Порядок рассмотрения обращений граждан Российской Федерации в Управлении регламентируется соответствующей Инструкцией.
Прием граждан руководителем Управления (заместителем руководителя Управления) ведется в установленные дни по графику, утвержденному руководителем Управления. Запись на прием и организация приема обеспечивается отделом организации надзора и отделом по обеспечению деятельности.
Организация исполнения решений по результатам приема возложена на отделы, в компетенцию которых входят рассмотренные вопросы.
Содержание устного обращения заносится на карточку личного приема гражданина. В случае если изложенные в устном обращении факты и обстоятельства не требуют дополнительной проверки, ответ на обращение, с согласия гражданина, может быть дан устно в ходе приема, о чем делается запись в карточке личного приема. В остальных случаях дается письменных ответ.
Письменное обращение, принятое в ходе личного приема подлежит регистрации и рассмотрению в порядке, установленном настоящей инструкцией.
В случае если в обращении содержатся вопросы, решение которых не входит в компетенцию Управления, гражданину дается разъяснение, куда и в каком порядке ему следует обратиться.
В ходе личного приема гражданину может быть отказано в дальнейшем рассмотрении обращения, если ему ранее был дан ответ по существу поставленных вопросов.
IX. Особенности оформления документов, представляемых по каналам электросвязи
9.1. Телеграммы (телетайпограммы) *
Телеграммы (телетайпограммы) обобщенное название различных по содержанию документов, выделенных в связи с особым способом передачи текста. Они направляются в случаях крайней необходимости, когда отправление документа почтой не обеспечит своевременного решения вопроса.
|
|
Телеграммы делятся на следующие категории: «Вне категории», «Внеочередные», «Международные», «Срочные», «Обыкновенные». Отметку о категории проставляют в первой строке телеграммы.
Категории и вид телеграммы проставляется составителем, и указываются перед адресатом.
При оформлении телеграмм нужно указывать подробный адрес, полностью обеспечивающий доставку телеграммы адресату. Адресная часть телеграммы во всех случаях начинается с города или другого населенного пункта, а затем указывают номер отделения связи (последние три цифры почтового индекса), краткое (или условное телеграфное) название учреждения в именительном падеже, фамилию адресата в дательном падеже, например: ВОРОНЕЖ 038 КОСМОНАВТОВ 21 УПРАВЛЕНИЕ РОСПОТРЕБНАДЗОРА. Если город не является административным центром, а районного подчинения или сельская местность, то обязательно указание области, района, например: ОЛЬХОВАТКА ОЛЬХОВАТСКОГО ВОРОНЕЖСКОЙ.
* далее по тексту читать телеграммы
Если телеграмма отправляется разовым адресам, на ней указывается подробный адрес или номер телетайпного аппарата.
Текст телеграммы печатают на одной стороне стандартного листа бумаги формата А4 прописными буквами через два машинописных интервала без абзацев и переноса слов.
Текст излагают кратко и ясно, без союзов, предлогов, если при этом не искажается смысл телеграммы. Отрицание «не» в телеграммах опускать нельзя. Текст печатается без переноса слов, без абзацев, исправлений и не должен превышать 50 слов. Вставки в тексте делать нельзя. Знаки препинания ставятся лишь в том случае, если от них зависит смысл текста: точка - тчк, тире - тире, запятая - зпт, кавычки - квч, двоеточие - двтч, скобки - скб.
|
|
Текст ответной телеграммы следует начинать с номера и даты документа, на который дается ответ, без добавлений «На Ваше письмо», «На Ваш запрос».
Текст телеграммы заканчивается точкой. Текст телеграммы не должен заканчиваться цифрой. Все цифровые данные пишутся в телеграмме словами. Сочетание цифр и букв допускается только в заводских и торговых знаках и марках, в нумерации домов, индексах документов. Словами следует писать и знаки: № -номер или HP, «+» - плюс, «%» - процент и т.д.
Телеграмма должна быть подписана. Подпись ставится в отдельной строке через два интервала от текста. Должность подписавшего телеграмму указывается одним словом, например:
РУКОВОДИТЕЛЬ СТЕПАНОВ
В телеграммах, подписываемых руководителями нескольких организаций, каждая подпись заверяется печатью соответствующей организации.
После текста и подписи проводится черта, под которой указывается отдел, подготовивший телеграмму, фамилия и телефон исполнителя, регистрационный номер и дата телеграммы. Полное название и адрес Управления при передаче телеграммы по телефону.
Если один и тот же текст телеграммы направляется нескольким адресатам, то при передаче по телетайпу подписывается один экземпляр, на котором указаны адреса. При передаче телетайпограммы более, чем в четыре адреса, к телетайпограмме должен быть приложен текст рассылки, подписанный исполнителем, с указанием адресов. При передаче по телеграфу количество экземпляров должно соответствовать количеству адресатов. Подписывается только один экземпляр телеграммы, остальные - заверяются.
|
|
Подтверждением отправки телеграммы (телетайпограммы) является заверенная оператором копия отправленной телеграммы (телетайпограммы).
9.2. Факсограммы
По каналам факсимильной связи передаются документы, требующие срочной передачи информации. К передаче принимаются подлинники и заверенные копии документов.
Требования к составлению и оформлению сообщений, передаваемых с помощью факсимильной связи, определяется видом отправляемого документа-подлинника (письмо, договор, протокол и т.д.). Если документ послан на согласование, то на первом листе документа указывается «проект».
Отправляемые документы должны быть напечатаны четким, контрастным шрифтом или написаны шариковой ручкой черными или темно-синими чернилами. В том случае, когда документ направляется в сторонние организации, на документе указывается номер факса (с кодом страны, города) получателя.
Регистрация факсограмм, предназначенных для отправки или поступивших в Управление, осуществляется в установленном в Управлении порядке.
После передачи информации документы возвращаются исполнителю с отметкой о дате и времени отправки. Далее документ отправляется почтой. Доставка факсограмм в отделе обеспечивается сотрудниками, ответственными за делопроизводство этих отделов.
Подтверждением отправки факса является сообщение факсимильного аппарата об успешной его доставке.
9.3. Телефонограммы
Для оперативного решения вопросов с организациями, расположенными в пределах Воронежской области, рекомендуется использовать телефонограммы.
Текст телефонограммы передается устно по каналам телефонной связи.
Текст принятой телефонограммы перепечатывается получателем и передается на рассмотрение адресату.
Телефонограммами передаются несложные тексты (приглашения на совещания, заседания и т.д.)
Текст телефонограммы должен быть простым, не превышающим 30 слов. В тексте не должно быть труднопроизносимых слов и сложных речевых оборотов.
Телефонограмма составляется в одном экземпляре, и после передачи подшивается в соответствующее дело.
Телефонограммы оформляются на стандартных листах бумаги и содержат следующие реквизиты: название документа, регистрационный номер, дату, текст, подпись, время приема-передачи телефонограммы; должность и номера телефонов передающего и принявшего телефонограмму. Если телефонограмма передается нескольким адресатам, к ней прилагается список организаций, которым ее передают, и номера телефонов, по которым она должна быть передана.
Следует проверять правильность записи телефонограммы ее повторным прочтением в конце передачи.
Телефонограмма регистрируется лицом, принявшим ее, в специальном журнале с отметкой о передаче.
9.4. Сообщения, предаваемые электронной почтой (ЭП)
Порядок передачи сообщений в Управлении, посредством электронной почты, регламентируется соответствующей Инструкцией.
Адресат электронной почты получает изображение документа (электронного сообщения) на экране компьютера или в виде копии на бумажном носителе, полученной при помощи печатающего устройства (принтера).
Для передачи сообщения исполнитель передает в отдел организации надзора установленным образом оформленный документ и указывает, в каком виде документ должен быть отправлен: в виде изображения документа или его текста (к документу объемом более одной страницы должна прилагаться дискета с текстом документа). Передачу документов по электронной почте осуществляет специалист, в должностные обязанности которого входит работа с электронной почтой. При направлении документа в сторонние организации, должен быть указан электронный адрес получателя.
Полученные по электронной почте документы регистрируются в отделе организации надзора Управления в установленном порядке. При поступлении в отдел организации надзора оригинала документа, ему присваивается тот же входящий номер, что и документу, полученному по электронной почте.