6.1. Общие правила регистрации
Регистрация документов - это фиксация факта создания или поступления документа путем проставления на нем индекса с последующей записью необходимых сведений о документе в регистрационных формах.
Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях (распорядительные, плановые, отчетные, учетно-статистические и др.), как создаваемые внутри Управления (приказы, указания, протоколы, докладные записки, письма и др.), так и поступающие из других организаций и от физических лиц. При помощи регистрации сведения о документах поступают в поисковую систему. Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние - в день подписания или утверждения. Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в Управлении только один раз. При передаче зарегистрированного документа из одного отдела в другой, он повторно не регистрируется. Регистрация документов производится в пределах групп в зависимости от вида документа. Например, отдельно регистрируются приказы Управления по основной деятельности, приказы по личному составу, протоколы, инструкции, письма граждан и т.д. Порядковые номера документам присваиваются в пределах каждой регистрационной группы. Документы регистрируются в пределах календарного года.
Документы регистрируются при помощи электронных средств (компьютеров) и в журналах. Сведения, внесенные в карточку, должны обеспечить учет, справочно-информационный поиск, контроль исполнения и анализ документов.
Для удобства регистрации, облегчения поиска документов руководству Управления и каждому отделу, а также группам корреспондентов присваивается условный индекс. Классификатор индексов руководства Управления и отделов строится в соответствии со структурой Управления. Он разрабатывается на начало календарного года и доводится отделом организации надзора до сведения каждого отдела Управления.
6.2.Регистрация входящих и исходящих документов
Устанавливается следующий обязательный минимум реквизитов регистрации: автор (корреспондент); название вида документа; дата документа; индекс документа; дата поступления; индекс поступления; заголовок документа или краткое содержание; резолюция (исполнитель, содержание, поручения, автор, дата); срок исполнения; отметка об исполнении (краткая запись решения вопроса по существу, дата фактического исполнения и номер документа-ответа); номер дела.
Состав обязательных регистрационных реквизитов в зависимости от характера документов и задач использования информации может быть дополнен другими реквизитами.
Регистрационный номер и дата поступления документа проставляются в правом нижнем углу лицевой стороны первого листа документа. Входящий номер документов, подлежащих регистрации отделом организации надзора, состоит из индекса руководства Управления или индексов отделов; через косую черту - порядкового номера документа; через тире — года.
Например: 01/231-04 27.05.2004 (01 - индекс отдела Управления, 231 - порядковый номер, 04 - год, 27.05.2004 -число, месяц, год).
При наличии ссылки на ранее поступающие документы работник, регистрирующий документ, указывает на карточке номера этих документов и дел, в которые они подшиты, фамилию исполнителя.
В регистрационно-контрольной карте электронной базы компьютера отмечается движение документа с момента поступления до его помещения в дело после исполнения.
Исходящий номер документов, подлежащих регистрации, состоит из индекса отдела; порядкового номера; номера дела по номенклатуре, в который должен быть подшит документ и год.
Например: 01/156-23-04 (01- индекс отдела, 156 - порядковый номер, 23 - номер дела по номенклатуре, 04 год регистрации исходящего документа).
При регистрации номер документа состоит из индекса отдела; через косую черту - порядкового номера по картотеке данной группы корреспондентов и через тире - номера дела, в котором находится копия этого документа, например: 14/78-31.
Порядковый номер документа в элементах регистрационного индекса всегда проставляется за косой чертой.
6.3.Регистрация организационно-распорядительных документов
Регистрация приказов (распоряжений), постановлений, указаний, положений, инструкций ведется в журнальной форме и в электронной форме на компьютере.
В отделе организации надзора регистрируются:
- постановления Главного государственного санитарного врача по Воронежской области.
В отделе государственной службы и кадров регистрируются:
- приказы по основной деятельности, в том числе о внесении изменений в структуру и штатное расписание Управления;
- указания с добавлением к порядковому номеру индекса «у»;
- приказы по личному составу сотрудников Управления (прием на работу, увольнение, перевод на другую должность, поощрение, взыскание) (готовятся отделом государственной службы и кадров) с добавлением к порядковому номеру индекса «л/а»;
- приказы о предоставлении отпусков сотрудникам Управления (готовятся отделом государственной службы и кадров) с добавлением к порядковому номеру индекса «о»;
- приказы о командировках сотрудников Управления (готовятся отделом государственной службы и кадров), с добавлением к порядковому номеру индекса «к»;
- распоряжение о проведении мероприятий по надзору (контролю).
6.4. Регистрация внутренних документов
Регистрация внутренних документов (докладные записки, справки, сводки и др.) осуществляется по месту их подготовки. Состав регистрационного номера этих документов аналогичен исходящему регистрационному номеру.
Подписанные экземпляры протоколов совещаний у руководителя Управления учитываются в отделе организации надзора.
Протоколы совещаний у заместителей руководителя Управления и начальников отделов учитываются сотрудником, ответственным за делопроизводство отдела и нумеруются порядковыми номерами в пределах календарного года.
6.5. Построение поисковых систем
Поисковые системы (автоматизированные) строятся на основе банков регистрационных данных (в автоматизированных поисковых системах). Поиск документов может осуществляться также по номенклатуре заводимых дел.
При автоматизированной регистрации поиск осуществляется по каждому из обязательных реквизитов или их совокупности.
При передаче документов на архивное хранение передаются и поисковые системы.
При автоматизированной поисковой системе из банка регистрации данных изымаются сведения о документах, сроки оперативного хранения которых истекли, выводятся на печать и передаются в архив раздельно регистрационные блоки картотеки на документы, подлежащие и не подлежащие передаче на государственное хранение.
Поисковые системы обеспечивают доступ к информации, не относящейся к категории ограниченного доступа, работникам Управления, гражданам, государственным органам и общественным организациям.