Вы возглавляете одно из небольших структурных подразделений в организации. Пока в вашем подчинении находится пятеро подчиненных, которых можно охарактеризовать следующим образом:
1. Сергей Владимирович, 48 лет, стаж работы в организации 18 лет, очень богатый опыт работы по специальности. До вашего назначения был руководителем этого подразделения, однако высшее руководство не устроила низкая результативность его работы на протяжении длительного времени. С другой стороны, вас пригласили из другого структурного подразделения, чтобы вы «выправили» положение дел. Сергей Владимирович женат, имеет двух дочерей 14 и 20 лет, дисциплинарных нарушений нет. В общении подчеркнуто вежлив, немногословен, отличается пунктуальностью, никогда не берет на себя ответственность за принятие окончательного решения, в оценках высшего руководства преобладают критические высказывания.
2. Алла Витальевна, 38 лет, работает в организации 7 лет, в рамках своих задач является грамотным специалистом. В свое время окончила элитный столичный вуз, но дальнейшая карьера не сложилась. Алла Витальевна разведена, имеет 10-летнего сына, живет вместе с родителями-пенсионерами. Легко справляется с привычными заданиями, но теряется в нестандартных ситуациях, ссылаясь на собственную некомпетентность. В общении очень эмоциональна, многое зависит от настроения, часто отлучается с рабочего места, чтобы покурить, пообщаться с коллегами из других подразделений, иногда пробежаться по близлежащим магазинам.
3. Эльвира, 23 года, работает в организации второй год, сразу после окончания техникума. Занимается преимущественно оформительской работой или выполняет мелкие разовые поручения. Для того чтобы она хорошо смогла выполнить то или иное задание, необходимо все подробно ей разъяснить, а потом обязательно проконтролировать. Эльвира обладает весьма привлекательной внешностью, имеет в качестве друга и поклонника молодого человека, который часто звонит ей по телефону. Иногда он даже приходит к ней на работу и они вместе сидят за ее рабочим местом: «он ей помогает».
|
|
4. Руслан, 30-летний специалист, работает в организации третий год, до этого работал не по специальности. Поручаемые задания выполняет с трудом, прилагая значительные усилия, постоянно ссылается на низкий заработок. Руслан женат, имеет двоих детей, но семейная жизнь не всегда протекает безоблачно. Он заядлый болельщик, имеет круг постоянных знакомых в других подразделениях, в прошлый субботник они вместе пили пиво после окончания работы. В общении Руслан прост, иногда может быть грубым, часто отказывается от заданий: «Это не входит в мои обязанности!»
5. Инна Васильевна, 54-летняя сотрудница с 14-летним стажем работы в организации. За все это время она хорошо освоила узкий круг профессиональных функций, и сейчас ее основная задача — спокойно и без проблем доработать до пенсии. Инна Васильевна имеет троих детей и четверых внуков, часто занимается общественными делами, например новогодними подарками или санаторно-курортными путевками. В общении Инна Васильевна производит впечатление спокойной и доброй женщины, однако как специалист не всегда получает лестные оценки.
Задания
1. Главный руководитель (лицо организации):
|
|
1.1. Вы приняли в свое подразделение нового сотрудника — Александра Васильевича Петренко. Ему 36 лет, он прошел целый ряд должностей в своей карьере от простого служащего до ведущего специалиста. Имеет высшее образование, стажировался в ведущем учебно-научном центре. Вы планируете со временем сделать его своим заместителем, а пока он будет возглавлять важный участок работы, объединяя в группу Сергея Владимировича, Инну Васильевну и иногда для разовых поручений Эльвиру.
Необходимо: представить всем нового сотрудника так, чтобы каждый смог ощутить, что от этого назначения подразделение становится более «сильным» и мобильным. С другой стороны, необходимо дать понять, что появление нового человека не приведет к ущемлению чьих-то интересов.
1.2. У Инны Васильевны через месяц будет юбилей — ей исполнится 55 лет. В связи с этим от организации юбилярше должен быть преподнесен подарок (или выплачена премия). Ходатайствовать об этом должны, конечно же, вы как руководитель подразделения. Как положено, вы уже заготовили соответствующий проект приказа и сейчас мысленно готовитесь к разговору с главным менеджером (генеральным директором) по этому вопросу. Обстоятельства складываются так, что сейчас в организации сложилось весьма напряженное положение с финансовыми ресурсами. Из-за неплатежей, сезонного изменения спроса большая часть средств находится в замороженном состоянии, всех поступающих средств едва хватает на выплату зарплаты и поддержание производства. Ясно поэтому, что руководство воспримет ваше предложение без энтузиазма. Необходимо: Подготовиться к разговору с руководством (наметить несколько аргументов, разные способы и формы поощрения и т.п.) и провести этот разговор, выбрав на вспомогательную роль любого из присутствующих.
|
|
2. Лидер:
2.1. В подразделение поступило срочное задание, которое, ко всему прочему, еще и прямо не относится к задачам вашего подразделения, но кому-то надо это задание выполнять, вот его и поручили вам. Придется всех оторвать от текущих дел и переключать на выполнение этого срочного задания (задание определите сами: например, прибыл грузовик с товаром и нужно срочно его разгрузить, чтобы не платить за простой машины; или принесли 50 экземпляров новых вариантов рекламно-информационных писем и нужно срочно написать на 50 конвертах адреса, приклеить марки, вложить письма, заклеить и как можно скорее отнести на почту).
Необходимо: Вызвать каждого подчиненного по очереди и обосновать ему необходимость срочного выполнения задания так, чтобы у подчиненного возникло желание, мотивация к работе над этим заданием. Учтите, что далеко не каждый подчиненный сразу же согласится с вами, отложит свои дела и кинется выполнять новую срочную работу. В качестве подчиненных выберите любых пять человек из аудитории.
2.2. От высшего руководства поступила команда направить одного человека на месячное повышение квалификации в Москву. При этом тематика курсов непосредственно не связана с деятельностью подразделения, она вообще является новой, ею никто не занимался (например, курсы по освоению нового оборудования или по операциям с ценными бумагами на международном фондовом рынке). Ясно, что если сотрудник вашего подразделения пройдет подготовку по этой теме, то впоследствии вы сможете аргументированно доказать руководству целесообразность передачи нового оборудования или перспективной темы вашему подразделению. Это, безусловно, укрепит авторитет подразделения, позволит вам иметь большой вес при принятии важных стратегических решений. Правда, сейчас никто из сотрудников не горит желанием все бросить и ехать учиться чему-то, что не входит в круг его обязанностей, причем у каждого будут свои отговорки: Сергей Владимирович скажет: «Я никогда этим не занимался и заниматься не буду! И вообще, если я уеду, то вся работа остановится», Алла Витальевна не сможет оставить ребенка, Эльвира еще не полностью представляет себе работу всего подразделения, Руслан, скорее всего, возразит: «После этой учебы зарплата моя не увеличится, поэтому никуда я не поеду!», а Инна Васильевна всплеснет руками: «Помилуйте, мне скоро на пенсию, а вы меня учить собрались!».
Необходимо: определить двух-трех кандидатов на поездку, поговорить с каждым (а может, даже собрать их вместе), решить, кто поедет конкретно. Нужно, чтобы человек поехал не просто «отбывать срок», а именно научиться чему-то важному, для этого надо создать у него мотивацию к познанию и последующему применению полученных знаний.
3. Связующее звено:
3.1. Вы занимаетесь подготовкой к выставке, где товары и услуги вашего предприятия будут представлены на нескольких стендах. Очень важный вопрос — что конкретно выставлять. Важный еще и потому, что принимать участие в выставке будет родственное вашему предприятие и, конечно, нужно выглядеть выигрышно на их фоне. (Допустим, и вы иони заняты производством посуды, но ваша фирма специализируется на производстве столовых сервизов, ваз и т.п., а конкуренты освоили производство кухонной посуды и утвари, но есть и пересечения по номенклатуре продукции.) Сейчас вы хотите связаться с менеджером этой родственной организации, ответственным за оформление стендов своей продукции и выяснить поконкретнее, что они собираются выставлять. В принципе, у вас есть три подхода:
—договориться о том, что пересечения номенклатуры продукции не будет совсем (то есть каждый придерживается принципа «выставлять то, что не выставляют конкуренты»);
—установить виды продукции, по которым можно выставляться обеим сторонам;
—ни о чем не договариваться и просто выставить все образцы ассортимента продукции.
Необходимо: наметить стратегию, разработать план разговора с менеджером из другой организации и провести разговор, выбрав для этой роли кого-либо из слушателей.
3.2. К вам поступил информационно-рекламный проспект известного зарубежного производителя (например, продуктов питания пли оборудования по изготовлению запчастей для иномарок), где излагаются все достоинства этой фирмы и перечень поставляемой продукции (с кратким описанием). В проспекте содержится также предложение о сотрудничестве в любой устраивающей вашу организацию форме. На проспекте имеется резолюция высшего руководства с поручением вам подготовить ответное письмо с предложением конкретной схемы возможного сотрудничества.
Необходимо: написать такое деловое письмо-ответ на одной - полутора страницах (не более), где есть и краткое описание вашей организации (надо дать понять, что вы весьма солидный, надежный партнер), и конкретное предложение о форме сотрудничества.
4. Приемник информации (монитор):
4.1. Последние две недели Сергей Владимирович, Алла Витальевна и Руслан по вашему поручению занимались очень важной работой: прибыла оптовая партия продуктов питания, нужно оформить все бумаги на таможне, в СЭС и т.д., организовать охрану и, самое главное заключить договоры с предприятиями розничной торговли на максимально выгодных условиях. В последние дни вы замечаете, что Сергей Владимирович занят в основном бумагами и не делает никаких телефонных звонков, Алла Витальевна заполняет уже длительное время какие-то бланки и часто отлучается с рабочего места, Руслан вообще заявляет, что он «пошел по торговым киоскам», и исчезает на целый день. С другой стороны, вас только что вызвал ваш непосредственный начальник и потребовал ускорить завершение работ: «Уже две недели прошло, а товар так и не разошелся. Чем там они у вас занимаются?!»
Задание: Опишите по имеющейся информации положение дел с выполнением этой работы, указав возможные проблемы. Подготовьте также краткое выступление о проделанной работе в этом отношении с изложением достигнутого и обоснованием того, что нужно сделать в ближайшее время (на 1-2 минуты).
4.2. Ваше подразделение занимается сопровождением высокотехнологичной продукции: например, создает «начинку» для компьютеров, то есть пишет компьютерные программы для различных категорий и групп пользователей. Выполняя такую работу уже несколько лет, ваши сотрудники приобрели большой опыт и достаточно высокую квалификацию. Сергей Владимирович и Алла Витальевна — прекрасные программисты, Руслан хорошо знает технику и аппаратную часть, Инна Васильевна с Эльвирой быстро, качественно набирают и грамотно оформляют любые тексты. Кроме того, вы неплохо знаете запросы рынка, можете спрогнозировать будущие потребности. Только что вы посетили выставку, где получили проекты о сотрудничестве от нескольких ведущих фирм. Среди пакета предложений, который сейчас находится на вашем столе, есть:
—предложение о создании СП по обслуживанию электронной почты;
—проект адаптации мощного пакета бухгалтерских программ (перевод текста, модификация под нашу систему бухучета и др.);
—предложение прямых поставок компьютеров, компьютерных сетей и оборудования для их предпродажной подготовки и последующего сбыта на местном рынке;
—проект создания дилерской сети по продаже и обслуживанию бытовой электроники, прежде всего электронных записных книжек и калькуляторов. Ваше руководство дало принципиальное согласие на участие вашего подразделения в подобных проектах и предложениях.
Необходимо: с учетом возможностей подразделения проанализировать полученную информацию, оценить возможную степень участия в каждом из проектов и определить наиболее реалистичный.
5. Распространитель информации (передатчик):
5.1.Вы только что вернулись с представительного совещания, где перед вами (а значит, и перед вашими подчиненными) были поставлены очередные задачи: необходимо освоить новое и довольно сложное оборудование, которое только что закупила фирма (для этого понадобится выделить двух человек); подготовить текст рекламного письма для новой продукции; срочно направить кого-то одного в районы для решения вопросов поставок сырья для новой технологии; наконец, в следующем месяце нужно направить двух человек для дежурства в вечернее время в канцелярии (может поступить срочная информация, и поэтому каждый вечер там должен дежурить кто-то из сотрудников).
Необходимо: продумать, как распределить эти задания среди сотрудников, и затем подготовить свое выступление перед ними, где изложить программу действий, озадачить всех, кого вы наметили, и создать рабочую мотивацию у подчиненных.
5.2. Только что принято решение о реорганизации, в результате которой ваше подразделение объединяется с другим, вы назначаетесь руководителем новой структуры. Например, если раньше за вами был закреплен определенный район города (или регион республики) и вы обращались в соседний транспортный отдел, то теперь уже в вашем непосредственном подчинении будут два водителя и три транспортных средства (средний грузовик, малый грузовик и автопогрузчик). Естественно, что после реорганизации изменятся, станут шире задачи подчиненных: раньше Сергей Владимирович отслеживал и прогнозировал спрос по целому спектру товаров, Алла Витальевна организовывала проверку качества, оценивала комплектность, ассортимент, Руслан осуществлял связь с торговыми предприятиями, Инна Васильевна с Эльвирой вели необходимую документацию. А теперь...
Необходимо: собрать всех, довести до каждого информацию о принятом решении (о реорганизации) и разъяснить в связи с этим новые задачи и обязанности.
6. Представитель (рупор организации):
6.1.Подошло время выступить с небольшим отчетом о работе вашего подразделения на совещании, где собираются руководители других подразделений и руководство организации. У вас есть существенные достижения: подготовлены и сданы заказчику два серьезных заказа, принесших организации солидных прибыль; трое подчиненных участвуют в долгосрочных программах вместе с сотрудниками из других подразделений; удалось наладить компьютерный учет и ведение документации, а также установить электронную почту. Однако есть и негативные моменты: от одного из заказчиков были претензии по качеству работ, выполненных в подразделении, несколько раз начальство заставало Аллу Витальевну и Эльвиру, играющих в рабочее время в компьютерные игры.
Необходимо: подготовить выступление перед коллегами-руководителями и высшим руководством, где описать реальное положение дел без восхваления, но и без очернительства.
6.2. Ваша организация проводит выставку-ярмарку своей продукции и услуг. На отдельном стенде будет представлена продукция вашего подразделения. Допустим, оно выпускает простые и удобные сумки-тележки, которые легко складываются. Есть модификация, позволяющая превратить такую сумку в рюкзак. В связи с предстоящей выставкой вам необходимо составить информационный буклет о разработанном и запущенном в производство изделии.
Необходимо: подготовить информационный буклет о выпускаемом рюкзаке с описанием истории возникновения замысла его создания, процесса его изготовления и способов использования. С подготовленной информацией выступить перед несколькими посетителями выставки.
7. Предприниматель (инициатор):
7.1.В ваше подразделение поступил выгодный долгосрочный заказ (допустим, поставка высокотехнологичного оборудования по выпуску продуктов питания). В плане-графике выполнения работ вы предусмотрели, что переговоры с производителем и заказчиком, вопросы поставки и финансовые вопросы решаете вы; подготовка помещения, монтаж и запуск оборудования закрепляется за Сергеем Владимировичем; транспортировка, погрузка-выгрузка, связь с железной дорогой поручается Руслану, оформление таможенных бумаг и переписка с зарубежным производителем оборудования — Алле Витальевне; наконец, переводом документации, ее оформлением и изданием будут заниматься Инна Васильевна и Эльвира.
Неожиданно заказчик в связи с большими запасами сырья от нового урожая обратился с просьбой сдать все оборудование на целый месяц раньше. Руководство организации согласилось («нельзя упускать выгодного клиента, а то он может уйти к другим!») и приказало, несмотря на ваши возражения, сделать все для того, чтобы ускорить поставку. Правда, временно в ваше подчинение передали еще одного сотрудника из другого подразделения. В настоящее время оборудование находится в пути и через несколько дней будет в вашем городе.
Необходимо: разработать комплекс мер по выполнению этого приказа и обоснованно изложить их подчиненным.
7.2. Ваше подразделение разрабатывает проектно-сметную документацию на застройку земельных участков площадью от 15 соток до гектара. Сергей Владимирович проектирует жилые помещения современного дизайна, Алла Витальевна — подсобные помещения, бани, туалет, осуществляет планировку участка, Руслан изготавливает макет, а Инна Васильевна готовит смету расходов на строительство. Эльвира выполняет необходимый объем чертежной работы, помогая Сергею Владимировичу и Алле Витальевне. Сейчас работы в самом начале, но если они будут завершены на 2 недели раньше, то заказчик обещал выплатить солидную премию.
Необходимо: разработать ряд мер, направленных на выполнение проектно-сметных работ в кратчайшие сроки, и выступить с их изложением перед сотрудниками.
8. Устранитель проблем (стабилизатор):
8.1. Разговоры по телефону ивизиты на рабочее место поклонника Эльвиры в последнее время участились. Естественно, что это вызвало справедливые нарекания со стороны остальных сотрудников: недавно вам жаловался Сергей Владимирович, поскольку он ждал вашего звонка по работе, но телефон был занят Эльвирой и время было упущено. Кроме того, в последнее время в подразделении было несколько срочных работ и несколько раз Эльвира не успевала выполнить поручения вовремя.
Вам необходимо провести «воспитательную» беседу с Эльвирой так, чтобы она не обиделась, а поняла, что в рабочее время необходимо решать по телефону только производственные вопросы.
8.2. Так получилось, что Эльвира является помощником практически у всех. Это приводит к тому, что ее часто дергают, дают взаимоисключающие указания и даже перекладывают на нее часть своей работы. Особенно «грешат» этим Алла Витальевна и Руслан. Только что к вам приходила Эльвира, говорила об этом и в конце разговора даже расплакалась. Выходит, что некоторые сотрудники не полностью выполняют свою работу, а если что-то не получается, то виноваты другие: «Я просил Эльвиру отпечатать текст договора, а она не сделала!». В этой связи вам предстоит беседа с этими двумя подчиненными, чтобы нормализовать работу всех.
Необходимо: провести разговор с Аллой Витальевной и Русланом, может быть, с ними обоими (возможно, даже в присутствии Эльвиры — решайте сами) для того, чтобы упорядочить выполнение работы ведущими и вспомогательными сотрудниками.
9. Распределитель ресурсов:
9.1. Вам необходимо разработать и представить вышестоящему руководству график повышения квалификации на краткосрочных курсах своих сотрудников. Ехать хотят все. Вам дали понять, что есть возможность пройти обучение практически по всем интересующим вас проблемам в ведущих учебно-научных центрах вашего города, Москвы, Санкт-Петербурга. Возможно, кого-то могут послать даже за рубеж, если это как следует обосновать.
Разработайте график повышения квалификации с указанием сроков и места, а затем на общем собрании сотрудников доведите его до них и постарайтесь сделать так, чтобы этот план не вызывал возражений с их стороны.
9.2. Вам позвонили из отдела кадров и сказали, что через неделю им надо представить график отпусков. Особенности работы таковы, что обязательно должны работать минимум три человека плюс надо застраховаться от того, что кто-то может заболеть. Естественно, что все (включая и вас) хотят отдохнуть в летние месяцы и у каждого есть свои доводы в пользу этого. В прошлом году Алла Витальевна (из-за ребенка) и Инна Васильевна (из-за путевки) отдыхали летом. Необходимо: подготовить свой вариант графика отпусков, собрать всех, обсудить его, внести необходимые изменения и представить график в отдел кадров.
10. Ведущий переговоры:
10.1.Накануне вам позвонил ваш непосредственный начальник и сообщил, что он направляет к вам одного важного потенциального заказчика, который как раз интересуется продукцией, выпускаемой в вашем подразделении (пусть это будут строительные материалы, наименование в ассортимент конкретизируйте сами). О заказчике вам известно только то, что он аккумулировал достаточно финансовых средств, добился выделения земель и хочет теперь произвести застройку коттеджного микрорайона (то есть там и коттеджи, исоцкультбыт), чтобы затем продавать их состоятельным согражданам.
Необходимо: подготовиться ипровести переговоры с заказчиком так, чтобы заинтересовать его в заключении договора с вашей организацией, а не с конкурирующей фирмой. Естественно, нужно подчеркнуть достоинства вашей технологии, продуктов и персонала.
10.2.У вашего подразделения — новый поставщик сырья или полуфабрикатов (предположим, вы выпускаете кирпичи, а он подвозит из карьера особую глину для обжига). Сейчас к вам придет руководитель смежной организации для того, чтобы согласовать порядок совместной работы. Ясно, что у него свои интересы, у вас — свои. Ему удобнее привезти разом всю дневную норму и уехать на побочные заработки, вам же желательно, чтобы сырье поступало равномерно в течение дня. Вам нужна глина особого качества, а ему все равно что возить, хоть песчано-гравийную смесь, он подсчитает тонно-километры и потом выставит вам счет к оплате. Ему все равно, где вываливать привезенный груз, а вам надо, чтобы сырье поступало в специальные бункеры или, если они заполнены, в поддоны.
Необходимо: подготовиться и провести переговоры с руководителем-смежником об этих вопросах (возможно, возникнут и другие) так, чтобы по возможности отстоять интересы своего подразделения.
Литература к главе 5
1. Дзен Н. В., Пахомов Ю. В. Психотехнические игры и спорте. М., 1983.
2. Ладанов И. Д. Управление стрессом. М., 1989.
3. Психогимнастика в тренинге / Под ред. Н. Ю. Хрящевой. СПб., 1999.
4. Психология менеджмента / Под ред. Г. С. Никифорова. СПб.: Изд-во СПбГУ, 1997.
5. Рабочая книга практического психолога/ Под ред. Л. Л. Деркача. М.: Изд. дом «Красная площадь», 1996.
6. Самоукина Н. В. Игры в школе и дома: Психотехнические упражнения и коррекционные программы. М., 1995.;
7. Ширс А. Подготовка преподавателей курса менеджмента. М.: НФПК, 1997.