Алгоритм анализа заинтересованных сторон в проекте

Кратко поясним алгоритм анализа заинтересованных сторон.

Этап 1: Классификация участников на вышеобозначенные категории. Для этого следует выяснить максимум информации об участниках и проанализировать уровень их влияния. Важно — какое воздействие (положительное или отрицательное) окажет проект на участников и участники на проект. Здесь важно не только организации (подразделения, отделы), но и частных лиц. Необходимо учесть и неочевидных участников: конкурентов, поставщиков и субподрядчиков; конкурирующие по результатам проекты, а также тех, кто владеет и может предоставить информацию, имеющую значимость для проекта.

При оценке уровня влияния участников, следует определить их финансовые возможности. Таким образом, каждый из участников относится к одной из вышеуказанных групп. Далее необходимо оценить степень влияния и полномочия в проекте.

Этап 2: Определение степени ответственности участников. Следует оценить роли и ответственность участников за планирование проекта, а также за принятие решений при обосновании проекта. Описание ролей и ответственности на основании объемов работ, которые им предстоит выполнить.

Этап 3: Оценка потенциального воздействия проекта на его участников. Оценка влияния результатов проекта на работу, карьеру и жизнь участников. Способствует ли проект карьерному росту участника (например, проявив себя, он может рассчитывать на более высокую должность в следующем проекте). Повысят ли участника проекта в должности, увеличат ли заработную плату? Зачастую, проекты опосредовано оказывают влияние на карьеру участников. Может улучшиться благосостояние только отдельных участников. Проекты, которые связаны с общественным сектором, социальной средой могут оказать влияние на жизнь сообщества людей, Эти результаты могут быть противоречивы (с одной стороны — «хорошо»: построили новый дом, а с другой — «плохо»: здесь раньше был зеленый двор).

Этап 4: Определение личных требований участников и вопросы, вызывающие у них беспокойство. В любом проекте можно говорить об общей цели, а можно об интересах каждого их участников. У любой, заинтересованной в результатах проекта персоны, есть вопросы, вызывающие наибольшее беспокойство. Возможно, проект отнимет у них существенные людские ресурсы? Или их беспокоят сжатые сроки, низкий уровень бюджета, возможные рисками и их влияние на проект. Например, руководителя подразделения беспокоит бюрократическая волокита, доставившая ему столько неудобств в прошлых проектах, сказавшаяся на сроках реализации проекта, и, в конечном счете, на его карьере.

Этап 5: Определение личных выигрышных условий участников. Личные выигрышные условия необходимо предусмотреть, в особенности, для критических участников, а также для смягчения негативного воздействие, которое окажет результат проекта на его отдельных участников. В отношении ключевых игроков следует удовлетворить часть их выигрышных условий.

Этап 6: Назначение менеджеров по взаимодействию. Когда сформирована база данных заинтересованных сторон, необходимо решить вопрос осуществления взаимодействия и общения с этими группами участников. Необходимо назначить исполнителя для общения с критическими участниками и ключевыми игроками проекта. Вообще, это задача руководителя проекта и спонсора.

Для управления участниками проекта может быть применен подход, описанный в методе PRINCE2, либо процессный подход, описанный в PMBOK. Управление участниками проекта (заинтересованными сторонами), согласно методу PRINCE2 относится к «Управлению коммуникациями проекта», а согласно «Своду знаний по управлению проектами PM» — к управлению коммуникациями для удовлетворения потребностей участников проекта и решения возникающих проблем. Активное управление участниками проекта повышает вероятность того, что не произойдет краха проекта из-за нерешенных проблем с участниками проекта, снижает вероятность нарушения запланированного хода реализации проекта.