Экспертиза ценности документов в Управлении на стадии делопроизводства проводится:
- при составлении номенклатуры дел;
- в процессе формирования дел и проверке правильности отнесения документов к делам;
- при подготовке дел кпередаче в архив Управления.
Для организации и проведения экспертизы ценности документов в Управления создается постоянно действующая экспертная комиссия (далее именуется - ЭК).
Функции и права ЭК, а также организация её работы определяются положением, которое утверждается руководителем Управления. Положение о ЭК до его утверждения подлежит согласованию с Госархивом.
Экспертиза ценности документов постоянного и временного хранения осуществляется ежегодно в отделах Управления непосредственно лицами, ответственными за ведение делопроизводства совместно с ЭК.
При проведении экспертизы ценности документов осуществляется:
- отбор документов постоянного (свыше 10 лет) хранения для передачи в архив Управления;
- отбор документов с временными сроками хранения и с пометкой "До минования надобности";
- отбор документов, подлежащих дальнейшему хранению в отделах;
- выделение к уничтожению дел за предыдущие годы, сроки хранения которых истекли.
Отбор документов для постоянного хранения проводится на основании перечней документов с указанием сроков их хранения и номенклатуры дел Управления путем полистного просмотра дел. В делах постоянного хранения подлежат изъятию дублетные экземпляры документов, черновики, неоформленные копии документов и не относящиеся к вопросу документы с временными сроками хранения. Окончательное решение по результатам экспертизы ценности документов принимает ЭК Управления.
По результатам экспертизы ценности документов составляются описи дел постоянного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, временного хранения, а также акты о выделении дел к уничтожению.
12.7. Порядок передачи документов на хранение в архив
Документы Управления являются федеральной собственностью и после проведения экспертизы их ценности в порядке, установленном Федеральной архивной службой России, подлежат обязательной передаче на государственное хранение в архив как государственная часть Архивного фонда Российской Федерации.
В архив Управления принимаются дела постоянного (свыше 10 лет) хранения. Архив принимает дела только по описям. Дела должны быть увязаны в связки, на каждую связку прикрепляется ярлык, на котором указывается отдел, крайние даты дел, номера описи, дела, связки, срок хранения. Заголовок каждой картотеки вносится в опись.
Дела временного хранения (до 10 лет включительно) передаче в архив, как правило не подлежат. Они хранятся в отделах и по истечении сроков хранения подлежат уничтожению в установленном порядке.
Сотрудники, ответственные за работу архива проверяют правильность формирования и оформления дел, соответствие количества дел, включенных в опись, количеству дел, заведенных в соответствии с номенклатурой дел.
Все выявленные при проверке недостатки в формировании и оформлении дел работники отделов обязаны устранить.
Если отдельные дела необходимо оставить в отделе для текущей работы, оформляется выдача таких дел во временное пользование.
Прием дел в архив проводится в присутствии работника отдела, ответственного за сдачу дел в архив. В конце каждого экземпляра описи указывается цифрами и прописью количество фактически принятых в архив дел, номера отсутствующих дел, дата приема-передачи дел, а также подписи сотрудника, ответственного за работу архива и лица, передавшего дела.
12.8. Уничтожение дел с истекшими сроками хранения
Отбор документов за соответствующий период к уничтожению и составление акта о выделении их к уничтожению (приложение №14) производится после составления сводных описей дел постоянного хранения за этот же период. Описи и акты рассматриваются на заседании ЭК Управления одновременно.
Согласованные ЭК Управления акты утверждаются ее руководителем после утверждения экспертно-проверочной комиссией Воронежского государственного областного архива, описей дел постоянного хранения. Только после этого Управление имеет право уничтожить дела, включенные в данные акты в соответствии с установленным порядком.
Акт о выделении документов к уничтожению составляется на дела всего Управления. Если в акте указаны дела нескольких отделов, то название каждого отдела указывается перед группой заголовков дел этого отдела.
Подлежащие уничтожению дела, увязанные в связки, передаются в контору по переработке сырья. Уничтожение документов без оформления соответствующих актов в отделах не допускается.
Контрольные вопросы:
1. Формы документов
2. Виды приказов и их особенности;
3. Общие правила оформления документов Управления;
4. Регистрация документов;
5. Система контроля исполнения документов;
6. Внутренние документы;
7. Особенности работы с обращениями граждан;
8. Оформление документов, поступающих по каналам электросвязи;
9. Номенклатура дел;
10. Организация хранения документов.
тестовые задания:
Выберите один правильный ответ
1. Ответственность за организацию и состояние делопроизводства в отделе Управления несет:
а) лицо, ответственное за делопроизводство в отделе;
б) начальник отдела;
в) отдел организации надзора
2. Срок подготовки проекта приказа не должен превышать:
а) 1 месяц;
б) 10 дней;
в) 3 дня.
3. Датой письма является:
а) дата поступления;
б) дата подписания;
в) дата отправки.