При управлении проектом необходим анализ и управление внешним окружением проекта. Вообще, каждый проект начинается с идеи. Эти идеи могут задействовать разнообразные по направлению и масштабу функции. Любой проект затевается и выполняется в определенном экономическом, социальном и природном окружении. Поэтому в процессе реализации проекта участники сталкиваются с различными воздействиями. Команда проекта должна рассматривать проект неотрывно от его окружения. Если некий проект (а это касается любого проекта) несет в себе изменения, то последние затрагивают интересы определенных персон, которые, возможно, могут повлиять на реализацию проекта. Именно это и есть «заинтересованные стороны» проекта.
Термин «заинтересованные стороны» одобрен ISO (International Organization for Standardization — Международная организация по стандартизации) и принят в ICB. Считается, что синонимом этого термина является словосочетание «участники проекта» (stakeholders) — это лица или группы лиц, заинтересованных в выполнении и/или успехе проекта, либо на действия которых проект накладывает ограничения. (ICB IPMA Competence Baseline. Version 3.0).
Заинтересованная сторона — это отдельный человек или группа людей, которые могут влиять на успех либо провал проекта до начала, во время и после его завершения. Заинтересованные стороны могут быть внешними и внутренними. Причем, вышеуказанными могут быть не только те, кто будет вносить в проект вложения (например, финансовые, материальные, трудовые), но и те, кто заинтересован (либо НЕ заинтересован) в результате проекта.
Неэффективное управление заинтересованными сторонами — основная причина, выхода проектов из-под контроля. Заказчики проекта часто испытывают на себе воздействие проекта только после его завершения.
|
|
Приведем одну из возможных классификаций участников проекта. Сформируем список участников, способных оказывать воздействие на реализацию проекта до или после его завершения:
· Руководитель проекта
· Потребители
· Основная команда проекта
· Спонсор проекта
· Владелец предприятия
· Высшее руководство
· Руководящий комитет
· Эксперты
· Чиновники
· Государственные учреждения
· Внутренние заказчики
· Внешние заказчики
· Внешние поставщики
· Представители заказчика
· Общественность
· Группы поддержки
· Начальники отделов
· Поставщики ресурсов
· Конкуренты
· Проектный офис
· Сам проект
· Руководители других проектов
Нельзя ограничивать число участников проекта только теми персонами, которые участвуют, либо попадают под влияние или сами влияют на проект на стадиях планирования и реализации. Важно помнить о тех, кто будет жить с результатами проекта! А это не только клиенты. Это может быть неотъемлемой частью проектной среды, и мнения, потребности и реакции этих людей нужно и важно принимать во внимание.
При анализе заинтересованных сторон следует учитывать, что каждая группа заинтересованных сторон преследует собственные интересы и выполняет свои функции. Это может привести к конфликтной ситуации как изнутри, так и между группами управления. Менеджеру проекта приходится иметь дело со всеми трудностями управления участниками. Даже в проектной команде необходимо понимать разницу между целью проекта и интересами каждого участника проектной команды. Каким образом РМ будет взаимодействовать с этими участниками и их интересами?
|
|
Перечислим следующие ключевые шаги:
1. Необходимо составить подробный список заинтересованных сторон в проекте, включая непосредственных участников и потенциально заинтересованные стороны.
2. Разбить участников проекта на группы в соответствии с их заинтересованностью в проекте и уровнем организационно-финансового влияния.
3. Выделить ключевых участников проекта
4. Достичь с ключевыми участниками проекта определенного согласия об условиях достижения успеха.
5. Необходимо заключить договорные соглашения со всеми персонами и организациями, которые будут обеспечивать проект услугами, ресурсами или иным образом вносить свой вклад в проект.
В проекте могут рассматриваться десятки и сотни потенциальных участников. Необходимо сформировать определенную систему управления участниками. Есть участники, которые могут оказывать настолько существенное влияние на успех и результаты проекта, что им следует уделять максимальное внимание. Иным участникам, также нужно уделять время и силы, но в меньшей степени. На протяжении всей реализации проекта большинство участников необходимо держать в курсе всего, происходящего в проекте.
РМ должен сформировать план управления участниками проекта, и разбить их на группы по уровню полномочий и степени влияния на проект. Формирование базы данных участников проекта следует начинать на начальных этапах работы над проектом. Здесь возможно также построение теоретико-игровых моделей, учитывающих различные интересы и различные действия участников проекта. Например, известна цель реализации проекта, и анализируется, кто из заинтересованных сторон будет в выигрыше, а кто — нет, кто может оказать наиболее сильное влияние на проект.
|
|
Базу данных участников следует периодически обновлять, так как среда, в которой реализуется проект, претерпевает изменения (внешние и внутренние). Можно выделить три типа участников в проекте на основе того, какой властью они обладают, и какое влияние оказывают на проект:
1. Распорядители или критические участники проекта.
2. Соисполнители или ключевые игроки в проекте.
3. Наблюдатели или Важные участники.
Рассмотрим каждую из групп более подробно.
1. Распорядители или критические участники проекта — это персоны, оценка которыми результатов проекта имеет решающее значение; они обладают достаточными полномочиями, чтобы в любой момент остановить реализацию проекта (например, прекратить финансирование проекта или остановить проект). Чаще всего это спонсора проекта. Среди критических участников может быть и исполнительный директор и члены правления. С другой стороны, критические участники могут оказывать активную поддержку реализации проекта.
2.Соисполнители или ключевые игроки в проекте — непосредственные участники проекта. Это как исполнители работ, так совет, утверждающий, дающий право, либо запрещающий выполнять работы в проекте. Эти участники могут притормозить работы по проекту. Они также могут позаботиться о том, чтобы проекту не уделялось внимания, ресурсов с момента его инициации. Ключевые игроки, в основном, представляют ту область бизнеса, которая будет затронута проектом, поэтому они имеют право голоса, когда решаются важные вопросы. Причем их влияние действенно на протяжении всего жизненного цикла проекта, а потребности должны найти отражение в итоговом результате проекта.
3. Наблюдатели или Важные участники — люди, которые интересуются проектом и его результатами. Это именно «заинтересованные стороны». Они, как правило, сталкиваются с результатом проекта (не всегда хорошим для них), но редко принимают активного участия в процессе реализации проекта. Но мнение этих людей может повлиять на проект в настоящем или будущем. Этих участников всегда следует держать в курсе того, как проект повлияет на их жизнь и работу. Важно, чтобы их ожидания были учтены. Предоставление им информации о необходимости инициации, ходе проекта, его результатах может проходить в различной форме. Это может быть проведение презентаций, докладов, рассылки информации электронной почтой, а также другие способы общения.
Для того чтобы структурировать информацию о заинтересованных сторонах в проекте рекомендуется создание базы данных заинтересованных сторон. После отнесения каждого из всех участников к одной из трех основных категорий, его необходимо внести их в базу данных.
Число участников этой группы может достигать нескольких сотен. Но, несмотря на это, нужно вести отдельную базу данных по важным участникам. В базе должна содержаться информация о способе передачи существенной для них информации по проекту (например, в виде совещаний, проводимых ежемесячно, либо напоминание о том, что текущая информация по проекту размещена на сайте, куда возможен вход по паролю). Эти данные дополняют информацию о критических участниках и ключевых игроках.
Итак, необходимо разделить характеристики участников на несколько категорий:
· по степени их ответственности за планирование и принятие решений;
· по степени их беспокойства (т. е. то, что может вызвать их волнения);
· по степени их влияния — положительное или отрицательное — будет оказывать на них проект в процессе выполнения и по завершении;
· каким результатом они будут удовлетворены.
Алгоритм анализа заинтересованных сторон приведен в табл. 3.3.
Таблица 3.3