Контроль — это функция управления, заключающаяся в сравнении фактического состояния выполненных работ с предусмотренными (поставленными) целями и плановыми заданиями. Контрольное сравнение позволяет выявить отклонения и проверить исполнение решений. Особое значение контроль имеет для реализации инноваций, он позволяет не только обеспечить результативность изменений, но и регулировать инновационный процесс, корректировать действия к достижению цели, учесть изменения, воздействующие на библиотечное развитие.
Необходимость контроля обусловлена тем, что нередко вследствие непредсказуемых изменений внешнего окружения библиотеки и непредвиденных внутренних обстоятельств длительность выполнения программ библиотечного развития (инновационных проектов) и их фактическая стоимость могут отличаться от запланированных. Кроме того, с течением времени могут измениться и потребности, для удовлетворения которых осуществляются библиотечные инновации. Эти изменения требуют корректировки проекта (программы), регулирования инновационной деятельности.
Первоначальный план (проект, программа) может оказаться несостоятельным из-за различных факторов:
- сдвига сроков начала инновационного проекта (или целевой программы развития библиотеки);
- пересмотра условий проекта (изменения потребностей, неточного планирования связей между инновационными задачами, временных или ресурсных требований; срывов в получении оборудования, неожиданных технических затруднений и изменения внешних условий и пр.).
Контроль над процессом осуществления инновационной деятельности позволяет сгладить отклонения от плана и добиться результатов, несмотря на воздействующие на инновационный процесс обстоятельства.
|
|
В инноватике процедуре контроля инновационных процессов уделяется серьезное внимание: определены принципы построения эффективной системы контроля, процедура и последовательность сбора информации о фактическом состоянии инновационной деятельности, особенности анализа данных, позволяющего установить расхождения фактических и плановых показателей, прогнозировать влияние текущего состояния дел на выполнение оставшихся объемов работ (87).
Как и в любой сфере общественного производства, основными принципами построения эффективной системы контроля над инновационной деятельностью библиотеки можно считать следующие:
- Наличие четких планов (содержательных, структурированных и фиксированных, позволяющих обеспечить основу для контроля);
- Наличие ясной системы отчетности, отображающей процесс развития библиотечной деятельности (на основе решения инновационных задач) исходя из существующих планов. Четкая процедура подготовки всех видов отчетов требует единых подходов и критериев, обсуждения отчетов на производственных совещаниях в библиотечных коллективах);
- Наличие эффективной системы анализа фактических показателей и тенденций библиотечного развития, позволяющей определить соответствие текущей ситуации запланированной, рассчитать размер и серьезность последствий и отклонений. Отклонения во временных и стоимостных показателях оказывают влияние на содержание предстоящих работ и качество результатов;
- Наличие эффективной системы реагирования, направленной на преодоление отклонений в ходе реализации инноваций (исправление выявленных недостатков и противоречий библиотечной деятельности, преодоление негативных тенденций, связанных с реакцией персонала или пользователей библиотеки на внедрение новшеств; пересмотр плана (перепланирование), учитывающий последствия от планируемых действий, убеждение и мотивацию персонала в необходимости тех или иных действий).
|
|
Исходя из названных принципов, основными требованиями к системе контроля инновационной деятельности, вырабатываемыми до начала осуществления инновационных преобразований библиотеки при участии всех заинтересованных сторон, можно считать следующие:
- определение состава анализируемой информации, необходимой для регулирования инновационной деятельности библиотеки;
- определение системы отчетов и распределение ответственности за сбор данных, анализ информации и принятие решений.
Особенностью контроля инновационной деятельности библиотеки является преодоление сложностей, вызванных наличием определенных барьеров (вследствие того, что в инновационный процесс библиотек могут быть вовлечены сторонние исполнители, деятельность которых приходится контролировать). Не всегда эффект от вводимого в библиотечное дело новшества может быть получен быстро — в большинстве случаев по завершению проекта эффект от его внедрения отодвинут во времени на несколько месяцев или даже лет. Поэтому, чем четче определены условия инновационных отношений и коммуникаций между участниками, чем детальнее составлены инновационные документы (программы библиотечного развития, проекты, договоры, планы деятельности) и продумана процедура контроля выполнения инновационного проекта, тем больших результатов можно добиться и своевременно предотвратить нежелательные последствия изменений, воздействующих на инновационный процесс.
|
|
За пределами библиотечной отрасли контролируются три основные количественные характеристики инновационных процессов — время, объем работ и стоимость. Важным параметром для анализа работ является текущая (пороговая) дата (контрольная точка), представляющая собой момент времени, относительно которого производится анализ. При анализе состояния работ предусматривают сбор фактических данных о достигнутых результатах и оценку фактических затрат, оценку оставшегося объема работ на текущую дату. Важно установить последовательность сбора данных через определенные интервалы времени, производить анализ полученных данных, анализировать текущие расхождения фактических и плановых показателей и прогнозировать влияние текущего состояния дел на затраты по оставшемуся объему работ. В процессе контроля осуществляется три основных шага:
1. Отслеживание фактического состояния работ — сбор и документирование фактических данных.
2. Анализ результатов и достигнутого прогресса — оценка текущего состояния работ и сравнение достигнутых результатов с запланированными.
3. Корректирующие действия — планирование и осуществление действий, направленных на выполнение работ по минимизации несоответствий.
При разработке системы сбора информации необходимо определить состав собираемых данных и периодичность сбора. Решения по данным вопросам зависят от задач анализа, периодичности проведения совещаний и выдачи корректирующих заданий. Детальность анализа в каждом конкретном случае определяется, исходя из целей и критериев контроля инновационной деятельности организации (87, с. 234).
В инноватике используется два основных метода контроля фактического решения инновационных задач: «простой контроль» и «детальный контроль».
Метод простого контроля также называют методом «0/100», поскольку он отслеживает только моменты завершения инновационных задач (при этом существуют только две степени завершенности задачи: О и 100%, то есть работа считается выполненной только тогда, когда достигнут ее конечный результат).
Метод детального контроля предусматривает выполнение оценок промежуточных состояний выполнения инновационной задачи (например, завершенность задачи на 50% означает, что цели задачи достигнуты наполовину). Данный метод более сложен, поскольку требует определения промежуточных целей, находящихся в процессе выполнения. В инноватике используются и-модифицированные варианты метода детального контроля:
- метод 50/50 признает возможность учета некоторого промежуточного результата, достижение которого определяется в момент, когда работа израсходовала 50% бюджета;
- метод по событиям применяется для длительных работ. При этом работа по решению инновационной задачи делится на части событиями, каждая из которых подразумевает определенную степень завершенности работы.
По нашему мнению, в библиотечном деле целесообразно использовать метод детального контроля по событиям, так как практически все библиотечные инновации рассчитаны не на молниеносный эффект, а на его получение в перспективе. Библиотечные инновационные проекты включают множество этапов, которые для детального контроля можно структурировать по событиям, четко планировать все необходимые действия и требуемые затраты, исходя из поставленных целей и задач библиотечного развития. Планирование по событиям позволит построить четкие инновационные отношения и коммуникации с партнерами по реализации инновационных проектов, своевременно обеспечить потребности в ресурсах.
В инноватике считается, что фиксация исходного плана необходима для отслеживания его выполнения и выявления будущих проблем. Плановые показатели утверждаются соответствующими руководящими органами и документально оформляются до начала работ. Фактическая информация по выполнению работ не оказывает влияния на исходный план. Он является неизменным и используется для сравнения с текущим состоянием в отчетах. Собранная информация используется для составления графиков, базирующихся на действительных данных. Для каждого этапа инновационной деятельности оценивается состояние выполнения работ (начало, конец, выполненная и остающаяся продолжительность), определяются новые сроки в случае задержки работ. Это позволяет определить срок завершения инновационного проекта. Предлагается составлять два графика работ: исходный и текущий, включающий влияние последних фактических данных. Основная работа по определению состояния проекта заключается в сравнении этих двух планов. Это позволяет оценить время, затраченное на выполнение проекта, проанализировать дополнительные усилия необходимые для его завершения. Временные параметры инновационных проектов являются наиболее очевидными для контроля. Если были обнаружены задержки в работах по ключевым событиям проекта (целевой программы), то, скорее всего, вся программа (или проект) будет задержана на соответствующий срок. Считается, что это правило верно как для оценок времени, так и для осуществления ресурсных и стоимостных оценок.
Имеющаяся продолжительность + оставшаяся продолжительность (оценка) = (пересмотренная) общая продолжительность.
Планирование временных параметров инновационного проекта (программы) позволяет легко пересчитать даты окончания работ. Считается, что существует значительное несоответствие между количеством времени, которое было использовано на осуществление проекта (программы) к текущей дате, и действительными результатами, степенью завершенности работы. Устранить такое несоответствие в теории инноваций предлагается на основе замены прямолинейного учета сроков завершения работ целевым анализом.
Как мы указывали выше, целевой метод используются в библиотековедении для осуществления планирования. Он основан на строгой целевой направленности планируемых проблем, комплексности в их разработке, многовариативности выбора плановых решений, оперативности в процессе разработке показателей плана (112). Напомним, что суть его применения заключается в декомпозиции главных целей на задачи, задач на действия, действий на ресурсы, необходимые для выполнения тех или иных работ. Целевой метод дает возможность комплексного планирования, учета и координации деятельности библиотеки и представляется графически в виде «дерева целей». В библиотечной инноватике он находит широкое применение и используется не только для планирования стратегии развития библиотеки, но и для управления ходом осуществления инновационных процессов.
Для контроля и регулирования инновационных процессов целевой метод начинается со структуризации проектной работы по осуществлению инноваций на промежуточные результаты и события, которые является достаточно детальными для того, чтобы обеспечить непрерывный поток информации о состоянии осуществления работ по проекту.
Допустим, городская библиотека ставит перед собой цель — расширение информационных возможностей пользователей, обеспечение доступа к мировым информационным ресурсам. Для достижения цели принимается решение о разработке проекта по осуществлению организационного изменения — созданию в структуре отдела обслуживания Интернет-зала на 12 посадочных мест с медиатекой. Для разработки и реализации проекта создается проектная группа и разрабатывается план решения данной инновационной задачи. План составляется таким образом, чтобы на его основе стало возможным проконтролировать ход выполнения проекта. Для этого в нем могут фиксироваться следующие сведения: целевая проработка; структуризация проектной работы; контрольные точки и промежуточные результаты: примечания (ответственные исполнители):