы оставляете в резерве?

· не находитесь ли вы часто в пути потому, что взвали­ли на себя слишком много обязанностей?

· не поставили ли вы перед собой слишком много целей, задач?

· не отнимает ли работа все ваше время?

При планировании своего времени следует пользо­ваться методом выявления ключевых сфер.