4.1. Гриф (пометка) ограничения доступа к документу
Гриф секретности или пометка «Для служебного пользования» с указанием номера экземпляра проставляются на первой странице документа, на обложке и титульном листе издания, а также на первой странице сопроводительного письма к документам, содержащим секретную и служебную информацию ограниченного распространения.
Гриф секретности (пометка) печатается в правом верхнем углу документа и подчеркивается. Номер экземпляра проставляется ниже грифа секретности (пометки) через 1,5 межстрочных интервала и центрируется по отношению к ним.
4.2. Заголовок к тексту документа
Заголовок составляется ко всем документам, за исключением резолюций, даваемых руководителями по рассмотренным документам, телефонограмм, телеграмм, извещений и документов, оформленных на бумаге формата А5.
Заголовок должен кратко и точно раскрывать содержание документа (о чем составлен документ). Заголовок к тексту документа должен быть кратким и точно передавать смысл текста. Заголовок может отвечать на вопросы «о чем?» («о ком?») - «О выделении...», «Об изменении...», «Об отмене....», «Об организации...», «О состоянии....», например: «О создании аттестационной комиссии»; или «чего» (кого), например: «Должностной регламент главного специалиста-эксперта».
Заголовок к тексту письма печатается от левой границы текстового поля. Заголовок, состоящий из двух и более строк, печатается через 1 межстрочный интервал. Точка в конце заголовка не ставится.
4.3. Оформление приложений к документу
Приложения должны иметь все необходимые для документа реквизиты (название, заголовок, подписи лиц, ответственных за их содержание, дату, отметку о согласовании и т.п.). О наличии приложений к документу указывается в тексте или ниже текста перед подписью. Отметка о наличии приложения оформляется следующим образом.
В письмах: Приложение: на 5 л., в 2 экз.
Если письмо имеет приложение, не названное в тексте, то указывается его наименование, число листов и количество экземпляров:
| Приложение: | Положение об Управлении Роспотребнадзора по Воронежской области на 10 л., в 1 экз. |
При наличии нескольких приложений они нумеруются арабскими цифрами, при этом знак № перед цифровыми обозначениями не ставится.
| Приложение: | 1. Положение об Управлении Роспотребнадзора по Воронежской области на 10 л., в 1 экз. 2. Правила подготовки и оформления документов в Управлении Роспотребнадзора по Воронежской области на 5 л., в 1 экз. |
Если к документу прилагают другой документ, имеющий приложение, отметку о наличии приложения оформляют следующим образом:
| Приложение: | письмо Управления Роспотребнадзора по Воронежской области от 26.06.2004 №111/56 и приложение к нему, всего на 3 л. |
Если приложения сброшюрованы, то число листов в них не указывается, например: Приложение: программа в 2 экз.
Если приложение направляется не во все указанные в документе адреса, то отметку о наличии приложения оформляют следующим образом: Приложение: на 7л. в 2 экз. только в первый адрес.
Приложения к организационно-распорядительным документам оформляются следующим образом. На первом листе, в правом верхнем углу пишут «Приложение № » с указанием распорядительного документа, его даты и регистрационного номера, например:
Приложение №1
К приказу Управления Роспотребнадзора по Воронежской области
От 02.07.2004 №121
Допускается выражение «ПРИЛОЖЕНИЕ №» печатать прописными буквами, а также центровать это выражение, наименование документа, его дату и регистрационный номер относительно самой длинной строки, например:
Приложение №1
К приказу Управления Роспотребнадзора по Воронежской области
От 02.07.2004 №121
4.4. Текст документа
Текст документа должен быть ясным, кратким, обоснованным, обеспечивающим точное и однозначное восприятие изложенной в нем информации. Текст печатается на расстоянии 2-3 межстрочных интервалов от заголовка в установленных границах полей. Первая строка абзаца начинается на расстоянии 1,25 см от левой границы текстового поля. Тексты документов оформляют в виде анкеты, таблицы, связанного текста или в виде соединения этих структур.
При составлении текста в виде анкеты наименования признаков характеризуемого объекта должны быть выражены именем существительным в именительном падеже или словосочетанием с глаголом второго лица множественного числа настоящего или прошедшего времени («имеете», «владеете» или «были», «находились» и т.д.). Характеристики, выраженные словесно, должны быть согласованы с наименованиями признаков.
Графы и строки таблицы должны иметь заголовки, выраженные именем существительным в именительном падеже. Подзаголовки граф и строк должны быть согласованы с заголовками. Если таблицу печатают более чем на одной странице, графы таблицы должны быть пронумерованы и на следующих страницах должны быть напечатаны только номера этих граф.
Связный текст, как правило, состоит из двух частей. В первой части указывают причины, основания, цели составления документа, во второй (заключительной) - решения, выводы, просьбы, предложения, рекомендации. Текст может содержать одну заключительную часть (например, приказы - распорядительную часть без констатирующей; письма, заявления - просьбу без пояснения).
4.5. Дата документа
Датой документа является:
- для распорядительных документов, писем или события, зафиксированного в документе - дата его подписания;
- для утверждаемого документа (план, инструкция, положение, отчет) – дата утверждения.
Документы, изданные совместно двумя или более органами государственной власти, должны иметь одну (единую) дату. Дату документа оформляют арабскими цифрами в последовательности: день месяца, месяц, год. День месяца и месяц оформляют двумя парами арабских цифр, разделенными точкой; год четырьмя арабскими цифрами. Например, дату 23 мая 2003 года следует оформлять 23.05.2003. Способ написания даты зависит от характера документа: в нормативных документах, определяющих права граждан и организаций, а также содержащих сведения финансового характера, используется словесно-цифровой способ оформления даты (например: 23 мая 2004). Допускается оформление даты в последовательности: год, месяц, день месяца, например: 2003.06.05
4.6. Регистрационный номер
Требования к оформлению регистрационных номеров изложены в разделе 6 «Регистрация документов».
Регистрационный номер документа, составленного совместно двумя или более организациями, состоит из регистрационных номеров каждой из этих организаций, проставляемых через косую черту в порядке указания авторов в документе (слева направо).
4.7. Ссылка на номер и дату
Ссылка на регистрационный номер и дату документа используется только в тех видах документов, которые являются ответами на запрос, и включает регистрационный номер и дату документа, на который дается ответ. Она помещается в специально отведенном для этого верхнем углу левого поля документа. Наличие этого реквизита исключает необходимость упоминания номера и даты поступившего документа в тексте письма.
4.8. Адресование документа
Документы адресуют организациям, их отделам, должностным или физическим лицам.
При адресовании документа организации, ее отделу без указания должностного лица, их наименования пишутся в именительном падеже.
Например: