Подготовка к переговорам

Для успешного ведения переговоров необходима тщатель­ная подготовка к ним. В процессе этой подготовки нужно обдумать те справедливые критерии, которые надо будет предложить и на которых, возможно, надо будет настаивать во время ведения переговоров.

Затем выработать несколько вариантов решений, учиты­вающих интересы обеих сторон, выбрать из них наилучший для себя, а также обдумать, что придется делать в случае неудачи подготовленных предложений и какова нижняя гра­ница, на которую возможно будет согласиться.

Вот речевые формы, которыми можно воспользоваться на этапе разработки возможных вариантов взаимоприемле­мого решения.

• Хотелось бы получить от вас дополнительную инфор­мацию по данному вопросу — каковы должны быть параме­тры, чтобы обеспечить справедливые условия?..

• Предлагаем вернуться к обсуждению этого момента с несколько иных позиций.

• Давайте рассмотрим и другие аспекты этого решения.

• Мы видим решение этой проблемы несколько в ином

свете.

Процесс выработки взаимного решения может быть дол­гим и трудным, впрочем, как и весь переговорный процесс. Необходимо знать наиболее типичные ошибки данного этапа, чтобы постараться их не допускать:

• Преждевременное суждение без учета интересов всех участников.

• Поиск и рассмотрение единственного решения.

• Подход к другим участникам с позиции «решение их проблем - это их проблема».

Существует особая технология управления конфлик­тами на этапе ведения переговоров - это посредничество. До того как эта технология вошла в практику управления, она применялась в основном в подготовительных процеду­рах при юридических столкновениях. Например, адвокаты могли попытаться привести спорящие стороны к полному или хотя бы временному соглашению и нс доводить дело до суда. Так же посредничество давно применяемся в урегу­лировании международных конфликтов. В деловых пере­говорах посредничество бывает необходимо, если различия между участниками имеют острую эмоциональную форму.

Разберем сущность посредничества в переговорах. Во-первых включается третья сторона, непосредственно не задействованная в конфликте. Во-вторых, цель этой» включения - удалить наиболее острые эмоциональные про явления конфронтации, которые неизбежны при непосредственном общении конфликтующих сторон, организовать общую беседу, создать условия для поиска решения, при котором ни одна сторона не будет чувствовать себя про­игравшей. При организации процесса таким образом, при котором общение будет осуществляться через третью сторону, негативные проявления могут быть серьезно уменьшены или вовсе сведены на нет.

Для того чтобы стало возможным привлечение посред­ника. необходимо выполнение следующих условий'.

- имеет место конфликт и деструктивность непосред­ственного общения;

- тем не менее должна быть общая ориентация на дости­жение результата, готовность искать общее решение и затем принять его;

- решение каждой стороны о привлечении посредника должно быть добровольным.

Поэтому в подготовке к переговорам, имеющим опасность срыва из-за излишне негативного эмоционального настроя имеет смысл предварительно обсудить вопрос о готовности другой стороны к привлечению посредника.

Перед привлекаемым посредником нужно поставить сле­дующую задач у. структурировать проведение целого ряда бесед и совещаний в рамках общего переговорного процесса и поддерживать участников в поиске совместного решения

ими. образом. чтобы последовательно выполнялись все необходимые этапы. ведущие к принятию общего решения.

Можно предложить запланировать следующую последовательность действий посредника в разрешении конфликта:

- узнать точку зрения каждого участника, продемонстрировать каждому уважение, принятие его точки зрения, признание;

- выстроить отношения с каждой из сторон конфликта, получить от них предложения;

- создать соответствующую атмосферу причастности м общих переговорах:

- наладить отношения между всеми участниками:

- побуждать стороны к сотрудничеству.

Главная рекомендация для посредника - он не должен оценивать, кто прав, а кто нет. Посредник должен оста­ваться нейтральным и по отношению ко всем сторонам, а по отношению к принимаемому решению.

Рассмотрим теперь поэтапное планирование переговоров. Подготовительных этапов выделяют но. крайней мере, три. Это четкое формулирование цели переговоров, анализ создавшейся ситуации, планирование переговоров. Далее можно начинать собственно процесс обсуждения, который, в свою очередь, можно разделить на более мелкие этапы. И в конце — подведение итогов.

Рассмотрим теперь сущность каждого этапа подготовки в отдельности.

Исходный пункт любых управленческих действий - это определение цели. Для установления цели переговоров наи­более эффективна такая постановка вопроса: «В чем состоит проблема, которая должна быть решена для того, чтобы цели нашей организации могли быть достигнуты наилучшим образом?». Ответ на этот или подобный вопрос поможет сформулировать цель переговоров.

Однако прежде чем приступать к переговорам, надо про­анализировать всю возможную информацию, чтобы иметь наиболее полное понимание сложившемся ситуации.

Анализ - этап, задача которого — выработать первона­чальное понимание ситуации.

Для этого нужно собрать, информацию и обдумать ее. Нужно понять трудности, связанные с особым восприя­тием в условиях явного или скрытого конфликта, сложно­сти общения и возможные враждебные эмоции, а иногда

и деструктивные действия, четко понять и сформулировать интересы свои и другой стороны.

Кроме того, нужно заранее понять, какие объективные критерии могут лечь в основу выработки соглашения.

Мало выбрать приоритеты для собственных интересов, т.е. решить, какие из них наиболее важны.

Необходимо заранее подготовить варианты решений, которые служат взаимной выгоде. Таких вариантов должно быть несколько. И, конечно, нужно понимать, какой альтернативный и вариант является наилучшим для решения собственных интересов.

Следует подготовиться к ответу на вопрос, как справ­ляться с возможными проявлениями эмоций, попытками манипуляции и другими деструктивными действиями, появляющимися в процессе переговоров. Подробнее этот вопрос рассматривается в следующем разделе.

Кроме того, необходимо заранее решить, какое возможно неблагоприятное развитие событий, в результате которого придется прекратить переговоры, отказаться их продолжать. Этот вопрос обязательно должен быть решен до начала пере­говоров.

Подготовка к обсуждению — формулировки и выдержка имеют значение.

Формулирование предмета переговоров. Необходимо использовать при формулировании продуктивные речевые формы.

Дать «выпустить пар», если имеется явный конфликт, а не просто несовпадение интересов. Необходима выдержка и правильный настрой.

Провести анализ восприятия ситуации: анализ особен­ностей восприятия ситуации другой стороной, анализ соб­ственного восприятия.

Корректировка восприятия. Переход от рассмотрения позиций сторон к исследованию интересов сторон и поиск общих интересов, зон совпадения.

На основе выявленного совпадения интересов, пусть только частичного, должна быть произведена выработка вариантов решений. Затем рассмотрение и оценка вари­антов.

При рассмотрении предлагаемых альтернатив требуется последовательное продвижение, например, такое:

- предложение критериев для анализа предлагаемого решения;

-предложение новых решений;

- постепенное уменьшение количества возможных альтернатив решения

После вынесения своего предложения спрашивай» мне mu- другой стороны: «Что вы думаете о таком варианте?

Считаете ли вы это предложение приемлемым?

После завершения переговоров нужно будет оценить их результат, эффективность проведения и сделать выводы, которые должны быть учтены в дальнейшей работе.

Принципиальные переговоры, о которых рассказано в этом разделе - это честные, конструктивные переговоры. Однако и реальной жизни часто переговоры начинаются с проверки оппонента на психологическую слабость и непод­готовленность, с попытки организовать на него давление, и только после этого в зависимости от его реакции выби­рается какой-то вариант поведения по отношению к нему.

В этом случае действуют правила, которые нельзя назвать этичными: кого-то из участников вынуждают играть роль слабого звена, а со слабым не договариваются, а просто дик­туют условия.

Подобные переговоры уже никак не являются кон­структивными и принципиальными, т.е. направленными на совместный поиск решения с учетом интересов всех участников. В таких случаях, чтобы иметь возможность перейти к принципиальным переговорам, нужно научиться -правильно реагировать как на излишне эмоциональные, так и на провокационные действия, уметь противостоять давле­нию, перехватывать управленческую инициативу в нужные моменты, а иногда и отказываться от продолжения перегово­ров. А для этого нужна психологическая подготовка.