2.1 Технические средства, применяемые при оформлении документации по банковским операциям и для связи с вычислительным центром.
Система автоматизации и информатизации деятельности банка является важнейшим инструментом его развития, обеспечения надежной и эффективной работы, и этому направлению деятельности в банке уделяется особое внимание.
Управление информационных технологий является самостоятельным структурным подразделением Банка.
В состав Управления входят следующие отделы:
- отдел программирования;
- отдел сопровождения;
- отдел систем дистанционного банковского обслуживания;
- отдел администрирования;
- отдел технического обеспечения.
Основными задачами Управления являются:
-поддержание и развитие информационной инфраструктуры Банка;
-изучение и освоение современных информационных технологий применительно к развитию информационной инфраструктуры Банка;
-планирование и выполнение работ по оптимизации бизнес-процессов Банка при помощи информационных технологий;
-обеспечение качественного функционирования программного обеспечения и компьютерной сети Банка;
-обеспечение взаимодействия программно-технических комплексов (далее - ПТК) Банка с ПТК внешних субъектов;
-подготовка проектов договоров по вопросам, относящимся к компетенции Управления.
Учет имеющихся в Банке ресурсов и прав на их использование ведётся в электронном виде в программе «Акцент» а также при помощи специального программного продукта Citrix.
Доступ к ресурсам описывается и предоставляется в виде ролей. Все используемые ресурсы разделяются по степени конфиденциальности и уровню управления - составу лиц, согласующих предоставление работнику права на использование роли. Для оформления и контроля исполнения прав доступа работников к ресурсам Банка применяются индивидуальные бланки доступа на каждого работающего с компьютерами. Бланк доступа содержит персональную информацию о работнике, перечень разрешенных работнику ролей, список доступных счетов в операционном дне Банка и вид доступа к ним. Для каждого бланка доступа сохраняются дата, время и фамилии завизировавших его лиц.
В банке проведена работа по внедрению единых стандартов функционирования системы автоматизации и информатизации, базирующихся на использовании новейших технических и общесистемных программных средств, систем управления доступом и обеспечения безопасности информации.
Автоматизация бухгалтерского учета осуществляется на основе программы "Форпост", введенной в Банке в ноябре 2009 года взамен устаревшей программы "Мебиус". В данный момент функционируют одновременно две системы, при этом "Мебиус" выполняет вспомогательные функции до момента полной автоматизации и настройки программы "Форпост".
Для выполнения банком своих функций в ЗАО «МТБанк» используется внутренняя компьютерная сеть. Обмен банковскими документами осуществляется с помощью факсимильной связи, а также посредством электронной почты. Информация, поступающая от структурных подразделений в Головной банк, обрабатывается и накапливается с помощью машинных носителей с формированием сводной архивной базы, доступной для каждого работника, имеющего к ней доступ. Согласование и консультация по отдельным вопросам осуществляется как по общегородским и республиканским телефонным сетям, так и по локальной телефонной сети с упрощенным набором номера, а также по электронной почте.
2.2 Основные группы документов, порядок их проверки и подписания, формирования, хранения.
Все операции банков (расчетные, кассовые, ссудные и другие) отражаются в бухгалтерском учете на основании денежно-расчетных документов. Денежно-расчетные документы поступают в банк от предприятий, учреждений, других банков, а также составляются в банке и содержат необходимую информацию о характере операций, позволяющую проверить их законность и осуществить банковский контроль. Совокупность документов, используемых банком для ведения бухгалтерского учета и контроля, образует банковскую документацию. При организации бухгалтерского учета и формирования отчетности банк использует первичные учетные документы, регистры бухгалтерского учета, книги (книгу) регистрации открытых и закрытых лицевых счетов, формы отчетности, составленные на бумажном носителе информации или в электронном виде.
Первичные учетные документы, утвержденные Национальным банком, на основании которых осуществляются записи по счетам бухгалтерского учета, подразделяются на:
ü расчетные документы;
ü кассовые документы;
ü мемориальные ордера;
ü внебалансовые ордера.
Расчетными документами производится оформление безналичных операций банка и его клиентов в соответствии с нормативными правовыми актами Национального банка.
Кассовые документы используются при оформлении безналичных операций, предусмотренных нормативными правовыми актами Национального банка по кассовой работе. Они делятся на приходные и расходные. К приходным относятся объявления клиентов на взнос денег в кассу банка, приходные кассовые ордера(Приложение Л.3-4), квитанции о приеме денег. К расходным кассовым документам относятся чеки на получение денег и расходные кассовые ордера (Приложение Л.1-2).
Мемориальные ордера (Приложение М) применяются для совершения и отражения в бухгалтерском учете внутрибанковских операций и операций банка и клиентов по безналичному перечислению средств. В их состав входят расчетные документы, представляемые банку клиентами (платежные требования, поручения, расчетные чеки).
Однотипные внутрибанковские операции (т.е. операции одинаковые по своей сущности) могут оформляться мемориальными ордерами по однотипным внутрибанковским операциям.
Внебалансовыми ордерами (приходными или расходными) оформляются операции по внебалансовым счетам (Приложение Н). При этом могут использоваться внебалансовые ордера по однотипным внутрибанковским операциям.
Операции, связанные с перечислением средств в иногородние банки (межфилиальные обороты – МФО), оформляются специальными документами – авизо по МФО. Бланки авизо по МФО являются бланками строгого учета.
Формирование и подшивка первичных учетных документов осуществляется в соответствии с Положением о порядке формирования и подшивки первичных учетных документов в Банке.
Первичные учетные документы за каждый рабочий день должны быть сверены с данными ежедневного баланса. В случае выявления расхождений осуществляется сверка документов и оборотов по каждому балансовому и внебалансовому счету. Сформированные, сброшюрованные и сверенные с ежедневным балансом первичные учетные документы хранятся в текущем архиве банка. Бухгалтерские (мемориальные) документы хранятся подшитыми за каждый рабочий день в возрастающем порядке номеров дебетованных балансовых счетов. Документы, затрагивающие по дебету (кредиту) более одного счета, помещаются в конце папки, впереди документов по внебалансовым счетам. В отдельные папки помещаются кассовые документы, документы по вкладам граждан, ссудам индивидуальным заемщикам, операциям с драгметаллами, инвалютой и хозяйственным операциям банка, поскольку они имеют разный срок хранения.
При формировании первичных учетных документов Банк выделяет в зависимости от сроков хранения первичных документов отдельные папки и папки длительных сроков хранения. При формировании документов с длительными сроками хранения, документов отдельного хранения в папку должны помещаться прокладки за каждый день с указанием сумм документов по дебету и кредиту каждого счета, сверенных с данными бухгалтерского учета за день.
Хранение электронных мемориальных документов осуществляется за каждый банковский день в отдельных файлах при выполнении требований законодательства Республики Беларусь в сфере обращения электронных документов.
Структура и содержание файлов должны соответствовать требованиям по формированию мемориальных документов в бумажном виде.
В общие папки мемориальных и кассовых документов вместо документов за эти дни помещаются справки, подписанные ответственным исполнителем и главным бухгалтером (лицом, им уполномоченным), о суммах хранящихся в отдельных папках документов по дебету балансовых счетов, приходу и расходу каждого внебалансового счета.
Документы за истекший день должны быть оформлены в установленном порядке не позднее чем на следующий рабочий день. До утра следующего рабочего дня несброшюрованные документы должны обязательно храниться в несгораемом сейфе (шкафу).
Суммы сброшюрованных в папки мемориальных документов за день должны подсчитываться и сверяться с итогом оборотов по ежедневному балансу (исключая обороты по кассе). Суммы сброшюрованных в папки кассовых документов за день подсчитываются и сверяются с оборотом кассы по ежедневному балансу.
Все документы бухгалтерского учета до их сдачи в архив банка хранятся в текущем архиве бухгалтерии, который находится в ведении специально выделенного работника.
2.3 Техническое оснащение рабочего места (виды вычислительной и компьютерной техники, телекоммуникационных систем и др.)
Техническое оснащение рабочего места на базе прохождения практики (расчетно-кассовый центр № 36) включает в себя прежде всего персональный компьютер (системный блок на базе Intel I или II с тактовой частотой 1,8 GHz, мониторы 17” CTX, Samsung, Horizont, клавиатура, мышь, сетевой фильтр), принтер или лазерный HP LaserJet 1100 или МФУ на базе HP М1522 NF, сканер – допускается установка на нескольких человек, калькулятор Citizen BS777M, телефон, необходимые канцелярские принадлежности. Эффективность выполнения банковских операций, работы с информацией обеспечивается использованием систем MICROSOFT WINDOWS 2003 Server, XP Professional, MICROSOFT OFFICE, ORACLE SERVER v.8x и других. В зависимости от специализации работника могут быть установлены: система Клиент-банк, электронная база законодательства «Консультант+», база данных «Акцент», различные бухгалтерские программы и другое. В приходной и расходной кассах, а также в валютно-обменных пунктах дополнительно используются детекторы подлинности валют, ультрафиолетовые лампы, счетчики банкнот др.