ГБОУ ВПО ВГМА им. Н.Н. Бурденко Федерального агентства по здравоохранению и социальному развитию»
Кафедра гигиены, эпидемиологии и организации
Госсаэпидслужбы ИДПО
УТВЕРЖДАЮ:
д.м.н. профессор _____
________ М.И. Чубирко __Ф.И.О
(подпись)
«______»______________2012 г.
Методические указания для слушателей по теме
практического занятия:
«Порядок работы с документами в Управлении Роспотребнадзора»
Авторы:
д.м.н. Пичужкина Н.М.
ассистент Масайлова Л.А.
Воронеж 2012
Цель занятия: ознакомиться с основными положениями инструкции по делопроизводству Управления
В результате изучения темы слушатели должны знать:
порядок работы с документами в Управлении Роспотребнадзора
уметь:
Оформлять документы Управления (проект приказа, проект постановления; проект протокола совещания; проект письма)
Мотивация темы занятия: выработать практические навыки оформления типовых форм документов, заполняемых в системе документооборота в Управлении.
План занятий:
1. Введение
2. Разбор теоретического материала.
3. Тестовый контроль знаний
4. Ответы на вопросы студентов
5. Практическая часть. Типовые формы документов.
6. Задание для следующего занятия.
Оснащение:
1. Методические указания для слушателей по теме занятия;
2. Постановление Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 №322 «Об утверждении Положения о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека»,
3. Постановление Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 №30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»,
4. Приказ Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 22.12.2005 №803 «Об утверждении Регламента Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека».
Контроль исходного уровня знаний.
1. Формы документов;
2. Порядок приема, обработки, регистрации, распределения документов, поступающих в Управление;
3. Контроль исполнения документов;
4. Порядок работы с обращениями граждан;
5. Особенности оформления документов, поступающих по каналам электронной связи;
6. Организация документов в делопроизводстве.
Разбор теоретического материала:
I. Общие положения
Документы Управления являются собственностью государства.
Вопросы работы с ними регулируются:
- Федеральным законом от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации»,
- постановлением Правительства Российской Федерации от 30.06.2004 №322 «Об утверждении Положения о Федеральной службе по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека»,
- постановлением Правительства Российской Федерации от 19.01.2005 №30 «О типовом регламенте взаимодействия федеральных органов исполнительной власти»,
- приказом Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека от 22.12.2005 №803 «Об утверждении Регламента Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека».
Порядок работы с документами в Управлении Роспотребнадзора определяет Инструкция по делопроизводству в Управлении (далее - Инструкция).
В основу подготовки Инструкции положены:
- постановление Правительства Российской Федерации от 15.06.2009 №477 «Об утверждении правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти»,
- типовая инструкция по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утвержденная приказом Министерства культуры и массовых коммуникаций Российской Федерации от 08.11.2005 №536,
- требования Государственных стандартов Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения» и Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов».
Инструкция устанавливает общие требования к документированию управленческой деятельности и организации работы с документами в Управлении: порядок приема, учета, подготовки, оформления, размножения (тиражирования), контроля исполнения, хранения и использования документов.
Делопроизводство в Управлении организуется с использованием автоматизированной системы «Делопроизводство», предназначенной для учета и сопровождения документов.
Документационное обеспечение, контроль за соблюдением в отделах Управления единой системы делопроизводства, методическое руководство работой с документами, обучение работников основам делопроизводства, возлагаются на отдел организации надзора Управления.
Ответственность з а организацию и состояние делопроизводства, за соблюдение установленного настоящей Инструкцией порядка работы с документами в отделах Управления возлагается на их начальников.
Руководитель Управления по предложениям начальников отделов назначает ответственного за ведение делопроизводства, который обеспечивает учет и прохождение документов в установленные сроки, информирует руководство о состоянии их исполнения, осуществляет ознакомление работников с нормативными и методическими документами по делопроизводству.
Работники отделов несут персональную ответственность за выполнение требований Инструкции, сохранность находящихся у них служебных документов и неразглашение содержащейся в них служебной информации.
Работа с секретными документами осуществляется в соответствии со специальными инструкциями. Обработка секретной информации, подготовка и изготовление копий секретных документов осуществляется только на специальных технических средствах с разрешения руководства Управления. Регистрация секретной почты осуществляется специалистом по работе с секретными документами.
Права, обязанности и ответственность работников, участвующих в документационном обеспечении Управления и его отделов, определяются должностными регламентами.
Указания руководителя Управления по представлению отдела организации надзора по вопросам делопроизводства являются обязательными для сотрудников Управления.
Общее методическое руководство по вопросам архивного дела осуществляет Воронежский государственный областной архив.
II. Порядок подготовки и оформления организационно-распорядительных документов Управления
Приказами Управления оформляются нормативные документы, а также решения по оперативным, организационным, кадровым и другим вопросам внутренней работы.
Приказы издаются по основной деятельности, по личному составу, об отпусках сотрудников, о командировании сотрудников.
2.1. Порядок подготовки приказов
Проекты приказов печатаются на стандартных бланках установленной формы и представляются на подпись руководителю Управления.
В пределах календарного года приказы по основной деятельности, приказы по личному составу, приказы об отпусках сотрудников, приказы о командировании сотрудников и указания нумеруются отдельно.
Приказ печатается на бланке установленной формы шрифтом №14.
Приказ имеет следующие реквизиты:
- наименование федерального органа исполнительной власти,
- наименование вида документа – приказ,
- дата и номер - указанные реквизиты печатаются центрованным способом.
Дата оформляется цифровым способом: номер состоит из знака «№» и порядкового номера приказа, например: 03.07.2007 №44
Заголовок должен кратко и точно отражать содержание текста приказа. Точка в конце заголовка не ставится. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается полужирным шрифтом через 1 межстрочный интервал. Например: