Укомплектованность организации квалифицированным персоналом является условием ее успешного функционирования. От того, как
решена задача формирования количественного и качественного состава
персонала зависит реализация стратегических и тактических целей организации. Укомплектованность организации персоналом зависит, прежде
всего, от качества планирования, которое является объектом аудиторской проверки. Планирование персонала – это определение потребности
организации в необходимых для нее по численности и профессиональной подготовке кадрах с учетом производственной программы и стратегии развития. Интерес организации заключается в том, чтобы располагать в нужное время, в нужном месте, в необходимом количестве и качестве таким персоналом, который обеспечит достижение ее целей и задач.
Работники же заинтересованы в получении рабочих мест, обеспечивающих комфортные условия труда, возможность реализовать свой творческий потенциал и развивать свои способности, получать достойную заработную плату.
Цель аудита планирования потребности в персонале – оценить
соответствие плановой численности персонала в производственной программе; количественного и качественного состава работников – целям и
задачам организации, интересам сотрудников. При проведении аудита
планирования потребности в персонале следует учитывать особенности
управления российскими организациями, которые характеризуются тем,
что на многих предприятиях численность персонала сокращают путем
волевого принятия решения собственниками (работодателями) без достаточного на это обоснования, без адекватных мер по техническому перевооружению производства и совершенствованию организации труда.
В результате возрастает количество сверхурочных часов работы, интенсивность труда, текучесть кадров. При этом некоторые организации
скрывают от проверяющих сверхурочные часы, выплачивая работникам,
задействованным во внеурочное время, вознаграждение из специально
созданного под эти цели фонда руководителя структурного подразделения. С другой стороны, многократное отставание от развитых стран по
производительности труда свидетельствует об избыточной численности
работников в организациях. Эти и другие особенности определяют специфику аудита планирования персонала.
|
|
Социальные аспекты аудита планирования численности заключаются в том, чтобы при оценке укомплектованности организации персоналом выявить возможный его недостаток и степень загруженности на
рабочем месте, наличие и объем сверхурочной работы, динамику увольнений по собственному желанию. При аудите планирования численности важно также определить возможный избыток численности вследствие неудовлетворительной организации труда и оценить обоснованность
сокращения численности, осуществляемой по распоряжению предпринимателей (собственников) без принятия мер по техническому перевооружению и совершенствованию организации производства на предприятиях.
Организационно-экономические аспекты аудита планирования
персонала заключаются в том, чтобы оценить методику планирования,
соответствие плана по кадрам производственной программе, необоснованные издержки в случае некачественного планирования, соответствие
вклада в развитие персонала достигнутым результатам работы, степень
выполнения плана укомплектованности организации количественным и
качественным составом персонала. От качества планирования персонала зависит реализация стратегии развития организации. Нехватка персонала может привести к срыву производственного плана, переизбыток же его вызывает излишние расходы и ставит таким образом под угрозу существование самого предприятия. Чтобы оценить качество и эффективность кадрового планирования, аудитор анализирует степень его вовлеченности в систему общего планирования на предприятии. Только взаимосогласованность составных частей планирования может стать залогом единства действий, направленных на выполнение стоящих перед организацией задач. Чтобы быть устойчивым к изменениям конъюнктуры и обеспечивать долговременную конкурентоспособность предприятия, планирование персонала должно являться не только производным от производственного плана, но и соответствовать стратегии развития предприятия.
|
|
И задача аудитора заключается в том, чтобы дать оценку стратегическому
планированию ЧР и его эффективности. Стратегия задает основной образец, черты которого должны проявляться в тактическом планировании
персонала организации.
Следовательно, одним из пунктов аудита планирования количественного и качественного состава персонала будет оценка согласованности кадрового планирования с планом развития самого предприятия.
Следующий этап аудита планирования персонала – выяснение вопроса о
том, разрабатывались ли альтернативные варианты планирования персонала, что позволит в определенной степени оценить качество плана по
кадрам. Выбор альтернатив приобретает особый характер, ибо приходится принимать решения с далеко идущими последствиями, связанными с реализаций стратегических задач предприятия. Но разработать альтернативные планы недостаточно. Для обеспечения эффективности планирования необходимо аудитору выяснить, была ли обоснованной методология выбора оптимального варианта из альтернативных.
При анализе качества планирования персонала аудитор выявляет,
было ли оно производным, вытекающим из предыдущих этапов планирования, или осуществлялось синхронно с другими составными частями.
По оценкам экспертов именно синхронное планирование признается
наиболее эффективным.
Частота осуществляемого на предприятии сравнения потребности
и наличия персонала и принятие адекватных мер по поддержанию соответствия этих показателей позволяет аудитору оценить степень укомплектованности персонала на протяжении всего анализируемого периода. Кроме того, оценивается как часто осуществлялось сравнение этих
показателей, а по мнению западных экономистов только ежемесячное
сравнение может быть эффективным.
Качественное планирование предполагает наличие соответствующей информационной базы и, следовательно, оценка используемого на
предприятии порядка сбора и обработки информации, необходимой для
планирования персонала, также находится в поле зрения аудитора. Важно дать оценку тому, как формируется и как используется информационная база планирования персонала. Оценка планирования численности персонала предусматривает выявление абсолютного и относительного отклонения фактической численности персонала от плановой. Существуют специалные формулы.
|
|
При оценке качества планирования персонала аудитор анализирует следующие вопросы:
1) какое место занимает кадровое планирование в общей системе
планирования на предприятии?
2) какие периоды используются для планирования персонала?
3) как организован порядок сбора, обобщения и анализа необходимой для планирования информации?
4) какая информация используется для планирования персонала?
5) разрабатываются ли альтернативные варианты плана по кадрам?
6) в какой степени соответствуют альтернативные варианты целям
и задачам компании?
7) какие показатели используются при планировании кадров?
8) какие критерии лежат в основе выбора оптимального варианта
плана по персоналу?
9) какие издержки, связанные с планированием персонала, несет
компания?
10) какие потери несет компания в случае некачественного планирования персонала?
11) как отражены в плане социальные аспекты развития персонала?
12) в какой степени план по кадрам соответствует стратегии развития компании?
13) на каких уровнях управления организацией осуществляется планирование персонала (организация, филиалы, структурные подразделения и т.д.)?
14) по каким категориям персонала осуществляется планирование?
15) какие службы участвуют в планировании персонала?
16) каков процент выполнения плана по численности персонала и
какие факторы повлияли на имеющие место отклонения от плановых показателей?
17) какова методика анализа рабочего времени и как используются
его результаты при планировании численности персонала?
18) какова информированность коллектива по результатам анализа,
используемого для планирования высвобождения численности?
По результатам проведенного аудита дается оценка качеству планирования, как с точки зрения его социальной направленности, обеспечения стабильности занятости и нормальной интенсивности труда, так и с точки зрения обеспечения конкурентоспособности организации. Аудитор оценивает, в какой степени практика планирования численности
персонала способствует ритмичной работе без привлечения работников
к сверхурочным работам и работам в выходные и праздничные дни, если
не было форсмажорных обстоятельств. По результатам проведенного
анализа разрабатываются рекомендации по совершенствованию методики планирования численности персонала.
Наряду с планированием на укомплектованность организации количественным и качественным составом существенное влияние оказывает
работа по найму персонала. Наем на работу – это система управленческих действий, обеспечивающих привлечение на имеющиеся вакансии
претендентов, соответствующих по своим профессиональным знаниям и
навыкам требованиям рабочих мест и способных решать тактические и
стратегические задачи предприятия. Задача найма персонала состоит в
том, чтобы удовлетворить плановую потребность в количественном и
качественном составе персонала с учетом интересов, как компании, так
и сотрудников.
Цель аудита найма персонала – мониторинг соответствия процесса
управления набором и отбором персонала законодательству и корпоративным стандартам, а также оценка его социальной и экономической
эффективности.
Аудит действий, направленных на привлечение персонала в организацию с учетом плановых потребностей, состоит в том, чтобы оценить:
- адекватность «философии» привлечения персонала стратегии развития и социальной ответственности компании;
- используемую процедуру выбора вариантов привлечения персонала;
- установленную процедуру привлечения персонала на вакантные
должности;
- методику отбора персонала;
- отсутствие/наличие дискриминации при найме персонала;
- оказание помощи в трудоустройстве тем, кто нуждается в социальной защите;
- соблюдение работодателем квоты приема лиц в соответствии с установленным законодательством;
- учет интересов вновь принятых на работу при расстановке их по
рабочим местам;
- условия и результаты адаптации персонала;
- количество уволившихся из числа принятых на работу за последний
год.
Информационная база, анализируемая при аудите найма, включает
в себя: Трудовой кодекс РФ; стандарты и положения МОТ и других международных организаций; постановления Минздравсоцразвития; Единый тарифно-квалификационный справочник работ и профессий рабочих; Квалификационный справочник руководителей, специалистов и
других служащих; заводскую методику оценки рабочих мест; документацию предприятия по организационно-нормативному регулированию
процедуры найма персонала; должностные инструкции; штатное расписание; положения о структурных подразделениях; документацию предприятия по организационно-распределительной деятельности (приказы
о зачислении на работу и др.); заявки от структурных подразделений в
адрес кадровой службы о потребности в вакансиях; отраслевое и региональное соглашения, коллективный договор; документы по учету кадров; трудовые договоры.
Основные направления аудиторской проверки:
1. Оценка соответствия системы найма требованиям российского законодательства и международным нормам и стандартам, требованиям
социальной справедливости (оценка соответствия).
2. Оценка социальной и экономической эффективности управления
системой найма персонала.
При оценке соответствия аудитор проверяет, как соответствует процедура найма персонала требованиям Трудового кодекса РФ, постановлениям Минздравсоцразвития, Конвенциям МОТ и другим международным нормативным документам, внутренним положениям и корпоративным стандартам предприятий о системе отбора кандидатов на вакантные
должности.
Аудитор оценивает проявление/отсутствие социальной ответственности работодателя при приеме на работу тех, кто нуждается в социальной защите. При этом следует иметь в виду, что органы исполнительной власти субъектов РФ и местного самоуправления имеют право
определять количество особо нуждающихся в социальной защите людей
и резервировать отдельные виды работ и профессий для их трудоустройства в организациях. Отсюда задача аудитора: выявить количество
обращений в организацию по поводу трудоустройства со стороны лиц,
нуждающихся в социальной защите. Это и инвалиды (способные выполнять требования должностных инструкций), и подростки, и женщины,
имеющие детей.
О наличии или отсутствии дискриминации свидетельствует доля
женщин, занимающих должности администраторов и менеджеров. Например, в Австралии, Италии, Швеции на таких должностях находится
40 % женщин, в Японии, Греции и Испании – 10 и менее процентов.
Важно сопоставить долю женщин в составе занятых в организации
и их долю в доходе всех работников. Например, в Швеции и Болгарии
доля женщин в заработанном доходе превышает 40 %, а в большинстве
других стран эта доля находится в интервале от 20 до 30 %.
В ходе аудиторской проверки важно выявить работающих в организации мигрантов, проверить условия их труда и проживания, сопоставить уровень их заработной платы с заработной платой других работников. Следует также обратить внимание на возможное использование
детского труда, на условия труда и отдыха работающих подростков с
точки зрения соответствия трудовому законодательству и коллективному договору.
При оценке эффективности управления системой найма персонала
анализируется соотношение внутреннего и внешнего вариантов подбора.
При внутреннем привлечении персонала на вакантные должности
оцениваются варианты продвижения на вышестоящие должности и перемещения по горизонтали. Сопоставляются затраты на обучение и повышение квалификации выдвигаемых сотрудников на вышестоящие
должности с теми, которые несет организация при внешнем подборе
(оплата услуг рекрутеров, либо затраты на рекламу, собеседование и
т.п.).
При оценке привлечения персонала со стороны анализируются источники и удельный вес отобранных на рынке труда, из других организаций или образовательных учреждений. Оценивается целесообразность
лизинга персонала и удовлетворение с его помощью видов потребности
в персонале: краткосрочной, временной и др. Сопоставляются лизинговые платежи с возможными затратами при простое оборудования и
упущенной выгоды из-за неполной загрузки производственных мощностей.
В последние годы получает распространение аутстаффинг, когда
компания выводит часть своего персонала за штат с его закреплением в
штате кадрового агенства. При этом выведенный за штат персонал работает в компании, но трудовые отношения (запись в трудовой книжке,
начисление заработной платы и т.д.) с ним оформляет кадровое агенство. Аудитор анализирует преимущества и недостатки использования
аутстаффинга в компании, оценивает условия труда и его оплаты для
штатных и внештатных (работающих на условиях аутстаффинга) работников.
В качестве критериев оценки соотношения результатов и затрат аудитор также может использовать: средние затраты времени (денежных средств) на одного принятого работника; затраты на адаптацию вновь принятых работников.
При оценке эффективности отбора аудитор выясняет, имело ли
место стремление руководителей к поддержанию или расширению сферы своего влияния. Это происходит тогда, когда решения о заполнении
той или иной должности принимаются в целях укрепления позиций того, кто это решение принимает, когда выбор кандидатуры на вакантную
должность определяется личными симпатиями, лояльностью к начальнику, а не компетентностью и уровнем профессионализма. Если на
предприятии имеет место такая практика, то появляются различные
слухи, ухудшается морально-психологический климат в коллективе,
возникают недоверие и зависть. В результате снижается заинтересованность у сотрудников в результатах производства, падает производительность труда.
Таким образом, при оценке эффективности управления системой
найма персонала аудитор анализирует:
• содержание документов, определяющих перечень требований к
будущим работникам;
• время существования вакансии;
• отношение числа откликнувшихся на объявление о вакансии к
числу получивших приглашение на участие в конкурсе на нее;
• отношение количества получивших приглашение на собеседование к количеству принятых на работу;
• отношение числа закрепившихся на рабочем месте к количеству принятых;
• отношение числа удовлетворивших свои притязания из бывших
претендентов к количеству принятых на работу;
• число заполненных вакансий за счет перемещения уже занятых
на предприятии в общем количестве вакансий;
• соответствие уровня профессиональной подготовки и деловых
качеств нанятых работников не только требованиям рабочих
мест и должностных инструкций, но и стратегическим целям
предприятия;
• наличие запаса профессиональных знаний и навыков, готовности к непрерывному повышению квалификации, необходимых
для участия в решении стратегических задач предприятия;
• отношение стоимости мероприятий, связанных с объявлениями
о вакансиях, приемом и отбором к числу приступивших к работе;
• число уволившихся в течение года после приема на работу;
• статистику нарушений правил, норм и режимов труда среди
принятых на работу в течение последнего года;
• результаты труда вновь принятых работников за год работы.
При оценке эффективности системы управления наймом следует
особо тщательно проанализировать информацию о причинах увольнения работников в течение года после приема их на работу. О качестве управления наймом свидетельствуют и данные о том, как воплотились в жизнь надежды вновь принятых работников, сохранение или улучшение/ухудшение морально-психологического климата в коллективе, соблюдение процедур найма и наличие задокументированной оценки по
результатам испытательного периода.
Вопросы для самопроверки
1. Какова цель и социальные аспекты аудита планирования потребности организации в персонале?
2. Покажите методику расчета абсолютного и относительного отклонения фактической численности персонала от плановой.
3. Как оценить качество планирования персонала в организации?
4. Каковы особенности и задачи аудита найма персонала в современных условиях?
5. Сформулируйте критерии оценки социальной и экономической
эффективности управления наймом персонала.
6. Каковы критерии оценки адаптации новых сотрудников организации?