2) Подыскивать конкретные, а не абстрактные имена существительные. В тексте превалируют конкретные имена существительные, абстракциям отведено скромное место. Конкретный значит подлежащий измерению, осязанию, наблюдению, представлению (страна, семинар, политика). Абстрактный - выходящий за рамки чувственного восприятия: (структура, консенсус). В принципе разделение на данные понятия – относительно условная функция, так как конкретика и абстракция -субъективные категории. Для одного, скажем, слово «консенсус» — конкретика, а для другого — абстракция.
3) Умеренно насыщать текст наречиями. Эта часть речи помогает оттенить характер высказывания: Употребление прилагательных и наречий для колоритной оттенки мысли вполне понятно. Трудности возникают, когда они применяются для выражения степени оттенков; «буквально на наших глазах», «с очень высокой степенью огосударствления». Здесь напрашиваются цифры. Однако любовь к цифрам поощряться не должна.
4) Подбирать короткие слова.
Компановка предложений. Существует неверное мнение о том, что технические и экономические темы невозможно раскрыть обычными словами без потери смысла и точности. Предложения, не отягощенные сложными словами, намного лучше поддаются пониманию, и это очень важно помнить при написании делового письма. В среднем следует придерживаться 18 – 20 слов в предложении, так как доказано, что когда человек сталкивается с фразой, превышающей 20 слов, у него возникает желание вернуться назад и перечитать фразу еще раз.
Как известно предложения делятся на сложные и простые. Безусловно, простые предложения легче для понимания, но без сложных невозможно полностью передать основную мысль, отсюда вытекает несколько правил:
· Переизбыток информации в одной фразе нежелателен.
· Вся информация в тексте должна быть объединена на каком-то общем основании.
· Фразы должны быть компактными.
· При компановке фраз необходимо придерживаться 18-20 слов.
· Необходимо одушевлять даже самую сухую информацию.
Анализ текста.
Существует много различных методов анализа текста, его количественной и качественной оценки.
В принципе все они схожи между собой:
1. После завершения письма, прочитать внимательно весь текст. Сформулировать общее впечатление о документе.
2. Определить среднее количество слов в предложении (оно должно быть 18 – 20)
3. Подсчитать общее количество глаголов. В тексте должны преобладать глаголы активного (действительного) залога.
4. Определить общее количество имен существительных, а также абстрактных и конкретных. Вторых должно быть не менее 60%.
5. Короткие слова должны преобладать над длинными.
6. После просмотра провести тщательную редакцию текста, обратив внимание на грамматику, правописание, пунктуацию, подбор слов, стиль.
7. Сверить цифровой материал, проверить таблицы, сноски, цитаты.
Оформление. Очень важно тщательно продумать внешний вид делового письма, так как именно на это в первую очередь обращает внимание читатель
Требования:
1. наличие полей справа, слева» сверху, снизу;
2. выделение абзацев в тексте;
3. четкий и понятный заголовок;
4. хорошее качество печати;
5. список литературы (если это информационное сообщение).
Слушание собеседника
Слушание - главнейший компонент общения. Все люди слушают, но не все отдают себе отчет в том, что слушая, они оказывают на того, кто говорит, неизменно большее влияние, нежели с жаром произнося перед ним тирады слов. По сведениям, полученным из бесед с зарубежными менеджерами, тот кто обладает мастерством слушания всегда добивается успеха. Тем не менее, как утверждают американские психологи, многие люди совсем не умеют слушать. По данным Д. Барбара американские менеджеры, не прошедшие курсов обучения слушанию, используют 30 % своих возможностей по осуществлению деловой коммуникации
Наблюдения показывают, что по манере слушания всех людей можно поделить на три категории:
а) внимательных;
б) пассивных
в) агрессивных.
Менеджер, если он хочет расходовать свою психическую энергию с расчетом на отдачу, должен стать внимательным слушателем. Для этого ему надо избавляться от пассивности и не впадать в агрессивность.
Есть несколько правил, которых надо придерживаться:
1. Относитесь к говорящему с уважением, цените по достоинству его желание сообщить нечто новое.
2. В самом начале разговора постарайтесь установить контакт с собеседником. Чтобы установить такой контакт, нужно сформировать у себя установку к искреннему реагированию на речь говорящего.
3. Смотрите на собеседника. Можно смотреть в глаза, но не всем, так как некоторые люди стесняются.
4. Не перебивайте говорящего. Надо быть прилежным слушателем, выслушивать собеседника до конца. Терпеливое слушание помогает решить многие вопросы по оказанию воздействия, в частности разоружать агрессивных собеседников.
5. Не делайте выводов раньше времени.