На копиях исходящих писем и телеграмм, остающихся в деле, дату заверения и должность сотрудника, заверившего копию, допускается не указывать.
При пересылке копии документа в другие организации или выдаче ее на руки заверительную подпись удостоверяют печатью. Печати ставятся на копиях документов (включая ксерокопии) для удостоверения их соответствия подлинникам. При рассылке копий документов, изготовленных на гербовых бланках и имеющих юридическую силу (постановления, приказы, указания, инструкции и т.д.), тиражированных средствами оперативной полиграфии Управления, каждая копия документа должна быть заверена гербовой печатью Управления.
4.15. Отметка об исполнителе документа
Отметка об исполнителе включает в себя инициалы и фамилию исполнителя документа и номер его телефона, которая располагается в левом нижнем углу на лицевой или оборотной стороне последнего (подписного) листа, например:
И.Н. Соловьева
78-77-77
На информационных письмах, направляемых в несколько адресов и подлежащих тиражированию, сведения об исполнителе указываются на лицевой стороне последнего листа документа в левом нижнем углу.
4.16. Отметка об исполнении документа
Отметка об исполнении документа и направлении его в дело включает: краткие сведения об исполнении, если отсутствует документ, свидетельствующий об исполнении. При наличии такого документа - ссылку на его дату и номер, отметку «В дело», номер дела, в котором будет храниться документ.
Отметка об исполнении документа должна быть подписана и датирована исполнителем документа, а о направлении его в дело - руководителем отдела, в котором исполнен документ.
V. Прием, обработка, регистрация и распределение поступающей
Корреспонденции
5.1.Порядок обработки входящей корреспонденции
Прием, первоначальная обработка, распределение и регистрация поступающей в Управление корреспонденции производится в централизованном порядке отделом организации надзора. В процессе первоначальной обработки поступающей корреспонденции проверяются комплектность и целостность документов и приложений к ним, а также наличие необходимых реквизитов.
Ошибочно присланные документы возвращаются отправителю.
Все конверты (бандероли), за исключением конвертов (бандеролей), имеющих пометку «лично», вскрываются. При обнаружении повреждения конверта (бандероли), при отсутствии документов или приложений к ним составляется акт в 3 экземплярах: первый экземпляр остается в отделе организации надзора, второй приобщается к поступившему материалу, а третий - направляется отправителю документа.
Конверты, как правило, уничтожаются, кроме случаев, когда только по ним можно установить адрес отправителя или время отправки и получения документов.
Посылки и бандероли с наложенным платежом выкупаются только с разрешения отдела бухгалтерского учета и отчетности.
Корреспонденция, поступившая в Управление, разбирается на документы, адресованные руководителю Управления, его заместителям и начальникам отделов до - 10 часов.
Документы, адресованные руководителю Управления и его заместителям раскладываются в соответствующие папки в отделе организации надзора для их дальнейшей передачи адресатам.
Документы, адресованные отделам Управления, раскладываются в экспедиции по ячейкам.
5.2.Рассмотрение документов
Документы на имя руководителя Управления, его заместителей и в адрес Управления, передаются в отдел организации надзора, где они сортируются на регистрируемые и нерегистрируемые в соответствии Перечнем документов, не подлежащих регистрации (приложение № 6). Нерегистрируемые документы передаются в отделы по назначению. Документы, доставленные спецсвязью, регистрируются и передаются руководителю Управления в первую очередь.
Предварительное рассмотрение документов проводится с целью распределения поступивших документов на: документы, требующие обязательного рассмотрения руководителем Управления и его заместителями; документы, непосредственно направляемые в отделы и ответственным исполнителям Управления.
Если в поступившем документе имеется ссылка на другие документы, последние подбираются и передаются руководству вместе с поступившим документом или соответствующей справкой (отметкой).
Результаты предварительного рассмотрения документов отражаются в резолюциях (п.4.11.). После рассмотрения документов руководителем Управления, его заместителями они возвращаются в отдел организации надзора Управления для перенесения резолюции в электронную карточку и постановки на контроль. При этом если срок исполнения документа (поручения) не зафиксирован в резолюции или самом документе, то действует типовой срок.
Обработка и передача документов исполнителям осуществляется в день их поступления в Управление или в первый рабочий день (при поступлении документов в нерабочее время).
Документы, исполняемые несколькими отделами Управления, передаются им поочередно или одновременно в копиях, если срок исполнения ограничен. Подлинник передается ответственному исполнителю, названному в резолюции первым. Необходимость размножения документов и количество копий определяется лицом, организующим исполнение.
5.3. Обработка и отправка исходящей корреспонденции
Обработка и отправка документов осуществляется централизованно в отделе организации надзора в соответствии с Почтовыми правилами.
Документы, предназначенные для отправки, принимаются отделом организации надзора полностью оформленными, подписанными и зарегистрированными с отметкой о категории почтового отправления (кроме простых отправлений). Перед упаковкой проверяется правильность оформления документов, наличие приложений, описи документов, вложенных для отправки заказным письмом (приложение №15), соответствие количества экземпляров количеству адресатов. Неоформленные или неправильно оформленные документы подлежат возврату исполнителю на доработку. Обработка отправляемой корреспонденции включает сортировку и вложение в конверты, определение и проставление стоимости отправления, составление списка на заказную почту и сдачу в отделение связи. Отправлять документы заказной почтой без крайней необходимости не рекомендуется. Документы, отправляемые одновременно в один адрес, вкладываются в один конверт. Документы, поступающие для отправки, должны обрабатываться и отправляться в тот же день или не позднее следующего рабочего дня.
5.4. Передача документов внутри Управления
Сотрудники, ответственные за делопроизводство в отделах Управления, два раза в день забирают почту из отдела организации надзора. Срочная корреспонденция по сообщению отдела организации надзора получается адресатом немедленно.
Передача документов между отделами осуществляется через лиц, ответственных за делопроизводство. Отдел организации надзора контролирует ход ознакомления с документами и их перемещение. Документы должны передаваться от одного исполнителя другому с учетом срока исполнения документов. Прием и передача документов на всех этапах прохождения осуществляется без расписок, но с обязательной отметкой в электронной базе на компьютере, кому передан документ. При этом документы, прошедшие регистрацию в отделе организации надзора Управления, передаются в другие отделы только через него или с обязательным уведомлением о передаче.
Каждый работник Управления непосредственно отвечает за сохранность документов, находящихся у него на исполнении.
Документы с поручениями руководства Управления, направленные в отделы, после их исполнения формируются в соответствующие дела в соответствии с Номенклатурой дел. Подшивать в дела неисполненные документы и документы, не имеющие отметки об исполнении, запрещается.
5.5. Внутренние документы
Внутренние документы готовятся, оформляются и исполняются (используются) в пределах Управления. Внутренние документы оперативного характера оформляются не на бланках. Разрешение различных вопросов между отделами Управления, как правило, осуществляется путем личного общения или по телефону. Только в исключительных случаях допускается переписка между ними. Прохождение внутренних документов на этапах их подготовки и оформления организуется в соответствии с общим порядком обращения исходящих документов, а на этапе исполнения (использования) - входящих документов. Проекты распорядительных документов после подготовки и подписания регистрируются и передаются для исполнения или ознакомления в отделы, а при необходимости - за пределы Управления. Протоколы, приказы, указания, содержащие поручения отдельным должностным лицам или отделам, передаются адресатам в виде копий или выписок.
Докладные записки на имя руководства Управления или отдела, справки, сводки и другие внутренние документы оперативного характера рассматриваются должностными лицами, которым они направлены, после чего в общем порядке передаются для исполнения (использования в работе) в соответствующие отделы или помещаются в соответствующие дела.
5.6. Учет объема документооборота
Учет объема документооборота в Управлении, включает в себя подсчет общего количества входящих, исходящих и внутренних документов за определенный период времени.
Показатели объема документооборота используются для определения технологической оснащенности процессов работы с документами, а также анализа различных аспектов управленческой деятельности. Подсчет количества документов производится по регистрационным формам в местах их регистрации.
Подсчет количества входящих и исходящих документов, поступающих на имя руководителя Управления, его заместителей и в адрес Управления, докладных записок руководству Управления, писем граждан осуществляется отделом организации надзора.
Раздельно учитывается количество входящих, исходящих и внутренних документов, а также писем граждан.
Итоговые данные подсчета представляются в табличной форме (приложение №7). По каждой группе учитывается количество документов и отдельно их тираж.
Результаты учета объема документооборота отделом организации надзора представляются руководителю Управления ежемесячно для выработки мер по совершенствованию работы с документами.