Планирование и реализация инноваций в различных сферах общественной практики осуществляется на основе проектного управления (не является здесь исключением и библиотечное дело).
Проблемам проектной деятельности в библиотеках посвящены публикации Н. В. Жадько, Ю. Ф. Черняковой, П. Силфверьерга, Д. Э. Уэйгард и др.
Термин «проект» используется в двух значениях — во-первых, для обозначения цикла работ, направленных на разработку и реализацию идеи в инновацию, и во-вторых, для обозначения пакета документов, фиксирующих особенности этой реализации.
Как цикл работ, он обусловлен последовательностью осуществления всей инновационной деятельности библиотеки и технологией управления изменениями, так как является частным проявлением и того, и другого. Проект (проектная работа) представляет собой сочетание последовательных и целенаправленных действий, позволяющих достичь результатов в условиях ограниченных и жестких сроков (26, с. 43).
Проектная работа включается четыре этапа:
1. Формирование идеи проекта и его основных целей (разработка концепции
проекта).
2. Разработка проекта (планирование инновационного проекта и оформление
проектной документации).
3. Реализация проекта (управление ходом проектных работ, контроль и
регулирование работ по проекту).
4. Завершение проекта (порядок завершения, анализ эффективности,
оформление отчетной документации) (рис. 6).
Рис. 6. Цикл проектных работ
Осуществление проектных работ при реализации инноваций позволяет упорядочить процесс изменений и добиться наибольшей их эффективности.
Инновационные проекты могут быть различными как по масштабам,так и по содержанию. По масштабам инновационные проекты подразделяются на монопроекты (для одной библиотеки); мультипроекты (для нескольких библиотек); мегапроекты (для библиотек определенного региона). По содержанию — на проекты разработки новшеств; внедрения (адаптации к новым условиям) конкретных новшеств; по разработке и реализации инноваций; по поддержке инновационной деятельности.
|
|
Проект по разработке новшества нацелен на то, чтобы воплотить инновационную идею в инновационную разработку. Если же при анализе рынка было найдено готовое новшество, пригодное для заимствования, то осуществляется проект внедрения (заимствования) новшества. В ходе этой работы происходит уточнение всех особенностей внедрения, расчет и привлечение всех необходимых ресурсных затрат и «подгонка» имеющейся разработки к конкретным условиям. Проект по поддержке инноваций — это деятельность по привлечению дополнительных ресурсов. Он представляет собой цикл работ, включающий:
* выявление гранитовых конкурсов, (в которых можно участвовать и получить
определенные средства на выполнение заданий по развитию библиотеки),
потенциальных меценатов, (предоставляющих попечительскую помощь на
безвозмездных началах) и спонсоров (партнеров, действующих на основе
договоров по взаимовыгодному сотрудничеству), то есть физических и
юридических (государственных и коммерческих) лиц, готовых оказать
финансовую или натуральную помощь (оборудованием, консультационными
услугами и пр.);
* разработку информационных материалов для спонсоров и меценатов,
характеризующих цели и ожидаемые результаты инновационных изменений,
|
|
расчет всех необходимых ресурсов, перечень выгод и гарантий для спонсоров;
* заключение договоров со спонсорами;
* организацию коммуникации со спонсорами (постоянную связь и
совместную деятельность).
Инновационный проект как пакет документов (проектная документация) фиксирует цели и задачи разработки/внедрения новшества (реализации инновации), графики выполнения инновационных процессов, объемы применяемых средств и затрат труда, сроки изготовления, особенности новой продукции/услуг, каналы ее продвижения, цены, меры по стимулированию, особенности продвижения (рекламы) и дополнительного сервиса и т. д. Для каждой идеи, связанной с разработкой продукта, в проектах отражается подробное описание его свойств, особенностей, выгод для потребителей, что позволяет создать продукт, наибольшей степени отвечающий их интересам.
Как любой документ, инновационный проект имеет определенную структуру. В соответствии с существующими методическими рекомендации в него включают: краткое описание проекта; его роль и место в проектной деятельности данной библиотеки; список основных исполнителей проекта с кратким описанием обязанностей; первоочередные задачи проекта; график работ, включающий сроки выполнения заданий и даты отчетов; образцы документации (26, с. 79). На практике используются, как правило, «облегченные» варианты, приемлемые и удобные для библиотекарей. Так, к примеру, в пакет проектных документов Брянской областной библиотеки им. Ф. И. Тютчева включены: описание проекта (постановка проблемы/цель и задачи проекта; характеристика деятельности /этапы реализации, задачи этапов и применяемые формы I методы работы; оценка возможных результатов и дальнейшее развитие деятельности, сроки исполнения проекта; описание организации — ответственного исполнителя).
|
|
Если рассматривать проектную работу в контексте инновационной деятельности, то структура проекта должна быть существенно дополнена специфическими разделами. Учитывая опыт оформления проектной документации за пределами библиотечной сферы, в пакет документов предлагается включать следующие разделы (18, с. 224; 13б| с. 426):
1) содержание и актуальность проблемы (инновационной идеи), обоснование
необходимости ее решения в рамках проекта.
2) резюме руководителя проекта (краткое содержание проекта, его целей и задач,
роли проекта в выполнении стратегических целей библиотеки и проявлении ее
миссии, краткая характеристика ресурсных потребностей библиотеки,
возможных шансов и угроз, планируемых результатов).
3) комплексное обоснование проекта (характеристика инновационной ситуации,
известных способов решения проблемы, применяемых до настоящего времени,
причин требующих разработки проекта, варианты решения проблемы,
обоснование наиболее результативного, принятого к разработке в рамках
данного проекта, тщательное описание инновационной идеи характеристика
свойств, особенностей нового объекта, на разработку и внедрение которого
рассчитан данный проект).
4) цели и задачи проекта («дерево целей» проекта, построенное на основе
результатов маркетинговых исследований и изучения инновационной ситуации,
четкой структуризации задач проекта.
5) характеристика мероприятий, направленных на реализацию целей и задач
проекта.
6) комплексное обеспечение внедрения проекта (обоснование и расчет всех
необходимых ресурсов и источников их пополнения, финансирование за счет
бюджетных и внебюджетных источников,смета расходов).
7) организация управления проектом и контроль хода его реализации
(характеристика команды исполнителей (проектной группы)
их потенциала (достижений), круга обязанностей участников и их полномочий
при реализации данного проекта, оперативно-календарные планы и графики
работ, осуществление контроля, координации и регулирования выполнения
заданий, достижения целей и задач проекта).
8) экспертное заключение по проекту (результаты экспертизы, проведенной
специалистами различных сфер деятельности, оценка социальной значимости и экономической обоснованности проекта, проверка качества разработки проекта).
Благодаря такой структуре инновационный проект может использоваться как документ внешнего информирования (для поиска партнеров, «друзей библиотеки»: спонсоров, меценатов и пр.) и как документ внутреннего использования, источник информации для всех сотрудников, вовлеченных в проект (для формирования адекватных представлений и ожиданий от предстоящей работы и определения последовательности всех действий).
Для внешнего информирования предлагается использовать первые два раздела инновационного проекта. Обоснование социальной значимости инновационной идеи и резюме руководителя проекта, дополненные краткой информацией о деятельности данной библиотеки (название; статус; краткая история развития, миссия; зона обслуживания; основные категории пользователей; направления деятельности; общие достижения; круг «друзей библиотеки» — попечители, журналисты, представители власти), могут быть использованы для привлечения инновационных ресурсов и положены в основу проекта поддержки инновационной деятельности.
Как документ внутреннего использования инновационный проект содержит разнообразные формы фиксации расчетных показателей, ресурсного обеспечения и последовательности выполнения конкретных акций. В качестве примера формы, фиксирующей этапы выполнения проекта, может служить, например, такая форма:
Руководитель проекта
Название проекта
Состав проектной группы
Деятельный план Сроки Ответственные Форма контроля
реализации проекта. окончания исполнителя (планируемые
Этапы работ результат)
Важнейшим вопросом инновационного проектирования считав экспертиза инновационных проектов — это процедура комплексной проверки и контроля. Она включает: оценку качества нормативно-методических, проектно-конструкторских и других документов, входящих в! проект; профессионализма руководителя проекта и его команды; достоверности расчетов; возможностей достижения цели и пр.
Экспертиза, выполненная квалифицированными специалистами в области менеджмента, маркетинга, бухгалтерского учета, и пр., позволит библиотекам избежать многих проблем в реализации проекта. Эксперты, приглашенные для участия на основе контрактов или договоров о сотрудничестве или спонсорской (попечительской) деятельности, могут составить экспертную группу сотрудников, специализирующихся в различных областях деятельности. Экспертная оценка осуществляется на основе анализа содержания проекта, принимая во внимание четкость изложения замысла и целей проекта; качественные характеристики (фундаментальный, междисциплинарный, прикладной характер); точность расчетов и научно-методическую проработку проблемы; наличие публикаций по теме проекта. Эксперт (экспертная группа) оценивает содержание проекта, его актуальность, приоритетность и новизну для отрасли.
В России экспертизу проектов в области гуманитарных и общественных наук проводят Российский гуманитарный научный фонд (РГНФ) и Российский фонд фундаментальных исследований (РФФИ). В последние годы российские учреждения, в том числе и библиотеки, стали ] участниками разнообразных конкурсов на предоставление финансовой поддержки в форме грантов от различных организаций, прежде всего таких как Фонд «Евразия» и Институт «Открытое общество» Фонда Сороса, что в большой степени способствовало развитию проектной деятельности библиотек (26). Выявление и учет конкурсных предложений государственных и негосударственных организаций позволит библиотеке получить дополнительные источники финансирования своей | инновационной деятельности.
Реализация проекта во многом зависит от активности его исполнителей — команды разработчиков: проектной группы и ее руководителя.
Руководитель отвечает за формирование проектной группы, за ход реализации и результат проектной работы.
В проектную группу включают специалистов, работающих совместно и согласованно для достижения целей проекта и несущих общую ответственность за результаты работы. Численность такой группы не 1жна превышать 9-12 человек, что, по мнению исследователей, позволяет обеспечивать психологические и материальные преимущества, признать и поощрить индивидуальные особенности сотрудников (20). В состав таких групп приглашают людей с различными знаниями, умениями, навыками, личностными качествами, что позволяет каждому участнику лучше осознать и проявить свои потенциальные возможности.
Деятельность проектных групп будет эффективна при соблюдении ряда условий: если четко определены цели, ее участники действуют, как одна команда, а имеющихся ресурсов достаточно для того, что бы выполнить все поставленные в проекте задачи (20; 134; 140; 141).
Преимуществами проектных групп по сравнению с традиционными отделами являются: использование специалистов разных областей (комплексирование знаний); простота структуры (минимальность иерархических ступеней); самостоятельность участников при принятии решений; кратчайшие пути поступления информации (20, с. 427).
Ключевым моментом формирования проектных групп является утверждение, что каждый ее участник отвечает не только за свой вклад, но и за результат деятельности всей команды. В качестве признаков такой группы называются:
* пространственное и временное соприсутствие, обеспечивающее возможность
для личных контактов и проявления индивидуальности каждого участника в ходе
разработки и реализации инновационного проекта;
* наличие четкой, обозначенной временем и пространством, цели совместной
деятельности, способствующей реализации потребностей каждого и
соответствующей общим целям организации;
* наличие в группе организующего начала, персонифицированного в каком-либо
из участников (лидере), или, где лидерство носит ситуативно - специфический
характер (на различных этапах инновационного процесса более компетентный
сотрудник принимает на себя функции лидера);
* разделение и дифференциация персональных ролей (активность каждого
проявляется не однородно, а каждый вносит свой вклад в реализацию цели
проекта);
* наличие положительных эмоциональных (психологическая стоимость)
отношений внутри группы, что влияет на групповую активность;
* проявление групповой инновационной культуры, обусловливающей
целостность и творческую основу действий команды.