Наиболее удобным является способ регистрации учетной информации с помощью документов. Режим использования настроенных документов позволяет автоматически генерировать проводки на основании информации, введенной в экранную форму документа.
Проиллюстрируем преимущество формирования бухгалтерских записей документами на следующем примере. При поступлении денежных средств в кассу необходимо выписать приходный кассовый ордер и отразить операцию на бухгалтерских счетах. При использовании компьютерного документа Приходный кассовый ордер в экранную форму вводят те же реквизиты, что и при выписке ордера вручную, но проводки формируются автоматически.
Документы конфигурации Бухгалтерия предприятии позволяют практически полностью автоматизировать большинство участков бухгалтерского учета. Они охватывают учет кассовых и банковских операций, материально-производственных запасов, расчетов с поставщиками и подрядчиками, покупателями и заказчиками, продаж товаров, работ, услуг и т. д.
Документы конфигурации Бухгалтерия предприятия классифицируют по различным основаниям.
По отношению к хозяйственной операции различают документы для отражения совершенных и совершаемых хозяйственных операций.
К первым относятся документы, которые фиксируют уже совершенные хозяйственные операции, например, зачисление денежных средств на расчетный счет, потребление услуг сторонних организаций, и т. д.
Ко вторым относятся компьютерные документы, предназначенные для отражения совершаемых хозяйственных операций. Такие документы, как правило, имеют печатную форму для вывода на бумажный носитель первичного документа установленного образца.
|
|
Работают с документом этого вида, как правило, в два этапа. Первый этап совпадает с началом совершения хозяйственной операции. Он включает заполнение экранной формы документа, вывод печатной формы на бумажный носитель и сохранение документа в информационной базе. На втором этапе документ вновь открывают, уточняют значение отдельных реквизитов, вновь сохраняют, но при этом проводят. В качестве примера можно привести документы Приходный кассовый ордер, Поступление товаров и услуг.
По другому основанию различают документы, предусматривающие и не предусматривающие создание записи регистров бухгалтерии.
К первым относятся документы, ввод которых не изменяет итогов на счетах и, как следствие, не изменяет состояние регистров бухгалтерии. В качестве примера можно назвать документы Счет на оплату покупателю и Зарплата к выплате организации.
В модуль большинства документов конфигурации включена процедура проведения. В общем случае проведением документа называется действие, которое отражает данные документа в тех или иных учетных механизмах. При проведении документа содержащаяся в них информация учитывается в регистрах путем создания записей регистров.
Применительно к бухгалтерскому и налоговому учету проведение документов подразумевает создание записей регистров бухгалтерии. Проведение документов производится щелчком на пиктограмме 
командной панели либо по кнопке OK в нижней части формы документа. В первом случае форма документа остается открытой, во втором – закрывается. В журнале документов проведенный документ помечается пиктограммой “с галочкой” 
.
Поскольку бухгалтерский и налоговый учет в конфигурации Бухгалтерия предприятия ведется параллельно, в формы документов, формирующих проводки по налоговому учету, включен реквизит Отразить в налоговом учете. При установленном флажке документ формирует проводки не только на счетах бухгалтерского, но и налогового учета.
Учет денежных средств