Задачами автоматизации бухгалтерского учета вкладных операций выступают:
· своевременное и точное отражение в бухгалтерском учете поступающих расчетно-кассовых документов по вкладным операциям;
· оперативное и качественное расчетное обслуживание клиентов;
· формирование полной и достоверной информации о вкладных операциях;
· контроль за правильностью зачисления и списания денежных средств;
· предупреждение возникновения ошибок, негативных явлений, незаконных действий.
Работа по привлечению денежных средств юридических и физических лиц во вклады (депозиты) банка регламентируется:
ª Банковским кодексом Республики Беларусь;
ª Постановлением Правления Национального банка Республики Беларусь «Об открытии счетов» №40 от 03.04.2009г.;
ª Инструкцией по выпуску, обращению и погашению депозитных и сберегательных сертификатов от 27 декабря 2006 г. № 219;
ª Порядком выпуска, обращения и погашения облигаций, выпускаемых банками от 29 декабря 2006 г. № 1753/22, утвержденным Национальным банком Республики Беларусь, другими нормативными актами.
Кроме того, банком разрабатываются локальные нормативные документы, регламентирующие вопросы открытия и ведения вкладных счетов юридических и физических лиц; учета операций внесения, пополнение вклада, полного или частичного снятие средств; расчета процентов, бухгалтерского учета их начисления и выплаты; учета операций с депозитными и сберегательными сертификатами, облигациями собственной эмиссии и др.
Привлечение денежных средств юридических и физических лиц во вклады (депозиты) осуществляется в белорусских рублях и иностранной валюте (СКВ, ОКВ) с целью наращивания ресурсной базы, диверсификации баланса и поддержания ликвидности банка.
Операции по вкладным (депозитным) счетам юридических лиц совершаются только в безналичной форме в соответствии с Инструкцией о банковском переводе № 66, а по счетам физических лиц – как в безналичной форме, так и с использование наличных денежных средств.
Привлечение средств во вклад (депозит) оформляется депозитным договором.
По договору банковского вклада (депозита) одна сторона (вкладополучатель) принимает от другой стороны (вкладчика) денежные средства – вклад (депозит) и обязуется возвратить вкладчику денежные средства, проводить безналичные расчеты по поручению вкладчика в соответствии с договором, а также выплатить начисленные по вкладу (депозиту) проценты на условиях и в порядке, определенных этим договором.
Виды депозитного договора: до востребования; срочный; условный.
Договор банковского вклада (депозита) должен быть заключен в письменной форме. Письменная форма договора банковского вклада (депозита) считается соблюденной, если он оформлен документально (договором вкладного счета, сберегательным или депозитным сертификатом и т.п.). Несоблюдение письменной формы договора банковского вклада (депозита) влечет за собой его недействительность со дня заключения этого договора.
К существенным условиям договора банковского вклада (депозита) относятся:
Ø валюта вклада (депозита) и сумма первоначального взноса;
Ø размер процентов по вкладу (депозиту);
Ø вид договора банковского вклада (депозита);
Ø срок возврата вклада (депозита) – для договора срочного банковского вклада (депозита);
Ø обстоятельство (событие), при наступлении (ненаступлении) которого вкладополучатель обязуется возвратить вклад (депозит), – для договора условного банковского вклада (депозита);
Ø фамилия, имя, отчество, паспортные данные физического лица, наименование и место нахождения юридического лица (место нахождения его постоянно действующего исполнительного органа), на имя которого вносится вклад (депозит), – для договора банковского вклада (депозита) на имя другого лица;
Ø иные условия, относительно которых по заявлению одной из сторон должно быть достигнуто соглашение.
Договор банковского вклада (депозита), заключаемый с вкладчиком – физическим лицом, кроме того, содержит следующие существенные условия:
Ø порядок внесения вкладчиком денежных средств во вклад (депозит);
Ø порядок возврата денежных средств вкладчику в случае неисполнения вкладополучателем обязательства или досрочного расторжения этого договора;
Ø ответственность вкладополучателя за неисполнение обязательства.
Для обеспечения сбора необходимой информации к лицевым счетам по учету вкладных операций устанавливаются следующие специальные параметры: размер процентной ставки; дата привлечения денежных средств во вклад (депозит); срок привлечения; дата возврата вклада (депозита); порядок выплаты процентов.
Модули для автоматизации вкладных (депозитных) операций с участием юридических и физических лиц реализуют следующие возможности:
1. Регистрация депозитных договоров, путем присвоения им номера, оформление и ведение карточки договора.
2. Оформление дополнительных соглашений.
3.Печать договоров и дополнительных соглашений в соответствии с поставляемыми шаблонами и корректировка шаблонов.
4. Гибкая настройка счетов.
5. Настройка и совершение операций по депозитному договору с возможностью формирования отложенного документа и/или печати распоряжения бухгалтерии.
6. Получение информации о фактическом остатке средств по каждому договору (отслеживание платежей).
7. Автоматический поиск платежей по заданному при проводке номеру договора и привязки их к конкретному договору, что значительно упрощает отслеживание платежей по депозитам.
8. Начисление процентов по договорам в соответствии с настройками.
9. Формирование отчетов для дальнейшего анализа полученной информации, в том числе для Национального банка Республики Беларусь.
10. Получение различных текстовых документов при выполнении операций (например, распоряжения бухгалтерии).
11. Гибкая установка прав доступа пользователя к информации и выполнению определенных операций по депозитам, что способствует обеспечению безопасности и конфиденциальности хранимой информации.
Типовая схема автоматизации процесса ведения вкладных (депозитных) договоров представлена на рисунке 14.
Рисунок 14 – Типовая схема автоматизации процесса