На основе анализа литературных источников (Гойхман О.Я. (раздел «Классификация мероприятий»), Пасмуров А.Я. (раздел «Что организуем? Классификация) выделите основные этапы подготовки и проведения конферентных мероприятий. Определите перечень этапов, обязательных для конкретного мероприятия.
Охарактеризуйте специфику деятельности секретаря по организации подготовки, проведения и обслуживания конферентного мероприятия.
Задание 5: Составление плана-графика мероприятия.
Составьте план-график подготовки и проведения конкретного конферентного мероприятия с указанием цели мероприятия, этапов, наименования работ, примерных сроков исполнения, ответственных.
Обоснуйте разработанный план-график.
Задание 6. Создание адресной базы экспертов/гостей/участников
Определите перечень необходимой информации для создания адресной базы. Разработайте макет, позволяющий получить необходимую информацию.
Осуществите сбор необходимой информации, используя разработанный макет. Подготовьте предварительный отчет об участниках (ФИО, тема, руководитель), экспертах/гостях
Задание 7. Создание информационного письма/буклета
Актуализируйте информацию о требованиях к информационному письму/буклету (Пасмуров А.Я. (раздел «Буклет или информационное письмо)).
Разработайте информационное письмо/буклет для участников/гостей мероприятия. Осуществите рассылку информационных материалов.
Задание 8. Разработка рекламных материалов
Подготовьте рекламные материалы для сайта о предстоящем мероприятии (пресс-релиз (Пасмуров А.Я. (раздел «Что такое пресс-релиз»), Франкель Н. (раздел «Пресс-релиз – зачем он нужен и как писать»)), эмблема, фото с предыдущих конференций…)
Задание 9. Телефонные переговоры с потенциальными экспертами/гостями
Актуализируйте требования к организации телефонных переговоров (Пасмуров А.Я. (раздел «Рассылать или звонить?»).
Составьте текст (речь секретаря) телефонных переговоров с потенциальными экспертами/гостями.
Задание 10. Оформление программы/повестки дня конференции
Изучите требования к оформлению программы/повестки дня конференции. Составьте проект программы/повестки конференции, согласуйте его. Оформите программу/повестку дня конференции.
Задание 11. Разработка реестра/списка участников
Разработайте макет реестра/списка участников (для последующей регистрации). Структуру реестра разработайте самостоятельно.
Задание 12: Разработка персональных бейджей для экспертов/гостей/участников
Изучите требования к оформлению бейджей (Пасмуров А.Я. (раздел «Бумага. Бумага! Буммага?), Шумович А.В. (раздел «Зрение»)). Разработайте персональные бейджи для экспертов/гостей/участников.
Задание 13. Оформление регламента для председателя
Изучите требования к оформлению регламента для председателя (Пасмуров А.Я. (раздел «Бумага. Бумага! Буммага?)). Подготовьте регламент.
Задание 14. Подготовка презентационных материалов
Актуализируйте требования к презентационным материалам. Подготовьте проект базовой презентации для конференции, согласуйте с руководителем.
Задание 15. Оформление табличек-указателей
Актуализируйте требования к оформлению текстовых документов (Пасмуров А.Я. (раздел «Бумага. Бумага! Буммага?), Гойхман О.Я. (раздел «Технология организации и проведения мероприятий»)). Определите перечень необходимых для конференции табличек-указателей, оформите их с учетом требований.
Задание 16. Оформление анкеты для участников/экспертов, благодарственного письма
Актуализируйте требования к анкете (Пасмуров А.Я. (раздел «Бумага. Бумага! Буммага?), Гойхман О.Я. (раздел «Технология организации и проведения мероприятий», Шумович А.В (раздел «Опросы. Анкеты»)) и благодарственному письму (Пасмуров А.Я. (раздел «Не уставайте блпгодарить»)). Разработайте примерные вопросы анкеты и текст благодарственного письма, согласуйте проекты с руководителем. Подготовьте анкеты и благодарственные письма для участников/экспертов.
Задание 17. Подготовка помещений и технических средств для проведения конференции
Изучите требования к помещениям для проведения конференции (расстановка мебели, освещение) и необходимым техническим средствам (Пасмуров А.Я. (разделы «Поговорим о технике», «Компьютеры», «Видеопроекторы», «Экраны», «Освещение», «Звукоусиление», «Последние приготовления»))..
Подготовьте помещения с учетом предъявляемых требований.