Этапы внедрения 5C в бережливом производстве отличаются друг от друга по сути. Первые три этапа ставят целью физические изменения на рабочих местах. Четвертый этап обеспечивает закрепление полученных результатов в виде правил или стандартов. Пятый этап нацелен на постоянное развитие установленных стандартов работы.
Аудит чистоты, или контрольные проверки вводятся на четвертом этапе внедрения 5C. Их задача - показать уровень достигнутых результатов и дать возможность сравнивать результаты на разных участках, в разных производственных зонах, в разных офисах.
В зависимости от исходного (на момент начала внедрения 5C) состояния рабочего пространства, возможно использование разных систем оценок. Если исходная ситуация настолько плоха, что даже соблюдение примитивных правил и норм соблюдения порядка и чистоты повысит уровень организованности, то можно использовать двух-бальную оценку: «выполнено / не выполнено», «зачет / незачет». В этом случае следует разработать ряд критериев оценки для каждой рабочей зоны или рабочего места, по которым будет проводиться такая оценка. Такие критерии порядка должны включать как критерии оценки наличия посторонних/лишних предметов в рабочем пространстве, как критерии оценки рациональности размещения инструмента / материалов / оснастки / документации и т.д., так и критерии оценки уровня чистоты и поддержания процедур уборки.
Если исходное состояние не столь «запущенное», то можно вводить многоуровневую систему оценки, например пяти-бальную. В этом случае каждый участок оценивается сравнивается с условным «идеальным» участком, на котором все организовано в идеальном виде, и по степени приближенности текущего состояния такому «идеальному» состоянию выставляется соответствующая оценка.
Например, наличие на участке как нужных, так и ненужных инструментов, значимость которых для выполняемых работ невозможно оценить, соответствует минимальной оценке в один балл по критерию «наличие только необходимого инструмента». Если на другом участке так же имеется ненужный инструмент, но его очень легко распознать (например, имеется список необходимого инструмента, вывешенный над рабочим местом, или весь нужный инструмент выкрашен в один цвет, который отличается от цвета остальных инструментов), то это состояние можно оценить выше, например на два балла.
Контрольный лист стандартизации - это шаблон для заполнения оценок в ходе контрольной проверки или аудита чистоты. Он должен содержать следующую информацию:
- Название производственной зоны.
- Обозначение рабочего места.
- Критерии оценки и выставленные баллы.
- Комментарии или замечания.
- Суммарная / итоговая оценка по рабочему месту / производственной зоне
Если установлено более 10 критериев, то может приготовить по одному контрольному листку на каждое рабочее место или производственный участок. Если критериев оценки немного (3-5), то можно обойтись одним контрольным листком для оценки всех рабочих мест или производственных участков.
Когда следует использовать контрольный листок стандартизации и проводить контрольные проверки:
- Когда необходимо продемонстрировать важность и значимость даже незначительных улучшений.
- Когда одной из задач внедрения 5C стоит изменение производственной культуры.
- Когда требуется сравнить состояние разных производственных участков между собой.
Когда нет необходимости в контрольных проверках? Таких ситуаций практически нет. Так или иначе, если работа по поддержанию порядка на рабочих местах или повышению их организованности должна стать постоянной составляющей производственной культуры предприятия, необходим способ оценки достигнутых результатов и способ оценки динамики изменений. Контрольный проверки с помощью контрольного листа стандартизации являются эффективным способом сбора информации о текущем состоянии и дают возможность анализировать состояние отдельного рабочего места или участка, сравнивать состояние разных рабочих мест или участков, делать выводы о том, насколько активно персонал работает над этими задачами в течение определенного периода времени.
Что следует иметь в виду при разработке контрольного листка стандартизации? Критерии оценки должны быть максимально понятными для всех участников процесса — как для сотрудников, чей труд подвергается оценке, как для тех, кто выполняет оценку, так и для тех, кто выполняет анализ и планирует дальнейшую работу по результатам оценки. Хорошей практикой является наличие словесного описания у критериев оценки, как в контрольном листке стандартизации, так и на экране контрольных проверок.