Результаты применения методики анализа и внедрения

Информационной Системы в компании

Отчет. Методика SAT в первую очередь обратила внимание на то, как организована компания изнутри. Она позволила выявить следующие проблемы и пути их решения:

· процесс получения и выполнения заказа имеет низкую эффективность и отсутствие контроля исполнения — необходима автоматизация;

· менеджеры компании тратят огромное количество времени на бумажную работу — необходима автоматизация документооборота (как минимум возможность автоматического создания документов).

· отсутствие оперативной информации в нужное время и требуемой форме, как для менеджеров компании, так и для ее руководства — создание общего информационного поля в виде Информационной Системы с возможностью получать отчеты различного вида;

· отсутствие контроля над персоналом — создание механизма внутренней коммуникации сотрудников и контроля исполнения поручений;

Таким образом, методика внедрения информационной системы SAT определила потребность в комплексной системе автоматизации деятельности компании и создания единой Информационной Системы, которая бы позволила решить все перечисленные проблемы и повысить эффективность деятельности компании в целом.

Предполагается, что данная Информационная Система должна затронуть деятельность всех сотрудников компании, работа с ней должна выглядеть следующим образом (рис. 6.30).

Выбор информационной системы. Определив основные требования к необходимой Информационной Системе, компания стоит перед выбором конкретного продукта и его поставщика.

Варианты, которые рассматривает компания, представлены в таблице ниже.

Таблица 6.13

Потенциальные ИС

Для обоснования выбора продукта воспользуемся мультикритериальным взвешенным выбором.

Таблица 6.14

Таблица оценки предложений

Таким образом, выбор упал на изготовление Информационной Системы «на заказ», что и логично, так как руководство компании исходило в первую очередь из важности соответствия разрабатываемой ИС всем поставленным требованиям, во вторую из стоимости ее разработки и внедрения.

План действий и план обучения. На данном этапе уже определились, что необходимо внедрять Информационную систему, определили основные требования к ней, теперь необходимо составить план действий. Он состоит из следующих разделов:

Ø Служебная информация,

Ø Этапы проекта и задачи,

Ø Ресурсы, выделяемые для реализации проекта,

Ø Управление и методы контроля (руководство проекта и показатели изменений),

Ø Ключевые факторы успеха (наиболее важные факторы, от которых зависит успешность реализации проекта и наиболее серьезные риски),

Ø Показатели достижения цели,

Ø Бюджет проекта.

План действий будет выглядеть следующим образом, представленным в табл. 6.15.

Таблица 6.15

Продолжение табл. 6.15

Окончание табл. 6.15

Оценка экономической эффективности внедрения. Задачей представленной работы является разработка проекта внедрения ИС в компании. И, соответственно, встает необходимость оценки целесообразности создания единого информационного пространства и автоматизации деятельности компании, сравнив эффективность его работы до внедрения системы с эффективностью работы после внедрения/

Эффект от внедрения ИС можно разделить на две составляющие: материальную и нематериальную. К нематериальной составляющей эффекта от внедрения системы относятся следующие показатели:

· снижение трудозатрат на прием и исполнение заявок на перевозку грузов,

· повышение качества труда менеджеров по перевозкам за счет сокращения рутинных операций,

· повышение степени достоверности информации,

· снижение трудозатрат получения различного рода отчетов,

· повышение качества анализа ситуации в компании, принципиально новые аналитические возможности.

Расчет материальной составляющей эффекта внедрения представляет собой оценку экономической эффективности внедрения системы. Эффективность системы оценивается как соотношение затрат на ее покупку, внедрение, поддержку и выгоды от ее использования. В представленном проекте внедрения системы выгода представляет собой устранение необходимости найма дополнительных сотрудников компании, а, следовательно, и дополнительных расходов на заработную плату. Для расчета экономической эффективности будут применены следующие показатели:

1. Норма прибыли на инвестиции или прибыльность инвестиций (sample rate of return (SRR), profitability of investments) рассчитывается как отношение чистой прибыли к объему инвестиций, выраженное в процентах (6.1):

SRR = (NP₁ - NP₂) / TIC, (6.1)

где SRR — норма прибыли от инвестиций;

NP₁, NP₂ — чистая прибыль с учетом и без учета внедрения ИС;

TIC — инвестиции (капитальные затраты) на разработку и внедрения ИС.

2. Срок окупаемости инвестиций или срок возврата капиталовложений (pay-back period (PBP)) относится к числу наиболее часто используемых показателей эффективности, поскольку потенциального инвестора всегда волнует срок возврата своих средств (6.2):

PBP = TIC / (NP₁ – NP₂), (6.2)

где PBP — срок возврата капитальных вложений;

NP₁, NP₂ — чистая прибыль с учетом и без учета внедрения ИС;

TIC — инвестиции (капитальные затраты) на разработку и внедрение.

3. Годовой экономический эффект (экономическая прибыль), являющаяся основным показателем экономической эффективности ИС, рассчитывается как разница между результатами инвестиционного проекта и затратами на его реализацию (6.3):

Э = Э_год – TIC, (6.3)

где Э_год — годовая экономия (прибыль), вызванная информационным средством;

TIC — инвестиции (капитальные затраты) на разработку и внедрение.

Так как срок разработки и внедрения требуемой ИС составит 5 месяцев, то факт изменения ценности денег во времени не учитывается.

Рассмотрим более подробно эти величины:

1. В структуре капитальных затрат (TIC) определяют затраты на приобретение системы (k _п) и затраты на внедрение (k _в):

TIC = k _п + k _в (6.4)

k _{в =} k _пр + k _со + k _тс + k _лс + k _по + k _оп + k _во (6.5)

Таблица 6.16