7.1. Система контроля исполнения
Целью контроля является обеспечение своевременного и качественного исполнения поручений, зафиксированных в документах. Контролю подлежат наиболее важные входящие, исходящие и внутренние документы.
Контроль исполнения документов, а также зафиксированных в них или данных по ним поручений, включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения документа или поручения до исполнителя, проверку хода его выполнения, учет и анализ результатов исполнения контролируемых документов, формирование информационно-аналитического массива и информирование руководства.
Контроль исполнения документов строится на базе автоматизированных банков данных.
Обязательному особому контролю исполнения подлежат:
- приказы, распоряжения и другие нормативные документы Министерства здравоохранения и социального развития Российской Федерации;
- документы руководства Федеральной службы по надзору в сфере защиты прав потребителей и благополучия человека.
- запросы и обращения депутатов Думы Воронежской области;
- письма и документы из органов исполнительной власти Воронежской области на имя руководства Управления, требующие ответа руководителя или его заместителей;
За исполнением остальных документов устанавливается срок контроля, установленный в самом документе или руководителем Управления или его заместителями.
Ответственность за организацию контроля и своевременное исполнение поручений, содержащихся в документах, возлагается на заместителей руководителя Управления, начальников отделов и отдел организации надзора.
Начальники отделов Управления обеспечивают рассмотрение документов, доведение их до исполнителей в день поступления, контроль за качественным исполнением документов по существу вопросов и еженедельное рассмотрение на совещаниях состояния исполнительной дисциплины.
Начальники отделов Управления являются ответственными исполнителями поручений по контрольным документам. В отдельных случаях по протоколам совещаний ответственными исполнителями могут быть заместители руководителя Управления.
Ответственный исполнитель обеспечивает своевременное исполнение поручений и качество подготавливаемого документа.
Контроль за исполнением документов осуществляется с момента рассмотрения их руководителем Управления, заместителями руководителя или начальниками отделов Управления.
Контроль за исполнением входящих документов, адресованных руководству Управления, приказов, писем граждан осуществляет отдел организации надзора.
Контроль по существу решения поставленных в документах вопросов осуществляют начальники отделов Управления.
Контроль за своевременным решением вопросов, поставленных в документах, возлагается на исполнителей.
7.2. Сроки исполнения документов
Сроки исполнения документов исчисляются в календарных днях.
Для документов, поступивших из вышестоящих органов государственной власти и внутренних документов - с даты подписания (утверждения) документа, а для документов, поступивших из других федеральных органов исполнительной власти, организаций и обращений граждан - с даты их поступления.
Сроки исполнения документов определяются руководителем Управления, его заместителями исходя из срока, установленного организацией, направившей документ, или сроков, установленных законодательством.
Документы подлежат исполнению в следующие сроки:
- с конкретной датой исполнения - в указанный в документе срок;
- без указания конкретной даты исполнения, имеющие в тексте пометку «немедленно» - в течение рабочего дня, «срочно»- в 3-дневный срок, имеющие пометку «оперативно»- в 10-дневный срок, остальные - в срок не более 30 дней;
- по обращениям граждан, поступившим в Управление – (см. раздел VIII).
Если последний день срока исполнения документа приходится на нерабочий день, то документ подлежит исполнению не позднее рабочего дня, предшествующего нерабочему дню.
Дата исполнения указывается в резолюции руководителя и фиксируется в электронной базе на компьютере.
Изменение срока исполнения производится лицом, установившим этот срок, при наличии объективных причин, изложенных исполнителем. Исполнитель документа должен не менее чем за три дня до истечения срока исполнения документа обратиться к лицу, установившему срок, с просьбой о продлении срока, представив обоснование. Изменение срока должно быть также согласовано с организацией, установившей его, если срок установлен в документе.
Изменение срока документируется; проставляется новый срок, дата изменения и подпись. Изменения вносятся в регистрационные формы - электронную базу в компьютере. Приостанавливать исполнение документов, а также отменять их имеет право только вышестоящая организация, организация - автор документа.
Отсутствие своевременной информации о необходимости переноса срока исполнения понимается как подтверждение нормального хода исполнения, обеспечивающего выполнение задания в установленный срок.
Запрещается увеличивать срок исполнения, установленный руководством Управления или определять его с момента поступления документа в отдел.
7.3.Организация и технология контроля исполнения
Постановка документов на контроль осуществляется руководителем Управления, его заместителями.
На входящем документе, подлежащем контролю, при регистрации в отделе организации надзора ставиться штамп «КОНТРОЛЬ» и указывается срок исполнения. Затем документы передаются в отделы Управления.
В отделах Управления ответственный за ведение контроля исполнения документов обязан:
а) ежедневно проверять контрольные документы текущего и двух последующих дней и напомнить исполнителям о приближении срока исполнения;
б) выяснять состояние исполнения документов, перечисленных в сводках отдела организации надзора Управления;
в) докладывать начальнику отдела обо всех случаях возможных задержек и нарушений сроков исполнения документов;
г) передавать информацию о ходе исполнения документов в отдел организации надзора.
Ход исполнения документа и результат его выполнения вводится в базу данных автоматизированной регистрации отдела организации надзора.
Для проверки хода исполнения поручений и документов, поставленных на контроль, отдел организации надзора Управления делает еженедельные распечатки с напоминаниями начальникам отделов о приближении сроков исполнения (предупредительный контроль) и о документах, не выполненных в срок.
Начальники отделов обязаны лично рассматривать указанные сводки и принимать необходимые меры для своевременного исполнения документов.
7.4.Организация исполнения
При рассмотрении документов начальник отдела выделяет документы, требующие срочного исполнения.
Обработка и передача документов непосредственным исполнителям осуществляется в день поступления документа в отдел или, в крайнем случае, на следующий день. Срочные документы передаются немедленно.
Исполнение документа предусматривает сбор и обработку необходимой информации, подготовку проекта документа, его оформление, согласование со всеми соисполнителями, представление на подписание (утверждение) руководству Управления или начальнику отдела, подготовку к пересылке адресату.
Исполнитель определяет необходимое количество экземпляров документа и передает документ на тиражирование. На документ, рассылаемый более чем в четыре адреса, исполнитель составляет список на рассылку.
При оперативном решении вопроса без составления дополнительных документов исполнитель делает отметки на документе о датах поступления (если образовался интервал времени между поступлением документа в Управление и к исполнителю), промежуточного исполнения (запрос сведений, телефонные переговоры и т.д.), дате и результатах окончательного исполнения. Все отметки делаются на свободных от текста местах.
В случае, когда документ (поручение) должен исполняться несколькими отделами совместно, ответственным за исполнение является лицо, названное в качестве исполнителя в резолюции или документе первым.
Ответственный исполнитель обязан организовать исполнение документа в установленный срок путем ознакомления с документом (в течение двух дней) всех исполнителей для принятия совместного решения, которое докладывается руководителю. Ответственному исполнителю предоставляется право созыва соисполнителей, которые обязаны по требованию ответственного исполнителя представлять все необходимые материалы.
Соисполнители в равной мере несут ответственность за своевременное и качественное исполнение документов.
Ответственный исполнитель несет персональную ответственность за полноту и достоверность информации, использованной при подготовке документа.
При исполнении документов несколькими исполнителями с документа могутсниматься копии. Подлинник документа передается основному исполнителю.
7.5. Снятие документа с контроля
После исполнения документы снимаются с контроля. На документах, снятых с контроля, делается отметка: «В дело; подпись и дата».
Документ считается исполненным и снимается с контроля только после полного решения всех поставленных в нем вопросов и уведомления об этом всех заинтересованных организаций и лиц.
Промежуточный ответ, как и запрос по исполняемому документу, не является основанием для снятия документа с контроля и признания его исполненным.
Документы, представленные на подпись руководству Управления и возвращенные на доработку, не считаются исполненными в срок.
Исполненные входящие контрольные документы представляются в отдел организации надзора вместе с копией ответа или другими документами, свидетельствующими об исполнении.
Документ снимается с контроля, если он признан утратившим силу.
Начальники отделов обязаны регулярно проверять состояние исполнительской дисциплины, рассматривать случаи нарушения установленных сроков исполнения.
Данные о состоянии исполнительской дисциплины докладываются на совещаниях у руководства Управления.