Требования к построению формуляра- образца документа

Требо­вания к построению формуляра-образца деловых документов изложены в ГОСТе 6.10.5—871.

Согласно этому ГОСТу формуляр-образец устанавливает следующие требования к построению унифицированных форм:

1) формат бумаги;

2) служебные поля;

3) конструкционную сетку;

4) расположение частей и зон;

5) расположение реквизитов. Рассмотрим эти требования подробно:

1. Формат бумаги определяется исходя из состава и сум­марной площади, занимаемой реквизитами документа, кото­рые должны быть рационально размещены на проектируемой форме унифицированного документа. Для унифицированных форм документов применяют бумагу формата A3 (297 х 420 мм), А4 (210 х 297 мм), А5 (148 х 210 мм), А6 (105 х 148 мм) по ГОСТ 9327-60. В виде исключения для отдельных форм документов, устанавливаемых министерствами (ведомствами)—разработчи­ками унифицированной системы документации, допускается применение других форматов бумаги. Для форматов бумаги ус­танавливаются два варианта расположения: вертикальное и го­ризонтальное. При горизонтальном расположении длинной сто­роны формата к его обозначению добавляется буква L, напри­мер, A4L.

2. Для унифицированных форм документов формуляр-об­разец устанавливает следующие размеры служебных полей, не менее:

— поле подшивки (левое или верхнее) — 20 мм;

— левое (или верхнее, смотря за какой край подшито), нижнее и правое — 10 мм.

2. Формуляр-образец устанавливает определенное количе­ство вертикальных и горизонтальных линий конструкционной сетки в зависимости от формата бумаги (таблица 1).

Таблица 1

4. Зоны формуляра-образца устанавливают унифицирован­ную структуру документа и размещаются в пределах основных частей формуляра-образца. Основные части формуляра-образ­ца определяются диапазоном используемых горизонтальных линий конструкционной сетки.

Зоны формуляра-образца устанавливают границы распо­ложения определенной номенклатуры реквизитов и обознача­ются координатами верхней левой и нижней правой ячеек кон­струкционной сетки, между которыми ставится знак тире.

В пределах заголовочной части формуляра-образца устанав­ливаются две зоны:

— зона 1 — для размещения реквизитов заголовочной час­ти документа;

— зона 2 — для размещения кодовых обозначений рекви­зитов заголовочной части документа.

Кодовые обозначения могут размещаться в виде столбца таким образом, чтобы каждый код был записан против реквизита, к которому он относится. 5. Унифицированные формы документов должны содержать следующие реквизиты:

1 — наименование формы;

2 — код формы;

3 — наименование организации-составителя документа;

4 — код организации-составителя документа;

5 — дату документа;

6 — постоянные реквизиты документа;

7 — подпись.

Состав дополнительных реквизитов формуляра-образца определяется в нормативных документах, разработанных или согласованных министерствами (ведомствами) — разработчи­ками унифицированных систем документации. В число допол­нительных реквизитов формуляра-образца рекомендуется вклю­чать:

1 — адрес организации-составителя документа;

2 — наименование получателя(лей) документа;

3 — периодичность представления документа и (или) срок его представления;

4 — гриф утверждения формы документа.

Под реквизитом документа следует понимать обязатель­ный информационный элемент оформления официаль­ного документа. ГОСТ Р 6.30-97 «Унифицированные сис­темы документации. Унифицированная система организа­ционно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» предусматривает при подготовке и оформлении документов использовать 29 реквизитов вместо 31 по ГОСТ 6.38.90.

Описание реквизитов и схемы расположения их подробно изложены в ГОСТ Р 6.30-97.

Классификация унифицированных систем документации

В соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) выделены следующие унифицированные системы с присвоением каждой подсисте­ме и форме документа семизначного кода и контрольного числа:

1. Унифицированная система организационно-распорядительной документации — 02 00 000 4:

— документация по созданию организации — 02 11 000 0;

— документация по реорганизации — 02 12 000 4;

— документация по ликвидации организации — 02 13 000 8;

— документация по распорядительной деятельности — 02510001;

— документация по оформлению поощрений — 02 85 000 4.

2. Унифицированная система банковской документации — 04000008.

3. Унифицированная система финансовой, учетной и от­четной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций — 05 00 000 9.

4. Унифицированная система отчетно-статистической до-кументации — 06 00 000 1.

5. Унифицированная система учетной отчетной бухгал­терской документации — 07 00 000 3:

а) отчетная бухгалтерская документация — 07 10 000 6:

— баланс предприятия — 07 10 001 2;

— отчет о финансовых результатах и их использовании — 07 10 002 9;

— приложение к балансу предприятия — 07 10 005 8;

б) регистры бухгалтерского учета — 07 20 000 9;

в) первичная учетная документация.

6. Унифицированная система документации по труду — 08 00 000 5.

7. Унифицированная система документации пенсионного фонда РФ-09 00 000 7.

8. Унифицированная система внешнеторговой документа­ции — 10 00 000 1.

Как видим, в ОКУД представлено восемь унифицированных систем документации и каждому документу присвоен код. Структура кодового обозначения состоит:

первые два знака — класс форм;

следующие два знака — подкласс форм;

далее три знака — регистрационный номер;

последний знак — контрольное число.

Например, 07 — унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации; 10 — отчетная бухгалтерская документация; 001 — номер формы; 2 — контрольное число. В целом получим код формы баланса предприятия.

Извлечение из Общероссийского классификатора управленческой документации представлено в Приложении 8.